Hospitalsledelserne Århus Universitetshospital - Århus Sygehus - Skejby - Psykiatrisk Hospital. Beskrivelse af Interim Ledelsernes opgaver i DNU.

Transkript

1 Hospitalsledelserne Århus Universitetshospital - Århus Sygehus - Skejby - Psykiatrisk Hospital Projektafdelingen for Det Nye Universitetshospital Hedeager 3 DK-8200 Århus N Tel projektafd@dnu.rm.dk Beskrivelse af Interim Ledelsernes opgaver i DNU. Interim ledelse i de Faglige Fællesskaber Interim Ledelsen skal fungere i perioden indtil der foreligger et færdigt byggeprojektforslag for det Faglige Fællesskab. For et typisk Fagligt Fællesskab udgør det en planlægningsperiode på ca. 18 måneder. Dato Kaspar Bo Laursen Tel Kaspar.Laursen@dnu.rm.dk Side 1 Det bliver næppe muligt at udarbejde en 100 % beskrivelse af opgaverne for Interim Ledelserne, lige såvel som det vil være nødvendigt at tilpasse beskrivelserne til de forskellige udfordringer i de Faglige Fællesskaber. I det omfang det vil være nødvendigt - løbende - at tilpasse beskrivelserne, vil betydende ændringer blive forelagt Forretningsudvalget. Fagligt Fællesskab Akut er igangsat og hospitalsledelserne udpeger Interim Ledelse for FF Abdominal og FF Inflammation inden udgangen af oktober Interim Ledelsens overordnede opgave: at sikre effektive beslutningsprocesser i det respektive Faglige Fællesskabs brugergrupper i overensstemmelse med byggeriets tidsplan at sikre at processerne i brugergrupperne forløber i overensstemmelse med arbejdsvisionen Organisering Der udpeges en Interim Leder, som fungerer formand for den gruppe af 3 personer, der udgør Interim Ledelsen. Ud over formanden - som rekrutteres fra den nuværende gruppe af Universitetshospitalets hospitalsledelser og centerchefer består Interim Ledelsen af en afdelingsleder fra henholdsvis Skejby og Århus Sygehus som udpeges af hospitalsledelserne. Til hver Interim Ledelse tilknyttes en

2 professor, som udpeges af Klinisk Institut efter drøftelse med hospitalsledelserne. HL CC Tilknyttet professor AL SKS AL ÅS Bemandingen af alle posterne sker i enighed mellem hospitalsledelserne for de i øjeblikket - to involverede hospitaler. Det forventes at Psykiatrien vil blive omfattet på et senere tidspunkt. Inden endelig udpegning høres projektdirektøren. Der er tre parter i planlægningen af de faglige fællesskaber i DNU, nemlig det Faglige Fællesskabs afdelinger, repræsenteret ved Interim Ledelsen, Projektafdelingen (PA) og Rådgivergruppen (RG). Formanden for Interim Ledelsen skal i planlægningsperioden repræsentere de to hospitalsledelser og sikre involvering af de afdelinger, der indgår i det Faglige Fællesskab, således at hospitalerne har en tydelig ledelsesrepræsentation i planlægningsprocessen. Det forventes, at der kan opnås enighed om langt de fleste forhold. I tilfælde af uenighed mellem Projektafdelingen, Rådgiverne og Interim Ledelsen kan parterne løfte en problemstilling til Forretningsudvalget, hvilket sker gennem projektdirektøren i Projektafdelingen. Forretningsudvalgets medlemmer kan også tage problemstillinger vedrørende planlægningen af det Faglige Fællesskab op. PA s og RG s opgaver og relationer er defineret i notat Rammer og retningslinier for brugerprocessen. Nedenfor findes en beskrivelse af Interim Ledelsens opgaver, som de ser ud efterår Side 2

