Organisering, opgaver, roller og bemanding (SAPA/Monopolbrud) Thor Herlev Jørgensen Programleder i Lyngby-Taarbæk Kommune for monopolbrudsprojekterne

Transkript

1 Organisering, opgaver, roller og bemanding (SAPA/Monopolbrud) Thor Herlev Jørgensen Programleder i Lyngby-Taarbæk Kommune for monopolbrudsprojekterne KolleKolle November 2013

2 WS1 sat ind i et lokalt anvendelsesmæssigt perspektiv

3 Praksisanvendelse. Fem første ting, for at komme godt i gang Tjek Organisering - (Program/monopolbrud) Tjek Program/projektledelse med mandat Tjek Programleder/Projektleder Nope Særskilt teknisk projektleder for STS OBS Kortlægning af afhængigheder

4 Praksisanvendelse. Fem gode råd OBS OBS OBS OBS OBS OBS Ledelsesmæssige bevågenhed, synlighed og forankring Program/Projektoverblik (Program/Projektgrundlag) Kommunikation om forandring (ledelsesniveau) (PID/KS) Anvendelse af drejebog/kombit og Netværk Spise e.i.s.b. sæt delmål og fejr sucesser Skab samarbejde, mellem it og forretning

5 Faseopdeling delmål - spis elefant i små bidder.. Prince2!!!

6 Hvor befinder Lyngby-Taarbæk sig? Leveringsfaser (Forberedelse + implementering) Analysefasen Initiering (PID) (Direktion) Idèfase (Præprojektfasen (DR+ KC) + Programgrundlag (Direktion)

7 Anvendte styringsdokumenter Kommissorium Baggrund Sponsor Forretningsmuligheder Omfang Kvalitetsforventninger Projektmål Udbytte Begrænsninger Erfaringer Risicis Interessenter Projektleder Styregruppeformand Programgrundlag Baggrund Formål og ønsket tilstand Omfang og afgrænsninger Foreløbig BC/eksistensberettigelse Slutproduktbeskrivelse Organisering Rollebeskrivelser Fremgangsmetode Tidshorisont PID Baggrund Formål, mål succeskriterier Omfang og afgrænsning Projektorganisation BC/eksistensberettigelse Interessentanalyse Kommunikationsplan Risikoanalyse Milepælsplan Konsekvenser af projekter

8 Præprojekt (Idéfase) - Initieringsfase - leveringsfaser Start af projekt (Præprojekt) Styregruppeformand Projektleder Indsamle erfaringer Sammensætte organisationen Udarbejde udkast til BC Program/projektgrundlag Planlægge initieringsfasen Initieringsfase Risikostyringsstrategi Konfigurationsstyrings-strategi Kvalitetsstyringsstrategi Kommunikationsstrategi Projektplan Udbygge BC Samle PID Leveringsfaser Opdaterer PID Faseplan Faseafslutningsrappor ter Arbejdspakker Statusrapporter Afvigelsesrapporter Emnelog og risikolog Afslutningsrapporter

9 Program! Hvad handler det om?

10 Anvendelse af Program Hvorfor? Fleksible struktur til koordinering og overvågning af indbyrdes afhængigheder. Modellen understøtter vision om forandring, synergier og gevinster. Programstyregruppen kæmper for visionen og har primært fokus på de strategiske sammenhæng (DS/RA). Projektstyregruppe kæmper for alle projekterne gevinster og forandringer - taktisk og operationelt.

11 Inspirator: (Digitaliseringsstyrelses programmodel)

12 Programorganisering i Lyngby-Taarbæk Løsningsforum Direktion Program- og projektsupport Programstyregruppe Programleder Projektstyregruppe Programsikring Projektleder Projektleder Projektleder Følgegruppe

13 Programorganisering (Rolle og ansvar) Referencegruppe! Direktion Programsikring Digitaliseringsråd Programstyregruppe Direktør(Formand) Programejer Anne Søgaard Andersen (CAM) Forandringsejer Centerchef (CØP) - Forandringsejer Centerchef (CBD) - Forandringsejer Programsupport IT-drift, Udbud, Økonomi, ESDH mm. Programleder Thor Herlev Jørgensen Projektstyregruppe (SAPA, KY, KSD) Områdeleder (CAM) - Gevinstejer Områdeleder(CSI) - Gevinstejer Områdeleder(CBD) - Gevinstejer Områdeleder(CØP) - Gevinstejer Thor Herlev Jørgensen (CBD) -(Formand) -Projektejer Løsningsforum Sammenhæng i løsninger (arkitektur) (Fagcentrer og IT). Projektleder (SAPA) Medarbejder (CBD) Projektleder (KY) Medarbejder(CAM) Projektleder (KSD) Medarbejder(CAM)

