Organisatorisk forankring af forløbsprogrammer

Transkript

1 NOTAT Organisatorisk forankring af forløbsprogrammer Dette notat beskriver en model for den fremtidige organisatoriske forankring af forløbsprogrammerne i regionen. Der er i dag ikke en ensartet organisering af programmerne og til flere programmer slet ingen organisation. Notatet bygger på slutrapporten for Projekt styrket ledelse af forløbsprogrammer, der blev forelagt Den administrative styregruppe (DAS) i maj 2014 samt efterfølgende drøftelser i Tværgående samarbejdsforum for Somatik (TSS) i september og igen i DAS i oktober. Det er som en del af implementeringsplanen for sundhedsaftalen besluttet, at forløbsprogrammerne skal videreudvikles og revideres med opstart af processen i 1. halvår Dette kræver, at organisationen omkring forløbsprogrammerne er på plads inden. Dato: 7. november 2014 Sagsnummer: Initialer: ESF Kvalitet og Udvikling KU Sund Alléen Sorø Direkte tlf.: esf@regionsjaelland.dk Overordnet om modellen Forløbsprogrammerne hører under sundhedsaftalen, der fastsætter spillereglerne for det tværsektorielle samarbejde og rammen for programmerne. Vurdering af behovet for en gennemgående revision af programmerne sker derfor fremover i samme kadence som indgåelse af ny sundhedsaftale, altså hvert 4. år. Behovet for justeringer i indholdet skal dog vurderes løbende. Nye programmer og reviderede programmer skal godkendes i Sundhedskoordinationsudvalget. Hovedtrækkene i modellen er: Den fælles ledelse af forløbsprogrammerne er placeret på niveau to i sundhedsaftalens samarbejdsorganisation: De tværgående samarbejdsfora Der er en tværfaglig følgegruppe til forløbsprogram. Der er én tværgående forløbsfacilitator til hvert af forløbsprogrammerne: o Patienter med rygproblemer o Palliation og rehabilitering for kræftramte o Skizofreni o Demens Der er til hvert kommunalt samarbejdsforum for somatik én forløbsfalitator, der dækker de tre programmer for: o KOL o Kronisk hjertesygdom o Type 2 Diabetes Mellitus Modellen uddybes på de følgende sider. Side 1

2 Ledelsesmæssig forankring Programmerne har med få undtagelser været forankret i DAS. Programmerne er fremover forankret på næste niveau i samarbejdsorganisationen, nemlig TSS og Tværsektorielt samarbejdsforum for psykiatri (TSP). Dette er i notatet benævnt de tværgående fora som samlebetegnelse. Forløbsprogrammerne KOL, Kronisk hjertesygdom, Type 2 Diabetes Mellitus, Patienter med rygproblemer samt Palliation og rehabilitering for kræftramte er forankret i TSS. Forløbsprogrammet for Skizofreni er forankret i TSP. Forløbsprogrammet for demens er forankret Den tværsektorielle styregruppe for Demens. Programmet dækker både somatik og psykiatri. De tværgående fora varetager alle beslutninger vedrørende egne forløbsprogrammer, undtagen hvis det handler om opgaveflytning mellem sektorerne eller ændringer i økonomien i samarbejdet. Disse ting behandles i DAS efter indstilling fra TSP, TSS eller Den tværsektorielle styregruppe for Demens. Det tværgående niveau beslutter således de fælles spor og indsatsområder for arbejdet med forløbsprogrammerne. Det er også disse fora, der udpeger repræsentanter til følgegruppen for det enkelte program. De kommunale samarbejdsfora for hhv. somatik og psykiatri (KSS og KSP) har ansvaret for lokale implementeringsindsatser i relation til forløbsprogrammerne. De kommunale fora koordinerer og videreformidler indsatserne til de relevante tværgående fora. Faglig forankring Arbejdet med forløbsprogrammerne er fremover forankret i en permanent tværfaglig følgegruppe til hvert program. Arbejdet med forløbsprogrammerne omfatter fire overordnede opgaver: 1. Udarbejdelse/revision 2. Implementering 3. Drift 4. Monitorering Udarbejdelse af et forløbsprogram har hidtil været håndteret ved at nedsætte en tværsektoriel skrivegruppe. Typisk har hvert sygehus, hver kommune og almen praksis været repræsenteret. Grupperne har således været bestået af relativt mange personer og har over kort tid arbejdet med formulering af programmet. Da opgaven var at udarbejde programmet, er grupperne ikke aktive i dag. Opgaven er fremover placeret i den tværfaglige følgegruppe. Implementering har hidtil været håndteret centralt fra ved at arrangere fælles temaarrangementer, nogle på regionalt plan, andre på lokalt plan. Derefter har det været et ansvar for de respektive parter i den respektive sektor at implementere og arbejde ud fra forløbsprogrammet (drift). Driftsopgaven påhviler selvsagt den enkelte sektor, mens forslag til fokusområder for implementeringsindsatser er fremover en opgave for den tværfaglige følegruppe. Monitoreringen af det enkelte forløbsprogram er ikke håndteret i dag, men er fremover placeret i den tværfaglige følgegruppe. Side 2

