Referat af bestyrelsesmøde d. 2. september 2010

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde d. 2. september 2010 Dato og tid: Sted: Referat: 2. september 2010, kl. 17:00 Remissen, Østerbro LE Deltagere: Afbud: Hans J. Larsen (HJL) Morten Krydsfelt (MK) Hasanin Rudha (HR) Jan Kristoffersen (JK) Tina Fehrn (TF) Lars Eckeroth (LE) 1) Siden sidst (formanden orienterer) a) LE orienterede om status for Talentcenter Storkøbenhavn. Trænerbemandingen er nu plads, og invitationer er udsendt. LE ønsker en bestyrelsesdrøftelse om, hvorvidt klubben skal stå for driften og lægge lokaler til onsdagstræningen efter denne sæson. Punktet tages op på et kommende bestyrelsesmøde. 2) Godkendelse af referat fra ordinær generalforsamling a) Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 3) Afklaring af roller og opgaver a) MK: Kasserer, tilskud fra kommunen, spørgsmål fra nye medlemmer, dialog med ungdomstrænere, kasserer i DHED mv. b) HR: Kontraktforhandling, dialog med trænere og kontraktspillere, sportschef, kampe i herre elite divisionen, arrangementsansvarlig, bogholderi mv. c) HJL: Ansvarlig for al kontakt til Remisen og Svanemøllehallen, repræsenteret i brugerbestyrelsen, ØBTU-udvalg og DBTU-udvalg, delvist vedligehold af materialer mv. d) LE: Kontakt til kommunen, Team Copenhagen, DBTU-årsmøde, ØBTUrepræsentantsskab, Sport2100, nyheder til hjemmesiden og generel kommunikation, dagsorden ansvarlig, leder af Talentcenter Storkøbenhavn, ansøgninger til fonde mv. e) TF: Kontaktperson til ungdomsudvalget og ungdomstrænere, information nyheder til hjemmeside om ungdom. f) JK: Sport2100, Team Copenhagen og kommunen i forhold til lokalemuligheder.

2 g) En post i bestyrelsen er pt. ledig. Bestyrelsen har mandat til at finde et medlem til posten. MK vil forsøge at finde et medlem, der kan repræsentere seniormedlemmerne i bestyrelsen. 4) Bestyrelsens arbejdsredskaber a) MK og LE gennemgik bestyrelsens vigtigste arbejdsredskaber, herunder udviklingsplanen, opgave- og politikkatalogerne, budgettet og medlems- og økonomisystemet i MinKlub. Der blev ligeledes givet en orientering om klubbens vigtigste samarbejdspartnere. 5) Planlægning af møder, og fastlæggelse af spilleregler for modern a) Bestyrelsen besluttede at bestyrelsesmøder afholdes den første torsdag i hver måned kl til b) Opgaven med at skrive referat går på skift mellem LE, TF, JK og MK. c) Der var enighed om at udvalgenes status og fremadrettede aktiviteter skal indgå som et fast punkt på dagsordenen. d) LE udarbejder på baggrund af drøftelsen et udkast til værdier og spilleregler for bestyrelsesarbejdet, jf. nedenfor. Værdierne og forventningerne konsolideres på næste møde. Værdier: 1. Alle bidrager til en god atmosfære. 2. Lyt til de andre og vent med at udtale dig, til ordet bliver dit. 3. Bestyrelsesarbejdet er et tillidshverv og skal prioriteres umiddelbart efter arbejde og familie og før træning og kamp. 4. Udtryk altid dine meninger uanset om du er enig eller uenig, og også hvis du er i mindretal. 5. Vær loyal såvel internt som eksternt (fx over for medlemmer) omkring de beslutninger, der er truffet i bestyrelsen også selvom du er uenig. 6. Du har respekt for, at nogle sager er fortrolige 7. Du er villig til at indgå kompromiser med andre i bestyrelsen. Forventninger: 1. At du tjekker dine mails og responderer på det, du modtager. 2. At du ved mailudsendelse fortæller, hvad du ønsker feedback på. 3. At du altid melder afbud til møder i god tid. 2

