Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 Sagsnr.: /07 Dato: Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Onsdag, den 28. februar 2007 kl Sted: Mødelokale 5, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Medlemmer: Peter Christensen Hans Peter Geil Erwin Andresen Inger Donslund Jørgen Elsted Hansen Poul Rosendahl Morten Kristensen Thyge Nielsen Ole Jacobsen Øvrige: Direktør H. C. Bonde Kirsten Therkildsen (ref.) Dagsordenspunkter: 11/07 Sager til orientering /07 Repræsentantskabets opgaver /07 Ændring af Tilslutningsaftale for Rejseplanen A/S /07 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejseplanen A/S /07 Revideret aktionæroverenskomst for Rejsekort A/S /07 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S /07 Forslag til ændring af vedtægt og aktionæroverenskomst for Vestbanen A/S /07 Lokal MED-aftale /07 1. udbud af buskørsel /07 Behandling af ansøgninger om udlån af hængeskiltepladser i bussen og bussens bagrude

2 Dagsordenpunkt 11/07 J.nr. /07 Dato 20. februar 2007 Sager til orientering. Dagsorden 12/07 J.nr. /07 Dato: 6. februar 2007 Repræsentantskabets opgaver. Sagsresume. I forbindelse med vedtagelsen af Vedtægten for Sydtrafik blev det drøftet, hvilken opgaver Repræsentantskabet eventuelt skal beskæftige sig med. Af vedlagte notat er forsøgt oplistet en række punkter som repræsentantskabet evt. kan tage beslutning om/godkende, såfremt bestyrelsen beslutter en sådan opgave for Repræsentantskabet. Der vil i givet fald blive tale om, at bestyrelsen afgiver beslutningskompetence til Repræsentantskabet. 17

3 Dagsordenpunkt 13/07 J.nr.: /07 Dato: 8. februar 2007 Ændring af Tilslutningsaftale for Rejseplanen A/S Sagsresume. I forbindelse med strukturreformen og dermed ændring af strukturen i trafikselskaber i Danmark, skal der ske ændringer i ejerskab og pligter i Rejseplanen A/S. Rejseplanen er et informationsværktøj omkring køreplan- og prisoplysninger m.m. for den kollektive trafik, der er udarbejdet og ejet af parterne i den kollektive trafik i Danmark. Ejerne er DSB, HUR, Ørestadsselskabet og trafikselskaberne i Danmark, samt de amter der ikke havde trafikselskaber. Med reformen er der blevet færre (og større) trafikselskaber og de pligter og rettigheder, de hidtidige selskaber har haft er ført over til de nye trafikselskaber. Hermed er rettigheder og pligter for Vejle Amts Trafikselskab, Ribe amts trafikselskab og Sydbus overført til Sydtrafik. Med denne ændring skal der ske en ændring af tilslutningsaftalen til Rejseplanen A/S. Tilslutningsaftalen er alene en ændring af ejerforholdet fra de tre trafikselskaber til Sydtrafik. I henhold til delingsaftalerne overføres de tre trafikselskabers aktier til Sydtrafik ligesom den stillede lånekapital, som er betalt i forbindelse med udvikling af Rejseplanen, tillægges Sydtrafik, og tilbagebetales og forrentes som oprindelig aftale. Tilbagebetalingstid 7 år. Vejle Amts Trafikselskab har indbetalt kr. i aktiekapital, der fordeles med kr. til Sydtrafik og kr. til Midt Ribe amts trafikselskab har indbetalt kr. i aktiekapital. Sydbus har indbetalt kr. i aktiekapital. Den samlede aktiekapital er kr. svarende til en nominel aktieværdi på kr. Ansvarlig lånekapital er pr opgjort til: VAT kr. fordelt med kr. til Sydtrafik og kr. til Midt Ribe amts trafikselskab kr. Sydbus kr. Samlet beløb for Sydtrafik kr. HCB 18

