Brugermanual SOFIA 2.1 Til brugere på læsesalen. Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier august 2015

Transkript

1 Brugermanual SOFIA 2.1 Til brugere på læsesalen Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier august 2015

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING Log in 4 2. SOFIAS OPBYGNING Menupunkter 6 FILER 6 Åbn et digitalt arkivalie 6 Luk et digitalt arkivalie 6 Afslut Sofia 6 VIS 6 Vis egenskaber 8 Vis arkivaliestruktur 8 Dokumenter om AV(geninfo) 8 OPSLAG 8 Søgeformularer 8 HJÆLP Generel information Arkivaliestrukturen Hvad indeholder arkivaliet? Metadata Fanebladet Egenskaber Søgning i metadata med Filter Arkivarnoter Vis tabeldata Søg i tabeldata SØGEFORMULARER Hvad er en søgeformular? Søgeregler Søg på et ord Søg på flere ord Søg på flere ord i en bestemt rækkefølge Undgå ord Erstatningstegn Søg på tomme felter Søg i datofelter 21 2

3 1. INDLEDNING Sofia er Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier. I denne brugermanual kan du læse om Sofias opbygning og få vejledning i, hvordan du anvender Sofia til at kigge i digitale fagsystemer. Denne vejledning henvender sig kun til brugere, der anvender det generelle login til Sofia på en af Rigsarkivets læsesale. Hvis du har fået en adgangstilladelse til at søge i et ikke umiddelbart tilgængeligt digitalt arkivalie, skal du anvende den brugermanual, du finder i Sofia under menupunktet Hjælp, efter du har logget dig ind med dit personlige password. Hvis du har logget på Sofia med læsesalens generelle password kan du følgende: Se metadata(beskrivelser af data) for alle indlæste digitale arkivalier Se data i digitale arkivalier der er umiddelbart tilgængelige, typisk digitale fagsystemer der er over 20 år gamle Lave søgninger i umiddelbart tilgængelige digitale arkivalier, hvis der er lavet en søgeformular til arkivaliet. I Sofia kan du se følgende typer af digitale arkivalier: E-journal En e-journal er et IT-system, myndigheden har anvendt til registrering af oplysninger om sager, ind- og udgående post, samt interne dokumenter. Dokumenterne i sagerne findes kun på papirform. E-journaler bliver først tilgængelige efter 75 år. ESDH Et ESDH-system er en digital journal, hvor også dokumenterne findes digitalt. ESDHsystemer bliver først tilgængelige efter 75 år. Fagsystemer Digitale fagsystemer er en fællesbetegnelse for de databaser, der ikke er e-journaler eller ESDH-systemer. Fagsystemer rummer registreringer af fænomener, genstande, personer mv. Det kan være registreringer af boliger, patienter, karakterer, vandmålinger eller regnskaber. Fagsystemer uden personfølsomme oplysninger er tilgængelige efter 20 år. Et digitalt arkivalie afleveres som en systemuafhængig arkiveringsversion til Rigsarkivet. God fornøjelse! 3

4 1.1 Log in Når maskinen startes, forsøger den automatisk at logge på SOFIA (se figur 1). 1. Indtast læsesalens generelle login-oplysninger og klik på Log in : Username: Password: SofiaRA (Læsesalen på Rigsarkivet) SofiaLAV (Læsesalen på Landsarkivet for Nørrejylland) SofiaLAO (Læsesalen på Landsarkivet for Fyn) SofiaLAA (Læsesalen på Landsarkivet for Sønderjylland) Sofia123 (Passwordet anvendes af alle brugere på alle læsesalene og kan ikke ændres). 2. Kilk på ikonet Sofia i det fremkomne applikationsvindue 3. Indtast det digitale arkivalies AV-nr. (arkiveringsversions-nummer) i vinduet Indlæs arkiveringsversion og klik på OK (se figur 2). AV-nr. er registreret i Daisy. Skriv enten hele AV-nummeret (8 cifre, fx ) eller forkort (5 cifre, fx 00249). FIGUR 1 FIGUR 2 4

5 2. SOFIAS OPBYGNING Løbende i denne vejledning vil du blive præsenteret for begreber som Arkivaliestruktur, Fanebladet Egenskaber, Menupunkter og Værktøjslinjen. På figur 3 kan du se hvor i Sofia, du finder disse forskellige funktioner. FIGUR 3 Sofias opbygning Sofia er grundlæggende opbygget af to hovedområder: 1) Arkivaliestrukturen til venstre og 2) området med faneblade til højre for Arkivaliestrukturen. Søgeformularer(eks _Vildtstatistik), beskrivelser af arkivaliet/metadata (Egenskaber) og dokumenter med generel information bliver vist som faneblade. Menupunkter Værktøjslinjen Arkivaliestrukturen Faneblade 5

