kommunale indkøb effektivisering i praksis F r e m t i d e n s V e j l e 3. og 4. s e p t e m b e r W o r k s h o p

Transkript

1 SPAR kr ,- ved tilmelding senest 18. juli Konference Tilmeld dig direkte på V e j l e 3. og 4. s e p t e m b e r W o r k s h o p 5. september F r e m t i d e n s kommunale indkøb effektivisering i praksis Kravene til fremtidens kommunale indkøb hvilke er de? Den kommunale indkøbsstrategi som styringsværktøj inspiration og nye redskaber Forankring og implementering af den kommunale indkøbsstrategi hvordan? Organisering af den kommunale indkøbsfunktion hvordan udnyttes ressourcerne optimalt? Relationen til kommunes indkøbere hvordan sikres en konstruktiv dialog? Inspiration til konkrete effektiviseringer: Konkurrenceudsættelse, LEAN, kortlægning af data, indkøbsfællesskaber, elektronisk udbud mv. W O R K S H O P : Sådan forankrer og implementerer du din indkøbsstrategi! H ø r ta l e r e f r a : Vejle Kommune KL RAMBØLL Management A/S ATTRACTOR A/S Undervisningsministeriet PA Consulting A/S Carlsberg Breweries A/S Silkeborg Kommune Odense Universitetshospital Helsingør Kommune Norddjurs Kommune Forsvarskommandoen GRATIS NETVÆRKSMIDDAG

2 T a l e r l i s t e : O r d s t y r e r : Chefkonsulent Dave Fischer, RAMBØLL Management A/S Kommunaldirektør Niels Ågesen Vejle Kommune Konsulent Anders Thønning Bjældager Udbudsportalen, KL Chefkonsulent Dave Fischer Rambøll Mangement A/S Ledelseskonsulent Pernille Thorup ATTRACTOR A/S Koncernindkøber Anne Ambrosius Løvgreen Undervisningsministeriet Chefkonsulent Birthe Elkjær PA Consulting Business Navigator Kasper Herluf Østlund Group Procurement, Carlsberg Breweries A/S Indkøbsleder Henning Trillingsgaard Silkeborg Kommune Indkøbsprojektchef Alis Sindbjerg Hemmingsen Odense Universitetshospital Udbuds- og indkøbschef Stefan Ising Helsingør Kommune Indkøbschef Lars Glerup Norddjurs Kommune, Leder af Indkøbscenter Østjylland Oberstløjtnant Alan Kiilerich Chef for Strategisk Driftsudviklingssekretariat, Forsvarskommandoen U n d e r v i s e r p å w o r k s h o p : Ledelseskonsulent Pernille Thorup, ATTRACTOR A/S U d s t i l l e r : Dansk Data Display A/S er Skandinaviens førende leverandør af audiovisuelle kommunikationsløsninger heriblandt SMART Board - det interaktive whiteboard og Polycom videokonference. Vi har kontor i Vallensbæk og Århus kontakt os på M å l g r u p p e f o r k o n f e r e n c e n : Kommunaldirektører, vicekommunaldirektører, forvaltningsdirektører, økonomidirektører, indkøbschefer, udbudschefer, udviklingschefer, planlægningschefer, økonomichefer samt andre med interesse i og ansvar for kommunalt indkøb.

