Indledning Trin 1. Forberedelse af data Trin 2. Test af din dataimport Trin 3. Validering af datafilen... 6

Transkript

1 Dataimport guide Indhold Indledning... 2 Trin 1. Forberedelse af data... 2 Trin 2. Test af din dataimport... 5 Trin 3. Validering af datafilen... 6 Trin 4. Mapning af data... 8 Trin 5. Opret møde Dataimport notater webcrm Dataimport v.4.0 December

2 Indledning Dataimport funktionen i webcrm er udviklet til at: Importere data fra en datafil (Excel ark) til et nyt webcrm system Opdatere eksisterende poster med nye data, fx regnskabsmæssige oplysninger Oprette aktiviteter, møder, tilbud, produkter og ordrer fra en import Når du skal importere data, så læs først hele denne trin-for-trin-guide, da det vil spare dig tid og gøre din import mere effektiv. Vi har forsøgt at gøre dataimport til webcrm så let som muligt, men du kan også vælge at kontakte os, og få en af vore webcrm konsulenter til hurtigt og sikkert at importere dine data. Trin 1. Forberedelse af data Inden du begynder dataimport, skal dit webcrm system være opsat, så det passer til de data, du vil importere. Dvs. du skal sikre dig, at der er oprettet felter, som du kan lægge data ind i. Som udgangspunkt skal du derfor overveje og beslutte, hvilke felter du ønsker at have på organisationer, personer, aktiviteter osv. Derefter skal systemets standard drop-down lister tilpasses dine data eller omvendt du kan se/redigere dem ved at klikke Konfiguration -> Drop down lister. I det omfang du mangler felter, skal disse oprettes inden data importen klik Konfiguration -> Brugerbestemte felter (læs mere om dette i vejledningen Kom godt i gang) Til selve dit Excel ark er der følgende krav: 1. Der skal være en overskrift i samtlige kolonner (felterne A1, B1, C1 osv.). Overskriften behøver ikke være identisk med det, feltet hedder i webcrm. F.eks. kan der udmærket stå Firma i dit Excel ark, selvom dette felt skal lægges ind som Organisations navn i dit system. Overskriften skal imidlertid være der, da du ellers ikke kan fortælle systemet, hvilke felter der skal mappes til hvad ved import. 2. Data skal være strukturerede. Dvs. Organisations navn skal stå i samme separate kolonne, telefon nr. i en anden osv. Sørg også for, at du skriver f.eks. postnumre på samme måde, så der ikke står DK-2100 i nogle felter og 2100 i andre (NB: systemet hindrer ikke sådanne forskelligheder ved import, men jo bedre/rene dine data er, desto større glæde vil du få ved systemet). 3. Hvis du importerer data til drop-down lister, skal mulighederne i regnearket svare præcist til opsætningen i dit webcrm system. Fx skal A Kunde angives nøjagtigt som det skrives, og ikke som a kunde. Tilsvarende for fx sælgere: Indtast deres fulde navn (som anført i deres brugerprofil). Hvis et felt er identisk for alle de importerede data, for eksempel B-kunde, behøver du ikke at oprette en separat kolonne for denne information. Dette kan angives som samme værdi for alle, når du importerer. webcrm Dataimport v.4.0 December

