TILSLUTNINGSAFTALE DUBU EN IT-LØSNING PÅ OMRÅDET FOR UDSATTE BØRN OG UNGE

Transkript

1 TILSLUTNINGSAFTALE DUBU EN IT-LØSNING PÅ OMRÅDET FOR UDSATTE BØRN OG UNGE Mellem [navn på kommune] [adresse 1] [adresse 2] (herefter "Kommunen") og KOMBIT A/S Halfdansgade København S 1 FORMÅL 1.1 KOMBIT har iværksat et EU-udbud vedrørende udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af en it-løsning på området for udsatte børn og unge (herefter "Løsningen ), med henblik på at kunne stille Løsningen til rådighed for kommunerne. Denne tilslutningsaftale ("Tilslutningsaftalen") vedrører Kommunens bindende tilsagn om at ville aftage Løsningen. 2 KOMBIT S FORPLIGTELSER 2.1 KOMBIT forventer, at udbuddet kan afsluttes med indgåelse af kontrakt (herefter Kontrakten ), herunder en kontrakt om vedligeholdelse, support, drift og videreudvikling af Løsningen (herefter "Driftskontrakten") mellem KOMBIT og den valgte leverandør af Løsningen (herefter Leverandøren ) ultimo KOMBIT sikrer og dokumenterer, at eventuelle indtægter i forbindelse med iværksættelse og administration af udbuddet, Kontrakten og Driftskontrakten i k- ke overstiger de hermed forbundne udgifter. Såfremt indtægterne overstiger u d- gifterne eksempelvis på grund af, at flere kommuner tilslutter sig eller bod fra Leverandøren, vil dette enten betyde, at vederlaget sænkes eller, at midlerne går til videreudvikling af Løsningen. 2.3 Løsningen udvikles i fire faser og leveres som fire (4) delleverancer. Første delleverance består af grundfunktionalitet og de tre efterfølgende delleverancer udvider grundfunktionaliteten primært med integrationer. Første delleverance forventes at være klar til idriftsættelse ultimo En funktionsbeskrivelse af Løsningen er vedlagt som bilag 1 til Tilslutningsaftalen. 2.4 På de vilkår, der er beskrevet i denne Tilslutningsaftale, forpligter KOMBIT sig til: i) at levere hver enkelt delleverance til Kommunen, når delleverancen er færdigudviklet og idriftsat. Leveringen sker i form af en web-adgang til Løsningen;

2 ii) iii) at varetage projektledelse på professionel og forsvarlig vis både i forbindelse med udvikling og drift af Løsningen. at forestå kontraktstyringen i forhold til Leverandøren, herunder påtale Leverandørens eventuelle misligholdelse. 2.5 Leverandøren udfører vedligeholdelse, support, drift og videreudvikling af Løsningen i henhold Driftskontrakten og i overensstemmelse med de servicemål, der er fastsat i Driftskontrakten med tilhørende bilag. 3 KOMMUNENS FORPLIGTELSER OG KRAV TIL KOMMUNENS IT-MILJØ 3.1 Kommunen forpligter sig til: i) at samarbejde med KOMBIT med henblik på at fremme udvikling, test og implementering af Løsningen. ii) iii) på rimelig og relevant begæring fra KOMBIT, at stille viden og ressourcer til rådighed, samt at besvare spørgsmål, anmodninger og forslag fra KOMBIT vedrørende Løsningen og dennes implementering hos Kommunen. at udpege en kontaktperson vedrørende Løsningen. iv) at sikre samspillet mellem Kommunens egne leverandører (egne syst e- mer) og Leverandøren i testforløbet, ligesom Kommunen er ansvarlig for, at testen af egne systemers kobling til Løsningens snitflade forløber tilfredsstillende. v) at sørge for, at 2-3 personer fra Kommunen (superbrugere) gennemfører det uddannelsesforløb, som er omfattet af vederlaget, jf. punkt 5.1 nedenfor samt bilag 2. vi) at sikre at rette brugere benytter Løsningen, jf. kravene hertil i bilag Kommunens it-miljø skal leve op til de krav, der er anført i bilag 2. Såfremt Kommunen ikke overholder de i bilag 2 anførte krav, er der ingen sikkerhed for, hvorvidt samtlige funktioner i Løsningen vil fungere i overensstemmelse med funktionsbeskrivelsen (jf. bilag 1) og kravspecifikationen i henhold til Kontrakten mellem KOMBIT og Leverandøren. 3.3 Såfremt Kommunen ikke ved Tilslutningsaftalens indgåelse overholder kravene i dette punkt 3 samt i bilag 2, eller såfremt Kommunen efterfølgende foretager sådanne ændringer i deres it-miljø, at Kommunen ikke længere overholder nævnte krav, er KOMBIT berettiget til for fremtiden, at kræve sine forpligtelser i henhold til denne Tilslutningsaftale lempet i rimeligt omfang. KOMBIT har pligt til at fremsætte påkrav om lempelse af forpligtelser, så snart Leverandøren har fremsat påkrav overfor KOMBIT. Hvis dette ikke sker, er KOMBIT ikke berettiget til den nævnte lempelse af sine forpligtelser. 3.4 KOMBIT forbeholder sig retten til at udvide kravene til Kommunens it-miljø med et varsel på 6 måneder, såfremt Leverandøren i sit tilbud anfører krav til kommunernes it-miljø som går udover det i dette punkt 3, samt bilag 2 anførte. Side 2 af 6