3 e f f e k t i v i s e r i n g i p r a k s i s Fra alle sider mødes landets kommuner med et voksende krav om effektivisering af det kommunale indkøb. Senest har KL fokus på effektiviseringer i sin nye fælleskommunale indkøbsstrategi. Samtidig konkluderer Konkurrencestyrelsen i dette års konkurrenceredegørelse, at kommunerne halter langt efter regeringens mål om at 25% af kommunernes varer og tjenesteydelser skal være sendt i konkurrence inden Effektivisering i praksis viden, metoder & inspiration Konferencens centrale spørgsmål er, hvordan man i de kommunale indkøbsfunktioner kan optimere sin håndtering af kommunale indkøb? Formålet er at udstyre deltagerne med aktuel indsigt og ny viden omkring metoder og erfaringer, der kan give inspiration til at videreudvikle og yderligere professionalisere det kommunale indkøb. Konferencens fokus er følgende: kravene til fremtidens kommunale indkøb hvilke er de? Den kommunale indkøbsstrategi som styringsværktøj hvordan? Forankring og implementering af den kommunale indkøbsstrategi hvad skal der til? organisering af den kommunale indkøbsfunktion hvordan udnyttes ressourcerne optimalt? relationen til kommunes indkøbere - hvordan sikres en konstruktiv dialog? Inspiration til konkrete effektiviseringer: Konkurrenceudsættelse, LEAN, kortlægning af data, indkøbsfællesskaber, elektronisk udbud mv. Konferencen byder på indlæg af såvel teoretisk som af mere praktisk karakter. Blandt indlægsholderne vil der både være yderst erfarne rådgivere med et indgående kendskab til kommunalt indkøb og en række praktikere på indkøbsområdet fra såvel kommuner, staten som den private sektor. Alt i alt en unik mulighed for ny viden, indsigt i nyeste metoder, inspiration til nye løsninger samt erfaringsudveksling med kolleger. WORKSHOP: Forankring og implementering af kommunale indkøbsstrategier i praksis At sikre den ønskede effekt af en kommunal indkøbsstrategi afhænger af, hvorvidt den udleves i praksis i organisationen. Workshoppen sætter fokus på denne ledelsesudfordring, og giver deltagerne indsigt i erfaringer og metoder indenfor strategiafklaring og implementering og dermed også inspiration til nye løsninger. Jeg glæder mig til at byde dig og dine kolleger velkommen til et par indsigtsfulde og inspirerende dage. Med venlig hilsen Rikke Ryge Casper Projektleder IBC Euroforum

4 Dag 1 O n s d a g d e n 3. s e p t e m b e r Udlevering af navneskilte og deltagermateriale Kaffe/te og morgenbrød Åbning af konferencen Projektleder Rikke Ryge Casper, IBC Euroforum Introduktion ved ordstyreren Chefkonsulent Dave Fischer, RAMBØLL Management A/S Krav til fremtidens kommunale indkøb Ny KL strategi for det kommunale indkøb effektivisering i fokus! Indlægget omhandler den nye strategi og dens betydning for det fremtidige indkøbsarbejde i kommunerne. hvad er intentionerne med den nye indkøbsstrategi? hvad er forventningerne til kommunernes indkøbsfunktioner? samspillet med øvrige krav til kommunerne om effektiviseringer Den praktiske efterlevelse af den nye strategi i kommunerne hvordan? Kommunaldirektør Niels Ågesen, Vejle Kommune Pause med kaffe/te Konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver mål, muligheder og redskaber Indlægget giver en kort status på kommunernes konkurrenceudsættelse og området i øvrigt. Indlægget har dog primært fokus på KLs projekt om at tænke konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver i nye baner, herunder identifikation af nye potentielle områder for konkurrenceudsættelse og udvikling af nye metoder til dokumentation af effekterne. hvad er status for konkurrenceudsættelse i kommunerne hvor langt er vi? konkurrencestyrelsens er ny myndighed på området - Hvilken rolle har Konkurrencestyrelsen? - Nye tiltag på vej fra Konkurrencestyrelsen: Best Practice analyse og Udbudsråd kls projekt Effektivisering gennem konkurrenceudsættelse - Formål, forløb og deltagere projektets resultater - Hvilke er de potentielle nye områder for konkurrenceudsættelse? - Hvilke er de nye metoder til dokumentation? hvori består kommunernes udfordringer i forhold til øget konkurrenceudsættelse? Konsulent Anders Thønning Bjældager, Udbudsportalen, KL Pause med kaffe/te og frugt