3 4. Såfremt du benytter Områder i systemet og kunder og emner skal knyttes til sælgere som har disse områder, skal du lave den kobling i Excel arket. Dvs. at hvis sælger Peter Hansen har ansvar for område Jylland, skal du oplyse dette område ud for Peter Hansens kunder og lade systemet foretage mapningen under importen. 5. Hvis du har flere kunder med identiske navne, skal du bruge divisions navne for at adskille dem se eksemplet i næste afsnit Data for Organisationer. 6. Hvis du importerer en markering til et afkrydsningsfelt se eksemplet i afsnittet Data for personer. Dataimporten i webcrm giver dig mulighed for både at opdatere eksisterende poster samt oprette nye. Du kan også oprette aktiviteter, når du importerer data. Du kan opdatere og/eller oprette nye poster for følgende: Organisationer Personer Aktiviteter Tilbud Ordrer Møder Produkter s Her vil vi gennemgå et simpelt eksempel: Oprettelse af organisationer Oprettelse af personer Oprettelse af aktivitet og tildeling af aktiviteten til en ansvarlig bruger Ved import af data til webcrm er det vigtigt at forberede data ordentligt. Brug følgende checkliste for at sikre, at dine data er klar til import: Data skal være i CSV- (semikolonsepareret) eller TXT-format ikke Mac csv format eller andet Sørg for, at teksten ikke indeholder semikolon (;) - brug søg og erstat-funktionen i Excel Sørg for, at beskrivelsen for drop-down lister er nøjagtig den samme som i webcrm systemet herunder brug af store og små bogstaver Brugernavne skal indtastes med fornavn og efternavn, og ikke kun det første navn, initialer eller andre forkortelser At der er indhold i organisations-kolonnen. Hvis ikke, vil den blive ignoreret Hvis du skal oprette aktiviteter i forbindelse med dataimporten og der skal oplyses en kontaktperson (hos kunden/emnet), skal dette navn stå som fuldt navn i én kolonne, mens du kan importere kontaktpersoner til oprettelse som almindelige personer hvad enten disse er oplyst som fuldt navn, eller fornavn, evt. mellemnavn og efternavn står i separate kolonner. webcrm Dataimport v.4.0 December

4 Nedenstående viser et eksempel på et regneark gemt i CSV-format. Bemærk, for overskuelighedens skyld viser vi kun udsnit af regnearkene i eksemplerne, men de skal betragtes som dele af et sammenhængende regneark. Bemærk, at der i ovenstående eksempel for organisationen Tesco er to poster med samme organisationsog divisionsnavn. webcrm dataimporten vil registrere disse optegnelser som samme virksomhed, og kun oprette én Tesco organisation med divisionsnavnet Head Office. Til gengæld vil der blive oprettet en separat virksomhed for Tesco med divisionsnavn Manchester. Hvis der ikke oprettes et divisionsnavn vil der samlet kun blive oprettet en Tesco virksomhed; og den vil have adresse på Old Trafford. Det er således vigtigt, at du gennemgår dine data og tjekker for dubletter, før du importerer. Hvis fx Tesco har to datterselskaber i Storbritannien, kan du oprette to organisationer med navnet Tesco og angive Head Office som division/ afdeling for den ene af dem, og Manchester for den anden. Uden dette divisionsnavn, vil der kun blive oprettet én organisation (med indhold svarende til den, der står længst nede i regnearket). Divisionsnavnet anvendes således både i dagligdagen og ved import til at tillade oprettelse af flere organisationer med samme navn på forskellige adresser. Land og branche er eksempler på down-lister, hvor indholdet i Excel/csv arket skal svare til de definerede muligheder i dit system (under konfiguration -> drop-down lister -> organisationer ). Organisationer er i det viste system omdøbt til Kunder (under konfiguration -> hovedindstillinger -> terminologi ). webcrm Dataimport v.4.0 December

