Referat fra bestyrelsesmøde nr. 158, onsdag den 7. maj 2014 kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 158, onsdag den 7. maj 2014 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem (afbud) Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: Beslutningspunkter: bilag 1. Godkendelse af referat nr. 157 af 7. april Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 157 af 7. april Beslutning: Referat blev godkendt og underskrevet. Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. Beslutning: Side 630 blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Forslag om udvidelse af digital opmåling. Se bilag. Udgifter til opmåling af resterende lejemål beløber sig til Kr Jf. beslutning 9/ finansieres investeringen via tilskud fra arbejdskapitalen. Beslutning: Blev godkendt. Forslag om anvendelse af kollektiv råderet i afd. 35 (køkkener) og afd. 9 (bad). Bilag til afd. 35. (Materiale vedr. afdeling 9 var ikke klar og besluttes derfor på et senere møde). Beslutning: Afd. 35 blev godkendt. Debatpunkter: Ad 4 Mange tror at kun er ungdomsboliger. Kan/skal vi gøre noget ved det? F.eks. supplere eks. logo med en tekst: Boliger for alle Bliv inspireret på: Sagsbehandling: Forklarende tekst eller undertekst blev diskuteret. PS arbejder videre med en sigende undertekst evt. med hjælp fra et reklamebureau. Hvordan ønsker hovedbestyrelsen at navngivningen af det ny kollegium skal foregå? Sagsbehandling: PS spørger alle medarbejdere om de har et navneforslag efterfølgende vil bestyrelsen tage den endelige beslutning. Der skal evt. et skilt på flere sider af bygningen. side 2

3 Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager EL orienterede. Orientering om Stengårdsvej og status på helhedsplan. I sidste uge var der møde med beboere med anden etnisk baggrund. (8 beboere deltog). Ny folder med forventelige huslejer osv. er ved at blive fremstillet. Udstillingslejlighed Stengårdsvej 124 st. tv. er næsten klar. Der er arrangeret åbent hus i lejligheden tirsdage mellem kl og lørdage mellem kl fra den 20 maj 2014 og frem til afstemningen er gennemført. Orientering fra udvalgte byggesager ud fra udvalgets skematik. Se bilag. Tovværkskollegiet kører planmæssigt strækmetal er ved at blive påsat. Rundtur til afdelingerne: Den 21. august kl fra kontoret. Fremvisning af nyt kollegium til repræsentantskab: Den 21. august EL planlægger og afgør tidspunktet på dagen og sørger for der er en medarbejder tilstede. Pris og tidsplan for ombygning af kontor på Nygårdsvej. Tegning blev fremvist. Prisindikation fremtrylles til næste best. møde. Bestyrelsen var meget positive og opfordrede til at der arbejdes videre. Kjøngerskov har opsagt sit lejemål (Grundtvigsalle/Storegade) afd. 34. Erhvervslejemålet har ingen installationer i form af toilet/køkken osv. Det vil måske kræve en investering på ca. 1 mio kr. for at lejemålet kan genudlejes. Der udarbejdes en skitse (alm. familiebolig) med økonomi til næste best. møde (EL). Ad 6 Udlejningssituationen PS orienterede. Tomgang generelt. Se bilag. Mindre tomgang end på tilsvarende tidspunkt sidste år på familieboliger og ungdomsboliger. En ældrebolig/handicapvenlig i afdeling 58 på Fanø er ledig der arbejdes på at ombygge lejemålet så den er mindre handicapvenlig. Det skal ved tilbud oplyses at boligen er handicapvenlig (udlejningsbreve og hjemmeside). En genbrugsforretning er interesseret i at leje Kvaglundparken 4 tilbagemelding forventes den 27. maj Ny type venteliste. Bestyrelsen konkluderede at ventelisten er mere informativ. Status på fondsansøgninger. Infrastrukturfondsmidler er bevilget og de er ikke afhængige af at helhedsplanen gennemføres. Realdania er søgt om 1,5 mio kr. til finansiering af udgifter til afholdelse af en arkitektkonkurrence til opførsel af bydelshuset på Stengårdsvej. Tilbagemelding afventes. side 3

