1. UDKAST. Forretningsorden for Akademisk Råd ved Danmarks Farmaceutiske Universitet

Transkript

1 1. UDKAST Forretningsorden for Akademisk Råd ved Danmarks Farmaceutiske Universitet I overensstemmelse med 12, stk. 7 i Vedtægt for Danmarks Farmaceutiske Universitet har Akademisk Råd den xxxxxx vedtaget og rektor den xxxxxx godkendt følgende forretningsorden Generelle bestemmelser 1. Akademisk Råd har udarbejdet nærværende forretningsorden på grundlag af de rammer, der er fastlagt i standardforretningsordenen vedtaget af bestyrelsen for Danmarks Farmaceutiske Universitet den 17. november Stk. 2. Akademisk råd skal senest en måned efter dets tiltrædelse indsende forretningsordenen til godkendelse hos rektor, som påser, at forretningsordenen er udarbejdet inden for rammerne af standardforretningsordenen og i øvrigt er i overensstemmelse med eventuelle særlige bestemmelser i vedtægten af proceduremæssig karakter vedrørende Akademisk Råds virksomhed. Formand 2. Rektor er født formand for Akademisk Råd, jf. 12, stk. 4 i Vedtægt for Danmarks Farmaceutiske Universitet. Akademisk Råds møder 3. Akademisk Råd udøver dets virksomhed i møder. Visse sager kan dog afgøres ved skriftlig behandling, hvis alle Akademisk Råds medlemmer tiltræder dette. Møderne er offentlige, men sager kan behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes for nødvendigt eller ønskeligt. Stk. 2. Sager, der indeholder oplysninger om personlige forhold, skal behandles for lukkede døre. Stk. 3. Hvis det bestemmes af Akademisk Råd eller formanden, skal spørgsmål om behandling af en sag for lukkede døre forhandles forud for sagsbehandlingen. Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt i ubrudt rækkefølge.

2 Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære Akademisk Råds offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan formanden udelukke denne eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet. Side 2 4. Akademisk Råd afholder normalt 4 6 møder om året. Stk. 2. Ud over de ordinære møder, kan formanden indkalde til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Stk. 3. Formanden skal indkalde Akademisk Råd, når 3 medlemmer skriftligt begærer dette med angivelse af dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes snarest muligt og senest 14 hverdage efter formandens (sekretærens) modtagelse af begæringen. Såfremt begæringen vedrører en sag, hvor en tidsfrist indebærer, at sagen ændrer karakter eller forpasses, skal formanden forsøge at afholde mødet inden fristens udløb. 5. I de tilfælde, hvor det findes af betydning for en sags behandling, kan formanden lade udenforstående indkalde til at deltage i sagens behandling. Udenforstående deltager ikke i sagens afgørelse. 6. Prorektor, administrationschef, studienævnsformænd samt en repræsentant for det teknisk-administrative personale er observatører ved Akademisk Råds møder. Stk. 2. Repræsentanten for det teknisk-administrative personale samt en suppleant vælges for tre år ad gangen af og blandt det teknisk-administrative personale med hovedstilling ved DFU. Funktionsperioden for repræsentanten for det teknisk-administrative personale følger funktionsperioden for Akademisk Råds medlemmer. Den nærmere procedure for afholdelse af valg af repræsentant for det teknisk-administrative personale fastsættes administrativt. Mødeindkaldelse 7. Formanden (sekretæren) udsender mødeindkaldelse med dagsorden samt relevant mødemateriale mindst 5 hverdage før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsordenen skal indeholde oplysning om, hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet. Stk. 2. Dagsordenen udsendes til hvert medlem af Akademisk Råd, observatører og informationskontoret. Mødemateriale, herunder dagsorden, offentliggøres på DFUs hjemmeside, dog ikke materiale som vedrører de sager, som behandles for lukkede døre, jf. 3. Materiale som ikke er praktisk muligt at lægge på hjemmesiden kan gennemses i administrationen hos sekretæren. Stk. 3. Formanden og de enkelte medlemmer af Akademisk Råd kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale hertil skal være formanden (sekretæren) i hænde mindst 8 hverdage før mødets afholdelse. Mødeledelse og sagernes forelæggelse 8. Formanden leder Akademisk Råds møder. Ved rektors forfald er prorektor formandens stedfortræder med de pligter og beføjelser, der er nævnt i nærværende forretningsorden. Har begge forfald aflyses mødet.