5 Data for personer Du vil se, at der ovenfor er inkluderet brugernavne under kolonnen Ansvarlig. Dette er den ansvarlige for den pågældende kunde. Bemærk, at den ansvarlige person (dvs. bruger i systemet) skal skrives 100% korrekt med hans/hendes fulde navn. Disse felter vil typisk blive brugt til at oprette 1. eller 2. ansvarlig under organisationerne, men også ved oprettelsen af ansvarlig for aktiviteten. Importen ovenfor vil også oprette to personer under Tesco, afdeling Head Office. Bemærk, at du kun kan importere personer med fuldt navn til aktiviteter, mens du udmærket kan opdele i fornavn, mellemnavn og efternavn, når du blot skal oprette personen. I kolonnen Blokér mass , vil du lægge mærke til j i nogle af felterne. Dette tegn bruges til at markere den relevante check-boks for den pågældende post, når importen udføres. I dette tilfælde for at bekræfte, at personen skal blokeres fra at modtage mass s. En * markering vil IKKE opdatere check-boksen, kun j, ja, y eller yes vil have denne effekt (med små eller store bogstaver). I arket kan der også angives en dato, som f.eks. anvendes ved oprettelse af aktiviteter og fastsættelse af opfølgningsdato på den pågældende organisation & kontaktperson. Det korrekte format for disse aktiviteter er bestemt ud fra, hvilket format der angivet for dig under konfiguration -> brugere klik på blyanten ud for dig selv. I brugere med dansk sprog vil default være DD-MM-ÅÅÅÅ. Trin 2. Test af din dataimport Før du begynder at importere data, anbefaler vi altid, at du tester importen med et par linjer af data. På den måde kan du kontrollere, at indstillingerne er korrekte, før du kører en komplet dataimport. Gå til Konfiguration i hovedmenuen og vælg Data import, hvor du vil se følgende skærmbillede: Denne skærm viser en liste over dataimporter, der allerede er gennemførte (eller er i gang). webcrm Dataimport v.4.0 December

6 Ved at klikke på Upload fil vil du se følgende skærm: Find din csv-fil ved at klikke på Gennemse og klik på Upload. Dette overfører filen til webcrm serverne, så den er klar til at blive importeret til webcrm. Når du har uploadet filen (NB max størrelse: 6MB eller linier) vil du herefter blive bedt om at validere filen. Bemærk, at du kan gentage en tidligere import (fx hvis du har flere identiske regneark, der skal importeres) ved at uploade filen ud for én af de allerede afsluttede importer, ved at klikke på Upload ny fil. Herigennem sparer du tid, da du ikke skal mappe felterne igen. Trin 3. Validering af datafilen Du uploader filen og markerer, hvad du ønsker at importere/ mappe på det næste skærmbillede. Når du derefter trykker gem opsætning og valider vises billedet herunder: webcrm Dataimport v.4.0 December

7 Bemærk, at der under fil valideret OK vises, hvor mange data-felter (kolonner) og data-linier (med organisation, person og evt. aktivitetsdata) du har uploadet. Du bør give dataimporten en beskrivelse, så du vil være i stand til at finde og evt. bruge den igen i fremtiden. Du kan hér også vælge Opret kun nye. Dette vil ikke opdatere eksisterende data, men kun oprette nye organisationer, personer osv., der ikke findes i forvejen. Du kan også afmærke Send efter afsluttet import for at bede webcrm sende dig en bekræftelse på at importen er afsluttet (dataimport kan tage noget tid, afhængig af datamængden). Tillad Datalinjer Selvom du har gjort alt for at sikre rene data, kan du alligevel have nogle fejl i din datafil, dvs. tomme felter eller overskydende data felter. Ved at afkrydse hver af disse muligheder; For få datafelter + For mange datafelter, vil importen tillade, at ukorrekte datalinjer alligevel importeres. Bemærk: Hvis du ikke afkrydser disse muligheder, og der er fejl i en datalinje, vil den pågældende datalinje ikke blive importeret. Trin 4. Mapning af data webcrm har mange felter til mapning (kortlægning) af data fra importfilen til webcrm systemet. Afhængigt af de indstillinger du valgte under Valideringssiden, vil du se relevante felter for de importerede dataområder. I vores eksempel, valgte vi at validere: Organisationer Personer og Aktiviteter hvorfor vi får mulighed for at mappe datafelter til disse områder, når der der klikkes på Map data. Der startes med at mappe organisations data: webcrm Dataimport v.4.0 December