3 3.5 Løsningen indeholder udelukkende integrationer til KMD ØS, KMD Opus og Fujitsu Prisme, og integration til andre økonomisystemer er ikke dækket af KOMBIT s a f- tale med Leverandøren og dermed heller ikke af denne Tilslutningsaftale. 3.6 Kommunen skal for at være berettiget til at benytte Løsningen indgå en ICS licensaftale med Socialministeriet. 4 KOMMUNENS BINDENDE TILVALG 4.1 Kommunen forpligter sig til, på Tilslutningsaftalens vilkår og forudsætninger, at aftage Løsningen, og betale det i punkt 5 nedenfor nævnte vederlag, fra det tidspunkt hvor første delleverance er idriftsat. 4.2 Kommunen forpligter sig herunder til, at aftage alle efterfølgende delleverancer. 4.3 Ved at tiltræde denne Tilslutningsaftale accepterer Kommunen, at KOMBIT er beslutningsdygtig i enhver henseende i relation til gennemførelsen af det igangværende EU-udbud, herunder i forhold til valg af leverandør samt om eventuel annullering af udbuddet eksempelvis i det tilfælde, at der ikke er et tilstrækkeligt antal kommuner, der afgiver tilsagn om at ville aftale løsningen. 5 VEDERLAG 5.1 For Kommunens brug af Løsningen betaler Kommunen til KOMBIT et årligt vederlag, som omfatter udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Løsningen, samt oprettelse og uddannelse af 2-3 superbrugere i brug af Løsningen. Brugeruddannelse vil være pr. delleverance af 2-3 superbrugere. Det årlige vederlag kan maksimalt udgøre kr. 8,50 per indbygger. Danmarks Statistiks indbyggertal pr. 1. januar 2011 er bestemmende for det årlige vederlag i hele kontraktperioden. 5.2 Det endelige vederlag fastsættes umiddelbart efter udbudsforretningens afslu t- ning og KOMBIT vil meddele dette til Kommunen ved fremsendelse af brev herom. 5.3 KOMBIT opkræver vederlaget én gang årligt i januar, for det pågældende kalenderår. Første vederlag opkræves ved idriftsættelsen af første delleverance, dog tidligst 1. januar 2012, og udgør betaling for den resterende del af 2011 og for Kommunens eventuelle individuelle udgifter til undervisning ud over den undervisning, der er omfattet af vederlaget, jf. punkt 5.1 ovenfor, opkræves løbende af KOMBIT. 5.5 Betalingsfristen er 30 dage efter modtaget faktura. Ved forsinket betaling påløber der renter i henhold til renteloven. 6 PERSONDATABEHANDLING 6.1 Kommunen er dataansvarlig for de oplysninger om Kommunens borgere, der behandles i Løsningen. Side 3 af 6