6 2.1 Menupunkter FILER Under menupunktet Filer kan du åbne og lukke digitale arkivalier eller afslutte Sofia. FIGUR 4 Menupunktet Filer Åbn et digitalt arkivalie Vælg menupunktet Filer og klik på Åbn arkiveringsversion (se figur 4). Indtast AVID (8 cifret ID for arkiveringsversionen). Det digitale arkivalies AV-nr er registreret i Daisy. Skriv enten hele nummeret (8 cifre, fx ) eller forkort (5 cifre, fx 00249). Du kan kun have en arkiveringsversion åben ad gangen. Luk et digitalt arkivalie Vælg menupunktet Filer og klik på luk arkiveringsversion. Afslut Sofia Vælg menupunktet Filer og og klik på Afslut for at afslutte Sofia. Du kan også afslutte Sofia ved at klikke på krydset øverst i højre hjørne af Sofia. VIS Under menupunktet Vis har du mulighed for at vise/skjule fanebladet Egenskaber og Arkivaliestrukturen, samt se Dokumenter med generel information(geninfo). FIGUR 5 Menupunktet Vis 6

7 7

8 Vis egenskaber Når du vælger Vis egenskaber fremkommer fanebladet Egenskaber (se figur 5). Alt efter hvad du har markeret i Arkivaliestrukturen, vises forskellige metadata(beskrivelser af arkivaliet) i fanebladet Egenskaber. Læs mere om fanebladet Egenskaber i afsnit Vis arkivaliestruktur Når du klikker på Vis arkivaliestruktur fremkommer filstrukturen med mapper i Sofias venstre side. Her finder du databasens tabeller samt eventuelle søgeformularer. Læs mere om Arkivaliestrukturen i afsnit 2.3. Dokumenter om AV(geninfo) Når du klikker på Dokumenter om AV vises dokumenter med generel information om arkivaliet(geninfo). Dokumenterne er indskannet og afleveret som en del af arkivaliet. De dokumenterer bl.a. systemets brug, teknik og aflevering til Rigsarkivet. Læs mere om hvordan du anvender dokumentfremviseren i afsnit 2.2. OPSLAG Under menupunktet Opslag findes søgeformularer udarbejdet af Rigsarkivet. Hvis der ikke er lavet søgeformularer til det digitale arkivalie, er menupunktet Opslag fraværende. FIGUR 6 Menupunktet Opslag Søgeformularer Hvis der er lavet søgeformularer til arkivaliet, kan du finde dem under menupunktet Opslag (se figur 6). Klik på søgeformularens navn(fx 10305_vildtstatistik) og indtast dine søgeværdier i den fremkomne søgeformular Læs mere om hvordan du søger i en søgeformular i kapitel 4. HJÆLP Under menupunktet hjælp finder du denne brugermanual til Sofia. 8

9 2.2 Generel information Du finder dokumenter med generel information(geninfo) under Vis > Dokumenter om AV(geninfo) (se figur 5). Dokumenterne fremkommer i fanebladet Generel information (se figur 7). Generel information består af en række dokumenter, der dokumenterer systemets brug, teknik og aflevering til Rigsarkivet. Generel information indeholder fx: Myndighedernes brugervejledninger, skærmdumps, instrukser for journalisering, journalplaner Offentlige publikationer såsom love, bekendtgørelser, cirkulærer, forordninger, andre publikationer Tekniske beskrivelser af arkiveringsversionens og/eller driftsversionens databasestruktur Rigsarkivets beskrivelser af håndtering og bevaring af data Afleveringsbestemmelser FIGUR 7 Dokumenter med generel information Fanebladet Generel information til visning af dokumenter med generel information. 9