3 Stk. 2. Formanden konstaterer ved hvert mødes begyndelse, om medlemmerne er indkaldt med lovligt varsel. Side 3 Stk. 3. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling. Formanden formulerer de forslag, om hvilke der skal stemmes samt fastlægger afstemningsproceduren. Et medlem kan dog altid forlange, at et af medlemmet fremsat forslag sættes under afstemning. Stk. 4. Medlemmer, der ønsker ordet, henvender sig til formanden, som giver ordet til den enkelte i den rækkefølge, det er begæret. Hvis flere begærer ordet samtidig, bestemmer formanden rækkefølgen. Stk. 5. Formanden kan lade spørgsmål, der iflg. forretningsordenen afgøres af ham, afgøre af Akademisk Råd. 9. Sagerne behandles i den orden, som formanden bestemmer, og dagsordenens rækkefølge kan herved fraviges. Akademisk Råd afgør dog i hvilken rækkefølge, sagerne skal behandles, når mindst 2 medlemmer begærer afstemning herom. Stk. 2. Ethvert medlem af Akademisk Råd kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsorden. 10. De sager, der jf. 3, stk. 1 kan afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden til medlemmerne med angivelse af frist for tilbagesendelse af medlemmernes skriftlige tilkendegivelser. Fristen bør normalt ikke være mindre end 5 hverdage. Ethvert medlem kan ved påtegning af sagen, forlange den henvist til behandling i et møde. Formanden sørger i så tilfælde for, at sagen optages på dagsordenen for næstfølgende, ordinære møde. Beslutninger og afstemningsprocedure 11. Akademisk råd er beslutningsdygtigt, når der ud over formanden mindst er 4 medlemmer til stede. Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer, medmindre andet fastsættes. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Stk. 3. Beslutning kan kun træffes om sager, der er optaget som selvstændige punkter på den udsendte dagsorden. Der kan dog træffes beslutning i hastende sager, selv om disse ikke er på dagsordenen, hvis ingen protesterer herimod. Medlemmer med lovligt forfald har mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne beslutninger inden tre arbejdsdage efter, at referat fra mødet er udsendt. Sagen skal genoptages, hvis der fremkommer indsigelser, der er begrundet med oplysninger, der ville have kunnet påvirke den trufne beslutning. Dette afgøres af formanden. 12. Efter formandens bestemmelse sker afstemning ved håndsoprækning eller navneopråb. Det er ikke muligt at stemme ved fuldmagt. Stk. 2. I tilfælde, hvor formanden anser udfaldet af en afstemning for givet på forhånd, kan formanden erklære et afstemningspunkt for afgjort med angivelse af den opfattelse, formanden har af sagens udfald. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort.

