Vedtægter. Helsinge Skytte- og Idrætsforening

Transkript

1 Vedtægter Helsinge Skytte- og Idrætsforening Version 7 Udarbejdet 10. Februar 2016 Vedtaget 23. Februar 2016

2 Vedtægter for Helsinge Skytte- og Idrætsforening 1. Foreningens navn. Foreningens navn er Helsinge Skytte- og Idrætsforening (HSI). Den er stiftet den 27. december Hjemsted: Gribskov Kommune. 2. Foreningens formål. Foreningens formål er ved idræt og andet kulturelt virke at fremme den enkeltes og fællesskabets sundhed og trivsel. 3. Som aktivt medlem kan optages enhver idrætsforening i Gribskov kommune, der vedkender sig nærværende vedtægter og Dansk Idræts Forbunds amatørreglement, og som kan godkendes af ledergruppen. Forretningsudvalget (FU) kan udnævne medlemmer, der har udført et særligt fortjenstfuldt arbejde for foreningen, til æresmedlemmer. Æresmedlemmer er kontingentfri. Æresmedlemmer har gratis adgang til alle stævner og andre begivenheder arrangeret af HSI. 4. En afdelings bestyrelse kan indstille til FU, at et medlem udelukkes fra HSI for en periode eller for stedse, når der findes grund dertil. Det udelukkede medlem kan indanke beslutningen til førstkommende repræsentantskabsmøde. Beslutningen om udelukkelse kan kun ændres, såfremt 3/4 af de stemmeberettigede stemmer derfor. 5. Erstatningskrav. Erstatningskrav for uheld, der rammer medlemmer under sportsudøvelse eller transport, kan ikke gøres gældende over for foreningen. 6. Foreningens struktur. Foreningen består af en række afdelinger med egen bestyrelse og selvstændigt regnskab og regnskabsår. Indberetning af afdelingernes medlemsantal, opgøres på baggrund af Central ForeningsRegister (CFR-metoden) for seneste kalenderår. Foreningens højeste myndighed er repræsentantskabet, der dannes således: Afdelinger med 1-50 medlemmer : 1 repræsentant medlemmer : 2 repræsentanter medlemmer : 3 repræsentanter medlemmer : 4 repræsentanter medlemmer : 5 repræsentanter og derover : 6 repræsentanter baseret på afdelingernes medlemstal pr. 1. januar. FU med 1 repræsentant pr. FU-medlem.

3 Repræsentantskabet vælger et FU på 5 medlemmer og 1 suppleanter samt 1 revisorer og 1 revisorsuppleant. Formand og kasserer vælges ved direkte valg. FU s medlemmer vælges for en 2-årig periode. Suppleant, Revisor og Revisorsuppleant vælges for 1 år. I lige år afgår formand, 1 medlem. I ulige år afgår kasserer, 2 medlemmer. Genvalg kan finde sted. Såfremt et medlem af ledergruppen påtager sig arbejde eller andre opgaver af økonomisk karakter for foreningen, kan dette medlem ikke deltage i drøftelse eller beslutninger i FU eller i ledergruppen desangående. Ved FU s konstituering og senest den 1. juni skal der udpeges 5 FUmedlemmer, som skal indtræde i Helsinge Idræts- Kultur- og Aktivitetscenters bestyrelse. Hvis et medlem må udtræde af Helsinge Idræts- Kultur- og Aktivitetscenters bestyrelse, skal FU udpege et andet FU-medlem i dennes sted. 7. Repræsentantskabsmødet. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes 1 gang årligt inden for tiden februar. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når FU finder det nødvendigt, eller når mindst 4 afdelinger indsender skriftlig, motiveret begæring herom. Møderne er åbne for alle medlemmer samt pressen. Indkaldelse til møderne sker skriftligt til afdelingsformændene og ved annoncering i lokale blade efter FU s bestemmelse med 4 ugers varsel. Møderne er, når de er lovligt indvarslet, altid beslutningsdygtige (jævnfør dog 11). Kun de af afdelingerne (herunder FU) valgte fremmødte repræsentanter og suppleanter har stemmeret. Forslag, herunder forslag til lovændringer, der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, skal være formanden og samtlige afdelingsformænd i hænde senest 2 uger før mødet. Dirigenten leder repræsentantskabsmødet og bestemmer afstemningsmåden; dog skal der foretages skriftlig afstemning, såfremt dette begæres. På repræsentantskabsmødet afgøres fremlagte sager ved almindeligt stemmeflertal. Ændringer af foreningens vedtægter kræver dog, at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget. Såfremt der ved valg foreslås flere kandidater, end der er ledige pladser til, indgår alle kandidater i valget. En stemmeseddel skal for at være gyldig indehold navne på lige så mange kandidater, som der er ledige pladser. Der skal føres protokol over vedtagne beslutninger. Protokollen underskrives af dirigenten.