10 Dokumentets tilgængelighed Dokumenterne kan både være skabt af myndigheden og af Rigsarkivet. Der er således forskellige frister for, hvornår dokumenterne bliver alment tilgængelige. Fristen for dokumentets tilgængelighed i forhold til Arkivlovens frister ses nederst under dokumentet (se figur 7). Som bruger på læsesalen med generelt login til Sofia kan du kun se de dokumenter, som er umiddelbart tilgængelige. Der kan således findes flere dokumenter med generel information end dem du kan se. Ønsker du at se dokumenter, som ikke er umiddelbart tilgængelige, skal du søge om adgang. Vælg dokument Med rullegardinet over dokumentet(se figur 7) kan du vælge, hvilket dokument du ønsker at se. Du kan også bladre mellem dokumenterne med pileknapperne til højre. Bladre i dokument Nederst i højre hjørne vises, hvor mange sider dokumentet består af. Du bladrer med pileknapperne (se figur 7). Ikonerne fra værktøjslinjen i figur 8 er forklaret nærmere nedenfor. FIGUR 8 Værktøjslinjen til Dokumenter med generel information Vis dokumentliste (1) Ikonet Vis dokumentliste anvendes til visning og udskrivning af en liste over alle dokumenter med generel information. Roter, drej eller spejl dokument (2-6) Brug pilene i værktøjslinjen til at rotere, dreje eller spejlvende dokumentet. Negativt billede (7) Negativ eller positiv visning af dokumentet kan ændres på ikonet Negativt billede. Zoom i dokument (8) Brug rullegardinet Tilpas side til at angive, hvordan du ønsker at få dokumentet vist. Du kan bl.a. forstørre eller formindske i %. Vælg skrifttype (9) Ikonet A anvendes til at skifte skrifttype på dokumenter med ren tekst. Ikonet er derfor inaktivt ved scannede dokumenter. 10

11 2.3 Arkivaliestrukturen For at få vist Arkivaliestrukturen skal du vælge Vis > Vis arkivaliestruktur (se figur 5). Arkivaliestrukturen fremkommer i venstre side af Sofia (se figur 9). Når du klikker på det lille plus til venstre for den gule cylinder med AVID et ( ) udfoldes Arkivaliestrukturen for AV en (se figur 9). Når du klikker på de små plusser(+) til venstre for de gule mapper, åbner du mapperne og går et niveau ned i strukturen. Det er muligt at højreklikke over de enkelte dele på alle niveauer i Arkivaliestrukturen og vælge mellem forskellige funktioner i den fremkomne drop down menu. FIGUR 9 Arkivaliestrukturen Arkivaliestrukturen indeholder mapper med generel information, tekniske oplysninger, databasens tabeller og kodelister samt eventuelle søgeformularer. Generel information Markerer du mappen Generel Information i Arkivaliestrukturen (se figur 9), vises en liste med dokumenternes titel i fanebladet Egenskaber. Klik på et dokument i denne liste, for at få vist selve dokumentet i fanebladet Generel Information. Læs mere i afsnit 2.2. Tekniske oplysninger I mappen Tekniske oplysninger findes dokumentet XML-beskrivelse (se figur 9). XML-filen er en teknisk beskrivelse af arkiveringsversionens tabeller, felter og relationer. Dobbeltklik på XML beskrivelse i Arkivaliestrukturen får at få den vist. Alle tabeller og Alle kodelister Mapperne Alle tabeller og Alle kodelister (se figur 9) indeholder en grafisk præsentation af XML-filen. Du kan således her se alle de tabeller, der findes i databasen, samt få et indtryk af, hvordan tabellerne er koblet til hinanden ved hjælp af primær- og fremmednøgler(relationer). Læs mere om hvordan du kan få vist dataindholdet i tabellerne samt beskrivelser af tabellernes indhold(metadata) i

12 Journalmodeller Hvis du åbner journalsystemer i Sofia (e-journaler eller ESDH-systemer) vil du også finde mappen Journalmodeller i Arkivaliestrukturen (se figur 10). Denne mappe indeholder dokumentation for Rigsarkivets tilgængeliggørelse af det digitale arkivalie. Du kan således her se de forespørgsler, der ligger til grund for søgeformularen Journalopslag, men du har ingen rettigheder til at redigere i disse. Selve søgeformularen har du kun rettigheder til at se og anvende, hvis du har fået adgang til det digitale arkivalie. FIGUR 10 Journalmodeller Søgeformularer Mappen Søgeformularer indeholder dokumentation for de søgeformularer, der er lavet til det digitale arkivalie. Fx 10305_vildtstatistik (se figur 9). Læs mere om hvordan du søger i en søgeformular i kapitel 4. 12