4 Dagsordenpunkt 14/07 J.nr.: /07 Dato: 5. februar Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejseplanen A/S. Sagsfremstilling. I forbindelse med strukturreformen er det nødvendigt at ændre ledelsesstrukturen for flere af de samarbejdsprojekter, der eksisterer i den kollektive trafik i Danmark Et af disse projekter er Rejseplanen A/S. Med ændringen af trafikselskaber og nydannelse af trafikselskaberne, heraf Sydtrafik, er det nødvendigt at ændre den aktionæroverenskomst, som er gældende til at omfatte den nye trafikselskabsstruktur. Hidtil har aktieejerne i Rejseplanen A/S været repræsenteret af DSB, HUR, Ørestadsselskabet og alle trafikselskaber i Danmark. Med omdannelsen af HUR/sjællandske trafikselskaber og trafikselskaberne i region Midt og Syd, skal aktionæroverenskomsten ændres til de ny forhold. Med den ændrede aktionæroverenskomst får trafikselskaberne tildelt et medlem af bestyrelsen. Sydtrafik får dermed også 1 bestyrelsesmedlem I Sydtrafiks vedtægter 24 punkt 12) træffer bestyrelsen beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Bestyrelsen i Rejseplanen A/S er ikke en politisk bestyrelse men en arbejdende embedsmandsbestyrelse. 19

5 Dagsordenpunkt 15/07 J.nr.: /07 Dato: Revideret aktionæroverenskomst for Rejsekort A/S. Sagsresume. Rejsekort A/S blev stiftet i 2003 med DSB, Ørestadsselskabet, HUR, Vestsjællands Trafikselskab, Storstrøms Trafikselskab, VAT og Nordjyllands Trafikselskab som aktionærer. Med disse parter blev der indgået en aktionæroverenskomst. Med strukturændringen skal aktionæroverenskomsten tilpasses de ændrede trafikselskabsforhold, således at de rettigheder og pligter, der er overflyttet til de nye trafikselskaber tillige omfatter Rejsekort A/S. Aktionæroverenskomsten ændres således at bestyrelsen sammensættes med 2 medlemmer til DSB og MOVIA hver især og med ét medlem til hver af parterne Sydtrafik, NT, Midttrafik og Ørestadsselskabet. Herudover ændres vetoretten ved væsentlige beslutninger, så de vestlige trafikselskaber i fællesskab (et flertal) kan bruge vetoretten, der åbnes for private togoperatører som aktionærer, og der er pligt til at afhænde aktierne, hvis man ophører med at drive kollektiv trafik i Danmark. Derudover er Aktionæroverenskomsten som VAT i sin tid tilsluttede sig. I Rejsekort A/S har Sydtrafik en aktiepost på nominel 2,3 mio. kr. og stillet en ansvarlig lånekapital på 3,8 mio. kr. til rådighed. I henhold til aftalen skal der yderligere købes aktier i 2007 for kr. (nominel 1,7 mio. kr.) og stilles lånekapital på kr. (2007) og kr. (2008). På budget 2007 og efterfølgende år er der afsat 3,2 mio. kr. pr. år til Rejsekort A/S. 20

6 Dagsordenpunkt 16/07 J.nr.: /07 Dato: 5. februar 2007 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S. Sagsfremstilling. I forbindelse med strukturreformen er det nødvendigt at ændre ledelsesstrukturen for flere af de samarbejdsprojekter, der eksisterer i den kollektive trafik i Danmark Et af disse projekter er Rejsekort A/S. Med ændringen af trafikselskaber og nydannelse af trafikselskaberne, heraf Sydtrafik, er det nødvendigt at ændre den aktionæroverenskomst, som er gældende til at omfatte den nye trafikselskabsstruktur. Hidtil har aktieejerne i Rejsekort A/S været repræsenteret af DSB, HUR, Ørestadsselskabet, Vejle Amts Trafikselskab og Nordjyllands Trafikselskab. Med omdannelsen af HUR/sjællandske trafikselskaber og VAT ind i Sydtrafik, skal aktionæroverenskomsten ændres til de nye forhold, ligesom der ved revisionen af overenskomsten foretages en ændret fordeling af bestyrelsesposterne. Repræsentationen i bestyrelsen foreslås: 2 medlemmer til DSB, 2 medlemmer til MOVIA (Sjælland), 1 medlem til hvert af selskaberne Sydtrafik, Midtrafik, Nordjyllands Trafikselskab og Ørestadsselskabet. Tilsvarende vil Fynbus få et medlem, hvis de vælger at blive egentlig aktionær. I Sydtrafiks vedtægter 24 punkt 12) træffer bestyrelsen beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Bestyrelsen i Rejsekort A/S er ikke en politisk bestyrelse men en arbejdende embedsmandsbestyrelse. 21