3 Gruppen skal holde sig fagligt opdateret i relation til forløbsprogrammet, fx ved at forholde sig til nye kliniske retningslinjers konsekvens for forløbsprogrammet og ved at rådføre sig i de relevante sundhedsfaglige råd. Gruppen skal også løbende forholde sig til monitoreringsdata vedrørende forløbsprogrammet og forelægge relevante data samt anbefalinger angående revisionsbehov og fokus for implementeringsaktiviteter frem for de tværgående fora. Gruppen skal være mindre end de oprindelige skrivegrupper og i stedet være repræsentativt besat. Grupperne skal dække de relevante faglige områder, som forløbsprogrammet omfatter (specialer, forvaltningsområder og praksisområder). Da forløbsprogrammerne har fokus på forløb og organisering skal der også være administrativ, organisatorisk faglighed i gruppen. Gruppen kan suppleres ad hoc, hvis der fx er behov for fagligheder inden for IT, kommunikation, monitorering og evaluering mv. Forløbsfacilitator Der er forløbsfacilitatorer til hvert forløbsprogram. Facilitatorfunktionen er en permanent funktion, da revisionsarbejdet af et forløbsprogram og den efterfølgende implementering og monitorering er en kontinuerlig proces. Facilitatoren er bindeled mellem samarbejdsorganisationens forskellige niveauer og følgegruppen m.fl. Forløbsfacilitatorens primære funktion er at arbejde med forløbsprogrammet på tværs af de tre sektorer. Facilitatoren er således til rådighed for alle tre sektorer til konkrete indsatser efter fælles beslutning på enten tværgående eller lokalt niveau. Facilitatoren er tovholder for følgegruppens arbejde og betjener det tværgående forum i relation til forløbsprogrammet. Facilitatoren skal både på tværgående og lokalt niveau medvirke til, at der sker: Identificering af hovedproblemer Prioritering af indsatser Gennemførelse af indsatser Opsamling på resultater og erfaringer Indsamling af monitoreringsdata Spredning af viden Forankringen af facilitatorfunktionen afhænger af, om Regionens sygehusfunktioner er ensartede for alle sygehuse eller om fx et sygehus har særlige funktioner i forhold til det enkelte forløbsprogram. Der er én fuldtids forløbsfacilitator (ét årsværk) til hvert af de fire forløbsprogrammer for: Patienter med rygproblemer Palliation og rehabilitering for kræftramte Skizofreni Demens Facilitatoren er tilknyttet det sygehus, der fx varetager et speciale på vegne af hele Regionen eller den centrale visitation af patienter. Facilitatorerne skal medvirke til at gennemføre implementeringsindsatser i hele regionen og efter behov og planlægning i de enkelte KSS er og KSP er. Side 3

