Communicator effektiviserer virksomhedens aktuelle telekommunikation i ét vindue på din pc.

Transkript

1 Communicator effektiviserer virksomhedens aktuelle telekommunikation i ét vindue på din pc. Version Side 1 af 13

2 Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Om programmet... 3 Om manualen... 3 For at komme i gang... 3 Download... 3 Bruger login og password... 3 Opsætning... 4 Indstillinger... 4 Importer kontaktpersoner... 4 Beskrivelse af funktioner... 5 Overblik... 5 Indgående og udgående opkald... 6 Modtag og omstil opkald... 6 Fritekstsøgning og opkald... 7 Mail og SMS... 7 Send mail og SMS... 7 Send mail og SMS til en hel afdeling... 8 Send mail og SMS til en gruppe, du selv definerer... 8 Medlem af ny gruppe... 9 Øvrige funktioner... 9 Køstatistik... 9 Favoritgrupper Genvejstaster Settings Autorun program Vis eller skjul kontaktpersoner Communicator Overblik Version Side 2 af 13

3 Introduktion Om programmet Med Communicator får du hurtigt et aktuelt overblik over virksomhedens telefoni i ét vindue på din PC. Du kan se, om de enkelte lokalnumre er ledige, omstille samtaler, sende sms og administrere opkaldskøer med et enkelt klik. Om manualen Denne manual vil guide dig igennem de forskellige muligheder og funktioner i programmet. For at komme i gang Download For at komme i gang skal du downloade softwaren Communicator fra dette link: Bruger login og password Efter download starter programmet, og du skal taste dit brugernavn og din adgangskode (User Name og Password). Version Side 3 af 13

4 Opsætning Indstillinger Communicator skal kende sin ejermand, så følgende opsætning skal foretages: Filer -> Indstillinger Du skal udfylde felterne: - Mit navn - Telefon til opkald - Telefon til SMS Importer kontaktpersoner Med et par klik kan du importere dine kontakter fra dit mailprogram. Tryk Filer -> Importer kontaktpersoner -> Google/ Outlook Version Side 4 af 13

5 Beskrivelse af funktioner Overblik Communicator giver et overblik over medarbejdernes tilgængelighed. En statuslampe indikerer om medarbejderen er: ledig DND (vil ikke forstyrres) optaget i kalender optaget i telefonen eller om telefonen ringer - viderestillet DUO kald, dvs. Version Side 5 af 13

6 Indgående og udgående opkald Modtag og omstil opkald Modtag opkald Opkald vises med nummer, navn og adresse, hvis disse oplysninger findes på 118.dk Omstil opkald Du kan foretage en blind*) omstilling til en medarbejder ved at trykke på *) uden at advisere modtageren. Version Side 6 af 13

7 Fritekstsøgning og opkald Fritekstsøgning Du kan hurtigt finde frem til en kontakt ved at taste et navn eller et telefonnummer i fritekstfeltet. Du kan også taste et vilkårligt telefonnummer og ringe op herfra. Opkald Du kan ringe op til en kontakt ved at trykke på eller Mail og SMS Send mail og SMS Med et par klik kan du let sende en SMS eller en mail til en kontakt. Dit standardmailprogram vil åbne. Version Side 7 af 13

8 Send mail og SMS til en hel afdeling Ved at højreklikke på en gruppe kan du bl.a. sende mail og SMS til hele gruppen. Send mail og SMS til en gruppe, du selv definerer Ved at højreklikke et sted i det hvide felt, kan du lave en ny gruppe, som du f.eks. kalder Gruppe SMS. Version Side 8 af 13

9 Medlem af ny gruppe Ved at markere personer kan du trække dem ned i Gruppe SMS. Øvrige funktioner Køstatistik Under Queues kan du se dagens køstatistik for gennemsnitlig ventetid gennemsnitlig taletid antal operatører i alt antal ledige operatører hvor mange opkald, der er besvaret hvor mange opkald, der ikke er besvaret hvor mange opkald, der venter i kø serviceniveau for besvarelse af opkald indenfor 15 sekunder Endelig kan du se, hvem der evt. venter i køen. Version Side 9 af 13

10 Favoritgrupper Grupper, der skal gælde for hele firmaet, skal sættes op af supporten. Ved at sætte flueben kan du vælge din favoritliste. Du kan f.eks. vælge: Salg Support Bogholderi Du kan også lave din egen gruppe ved at højreklikke i det hvide felt og derefter trække personer ned i gruppen. Version Side 10 af 13

11 Genvejstaster Under Filer -> Indstillinger kan du lave dine egne genvejstaster for at besvare telefonen og for at lægge på. Settings Under Filer -> Indstillinger kan du foretage flg. Settings ved at sætte flueben. - Run at Startup: Communicator starter op samtidig med PC en - DND on Lock: Din telefon sættes på DoNotDisturb, når du låser din pc - Show external numbers: Kontaktens evt. direkte nummer vises - Vis opkaldshistorik: De 5 sidste opkald til/fra kunden vises, når kunden ringer ind, eller der ringes op til kunden - Open Communicator Overview on Startup: Communicator Overblik åbner i et ny vindue, hver gang du starter Communicator op Version Side 11 af 13

12 Autorun program Under Filer -> Indstillinger kan du starte et program, eller åbne/kalde en URL ved forskellige hændelser: Ved indgående/udgående opkald under opkald når du lægger på F.eks. kan du kalde krak s URL på grundlag af et indgående opkalds telefonnummer ved at skrive flg. i feltet: Disse parametre kan også bruges. Vis eller skjul kontaktpersoner Under Filer -> Indstillinger kan du med flueben vælge at vise eller skjule kontaktpersoner. Version Side 12 af 13

13 Communicator Overblik Du kan vælge at få et bedre overblik over udvalgte medarbejdre og køer ved at gå til Filer -> Vis Overblik Med drag and drop kan du trække de personer og køer, som du ønsker overblik over. Udgående kald (rød og højrepil) Telefonen ringer (gul) Ledige (grøn) Indgående kald (rød og venstrepil) Køer med statistikoplysninger Version Side 13 af 13