7 Dagsordenpunkt 17/07 J.nr.: /07 Dato: 14. februar 2007 Forslag til ændring af vedtægt og aktionæroverenskomst for Vestbanen A/S. Sagsresume. I forbindelse med strukturreformen og Lov om Trafikselskaber overgår aktiemajoriteten (ca. 62 %) fra Ribe amt til Sydtrafik. Ny Varde kommune bliver den anden aktionær i selskabet med ca. 37%, idet kommunen overtager aktierne fra Blåvandshuk og Blåbjerg kommuner. Disse ændringer skal indskrives i vedtægten for Vestbanen A/S, ligesom der skal indskrives ændring af antallet af bestyrelsesmedlemmer fra 7 til 5 (3 til Sydtrafik og 2 til Varde kommune), jfr. drøftelse i bestyrelsesmødet den 31. januar 2007 (Orientering). Nu da vedtægten ændres foreslås samtidig, at vedtægtens 14 om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling punkt 3) når det med henblik på behandling af et bestemt angivet emne skriftligt forlanges af aktionærer, der ejer 1/10 af aktiekapitalen.. ændres til Når det med henblik på behandling af et bestemt angivet emne forlanges af en af aktionærerne. Ændringer herudover i vedtægten: 4 Indskrevne delingsaftaler og Lov nr. 83 af 16. juni 2005 og aktiefordelingen er rettet til efter Sydtrafik og Varde Kommune. I forbindelse med bestyrelsesposternes fordeling er der udarbejdet forslag til aktionæroverenskomst, hvor de 5 bestyrelsesposter udpeges med 2 til Varde Kommune og 3 til Sydtrafik. Aktionæroverenskomsten fastlægger princippet om, at parterne er forpligtet til at stemme for denne fordeling. 22

8 Dagsordenspunkt: 18/07 J. nr.: /07 Dato: 15. februar 2007 Lokal MED-aftale Sagsresume De (amts)kommunale arbejdsgiverparter og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte (KTO) har indgået rammeaftaler om medindflydelse og medbestemmelse. Senest ved overenskomstaftalerne i Denne rammeaftale har ligget til grund for forhandlinger mellem repræsentanter for ledelsen i Sydtrafik og de hovedorganisationer, der er repræsenteret ved de ansatte i Sydtrafik. Forhandlingsorganet har nu indgået en Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse for alle ansatte i Sydtrafik. Aftalen skal sikre, at alle medarbejdere har ret til medindflydelse og medbestemmelse. Aftalen skal også bidrage til udviklingen af Sydtrafik som en arbejdsplads med motiverede og engagerede medarbejdere. Sikkerheds- og sundhedsarbejdet varetages i en sikkerhedsorganisation, men aftalen er enstrenget på den måde, at både arbejdsmiljø og samarbejdsforhold behandles i MED-udvalget. KiT Dagsordenspunkt: 19/07 J. nr. /07 Dato: 15. februar udbud af buskørsel. Sagsresume Sydtrafiks første udbud af buskørsel må af tidsmæssige hensyn nødvendigvis ske uden større inddragelse af kommuner og region, mens efterfølgende udbud skal ske med udgangspunkt i de kommende trafikplaner og i et snævert samarbejde med kommuner og region. Det foreslås derfor, at de af dette udbud berørte kommuner (Billund, Esbjerg, Fanø, Fredericia, Sønderborg, Varde, Vejen, Vejle og Aabenraa) samt regionen høres om nedenstående grundlæggende principper: 23

