Oversigt over de 62 forenklingsforslag i projekt administrativ forenkling samt status for gennemførelse pr. februar 2010

Transkript

1 Oversigt over de 62 forenklingsforslag i projekt administrativ forenkling samt status for gennemførelse pr. februar 2010 Emne Nr Forslag Samarbejde og rollefordeling Organ i- sering Kommunikation & information Udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser (1) Tydeliggørelse af rollefordeling samt formål med de administrative arbejdsopgaver (1) Udarbejdelse af principper for udlægning af nye opgaver og tiltag (2). På Broen findes aktuelt 20 vejledninger og manualer om arbejdsgange for opgaver i Opus. Der offentliggøres 5 procesbeskrivelser i november 2009, der beskriver arbejdsgange, ansvarsfordeling samt vejledningsmateriale Ikke igangsat. Ogaven er placeret i en tværgående arbejdsgruppe, som skal koordinerer arbejdet med at tilrettelægge og beskrive de administrative processer effektivt. Drøftes på 4. møde i fokusgruppepanelet Overblik over organisationen Byråds- og. Organisationsdiagram (1) Overblik over netværksgrupper (3) Personale og HR Oplysningerne ligger på Broen. Fokuspanel af decentrale ledere og (fortløbende) medarbejdere (1) Der er afholdt 3 møder. Næste møde afholdes 1. marts Udførelse af fælles administrative Børn og Skole. Kun én daginstitution har ønsket at indgå i et samarbejde. arbejdsopgaver (1) Sekretariatschefgruppen har derfor besluttet at der ikke skal arbejdes 7 videre med projektet, der betragtes som afsluttet. 8 Forenkling af MED system (1) Personale og HR. Nyhedsbreve med administrativ Byråds- og information (2) 10 Informationsmøder (3) Personale og HR / fortløbende. Formidling af vigtige mødebeslutninger Byråds- og (1) 11 (fortløbende) Nyhedsbreve fra stabene udsendes 5-6 gange årligt. Samtidig overvejes, hvilke andre nyhedsbreve fx nyt om Opus, ESDH m.fl., der kan erstattes af det nye nyhedsbrev. Nyhedsbrevet sendes pr. mail til alle institutionsledere / Fortløbende Proceduren er p.t., at det er sagsbehandleren på en sag, der - efter beslutning i politisk udvalg, direktion har ansvaret for opfølgning på 1

2 beslutning, herunder den målrettede formidling. Hvorledes opfølgningsaftalen er i diverse chefgrupper og med-udvalg vides ikke. Hoved-MED og direktion udsender derudover nyhedsbreve efter møderne Det foreslås, at denne procedure fastholdes for de nævnte udvalg at andre chefgrupper, med-udvalg opfordres til at tage stilling til ansvaret for den målrettede opfølgning på beslutninger hvis det ikke er sket at der i hver forvaltning via forvaltningernes ledergrupper sættes fokus på, om formidling og opfølgning på beslutninger foregår som aftalt hver forvaltning finder sin måde 12 Forenkling af Personaleportalen - Pakker med relevante dokumenter (1) Personale og HR Ovenstående drøftet i sekretariatsgruppen som var enige og bærer det videre i egen forvaltningen Forenkling af Broen (2) Pixibøger med vejledninger til arbejdsgange (2) Byråds- og /fortløbende Der arbejdes løbende på forskellige områder. Vejledningerne er tilgængelige på Broen Vedligeholdelse af distributionslister i Personale & HR /fortløbende outlook (2) Medarbejderdatabase (2) IT Er igangsat hænger sammen med implementering af IP-telefoni og Public360 mht, personsager. Klubber på Broen, hvor relevante Byråds- og Endnu ikke igangsat emner kan diskuteres (3) Kommunens hjemmeside får ny platform (CMS). Muligheder for klubber Abonnement (tvungen) på relevante informationer 81) Byråds- og på Broen vil blive etableret i forbindelse med implementeringen af CMS. Endnu ikke igangsat I dag er der mulighed for at abonnere på dagsordner og referater. Afventer indførelsen af CMS i