4 6.2 For så vidt angår oplysninger om Kommunens borgere og andre personoplysni n- ger, som Kommunen er dataansvarlig for, og som behandles i Løsningen ( Personoplysningerne ), bemyndiges KOMBIT til at indgå en databehandleraftale med Leverandøren på Kommunens vegne. 6.3 Af databehandleraftalen skal det fremgå, at Leverandøren er databehandler for Kommunen for så vidt angår Personoplysningerne og dermed i relation hertil underlagt Kommunernes instruktionsbeføjelse. Instruktionsbeføjelsen udøves på Kommunens vegne af KOMBIT i henhold til den som bilag 3 vedlagte instruks. 6.4 Leverandøren skal forpligte sig til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at Personoplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren skal på anmodning fra Kommunen levere tilstrækkelige oplysninger og kontroladgang til, at denne kan verificere, at Leverandøren overholder disse forpligtelser. 6.5 Kommunen bemyndiger KOMBIT til at foretage eventuelle anmeldelser af behan d- ling af Kommunens data i Løsningen til Datatilsynet. 6.6 Eventuelle meldinger fra Datatilsynet kan medføre ændringer i Løsningen og/eller i ovenstående vilkår. 7 OPSIGELSE 7.1 Tilslutningsaftalen træder i kraft ved dens underskrift og bortfalder automatisk, når Driftskontrakten med Leverandøren bortfalder, eller i øvrigt ophører i tilfælde af opsigelse eller ophævelse. Driftskontrakten med Leverandøren bortfalder som udgangspunkt fire (4) år efter idriftsættelsesdatoen for første delleverance, medmindre den forinden er blevet opsagt af KOMBIT til ophør på et tidligere tidspunkt eller forlænget. KOMBIT har ret til to (2) gange at forlænge Driftskontrakten med Leverandøren for en periode på 12 måneder. KOMBIT skal meddele Kommunen tidspunktet for kontraktophøret senest seks (6) måneder forinden. 7.2 Uanset ovenstående kan Kommunen opsige Tilslutningsaftalen og dermed adgangen til at benytte Løsningen med et varsel på seks (6) måneder til ophør 24, 36 eller 48 måneder efter idriftsættelsesdatoen for første delleverance. Kommunen kan således tidligst opsige Tilslutningsaftalen til ophør 24 måneder efter idriftsættelsesdatoen for første delleverance. Kommunen er, uanset opsigelsen af Tilslutningsaftalen, forpligtet til at betale det årlige vederlag i en periode på 5 år efter idriftsættelsesdatoen for første delleverance. Fra Tilslutningsaftalens ophør vil det årlige vederlag dog blive reduceret med 50 %. 8 MISLIGHOLDELSE 8.1 Dansk rets almindelige regler om misligholdelse samt erstatningsansvar finder anvendelse med de nedenfor anførte begrænsninger. 8.2 I tilfælde af mangler ved Løsningen er Kommunen alene berettiget til at kræve afhjælpning heraf i henhold til Driftskontraktens bestemmelser herom samt de Side 4 af 6

5 servicemål, der er gældende i henhold til Driftskontrakten. Kommunen kan ikke gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende i tilfælde af mangler, se dog punkt 8.3 nedenfor. 8.3 Kommunen kan ophæve denne Tilslutningsaftale, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af Tilslutningsaftalen fra KOMBIT's side. 8.4 En parts samlede erstatning under Tilslutningsaftalen kan ikke overstige et beløb svarende til det faste årlige vederlag i de seneste 12 måneder forud for den e r- statningsudløsende begivenhed. 9 KONFLIKTHÅNDTERING 9.1 Tvister vedrørende Tilslutningsaftalen skal så vidt muligt løses i mindelighed mellem parterne, herunder ved i nødvendigt omfang at eskalere uoverensstemmelser til parternes øverste ledelsesniveauer. 9.2 Kan tvisten ikke løses i henhold til ovenstående, skal der iværksættes mediation ved en mediator udpeget af Mediationsinstituttet i henhold til Mediationsinstituttets regelsæt. 9.3 Såfremt en tvist ej heller kan løses ved mediation, afgøres sagen ved voldgift af en voldgiftsret i henhold til Det Danske Voldgiftsinstituts regler. Voldgiftsretten skal bestå af ét medlem, der udpeges af Voldgiftsinstituttet. 10 FORBEHOLD 10.1 Nærværende Tilslutningsaftale bortfalder, og begge parter frigøres for deres forpligtelser i henhold til Tilslutningsaftalen, såfremt udbuddet må annulleres, fx hvis det ikke lykkes at opnå tilslutning fra det antal kommuner, som KOMBIT anser for nødvendigt, eller hvis Kontrakten med Leverandøren må ophæves. KOM- BIT giver i givet fald hurtigst muligt skriftlig meddelelse herom til Kommunen. 11 UNDERSKRIFT 11.1 Tilslutningsaftalen underskrives i to ligelydende eksemplarer, ét til hver af parterne. Dato: For Kommunen: Dato: For KOMBIT: Navn, titel Thomas Christiansen, markedsdirektør Side 5 af 6

6 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 : Funktionsbeskrivelse : Forudsætninger for anvendelse af Løsningen, herunder krav til Kommunens it-miljø : Instruks vedrørende persondatabehandling Side 6 af 6