9 For at opnå en såvel størrelsesmæssig som geografisk spredning af udbuddene foreslås enkelte kontrakter forlænget til 2009 eller Som grundprincip udbydes nugældende serviceniveau (dvs. køreplan sommer 2007), idet fremtidige trafikplaner ikke kan nås indarbejdet i udbud til hverken 2008 eller Bybusser og regionalruter udbydes i pakker med længerevarende kontrakter med krav om nyere busser, mens lokalruter udbydes i pakker med korterevarende kontrakter med krav om ældre busser. Udvælgelseskriterier fastsættes som det økonomisk mest fordelagtige tilbud for trafikselskabet som helhed ud fra en række udvælgelseskriterier som pris, kvalitet af busser og kvalitet af drift. Udvælgelseskriterier samt øvrige udbudsvilkår fastsættes endeligt af trafikselskabets bestyrelse. TKE Dagsordenspunkt: 20 J. nr.:. /07 Dato: 12. februar 2007 Behandling af ansøgninger om udlån af hængeskiltepladser i bussen og bussens bagrude. Indstilling Det indstilles, at trafikselskabet administrativt kan give tilladelse til udlån af én hængeskilteplads forrest i busserne og bussens bagrude i en begrænset periode på 2-8 uger. at udlånet kun sker til humanitære/ikke kommercielle organisationer og til samarbejdspartnere. at udlånet kun kan finde sted i de perioder, hvor trafikselskabet kan afstå pladsen. at trafikselskabet forbeholder sig ret til (uden forvarsel) at nedtage skilte og streamers, hvis trafikselskabet selv får et akut behov for pladsen. at der ikke udlånes pladser til politiske reklamer af nogen art. Sagsresume Trafikselskabet får i løbet af året en del henvendelser fra forskellige organisationer om udlån af hængeskiltepladser og i enkelte tilfælde reklamepladsen på bagruden. De tre gamle trafikselskaber har alle haft tradition for at udlåne den ene af trafikselskabets faste hængeskiltepladser og reklamepladsen på bagruden i perioder, hvor trafikselskabet har kunnet afse pladsen. Betingelsen 24

10 for lån af trafikselskabets plads (både hængeskilt og bagruden) har været, at udlån kun sker til følgende organisationstyper: Hjælpeorganisationer (f.eks. Dansk Blindesamfund, Røde Kors og lignende humanitære organisationer) Interessenter i trafikselskabet (kommuner og region f.eks. i forbindelse med orientering tilmeldingsfrister til undervisning, sundhedskampagner, Færdselssikkerhed og lignende) Samarbejdspartnere (f.eks. Rejseplanen, X Bus med flere). Der udlånes ikke pladser til politiske partier og vælgerforeninger, ligesom der ikke udlånes pladser til kommerciel brug. Trafikselskabet har i henhold til de indgåede kontrakter med vognmændene ret til at råde over følgende pladser inde i bussen (i X busser gælder dog andre regler 1 ) og uden på: 2-3 hængeskilte pladser (afhængig af kontrakt) i bussens forreste del Vægpladsen/skabet bag chaufførens plads. En plads i plakatstørrelse Bagruden (plads til en streamers på ca. 1,5 m) Herudover råder trafikselskabet i 3 x 2 uger over 3 hængeskiltepladser i bussens bagerste halvdel og bussens udvendige venstre langside. Trafikselskabet benytter hængeskiltene til at orientere om blandt andet takster og til aktuelle informationer om trafikselskabet, produkter, omkørsler, arrangementskørsler, køreplanændringer m.v. Udlånet af hængeskiltepladsen og bagruden kan derfor kun ske i de perioder, hvor trafikselskabet ikke har nogen akut behov for brugen af begge pladserne i bussens forende. Dog betinges tilsagnet af, at såfremt trafikselskabet får akut brug for pladsen nedtages det tilsendte materiale uden forvarsel. Udlån af pladserne vil dog kun ske i begrænset perioder. Udlånet gælder maximalt en hængeskilteplads og bagruden. Henvendelser fra firmaer, der ikke falder under nogen af ovennævnte kategorier henvises til det reklamebureau som entreprenøren har udlejet de resterende hængeskiltepladser til og langsidepladser til. Entreprenøren får indtægten for udlejningen. Bussens venstre langsider sælges via reklamebureauet, der administrerer langsiderne resten af året. Trafikselskabets kontaktes i god tid og såfremt der ikke kan findes anvendelse for pladsen sælger bureauet pladsen, og trafikselskabet modtager afregningen herfor. BHA 1 ) I henhold til X buskontrakten råder kontraktgiver over al såvel udvendig som indvendig reklamepladser. Indtægter ved salg af reklamepladser tilfalder kontraktgiver. 25