3 Opgaver Interim Ledelsen forholder sig til problemstillinger og opgaver, som er stillet af Projektafdelingen og/eller Forretningsudvalget. Opgaverne er koncentreret om delprojektet i det pågældende Faglige Fællesskab. Problemstillinger som er generelle, fx selvstændige delprojekter: IT, Inventar eller delprojekter - som går på tværs af flere Faglige Fællesskaber - behandles af Projektafdeling og Forretningsudvalg. Problemstillinger som vedrører driften forelægges den driftsansvarlige ledelse. Såfremt Interim Ledelsen finder det nødvendigt at rejse en problemstilling udenfor de opgaver, som er defineret af PA, skal Interim Ledelsen allerede i det indledende stadium forelægge problemstillingen for projektdirektøren i PA. I respekt for byggeriets Hovedtidsplan skal IL omsætte arbejdsvisionen, således at forudsætningerne for synergi afspejles i byggeriet, ved at: a) Sikre sammenhæng mellem drift og byggeri af Faglige Fællesskab: - IL afleverer driftsmæssige/tværgående problemstillinger vedr. tilpasning af aktuel drift til FU - som beslutter hvem, der skal løse problemstillingen, eksempelvis: At arbejdsgange/flow i det Faglige Fællesskab passer til DNU s forudsætninger b) Fungere som PA s sparringspartner ifht at identificere, hvor der er behov for innovative løsningsmuligheder. c) Være sparringspartner på de dilemmaer der opstår i byggeprocessen. Synliggøre de driftsmæssige/organisatoriske konsekvenser af de bygningsmæssige løsninger, der er valgt (kvalitetstjek) d) Sikre kommunikation, som resulterer i forankring af beslutninger på hospitalerne, specielt de berørte afdelinger. Specielt i forhold til brugerinddragelsesmøderne: Sikre at der udpeges ledere og medarbejdere med de rette kvalifikationer Sikre at brugerrepræsentanter forstår deres opgave og rolle og hvem de refererer til i egen organisation, under udøvelse af denne rolle. Have ansvar for, at proces og løsninger er forankret i egen organisation, herunder at hjælpe med til at skabe forståelse for de valg/rammer som allerede er besluttet Løfte forhold, der ligger ud over egen fuldmagt, til afklaring i egen organisation inden næste møde. Eksempler på konkrete opgaver: Træffe beslutning om fordeling af m2 i forlængelse af ændrede forudsætninger Indretning af ambulatorier anderledes end konceptet. Eksempelvis samling af alle standardrum til fælles afbenyttelse og samling af specialrum for hvert speciale Samarbejdsflade til det øvrige hospital, herunder tværgående afdelinger Modtagelse af patienter - reception, indretning af galleri Administrationens placering i det faglige fællesskab Implementering af koncept for arbejdspladser til fx dokumentation, kommunikation, planlægning og administration: Nye måder at arbejde på nye arbejdspladser (tidligere kendt som kontorkonceptet). 3 Side 3

4 Aktuelt 2010 Byggeprocessen for Fagligt Fællesskab Abdominal og fagligt Fællesskab Inflammation er i relation til Hovedtidsplanen slået sammen. På den baggrund vil det, efter projektafdelingens opfattelse være nødvendigt, at møder mellem PA og IL for FF Abdominal og FF Inflammation holdes samlet. For at sikre effektive kommandoveje, mødefrekvens og kalenderlogistik mødes PA som hovedregel alene med formanden eller en repræsentant for henholdsvis IL FF Abdominal og FF Inflammation. Interim Ledelserne for de to faglige Fællesskaber beskriver mødestrukturen internt i det pågældende FF. Der kan, alene i kraft af størrelsen på de Faglige Fællesskaber, være varierende grad af mødevirksomhed. PA og RG sørger for at IL modtager introduktion til opgaver og forudsætninger, herunder en grundig gennemgang af arbejdsvisionen. Der vil ligeledes blive afholdt et samlet introduktionsmøde med afdelingsledelserne i det pågældende FF mhp at introducere til IL s opgaver og mandat. Det er som udgangspunkt hospitalerne, som står for eventuel sekretariatsbetjening af IL. PA kan dog i mindre omfang og efter aftale med projektdirektøren løse mindre opgaver. IL må forventes at bruge en del tid på at sætte sig ind i opgaver og forretningsgange i PA og RG. 4 Side 4