4 Ad 7 Økonomi LBK orienterede. Orientering generelt. Afkastrapport Alm. Brand 4,37% p.a., Nordea 1,22% p.a. Ingen ændringer. Evt. likvide midler skal skal placeres hos Alm. Brand. Evt. oprettelse af elevplads. Der var opbakning til at der arbejdes videre med ansættelse af en elev i administrationen. Budgetopfølgning for foreningen fremlægges på næste best. møde (lbk) Ad 8 Drift EB orienterede Muligt samarbejde med Syddansk Universitet. Der arbejdes med at få praktikanter til f.eks. projektarbejde. Elevpladser blandt ejendomsfunktionærer er under opbygning. Se bilag. Fagforeningen er meget positive. CPA oplyste at de andre boligforeninger er orienteret. Ad 9 Indkomne punkter Rep. mødet 2015 er bestilt hos UC Syddanmark. Afholdes torsdag den 26. februar. Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget: Bladet udgives inden 1. juni. Nyt fra Fritidsudvalget: Referat er udsendt. Der er møde igen den 3. juni Nyt fra Kunstudvalget: BS oplyste at resultat fra undersøgelse kommer senere. Nyt fra Målsætningsudvalget: Intet nyt. Nyt fra Byggeudvalget: Intet nyt. Ad 11 Afdelinger Udlejning af festsale. Status og tiltag. EB oplyste, at der arbejdes på at festsalsudlejning skal være pengeløse, dvs. uden depositum osv. Der er udarbejdet et oplæg som forventes godkendt af afdelingsbestyrelser på Stengårdsvej, afd. 40 og afd. 6,7,37. HR oplyste at han ikke vil acceptere at de ikke må kræve depositum og der har aldrig været problemer i afdeling 26/29. Det er afdelingebstyrelserne der beslutter. EB arbejder videre, måske resulterer det i forskellige forretningsgange/ordninger i de alle afdelinger. side 4

5 Ad 12 Personale Status på organisationsplanen generelt. Se bilag. CPA efterlyste en afrapportering omkring organisationens ve og vel gerne fra driftsafdelingen, administrationen og byggeafdelingen. Afrapporteringen skal lederne aflægge for bestyrelsen med jævne mellemrum. Administrationen har ikke valgt en tillidsmand kan vi gøre noget? Temadage er rigtig givende PS efterlyste og arbejder for lidt mere åbenhed. IT oplyste at der mangler en medarbejder til at tage over, når en medarbejder er på kursus/ferie, f.eks. i forbindelse med der indgår klager. EB lovede at afklare dette. EB oplyste, at det fungerer rigtig godt blandt ejendomsfunktionærerne. Bestyrelsen konkluderede at de meget gerne fremadrettet vil delagtiggøres. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Referat er lagt på I Pad. Dagsorden lægges også fremadrettet på I Pad. Ad 14 FF og FU samarbejde Afholdt møde med Esbjerg Kommune vedr. udsættelser og ønske om bedre samarbejde. Orientering herfra. Referater fra FU skal på ipad. Ad 15 Evt. Endelig tilmelding til Almene Boligdage. AL BS og CPA deltager. Fastlæggelse af ordinære møder i hovedbestyrelsen for efteråret 2014 (se nedefor). Afdelingsbestyrelsens beføjelser bør tilrettes. BS foreslog at et nyt udkast tager udgangspunkt i BL s katalog (APP) Ny i afdelingsbestyrelsen som måske kan være inspirator. Alle bestyrelsesmedlemmer læser og fremsender kommentarer, således s katalog kan behandles på førstkommende best. møde efter sommerferien. side 5

6 Ad 16 Planlagte mødedatoer i Hovedbestyrelse: Tirsdag den 3. juni. Torsdag den 26. juni (ekstraordinært efter afstemning af helhedsplan) Torsdag den 14. august. Tirsdag den 2. september. Torsdag den 2. oktober. Tirsdag den 4. november. Torsdag den 4. december. Fælles arrangementer: Almene Boligdage 5-6. september 2014 i Bellacentret. (Ingen forvaltningskonf.) FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Lokal FU 6. maj 2014 kl Udvidet FU 30. september 2014 kl (bemærk ændret dato). Lokal FU 2. december 2014 kl i 1 (CPA, BS og PS): Bestyrelsesmøde torsdag den 11. september. Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Næste møde er ikke aftalt. Udkast til emner er udsendt til kommentering. side 6