SKANDERBORG KOMMUNES KVALITETSSTYRINGSSYSTEM INTERN AUDIT 2013

Transkript

1 SKANDERBORG KOMMUNES KVALITETSSTYRINGSSYSTEM INTERN AUDIT 2013 Skanderborg Kommune den 18. december 2013 Side 1 af 5

2 RAPPORT - intern audit uge 48-49, 2013 Intern audit 2013 på sagsbehandling på natur og miljøområdet, Skanderborg Kommune. Lotta Boe (teamleder for interne auditorer) og Hans Brok-Brandi (systemansvarlig) har i fællesskab udarbejdet denne auditrapport for intern audit gennemført i uge 48-49, Rapporten skal indgå som en del af ledelsens evaluering af kvalitetshåndbogens effektivitet og implementering. Samlet set er der i perioden uge 39, 2012 til uge 49, 2013 afdækket mere end 150 afvigelser og forbedringsforslag. Intern audit Der er i uge 48-49, 2013 gennemført internt audit på kvalitetshåndbogen på natur og miljøområdet. Proceduren for intern audit er beskrevet i håndbogens procedure T5. Auditplan Den interne audit er gennemført efter den udarbejdede plan for intern audit. Følgende medarbejdere har udført den interne audit i 2013: Brian Bødker intern audit på intern audit Lotta Boe teamleder for de interne auditorer Lasse Kristiansen Hanne Linnet Hanne Medum Tue Skov Rikke Sørensen Andrea Høj Plejdrup Charlotte Valløe Martin Simonsen (Vej) Mikkel Lindskov (Plan) Louise Friis Hansen (Byg og Ejendom) Opgavebeskrivelse intern audit: Den interne audit er gennemført efter følgende opgave beskrivelse: Planlægningsmøde intern audit Procedurer udvalgt iht. auditplan (systemansvarlig i samarbejde med auditorer) Stikprøve den interne auditor har udvalgt de punkter, hvor det ser mest kritisk ud / sværest at få til at fungere eller hvor der er sket ændringer i lovgivningen. Den interne auditor har booket tid med de relevante sagsbehandlere. I uge 48 og uge 49, 2013 fra mandag den 25. november 2013 til fredag den 8. december 2013 gennemførelse af intern audit. Der er anvendt tjekskema fra kvalitetshåndbogen (bilag til procedure T5 T05.1) De interne auditskemaer - håndskrevet/maskinskrevne er samlet sammen af Lotta Boe efter den interne audit. Side 2 af 5

3 Efterfølgende er der af Brian Bødker udført intern audit på intern audit. Forbedringsforslag og afvigelser er registreret af den interne auditor i Request modulet. Lotta Boe har scannet auditskemaerne og journaliseret i acadre. Lotta Boe og Hans Brok-Brandi har udarbejdet denne auditrapport. Kalibrering af intern audit Gennemførelse af intern audit blev drøftet af de interne auditorer på et opstartsmøde mandag den 18. november 2013 i Ry. På opstartsmødet blev der følgende emner drøftet: - Kort gennemgang af proceduren for intern audit - Kort gennemgang af tjekskema - Kort gennemgang af karaktergivning - Aftalt at nye interne auditorer får en gennemgang sammen med den systemansvarlige plus sidemandsoplæring mandag formiddag ved 1 eller 2 interne audits sammen med en erfaren intern auditor. Der blev aftalt følgende bedømmelsesskala: Alvorlige afvigelser manglende eller uegnet procedure, ringe implementering, mange små mangler, der samlet truer kvaliteten, at lov- og myndighedskrav ses tilsidesat eller forvaltet i uoverensstemmelse med deres hensigt. Mindre alvorlige afvigelser upræcise formuleringer eller mindre fejl i procedurerne såsom forkerte eller defekte links i procedurerne, mangelfulde cv er på sagsbehandlerne, Forbedringsforslag forhold som kunne være ønskeligt at få præciseret, omformuleret eller tilføjet De interne auditorer har aftalt, at der i princippet ikke skelnes mellem alvorlige og mindre afvigelser. Opdelingen i mindre og alvorlige afvigelser er kun relevant i forhold til prioritering af hvilke afvigelser der skal løses først. Alle afvigelse skal lukkes inden eksterne audit for Samlet evaluering Afvigelser og forbedringsforslag er indrapporteret i kvalitetshåndbogens requestmodul af de interne auditorer og er godkendt af den systemansvarlige. Dermed er der fastsat en tidsfrist på, hvornår de konstaterede afvigelser og forbedringsforslag skal være rettet til. Konstaterede alvorlige afvigelser, mindre afvigelser og forbedringsforslag Alvorlige afvigelser: 10 stk. Mindre afvigelser: 26 stk. Side 3 af 5