5 Dag 1 O n s d a g d e n 3. s e p t e m b e r Indkøbstrategi anvendelse og implementering Den kommunale indkøbsstrategi som anvendeligt styringsværktøj Strategier er til for at blive brugt! Indlægget præsenterer hvilke områder, der bør formuleres i den kommunale indkøbsstrategi, herunder vigtigheden af klare målepunkter i forhold til strategiens anvendelse og opfølgning. Endvidere berøres koblingen mellem den kommunale indkøbsstrategi, den kommunale servicestrategi, udbudspolitik og opfølgningsredegørelsen, herunder betydningen af de enkelte strategier i forhold til den praktiske udlevelse af indkøbsstrategien. hvad er en anvendelig indkøbsstrategi? hvordan opstiller man målbare målepunkter? hvordan kobles flere strategier i forhold til kommunalt indkøb? Chefkonsulent Dave Fischer, Rambøll Mangement A/S Værktøjer til forankring og implementering af den kommunale indkøbsstrategi Alt for mange strategier formuleres og kommer ikke længere end skrivebordet. Indlægget stiller skarpt på det centrale arbejdsspørgsmål: Hvordan sikrer vi os at indkøbsstrategien forankres og bliver til levet liv i kommunens indkøbsorganisation? Indlægget analyserer de typiske årsager til, at det går galt, og giver en kort introduktion til erfaringer indenfor strategiafklaring og -implementering samt et bud på metoder. hvorfor går det typisk galt? hvilke er forudsætningerne for succes med forankring og implementering? hvad skal man være særligt opmærksom på? redskaber, metoder, værktøjer og gode råd Ledelseskonsulent Pernille Thorup, ATTRACTOR A/S Frokost forankring af udbuds- og indkøbsstrategi i praksis sådan får man hele organisationen med! Indlægget omhandler Undervisningsministeriets arbejde med at opbygge og implementere en ny overordnet tilgang til Ministeriets udbud og indkøb mhp. effektivisering. Indlægget har fokus på vigtigheden af en koordineringsgruppe og af et nøje tilrettelagt implementeringsforløb, der er tænkt ind fra starten i strategier og handlingsplaner. hvad kendetegner udbuds- og indkøbsstrategien? hvad er status på implementeringen af udbuds- og indkøbsstrategien? hvorfor valgte man at nedsætte en koordineringsgruppe? hvilke gevinster er der opnået og hvordan er de fordelt? hvilke udfordringer har der været med at arbejde i en koordineringsgruppe? Koncernindkøber Anne Ambrosius Løvgreen, Undervisningsministeriet Pause med kaffe/te, kage og frugt

6 Dag 1 O n s d a g d e n 3. s e p t e m b e r Ledelse og organisering af den kommunale indkøbsfunktion organisering af den kommunale indkøbsfunktion hvordan udnyttes ressourcerne optimalt? Indlægget omhandler sammenhængen mellem opgaver, ressourcer og kompetencer i indkøbsfunktionen. Der vil være fokus på redskaber til afklaring og til optimering hvad er der brug for og hvordan får man mest muligt ud af det man har? hvilke er succesfaktorerne i det kommunale indkøb? hvad er den rette ledelsesmæssige opbakning? er der en organisationsform som virker bedre end andre? Afklaring af beføjelser, roller, kompetencer hvordan ser billedet ud? stemmer kompetencer og ansvar overens og hvis ikke hvad så? Chefkonsulent Birthe Elkjær, PA Consulting Pause med kaffe/te central styring af decentrale enheder - hvad kan det kommunale indkøb lære af den private koncern? Carlsberg har i løbet af det seneste år omorganiseret sin indkøbsstruktur. Indlægget omhandler forandringerne og de erfaringer virksomheden har gjort sig. hvorfor indledtes en forandringsproces af koncernes indkøb? hvad er forandringen gået ud på? hvad er resultatet og hvilke er erfaringerne? - En bedre efterlevelse af de centrale aftaler og retningslinjer? - En bedre motivation blandt de decentrale indkøbere? - En bedre forståelse og fællesskabsfølelse? hvilke udfordringer har der været undervejs? Business Navigator Kasper Herluf Østlund, Group Procurement, Carlsberg Breweries A/S Konferencens første dag slutter ibc Euroforum IBC Euroforum er en konference- og kursusarrangør, der arrangerer og afholder konferencer og kurser inden for aktuelle emner og problemstillinger. Gennem tæt kontakt til det danske erhvervsliv er det vores mål at skabe kvalitetskonferencer og kurser, der udvikler den enkelte deltagers kompetencer. Vi arrangerer konferencer og kurser inden for salg, økonomi, jura, administration, markedsføring, IT, personaleforhold og ledelse. Arrangementernes indhold er en kombination af strategiske, taktiske og operationelle tilgange til den aktuelle problemstilling.