14 Rolle Projektleder Ansvar Lederansvar: Overordnede ansvar for at lede projektet frem mod realisering af BC. Styring af fremdrift, Koordination af de pågældende projekt og dets aktiviteter og processer, der indgår i projektet. Ansvar for design og etablering af projektorganisation og projektgovernance i samarbejde med programlederen. Projektsplanlægning, produkttkatalog samt koordinering af projektets delleverancer. Ansvarlig for levering af projektets resultater i henhold til gældende planer og budgetter i samarbejde med programlederen. Ansvarlige for at sikre at de rigtige kompetencer er til stede i proejktet. Ledelse af projektfaser og lukning af projekt. Overordnede opfølgning på leverandørperformance. Sikre at delprojektleverancerne understøtter projektets formål og målsætninger. Udføreansvar: Optimering af ressourcer, pris og kvalitet på projektet. Levering af projektets resultater. Daglig ledelse af projektet og dets deltagere, herunder. Løbende koordinering og optimering af budget og ressourcer i projektet, herunder styring af afhængigheder. Sikre fremdrift, afklare problemer og barrierer for opnåelse af forandringsevne i organisationen. Risikostyring af projektet. Vedligeholde kommunikationsplan. Projektteambuilding i det omfang der er et behov. Håndtering og eskalering af problemer og ændringsønsker fra projektet til projektstyrergruppe og programlederen. Løbende rapportering af fremdrift til projektejer.

15 Rolle Projektejer Ansvar Lederansvar: Rammebetingelser, fokus og retning. Realisering af business Cases, fremdrift, resultater på strategisk plan. Overvåge risici. Kommunikation af vision og retning. Sparring med henholdsvis Projektleder om prioriteringer og ændringsanmodninger. Indstille til godkendelse af projektfaser. Udføreransvar: Balancering af projektets krav og behov. Sparring med projektleder om prioriteringer og ændringsanmodninger. Indstille til godkendelse af projektfaser. Programleder Lederansvar: Overordnede ansvar for at lede programmet frem mod realisering af BC. Styring af fremdrift, Koordination af alle projekter, aktiviteter og processer, der indgår i programmet. Ansvar for design og etablering af programorganisation og programgovernance. Programplanlægning, projektkatalog samt koordinering af leverancer for projekterne. Ansvarlig for levering af programmets resultater i henhold til gældende planer og budgetter. Kompetencer. Ledelse af programbølger og lukning af program. Overordnede opfølgning på leverandørperformance. Sikre at projektleverancerne understøtter programmets vision og formål. Udføreansvar: Optimering af ressourcer, pris og kvalitet på tværs af programmet. Levering af programmet resultater. Daglig ledelse af programmet og dets deltagere, herunder ledelse af projektledere på programmets projekter. Løbende koordinering og optimering af budget og ressourcer på tværs af projekter, herunder styring af afhængigheder. Sikre fremdrift, afklare problemer og barrierer for opnåelse af forandringsevne i organisationen. Risikostyring på tværs af projekterne. Vedligeholde kommunikationsplan. Programteambuilding i det omfang der er et behov. Håndtering og eskkalering af problemer og ændringsønsker fra projekterne. Løbende rapportering af fremdrift til programejer.

16 Roller og ansvar (WS1) Praksisanvendelse i Lyngby-Taarbæk Kommune Organ Fokus Hvornår? Programstyregruppe Strategiske beslutninger Hver uge Projektstyregruppe Projektgruppe Taktisk/operationel le beslutninger på tværs Taktisk-operationel sparring Hver uge Hver uge Arbejdsgrupper Operationel sparring Hver 2-4 uge Projektsikring Taktisk sparring Efter behov. Reference-grupper Taktisk og operationel kommunikation 4 x årligt Øvrige møder Ad hoc Ad hoc

17 Spørgsmål