8 Organisationer I dette tilfælde er der ét obligatorisk felt organisation (dvs. navnet på virksomheden). Det er dog vigtigt, du husker også at mappe feltet Divisionsnavn (afdeling), da det som nævnt tidligere, sikrer oprettelse af alle de relevante afdelinger af samtlige organisationer. Identificér de felter, du vil opdatere. Drop down menuen i hvert felt viser alle kolonne-overskrifterne i din uploadede dataimport fil (csv-filen). Drop-down listen med kolonneoverskrifter vil automatisk blive nummereret 1, 2, 3 osv. Det gør det nemmere at få øje på en kolonne, du måtte have overset i din kortlægning. I ovenstående eksempel kan du se at Telefon er udfyldt med data fra kolonne 7 på dataimport-filen. Bemærk, at du kan vælge Samme værdi for alle i midten og til højre vælge (eller skrive) den værdi, som alle importerede data skal oprettes med. Derfor behøver du fx ikke skrive 1. ansvarlig i en separat kolonne i dit csv ark, hvis alle de importerede organisationer har samme ansvarlig. webcrm Dataimport v.4.0 December

9 Personer Fortsæt med at scrolle ned på Map data skærmen, og du vil se dine muligheder for at importere personoplysninger. Du vil se, at der er to obligatoriske felter til Fornavn og Efternavn, som er nødvendige, for at importen vil oprette en post. Hvis din datafil har navne oprettet som fuldt navn (uden adskillelse mellem for- og efternavn) kan du ændre indstillingen til fuldt navn under Avanceret for personer. Systemet vil så lægge de første sammenhængende karakterer ind som fornavn og resten som efternavn. Husk i øvrigt under status for personer at vælge Samme værdi for alle -> = aktiv. Aktiviteter Du kan oprette aktiviteter som en del af en dataimport. Dette er ekstremt nyttigt til telefonsalg (canvas) ud fra indsamlede data. Aktiviteter vil blive oprettet for hver datalinie, medmindre du har valgt en indstilling til kun at oprette én aktivitet pr organisation. Datoen for dette eksempel er lagt ind som samme værdi for alle, men kunne også have været oprettet og dermed importeret fra dataimportfilen, hvis de havde været forskellige. webcrm Dataimport v.4.0 December

10 NOTE: Bemærk, at du også kan masseoprette aktiviteter for eksisterende organisationer/ personer vha. oversigter. Når du viser/kører den pågældende oversigt, vil der fremkomme et ikon, der hedder opret aktiviteter, som udfyldes, hvorved der oprettes aktiviteter for de valgte organisationer. Se i øvrigt kom i gang p. 6. webcrm Dataimport v.4.0 December

11 Trin 5. Opret møde Under opret møde bestemmes, hvordan importen skal håndtere dubletter, blanke felter og om importen skal oprette nye poster eller opdatere allerede eksisterende. På skærmbilledet ovenfor kan du se, hvordan du indstiller parametrene for hver enkelt import; i dette tilfælde, Organisationer, Personer og aktiviteter. Du kan entydigt identificere organisationer ud fra deres navn og afdeling, organisation system ID eller ethvert brugerbestemt unikt felt for organisationer (eller personer i B2C versionen). webcrm system ID vil typisk blive brugt til at reimportere berigede data. Dvs. hvis du vil tilføje noget til allerede oprettede organisationer, tager du organisationens unikke ID med ud i dit Excel ark (vha. oversigter). Derefter tilretter du data, gemmer arket som csv og importerer, hvor du så benytter det unikke ID som nøgle, så du sikrer, at de rigtige organisationer opdateres. Såfremt du har oprettet unikke felter på organisationer (nederst på skærmbilledet: Konfiguration -> brugerbestemte felter -> organisationer ) vil et sådant felt (f.eks. et debitor nummer) kunne vælges som nøgle ved import til berigelse af eksisterende data. Bemærk, at: Importér tilstanden er forudindstillet, og du kan vælge at ignorere tomme felter eller ej. De samme parametre er gældende for import af personer. For aktiviteter, kan du vælge altid at oprette nye eller opdatere eksisterende. webcrm Dataimport v.4.0 December