4 DAGSORDEN: 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af beretning for foreningen. 3. Fremlæggelse af revideret regnskab og budget for det kommende år til godkendelse. 4. Indkomne forslag. 5. a. Valg af formand (lige år). b. Valg af kasserer (ulige år). c. Valg af medlemmer til FU. d. Valg af suppleanter. e. Valg af revisor. f. Valg af revisorsuppleant. g. Valg af fanebærer. 6. Eventuelt. 8. Ledelsens funktion. a. Tegningsret. Formanden og kassereren tegner foreningen i fællesskab. Ved salg og pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af hele FU. b. FU. FU konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. FU fastsætter sin egen forretningsorden. Alle beslutninger indføres i en forhandlingsprotokol, som underskrives på næste FU-møde. FU kan nedsætte udvalg til løsning af særlige opgaver. FU er kun beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er fremmødt. c. Ledergruppen. (1) Ledergruppen består af FU og samtlige afdelingsformænd. (2) FU indkalder mindst 4 gange om året til ledergruppemøde. Hver afdeling har ret til at stille med 2 medlemmer men har kun 1 stemme. På møderne behandles og træffes der beslutning om sager af fælles interesse, lige som der finder gensidig orientering sted. Beslutninger træffes ved konsensus. Formanden eller dennes stedfortræder leder mødet. (3) Ledergruppen er besluttende i økonomiske dispositioner, der foretages ved foreningens foranstaltning, idet beslutninger herom kræver 2/3 flertal. (a). Byggesager. Projekt med specifikation af økonomi (pengeforbrug/ anskaffelse) samt handlingsplan for gennemførelse fremsendes til FU, der efter behandling forelægger det til beslutning i ledergruppen. (b). Øvrig lånoptagelse. Begrundet anmodning fremsendes til FU, der efter behandling forelægger den til beslutning i ledergruppen. (4) FU holder løbende ledergruppen orienteret om status i afviklingen af lån, der er optaget i medfør af underpunkt (3).

5 d. Budget og regnskab. Foreningens regnskabsår går fra 1/1 til 31/12. Regnskabet afleveres til revision senest 1/2. e. Formanden og sekretæren. Formanden og sekretæren har ret til at foretage kasseeftersyn og påse, at foreningens midler er forskriftsmæssigt anbragt. f. Revisorerne Revisorerne reviderer foreningens regnskaber, konstaterer at alle beholdninger er til stede og kontrollerer ved stikprøver bilagene tilstedeværelse og rigtighed. Revisorerne kontrollerer endvidere, at afviklingen af lån, som er optaget i medfør af 9, c, (3), sker planmæssigt. Revisionen skal være afsluttet senest 7 dage før det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes. 9. Foreningens ejendom. Hvis foreningen ønsker at købe fast ejendom, skal dette godkendes af den samlede ledergruppe med mindst 2/3 af de stemmeberettigede. Beslutning om salg af fast ejendom kan kun træffes af repræsentantskabet på to møder, som afholdes med mindst 7 dages mellemrum, hvor mindst 2/3 af de stemmeberettigede skal være til stede. Vedtagelse skal ske med mindst 3/4 majoritet. Afstemningen skal foregå skriftligt. Intet medlem og ingen afdeling har andel i foreningens formue. Intet medlem og ingen afdeling hæfter for de af foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med sin formue, bortset fra de kautionsforpligtelser, der er indgået i medfør af 9, c. (3), hvor ingen enkeltpersoner men derimod afdelingerne hæfter med deres formuer. 10. Foreningens ophævelse. Ophævelse af foreningen kræver vedtagelse på 2 efter hinanden følgende repræsentantskabsmøder med mindst 7 dages mellemrum, hvor mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede skal være til stede, og ophævelsen vedtages med mindst 3/4 majoritet. Afstemningen skal foregå skriftligt. Vedtages ophævelsen, træffer repræsentantskabet beslutning om fordeling af foreningens kontante midler, afvikling af eventuel gæld og fordeling eller salg af inventar m.v. Ophæves foreningen, fortsætter de af HSI valgte medlemmer af bestyrelsen af Helsinge Idræts- Kultur- og Aktivitetscenter i denne bestyrelse, indtil institutionens vedtægter er blevet ændret i forhold til den nye situation.