4 Forbedringsforslag: 120 stk. I alt 155 registreringer i Request modulet den seneste år. Dertil er der gennemført et tilsvarende antal mindre rettelser umiddelbart i forbindelse med at der er konstateret en forbedringsmulighed eller fejl. Specielt ved den interne workshop i Natur og Miljø den 7. november 2014 og ved den fælles proceduredag i Fagsekretariatet for Teknik og Miljø den 29. oktober 2013 medførte en del rettelser og forbedringer, der ikke blev registreret i Requestmodulet. Den fælles proceduredage den 29. oktober 2013 medførte ligeledes at der blev oprettet en del nye procedurer. De alvorlige afvigelser drejer sig især om nye procedurer og processerne hvor der er konstateret mangel ift. lovgivning og formalia sam talvorlige afvigelser ift. intern audit. De mindre afvigelser er især fejl i lovhenvisninger med links, der ikke virker samt små unøjagtigheder i sagsbehandlerprocedurerne. Derudover er der konstateret mindre afvigelser ift. de interne høringer. Forbedringsforslagene er fordelt ud over alle procedurerne i hele håndbogen. En gruppe af forbedringsforslag går på forbedrede formuleringer, forbedrede henvisninger til lovgivning samt større læsevenlighed i form af forenklinger etc. De fleste forbedringsforslag er rettet mod sagsbehandlerprocedurerne og fokus er typisk rettet mod større brugervenlighed af procedurerne. Tidligere afvigelser og forbedringsforslag registret og afsluttet I perioden fra certificeringsaudit i november 2009 til intern audit i uge 48-49, 2013 er der af brugerne løbende indmeldt forbedringsforslag og afvigelser i alt 712 stk. Disse indrapporteringer er indgået i den løbende proces med forbedringer og udvikling af systemet og er for afvigelsernes vedkommende lukket. Brugerundersøgelser Brugerundesøgelser gennemføres som dialogmøder med udvalgte interessentgrupper. Dialogmøderne gennemføres oftest sammen med Miljø- og Planudvalget. Dialogmøder afvikles hvert år med et bredt udsnit af samarbejdspartnere. I efteråret 2013 er der afholdt dialogmøder med Det Grønne Råd, Vandrådet udover de tilbagevendende, årlige dialogmøder med Landbrugets organisationer og Håndværkerforeningen. Borgerpanelundersøgelsen og omdømmeanalysen fra 2010 samt dialogmøderne afholdt i hhv. 2010, 2011 og 2012 udgør den samlede brugerundersøgelse for Evaluering af intern audit 2013 Side 4 af 5

5 Brian Bødker har gennemført intern audit på den interne audit ved gennemgang af de udfyldte audit skemaer. Gennemgangen afdækkede mindre forbedringsforslag vedr. brugen af skemaerne. Systemansvarlig og teamleder for de interne auditorer vurderer sammenfattende i forlængelse af den interne audit på intern audit, at: Den interne audit 2013 er gennemført på en tilfredsstillende måde. Den interne audit er nødvendig for at sikre vedligeholdelse og udvikling af systemet. Den interne audit understøtter processen med at sikre effektive sagsgange og ensartet sagsbehandling. Afholdelsen af den interne kvalitetsworkshop og den fælles proceduredag i Teknik og miljø har været gavnlig og nødvendig. På baggrund af de ting der blev drøftet på den interne workshop og de afvigelser og drøftelser den interne audit i 2013 har medført, bør der forsat rettes særlig fokus på de processer, der går på tværs af grupper, på tværs af afdelinger og på tværs af fagsekretariater og stabe, da det vurderes, at der her forsat vil være gevinster at hente i forhold til tidsforbrug og kvalitet i opgaveløsningen og vil være en god overensstemmelse med Skanderborg Kommunes ønske om at arbejde med LEAN. Ledelsens evaluering Ledelsens evaluering af den interne audit gennemføres ved fremlæggelse af denne rapport på et ordinært ledermøde i Fagsekretariatet for Teknik og Miljø. Ry, den 18. december 2013 Lotta Boe Teamleder, interne auditorer Hans Brok Brandi Systemansvarlig Side 5 af 5