12 Når du har gjort dette kan du gemme indstillingerne. Gå herefter til Map data og klik: Dataimporten vil derefter blive sat i kø for at blive behandlet. Dette vises i fanen Status. Når importen er afsluttet, anbefales det at studere eventuelle fejlmeddelelser, der vises længst til højre ud for importen sammen med resultatet af kørslen; fx 22 organisationer oprettet, 10 organisationer opdateret osv. Dataimport notater Felterne Opdateret af og Oprettet af Når du har kørt din import, er to nøgle datafelter blevet opdateret; Organisationer oprettet af og Organisationer opdateret af. Disse felter bærer vigtig information der dokumenterer, hvem der har oprettet og opdateret hver af organisationerne. Disse felter viser normalt brugerens navn. Men når de oprettes eller opdateres via en dataimport, formateres de som: IMP til 14:32:18-EM Dette registrerer, at hver organisation blev oprettet eller opdateret via en dataimport, med dato, tid og bruger initialer der viser, hvem som foretog dataimporten. Denne værdi er unik og identisk for alle poster oprettet eller opdateret af importen. Den registrerede tid er ligeledes identisk for hver af posterne. Sletning af poster oprettet ved en dataimport Du kan slette importerede data ved hjælp af Oversigter. Gå til Data filter og vælg organisation: oprettet af og vælg den ovenfor viste operator. I fanen Avanceret vælg Slet data under Tilladte aktioner. Kør oversigten og kontrollér resultaterne (dvs. de organisationer mv., der vises ved at køre oversigten) for at sikre, at det er de data, du vil slette. Hvis alt er korrekt, kan du herefter slette data. VIGTIGT - Du kan slette poster som er oprettet via en dataimport, men hvis du sletter poster der er opdateret via en dataimport, vil du samtidigt slette data, der eksisterede forud for importen. webcrm Dataimport v.4.0 December

13 Import af flere elementer / områder Importfunktionen i webcrm giver dig mulighed for at importere flere elementer til ét felt. For eksempel kan du have et multivalg felt under Personer i webcrm systemet kaldet Interesser, som giver brugere mulighed for at vælge mellem flere interesser, i samme felt. Du kan se opsætningen af sådanne felter herunder (under konfiguration -> brugerbestemte felter -> personer..vælg multi valg liste som vist til højre. Hvis du skal importere til et sådant multi valgliste felt fra et csv/excel ark kan du vælge at skrive indholdet (f.eks. fodbold, musik osv.) eller det tilknyttede tal (1 og 2). For at importere flere værdier skal de enkelte muligheder stå i samme felt adskilt af komma. Hvis du vil tilføje disse data til eksisterende data, skal der være et foranstillet + (et plus tegn) i Excel arket. webcrm Dataimport v.4.0 December

14 Om hjælp og vejledning Vi håber, du fandt denne vejledning anvendelig. Skulle du have brug for yderligere assistance er du velkommen til at kontakte din lokale webcrm konsulent, som med glæde vil hjælpe dig videre. Bemærk, at hjælp & support funktionen i selve systemet (findes øverst t.h.) er gratis. Dér findes dels en omfattende vejledning og du er velkommen til at stille spørgsmål. Vi svarer på generelle spørgsmål inden for 24 timer typisk med et par linier og/eller henvisning til et det relevante sted, hvor du kan læse om hvordan du løser den givne problemstilling. Der er ligeledes en række dokumenter på vores hjemmeside og der findes hjælpe/inspirationsvideoer på såvel hjemmesiden som i dit system, som du med fordel kan studere. Hvis du ønsker telefonsupport eller har forespørgsler vedr. opsætning eller anvendelse af dit system som er specifikt og typisk kræver adgang til dit system for at kunne rådgive er dette også muligt. Vi yder denne form for rådgivning på konsulentbasis, hvor du køber et klippe kort på 2 timer eller mere. webcrm Dataimport v.4.0 December