13 2.4 Hvad indeholder arkivaliet? Du kan anvende metadata til at skabe dig et overblik over, hvilke data der findes i det digitale arkivalie og i hvilke tabeller de findes. Du kan således anvende metadata til at identificere det rette digitale arkivalie, inden du søger om adgang til det Metadata Metadata beskriver de data, der findes i det digitale arkivalies database. Det kan eksempelvis være en beskrivelse af, hvad en tabel eller et felt indeholder. Strukturen i mappen Alle tabeller i Arkivaliestrukturen er også metadata, da den grafisk visualiserer, hvordan tabellerne i databasen hænger sammen(relationer) og hvilke felter der findes i tabellerne Fanebladet Egenskaber Fanebladet Egenskaber fremkommer når du vælger Vis > Vis egenskaber (se figur 5). Her præsenteres metadata på forskellige niveauer, afhængigt af hvilket niveau i Arkivaliestrukturen, du har markeret med musen. Markerer du den gule cylinder med AV-nummeret vises metadata om arkivaliet i fanebladet Egenskaber. Fx arkivaliets ontologi(journal eller fagsystem), afleveringstype, systemnavn, start- og slutdato, indlæsningsstatus, tilgængelighedsfrist, evt. Arkivarnoter samt en liste over arkivskabere (se figur 11). Markerer du en enkelt tabel vises oplysninger om den specifikke tabel, såsom en beskrivelse af tabellens indhold, antal poster i tabellen, en liste over tabellens felter (se figur 12). Du kan herfra dobbeltklikke på et felt i listen og få vist flere oplysninger for feltet. Markerer du et felt i Arkivaliestrukturen vises feltoplysninger i fanebladet Egenskaber. En beskrivelse af feltets indhold kan ses under Feltinfo. Markerer du en primærnøgle eller fremmednøgle, kan du i fanebladet Egenskaber se, hvilke felter nøglerne består af og hvilke tabeller de binder sammen. Markerer du mappen Alle tabeller vil du i fanebladet Egenskaber få vist en liste med beskrivelser af, hvad de forskellige tabeller indeholder (se figur 13). Du kan her dobbeltklikke på en tabel i listen og få vist flere oplysninger om den enkelte tabel. Du kan også højreklikke over tabeller eller felter og vælge Egenskaber for at få vist metadata. Oplysninger om tabeller og felters indhold er således altid lige ved hånden i Sofia. 13

14 FIGUR 11 Metadata for e-journalen AVID= Markeres den gule cylinder i Arkivaliestrukturen, vises informationer om arkivaliet. FIGUR 12 Metadata for tabellen SAGER i AV 300 Markeres en tabel i Arkivaliestrukturen, vises metadata for tabellen. 14

15 FIGUR 13a Metadata for alle tabeller i AV 300 Markeres mappen Alle tabeller i Arkivaliestrukturen, vises en oversigt over tabellernes indhold Søgning i metadata med Filter Du kan søge i metadata (tabelinfo og feltinfo) med funktionen Filter. Du finder Filter i højre side af fanebladet Egenskaber, når du har markeret en tabel eller mappen Alle tabeller med musen i Arkivaliestrukturen (se figur 12 og 13a). Indtast dit søgeord i tekstfeltet Filter, eks. emneord. Søgningen foretages automatisk løbende, mens du indtaster søgeordet. Du kan se resultatet af søgningen i listen med tabel- eller feltinfo afhængigt af, hvilket niveau du søger på: Når du søger med Filter i fanebladet Egenskaber på Alle tabeller, søges der på tabel- og feltinfo i alle tabeller (se figur 13b). Resultatet af søgningen viser hvilke tabeller, der indeholder tabel- eller feltinfo, som matcher søgeordet. FIGUR 13b Søgning i metadata med Filter-funktionen i alle tabeller Markeres mappen Alle tabeller og søges på emneord i Filter, foretages en søgning på tabelog feltinfo i alle tabeller. Resultatet viser hvilke tabeller, der indeholder søgeordet emneord. 15

16 Når du søger i fanebladet Egenskaber på en tabel, eks. SAGER, søges der på feltinfo for pågældende tabel (se figur 13c). FIGUR 13c Søgning i metadata med Filter-funktionen i tabellen SAGER Markeres en enkelt tabel, eks. SAGER, og søges på emneord i Filter, foretages en søgning på feltinfo for felter i tabellen. I resultatet vises hvilke felter i tabellen, der indeholder søgeordet emneord Arkivarnoter Arkivarnoter er noter, som er tilføjet af Rigsarkivet under tilgængeliggørelsen af arkivaliet. Arkivarnoter kan ses i fanebladet Egenskaber, når den gule cylinder i Arkivaliestrukturen er markeret med musen (se figur 11) Vis tabeldata Hvis du har åbnet et umiddelbart tilgængeligt digitalt arkivalie har du mulighed for at se data i arkivaliet. Højreklik over en tabel i Arkivaliestrukturen og vælg Vis tabeldata (se figur 14). Et popup-vindue fremkommer med tabellens indhold (se figur 15). 16