6 VEJLEDNING TIL AFDELINGERNE 1. Hver enkelt afdeling ledes af en bestyrelse på mindst 3 medlemmer. Afdelingerne er underlagt HSI s love. De enkelte afdelinger kan tilsluttes Dansk Idrætsforbunds (D.I.F.) s specialforbund eg er underkastet disses love og bestemmelser. Hvor klubdragt kræves, er klubbens farve rød trøje og hvide bukser. 2. Generalforsamling Ordinær generalforsamling afholdes een gang årligt på bestyrelsens initiativ. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når flertallet af bestyrelsen begærer dette, eller mindst 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig begæring herom til formanden, ledsaget af motiveret dagsorden. Generalforsamlingen indkaldes med 14 dages varsel efter bestyrelsens bestemmelser. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. Dirigenten leder generalforsamlingen og bestemmer afstemningsmåden, dog skal skriftlig afstemning foretages, såfremt dette begæres. Stemmeret har medlemmer, der ikke er i kontingentrestance. Stemmeret bestemmes i klubbens vedtægter. DAGSORDEN 1. Valg af dirigent. 2. Aflæggelse af beretning. 3. Fremlæggelse af revideret regnskab for afdelingens regnskabsår. 4. Indkomne forslag. 5. Valg af bestyrelse. 6. Valg af revisor. 7. Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter. Formanden er født medlem af repræsentantskabet. 8. Eventuelt. Bestyrelsesmedlemmer vælges for en 2-årig periode. Halvdelen af bestyrelsens medlemmer afgår på skift hvert år. Genvalg kan finde sted. 3. Bestyrelsens ansvar og funktion. Afdelingens bestyrelse er i sit virke ansvarlig over for forretningsudvalget. Dispositioner, hvis økonomiske risiko vil overstige afdelingens formue, skal godkendes af Ledergruppen, hvis HSI skal påtage sig et økonomisk medansvar. HSI hæfter herudover ikke for den enkelte afdelings gæld, for hvilken afdelingen alene hæfter med sin formue. Afdelingen fører medlemslister med navn, adresse og fødselsdata, opkræver eget kontingent og fører eget regnskab, egen korrespondance, arkiv og materielfortegnelse. Formanden indkalder til møde i bestyrelsen, når han finder det nødvendigt, dog mindst én gang om måneden i sæsonen. Bestyrelsens beslutninger indføres i protokol, som underskrives af de fremmødte. Sekretæren varetager afdelingens korrespondance og er ansvarlig for afdelingens arkiv.

7 Kassereren opstiller budget og regnskab. Kassereren er ansvarlig for kontingentopkrævning i henhold til medlemslisterne og for føring af afdelingens regnskab. Det reviderede og godkendte regnskab sendes til FU for HSI senest 3 uger efter afdelingens generalforsamling. Årsbudget for næstfølgende foreningsår tilsendes FU senest 1. september. Afdelingen udpeger egne delegerede til DGI, Nordsjælland.