5 Bilag 1 til notat om interim ledelse Arbejdsvision for byggeriet af DNU Det Nye Universitetshospital: sammenhængende, bæredygtigt og effektivt byggeri integreret forskning, uddannelse og klinik attraktivt arbejdsmiljø innovative processer Universitetshospital Højt specialiseret behandling inden for alle specialer Behandlingen af højeste kvalitet Forskning på højeste internationale niveau, fra grundforskning til nye behandlinger Attraktivt og udviklende arbejds- og uddannelsesmiljø Forskning og uddannelse i alle afdelinger At forskning, uddannelse og behandling integreres på afdelings-, fagligt fællesskabs- og hospitalsniveau At forskningen har sit eget vartegn At areal til forskning og uddannelse prioriteres lige så højt, som areal til øvrige funktioner At vi fysisk integrerer samarbejdet med eksterne virksomheder Attraktivt arbejdsmiljø Attraktivt og udviklende arbejds- og uddannelsesmiljø Arkitekturen understøtter daglige meningsfulde sammenhænge At vi inddrager personalets viden og behov At hospitalets rum understøtter videndelende adfærd At vi bygger fysisk overskuelige enheder med fælles pauselokaler At faciliteter til forskning og uddannelse placeres så samarbejdet med patientbehandlingen fremmes At hospitalets faciliteter understøtter sundshedsfremmende adfærd inde og ude At ledelse placeres tæt på, hvor arbejdet foregår 5 Side 5

6 Sammenhæng Vi bygger en helhed baseret på fælles løsninger At DNU fremstår som en sammenhængende og harmonisk hospitalsby med arkitektoniske fællestræk og plads til forskellighed At patienter oplever overskuelighed og imødekommenhed At faglige fællesskaber planlægges fysisk sammenhængende At sammenhæng fremmes via teknologi og udvikling af organisationen At ydre miljø (gårdrum, stier, pladser) og de landskabelige kvaliteter i det store landskab integreres Bæredygtighed Vi tager et samfundsmæssigt ansvar At vi prioriterer de løsninger der bedst tilgodeser miljømæssig bæredygtighed og økonomi At vi tager initiativer på udvalgte områder eksempelvis hygiejne og materiale valg At vi udfører byggeriet på en sund og sikker måde Innovative processer Bred involvering i innovative processer At vi inddrager omverdenen, patienter og borgere i planlægningen At vi udfordrer de måder, vi samarbejder på i dag At vi bruger internationale erfaringer og skaber bud på fremtidige løsninger At vi udfordrer vores samarbejdspartnere så de præsenterer visionære løsninger At vi anvender videns- og evidensbaserede løsninger, hvor det er muligt At vi sikrer formidling af vores erfaringer til andet hospitalsbyggeri 6 Side 6

7 Effektivitet, højeste kvalitet og effektiv ressourceudnyttelse Vi gør det rigtige første gang Høj patientsikkerhed Mindst mulige indgreb for den ønskede effekt Effektive patientforløb Høj bygningsmæssig fleksibilitet At vi udnytter de mange fælles faciliteter i hospitalsbyen At vi deler viden gennem anvendelse af teknologi derfor er vores sundhedsydelser ikke afhængige af fysisk nærhed At vi minimerer transportafstande At vi integrerer arbejdskraftbesparende teknologi på hospitalet At vi understøtter rationel arbejdsdeling klinikere laver klinisk arbejde At bygninger, teknikker og overordnede indretninger kan tilpasses ny funktionalitet og kapacitet At vi bygger i standarder og danner det individuelle legoklodsprincippet Bilag 2 Rammer og retningslinier for brugerprocessen 7 Side 7

8 8 Side 8