17 FIGUR 14 Vis tabeldata FIGUR 15 Indhold i tabellen [Art] i AV

18 2.4.6 Søg i tabeldata Når du klikker på knappen Avanceret >> i vinduet Indhold i tabellen (se figur 15), fremkommer under tabellen nogle værktøjer til søgning og sortering i data (se figur 16). FIGUR 16 Søgning og sortering i data i AV Filtrering Filtrering anvendes til søgning i tabellen. Marker Filtrering, indtast søgeværdien (fx ænder) og klik på knappen Søg. Se resultatet af denne søgning i figur 17. I resultatet filtreres alle de rækker væk, som ikke indeholder søgeværdien i nogen af kolonnerne. OBS Der skelnes mellem store og små bogstaver. Vælg Ingen filtrering og klik på Søg for at få vist hele tabellens indhold igen. Sortering Sortering anvendes til sortering af data i kolonner/felter. I rullemenuen ud for Felt vælges den kolonne/felt som sorteringen skal anvendes på. Vælg dernæst om sorteringen skal være stigende eller faldende og klik på Søg. Antal poster pr. side i resultat Under Poster/sid kan du vælge det antal poster/rækker du ønsker vist pr. side. Bladre i resultatet Du kan bladre til næste side i resultatet med pileknapperne ud for Side. 18

19 FIGUR 17 Filtrering og sortering i AV

20 4. SØGEFORMULARER 4.1 Hvad er en søgeformular? Søgeformularer er specielt designede brugergrænseflader, som kan anvendes til søgning i et digitalt arkivalie. I figur 18 ses et eksempel på en søgeformular til et vildtudbyttestatistik-register. Når du vil anvende en søgeformular til søgning, finder du den under menupunktet Opslag (se figur 6). Dobbeltklik på formularens titel for at få den vist. Du søger i en søgeformular ved at skrive søgeord i søgefelterne og klikke på Søg. Klik på det blå i for at få vist søgetips og søgeregler for det enkelte felt. FIGUR 18 Søgeformular 4.2 Søgeregler Søg på et ord Du kan søge direkte på et ord, fx fugl. Denne søgning vil finde alle de resultater, hvor ordet fugl indgår som et selvstændigt ord i teksten, eller hvor fugl er efterfulgt af en bindesteg. Du kan også søge på et ord efterfulgt af erstatningstegnet stjerne, fx fugl*. Denne søgning vil finde alle de resultater, hvor der findes ord som starter med fugl, fx fuglehus og fugle. I en søgning kan du også sætte et erstatningstegn foran ordet, fx *fugl. Denne søgning vil finde alle de resultater, hvor der findes ord som ender med fugl, fx Ederfugl og Urfugl. Endelig kan du i en søgning omgive et ord med to erstatningstegn, fx *fugl*. Denne 20

21 søgning vil finde alle de resultater, hvor ordet fugl indgår enten som et selvstændigt ord eller som del af et andet ord, fx fugl, fuglehus, rovfugle, vadefugle og Ederfugl Søg på flere ord Ordene kombineres med AND eller OR. Søgning på vejle AND amt finder kun de resultater, hvor begge ord findes som selvstændige ord i præcis den skrevne form. Søgning på *fyn* AND *amt* finder de resultater, hvor begge ord forekommer som selvstændige ord eller som del af andre ord eller med andre begyndelser/endelser, fx Fyns amt. Søgning på vejle OR ribe finder resultater, hvor enten Vejle eller Ribe forekommer. Søgning på *jylland* OR ribe finder resultater hvor jylland indgår som del af ordet eller selvstændigt, fx både Ribe og Jylland men også Nordjyllands amt og Sønderjyllands amt Søg på flere ord i en bestemt rækkefølge Ordene omgives af anførselstegn. Fx: søgning på Fyns Amt, finder kun de resultater hvor begge ord indgår i anførte rækkefølge Undgå ord Skriv NOT foran ordet. Fx søgning på NOT agerhøne, finder alle de resultater, hvor agerhøne ikke indgår Erstatningstegn? (spørgsmålstegn) erstatter et vilkårligt tegn. Fx søgning på pe?ersen finder både Petersen og Pedersen. * (stjerne)erstatter flere vilkårlige tegn. Fx søgning på *Fugl* fugl, fuglehus, rovfugle, vadefugle og Ederfugl Søg på tomme felter Skriv NULL i søgefeltet Søg i datofelter Datoer skrives dd-mm-aaaa, mm-aaaa eller aaaa. For en periode skrives de to datoer adskilte af mellemrum, bindestreg, mellemrum, fx: dd-mm-aaaa - dd-mm-aaaa. 21