3 4. At du altid kommer til tiden, når der er møder. 5. At du giver klar besked, hvis der er en opgave, du ikke har ressourcer til at løfte. 6. At du minimum deltager i 80 pct. af alle møder. 7. At du kan og vil skabe og gribe idéer og arbejde videre med opgaver på en selvstændig måde. 8. At du bidrager til at holde bestyrelsen forpligtiget på mål og udvikling. 9. At møderne afholdes som planlagt. 10. At du ikke taler i mobiltelefon under møderne 6) Trænerstatus a) Bestyrelsen gennemgik trænerbemandingen: Mandag : Allan Hørringsen (ungdom begynder) Mandag : Allan Hørringsen og Mao Liu (ungdom A og B2) Tirsdag : Allan Hørringsen (ungdom B) Tirsdag : Allan Hørringsen og Kasper Sternberg (ungdom A) Tirsdag : Rasmus Jespersen (elite) Tirsdag : Søren Andersen (sekunda) Onsdag : Christian Marboe (ungdom begynder) Onsdag : Christian Marboe og Christian Klint Nielsen (TC Remisen) Torsdag : Christian Marboe og Kasper Sternberg (ungdom A og B1) Torsdag : Rasmus Jespersen (elite) Torsdag : Mao Liu (sekunda) Fredag : Christoffer Petersen og Mads Schiellerup (TC Amager) b) Mao Liu har henvendt sig til formanden, fordi han ønsker øget træningstid i det omfang, det er muligt. Bestyrelsen drøftede, hvad der kan gøres for at imødekomme Maos ønske. Udfordringen er, at klubben pt. har flere trænere end nødvendigt. Der var enighed om, at der ikke på nuværende tidspunkt kan garanteres flere træningshold som fast træner, men at der vil være muligheder for at han kan indgå som trænerafløser ved sygdom og ferie. Det blev besluttet, at LE og HR taler med Mao. (LE har efter mødet talt med Mao og er blevet enige om, at han er fast træner mandag (ungdom) og torsdag (seniorsekunda). Sidstnævnte fastholdes, da flere seniorspillere har givet udtryk for tilfredshed. De øvrige trænere meddeles desuden, at Mao kan kontaktes ved behov for 3

4 afløser). c) Aftaler: HR, MK og LE sørger hurtigst muligt for, at alle træner- og spilleraftaler kommer på papir og gøres tilgængeligt for bestyrelsen. 7) Budget 2010/11 a) LE, HR og MK hurtigst muligt tilpasser budgettet til de nye forventninger, herunder Kontingent Talentcenter (LE), Tilskud fra unioner (LE), Trænere (HR), Transport, kost, logi (MK). Ændringerne meddeles Michael Pedersen. b) MK udarbejder et forslag til, hvordan de budgetterede midler til transport, kost og logi kan fordeles, når transportudligningen (8.031) er fratrukket. 8) Status for Copenhagen Ping Pong og ØBTU s startstævne a) ØBTU s startstævne (den 9-10/9): Veteraner hjælper med bordopstilling fredag. HR og HJL henter borde. HR har købt ind til cafeen. HR har ansvar for cafeen lørdag (8.00 til 22.00). LE har ansvar for cafeen søndag ( ). Der skal bruges 4 personer pr. dag til hjælp i cafeen (inkl. vagtskifte). LE efterlyser hjælp på hjemmesiden. b) Copenhagen Ping Pong (den 25-26/9): MK og HJL har holdt møde med Brønshøj Bordtennis. Der mangler folk til bordopstilling fredag og til bordvagter samt et par ekstra opgaver lørdag og søndag. Senest tilmelding den 13/9. LE sender hjemmeside tekst til DBTU og klubbens hjemmeside. Der udsendes nyhedsmail til alle medlemmer om stævnetilmelding. 9) Evt. a) Materiale i Remisen: HJL har haft møde med John Grossmann, der er overordnet leder af Remisen, om vores materialer i Remisen. John har tilbudt klubben kælderbaglokalet i Remisen til bander og kasser. Bestyrelsen besigtede lokalet og er umiddelbart tilfredse med tilbuddet. Der var dog enighed om, at ungdomstrænerne skal tages i ed før, vi takker ja. TF kontakter derfor Christian Marboe og Allan Hørringsen, og vender efterfølgende tilbage. b) Ansøgning om borde og materialer: LE udarbejder ansøgning til SportOnside inden næste bestyrelsesmøde. c) Inddrivelse af indtægter fra skoleaktivitet: MK sender faktura til og indhenter underskrift fra Claus Jensens skole for at få penge hentet hjem fra skoleaktivitet i marts. d) Oplysning om medlemsstop skal tages af hjemmesiden. Men vi skal ikke indbyde nye medlemmer før, vi er sikre på, at der er plads. Det betyder, at alle der henvender sig skal sættes på venteliste, og at de kontaktes i takt med, at der er plads. Michael tager sig forsat af seniorer, men alle ungdomsspillere sendes videre til og besvares af TF og Christian Marboe. TF og Christian registrerer også på ventelisten til ungdom på 4

5 MinKlub. Næste møde afholdes torsdag den 7. oktober kl