3 19 Liste over hvem de decentrale ledere kan udarbejde ansættelsesbreve for (1) Personale & HR. Ansættelsesbreve udarbejdes decentralt for alle stillingskategorier, som fremgår af skabelonerne. Personaleområdet Opfølgnin g og kontrol 20 Placering af forhandlingskompetencen hos de faglige organisationer (3) Personale & HR.. 21 link til afsnit i overenskomsten (3) Personale & HR Vejledninger til lønindplacering samt udfyldning af skema til ansættelsesbreve (3) Automatisk tilknytning af skemaer, der hører til ansættelser Personale & HR. Personale & HR vejledningerne ligger på Broen Tekst på lønforbedringsskema (3) Personale & HR Version 1 er afsluttet og idriftsat i november Flytning af arbejdet med revidering af lønforbedringsskema til Personale & HR (3) Effektivisering af lønforbedringsskemaer til Lokal Løn (3) Kortlægning og tydeliggørelse af proces for Lokal Løn (1) Personale & HR Personale & HR (som pkt. 24) Personale & HR Tidsplan er annonceret. Kortlægning af ansættelsesprocessen Personale & HR Gennemført som effektiv proces i Administrativ Styring og overgivet til Personale og HR. Udbetaling a conto til nye Personale & HR. medarbejdere(1) Letlæselige lønsedler (3) Personale & HR Afventer KMD, men har tilkendegivet ønske om at være med i udvikling. på e-dag 2 samt øget brug af digital signatur (2) Øget anvendelse af integreret anvisning (1) Byråds- og Der tilkøbes en løsning, der kan håndtere, at der sendes materiale internt i organisationen med underskrifter. Programmet er valgt, men der er endnu ikke indgået kontrakt. 3

4 området Indgår i undervisningen om nyt kasse- og regnskabsregulativ, samt undervisningen af nye ledere. Derudover i forbindelse med forskellige tiltag.. Ikke altid anvisning af nærmeste leder for ledere (1) Elektronisk indberetning (2) Personale & HR Personale og HR er med i et pilotprojekt, hvori indberetning af forskellige typer engangsydelser afprøves. Tilpasning af rapporter (1) Let adgang til at flytte budgetmidler (2) Budget og regnskabsgruppen Sekretariaterne bistår aftaleenhederne med at udforme standardrapporter. Stadig fokus, når den nye version i budgetmodulet forventes at komme i Tydeliggørelse af budget og budgetforudsætninger samt lønsum (1) Opgaven er placeret i en tværgående arbejdsgruppe, som skal koordinerer arbejdet med at tilrettelægge og beskrive de administrative processer effektivt. Dialog omkring opbygning af kontoplan (2) Ændring af navne og tekst i. kontoplanen (2) Gennemskuelig kontoplan (1). Supportgruppen er i gang med at udarbejde vejledning til artskontoplanen. Løbende overførsel af refusioner (1) Ikke igangsat Opgaven er placeret i en tværgående arbejdsgruppe, som skal koordinerer arbejdet med at tilrettelægge og beskrive de administrative processer effektivt. Tydeliggørelse af regninger (2) Er en del af Opus, hvor hele processen omkring bilagshåndtering gøres elektronisk. Flere indkøbsaftaler men fleksible (3) / Fortløbende Faneblad og indkøb på Broen bliver løbende udvidet med information. Indgår også i den nye indkøbsstrategi. Lettere tilgængelige og opdaterede (fortløbende) indkøbsaftaler, så kendskabet øges (2) Direkte adgang til Opus E-indkøb forventes at være på plads i 2. eller 3. 4

5 Uddannelse Support 45 Kortlægning og fastsættelse af autoriseringsprocedure (1) 46 Nyt autoriseringssystem (1) IT. kvartal i Er igangsat/ fungerer via Sign Flow (elektronisk proces via Broen). Der udarbejdes en beskrivelse af processen, som både skal bidrage til klaring og forenkling samt sikre stamdata. Der er nedsat en tværgående arbejdsgruppe, som skal udarbejde hjælpetekster. 47 Introduktionsprogram for nye ledere og Personale & HR administrative medarbejdere (1) 48 Fast månedlig introduktionsdag for nye Personale & HR ledere (1) 49 Koordinator for nye medarbejdere (3) Personale & HR 50 Mentorordning (3) Personale & HR De enkelte forvaltninger/arbejdspladser er selv ansvarlige for etablering af mentorordninger. Inspirationsmateriale er lagt på Broen. 51 Afklaring af lederkompetencer (1) Personale & HR 52 Kortlægning af kursusbehov for Personale & HR, nuværende ledere og medarbejdere (3) 53 Overblik over kursustilbud (1) Personale & HR, Kursusadministrationssystemet er gået i drift i december Differentiering af undervisningsmetoder Personale & HR. og afholdelse af kurser (3) 55 Kortlægning af fremtidig organisering af supportfunktionen (1) Supportgruppen er i funktion 56 Udvidet åbningstid på Personale & HR. personaleområdet (3) Udvidet åbningstid for IT supporten (1) IT Oversigt over kontaktpersoner inden for de enkelte specialer (2) Mulighederne undersøges, men åbningstiderne er fortsat uændrede. Sekretariatschefgruppen samt fokusgruppepanelet har drøftet sagen og blevet enige om, at der ikke er behov for at udarbejde oversigt. Decentral konsulent (2). Sekretariatschefgruppen har besluttet at der ikke skal arbejdes videre med projektet. Mål for svartider fra supporten samt elektronisk help desk (3) IT 5

6 61 62 Supporten kan se ledernes IT skærmbillede (1) Indførelse af Single Sign On (3) IT Er igangsat/ afhænger af 3. part. 6