4 Der er endvidere én fuldtids forløbsfacilitator (ét årsværk) til hvert KSS 1, som hver varetager funktionen i relation til alle de tre forløbsprogrammer: KOL Kronisk hjertesygdom Type 2 Diabetes Mellitus Facilitatoren er tilknyttet det lokale sygehus og opererer primært i det enkelte KSS. Disse facilitatorer kan med fordel agere brobygger til de øvrige facilitatorer. Blandt de fire facilitatorer skal der til hvert de tre forløbsprogrammer udpeges en tovholder, som varetager betjeningen for den tværfaglige følgegruppe, herunder er sekretær på det kommende revisionsarbejde samt betjeningen af TSS i relation til det enkelte forløbsprogram. Arbejdet skal koordineres med de tre lignende facilitatorer. Valget af tovholderfacilitator bør træffes af TSS. Valget kan fx begrundes med baggrund i geografisk spredning af opgaverne eller efter fremtidig placering af særlige funktioner (fx KOL-kompetencecenter i Næstved). Facilitatorerne indgår i et netværk under ledelse af programlederen for forløbsprogrammer i Kvalitet og Udvikling. Programlederen har ansvaret for den koordinerende og tværgående indsats mellem programmerne. Programlederen yder rådgivning og vejledning til forløbsfacilitatorerne i deres indsats, herunder særligt i forhold til kobling til andre initiativer, krav mv. i relation til forløbsprogrammer. Programlederen sekretariatsbetjener netværket for forløbsfacilitatorer. Netværket skal have særligt fokus på opsamling og videnspredning af generiske emner i relation til programmerne. Netværket fastlægger selv sin mødevirksomhed og arbejdsdage på samme lokation. Forløbsfacilitatorerne vil som udgangspunkt have arbejdssted på det sygehus, de er tilknyttet, men skal flytte sig efter opgaverne i hele regionen, da en væsentlig del af arbejdet er at understøtte det lokale niveau. Den optimale kandidat til funktionen som facilitator har sundhedsfaglig baggrund og praktisk erfaring fra én gerne flere af sektorerne og processuelle kompetencer opnået på minimum diplomniveau. Økonomi Et årsværk er her sat til kr. Afsættes der kr. til hver facilitator koster modellen 4 mio. kr. i årlige driftsudgifter. I 2015 foreslås facilitatorerne alene finansieret af Region Sjælland i form af egentlige driftsmidler til forløbsprogrammerne og midler fra Den tværsektorielle pulje. Midlerne i puljen er afsat som led i implementeringen af sundhedsaftalen, særligt til revision af forløbsprogrammerne. 1 I 2015 er den ene af disse fire facilitatorer kun ½ årsværk pga. opgaven omkring revision af forløbsprogrammet. Uddybes senere i afsnittet og i afsnittet Økonomi. Side 4

5 Grundet revisionsopgaven er der i 2015 alene finansiering til halvdelen af årsværket til den facilitator for forløbsprogrammerne for KOL, Kronisk hjertesygdom og Type 2 Diabetes Mellitus, som ikke varetager tovholderrollen i forhold til følgegruppens arbejde. Ønsker det konkrete KSS en facilitator på fuld tid i 2015, skal der findes en lokal løsning på dette. Fra 2016 foreslås facilitatorerne finansieret 50 % af Region Sjælland og 50 % kommunale midler, da begge parter i økonomiaftalen har skullet prioritere midler til det tværsektorielle samarbejde. Der foreslås ikke afsat særlige midler til følgegruppens arbejde. Deltagernes arbejdsplads skal ikke kompenseres, da medlemmernes deltagelse anses som liggende inden for deres arbejdsområde og funktion. Undtaget er almen praksis og den resterende del af praksissektoren, der efter gældende overenskomst skal honoreres. Udgifterne hertil afholdes af Region Sjælland. Region Sjælland finansierer endvidere funktionen som programleder. Aktivitetsmidler til fx implementeringsinitiativer er ikke en del af den faste finansiering af modellen. TSS, TSP og Den tværsektorielle styregruppe for demens kan ansøge Den tværsektorielle pulje om aktivitetsmidler til implementeringsaktiviteter og andre indsatser inden for de strategiske spor, som DAS har lagt for brug af midlerne. Ligeledes kan KSS er og KSP er ansøge om midler til lokale aktiviteter. Side 5