4 Stk. 3. Forslag, der har fået flere end halvdelen af de afgivne stemmer, er vedtaget. Hvis der er fremsat mere end to forslag, afgør formanden, hvorvidt afstemningen skal foretages således, at det forslag, der har fået flest stemmer af de afgivne stemmer, er vedtaget, eller om afstemningen skal foretages over flere omgange. Sidstnævnte fremgangsmåde kan anvendes, såfremt de fremsatte forslag er formuleret som hovedforslag, ændringsforslag hertil samt eventuelt underændringsforslag. Formanden bestemmer i hvilken orden, der skal stemmes, jf. 8, stk. 3. Side 4 Stk. 4. Såfremt mindst 3 medlemmer begærer det, skal formanden lade de i stk. 3 nævnte spørgsmål vedrørende afstemningsmetoden og rækkefølgen af afstemninger afgøre af Akademisk Råd. Udvalg 13. Til behandling af særlige sager eller sagsområder, kan Akademisk Råd nedsætte rådgivende udvalg. Akademisk Råd træffer beslutning om udvalgets kommissorium, sammensætning og størrelse samt om hvorledes sammenkaldelsen til sættende møde skal finde sted, herunder eventuelt frist for berammelse af dette møde. Stk. 2. Udvalget skal, medmindre andet bestemmes af Akademisk Råd, selv vælge sin formand. Udvalget afgiver skriftlig beretning om sin virksomhed. Stk. 3. Udvalg betragtes som opløst, når kommissoriet er opfyldt. 14. Akademisk Råd nedsætter af sin midte et stående udvalg, der behandler sager vedrørende nedsættelse af sagkyndige udvalg, der skal bedømme videnskabelige arbejder med henblik på erhvervelsen af ph.d.- og doktorgrader. Stk. 2. De sagkyndige bedømmelsesudvalg afgiver indstilling til Akademisk Råds formand, som tildeler ph.d.-graden, hvis der foreligger indstilling om tildeling af ph.d.-graden fra mindst to af bedømmelsesudvalgets medlemmer. Stk. 3. Indstiller kun et af medlemmerne af bedømmelsesudvalget, at ph.d.-graden tildeles, skal Akademisk Råd behandle indstillingen i overensstemmelse Bekendtgørelsen om ph.d.-uddannelsen og ph.d.-graden. 15. Akademisk Råd nedsætter af sin midte et stående udvalg, der indstiller til rektor om sammensætningen af sagkyndige udvalg til bedømmelse af ansøgere til videnskabelige stillinger, jf. 12, stk. 2 i Vedtægt for Danmarks Farmaceutiske Universitet. Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger 16. Medlemmer af Akademisk Råd har pligt til at deltage i Akademisk Råds møder. Stk. 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i Akademisk Råd, skal afbud meddeles formanden (sekretæren) inden mødets afholdelse. Stk. 3. Når et medlem af Akademisk Råd mister sin valgbarhed, afgår i løbet af valgperioden eller erklæres inhabil, jf. de generelle inhabilitetsregler, eller når et medlem ved fravær i mindst 3 måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at møde, indkalder Akademisk Råd en suppleant. Akademisk Råd træffer selv beslutning om, hvorvidt betingelserne for suppleantens indtræden er opfyldt. Akademisk Råd

5 træffer endvidere beslutning om, hvorvidt suppleanten indtræder for resten af valgperioden eller kun for det ordinære medlems fraværsperiode. Side Et medlem af Akademisk Råd er udelukket fra at deltage i forhandlinger og afstemninger om sager, hvori den pågældende har privat interesse, jf. de generelle inhabilitetsregler. Stk. 2. Et medlem har pligt til at underrette Akademisk Råd om forhold, der bevirker eller kan give anledning til formodning om inhabilitet. Medlemmet skal så vidt muligt give formanden meddelelse om sådanne forhold inden mødets afholdelse. Akademisk Råd afgør herefter, om det pågældende medlem skal vige sædet under sagens behandling, og der skal træffes afgørelse om, hvorvidt en eventuel suppleant skal indkaldes. Et medlem er afskåret fra at stemme om sin habilitet. Tavshedsbestemmelse 18. Medlemmer af Akademisk Råd har tavshedspligt vedrørende sager om enkeltpersoners personlige og økonomiske forhold. Referater og ekspedition af behandlede sager 19. Akademisk Råds beslutninger optages i et beslutningsreferat. Dette underskrives af formanden og sekretæren og udsendes og offentliggøres snarest muligt på den i 7, stk. 2 nævnte måde, hvorefter det forelægges til godkendelse på Akademisk Råds næstfølgende møde. Stk. 2. Ethvert af medlemmerne samt de i henhold til 5 tilkaldte kan forlange opfattelser, der afviger fra beslutningerne, optaget i referatet. I sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan de tillige forlange, at denne gøres bekendt med indholdet af referatet, idet de ved sagens fremsendelse har adgang til at lade denne ledsage af en begrundelse af standpunktet. Stk. 3. Referatet skal i øvrigt indeholde oplysning om hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse og behandlingen af de enkelte punkter, samt om beslutninger under de enkelte dagsordenspunkter og resultatet af en eventuel afstemning. 20. Ekspedition af de sager, der er behandlet af Akademisk Råd, påhviler formanden (sekretæren). Spørgsmål vedrørende forståelsen af forretningsordenen 21. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Hvis det begæres af tre medlemmer, skal formandens afgørelse sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende forståelsen af standardforretningsordenen skal dog forelægges bestyrelsen for Danmarks Farmaceutiske Universitet. Vedtaget af Akademisk Råd den

6 Side 6 Formand Sekretær Godkendt af rektor den Rektor