7 Dag 1 O n s d a g d e n 3. s e p t e m b e r N E T V Æ R K S M I D D A G Velkomstdrink debatoplæg. Den optimale DIALOG med kommunens decentrale indkøbere hvordan? Indlægget lægger op til debat blandt deltagerne om relationen mellem den centrale indkøbsfunktion og de decentrale indkøbsenheder hvad er den optimale relation og hvordan kommer vi derhen? hvad har vi gjort i Silkeborg hvorfor og hvad er resultatet? hvordan etableres og vedligeholdes en god dialog og et godt samarbejde? hvordan kan de decentrale enheder bidrage til samarbejdet? hvad er den optimale relation? hvordan kommer man i dialog? Indkøbsleder Henning Trillingsgaard, Silkeborg Kommune Debat Debat og erfaringsudveksling hvad gør I andre? Netværksmiddag Nyd en lækker 2-rettes menu inkl. vin samt kaffe/te, mens du deler dagens indtryk og udveksler erfaringer med dine kolleger. HUSK at krydse af ved tilmelding, hvis du ønsker at deltage i netværsmiddagen deltagelse er GRATIS, såfremt du deltager på konferencen. IBC Euroforum ApS, Blegdamsvej 104 A, Postboks 801, 2100 København Ø, Telefon , Fax , info@ibceuroforum.dk, Giro , CVR-nr

8 Dag 2 T o r s d a g d e n 4. s e p t e m b e r Kaffe/te og morgenbrød Ordstyreren opsummerer konferencens første dag og introducerer dagens indlæg Optimering af det kommunale indkøb Anvendelse af Lean i offentlige indkøbsprojekter Spend Management Indlægget omhandler hvordan man på Odense Universitetshospital ved hjælp af LEAN har struktureret indkøbsprojekterne og det arbejde, der ligger forude. en holistisk tilgang det handler ikke om pris alene, men også om de omkostninger der ligger før, under og efter strategi skal baseres på fakta hvordan får man det nødvendige overblik over sine indkøbsdata? - Kategorisering i varegrupper - Påkrævede IT-systemer prioritering af indsatsen klare mål er centrale hvordan sætter man klare mål for funktionen og de enkelte medarbejdere? hvordan igangsættes processen? Indkøbsprojektchef Alis Sindbjerg Hemmingsen, Odense Universitetshospital Pause med kaffe/te Kommunale indkøbsdata grundlaget for indkøbsstrategi og styring af kommunens indkøb En indkøbstrategi kan anvendes til at styre de kommunale indkøb rationelt, hvis den er baseret på et præcist og opdateret datagrundlag. Indlægget omhandler, hvorledes kortlægningen af det kommunale indkøb kan håndteres. hvad indebærer kortlægning af det kommunale indkøb? hvad kan vi gøre selv og hvad skal/kan andre gøre? hvilke udfordringer er de væsentligste at være opmærksom på? et stort arbejde men store gevinster! Udbuds- og indkøbschef Stefan Ising, Helsingør Kommune Pause med kaffe/te og frugt Indkøb på tværs i store mængder fordelene ved stordrift! Kommunerne opfordres fra flere sider til at gå sammen i indkøbssamarbejder med henblik på at høste stordriftsfordele. Med udgangspunkt i Indkøbscenter Østjylland omhandler og diskuterer indlægget fordelene for de deltagende kommuner. hvorfor er det en fordel at gå sammen i et indkøbscenter? hvad kendetegner Indkøbscenter Østjylland i forhold til andre indkøbsfællesskaber? hvori består begræsningerne hvornår er stordriften ikke længere en fordel? hvilke udfordringer er der for Indkøbscenteret og de deltagende kommuner? erfaringer og gode råd Indkøbschef Lars Glerup, Norddjurs Kommune og Leder af Indkøbscenter Østjylland

9 Dag 2 T o r s d a g d e n 4. s e p t e m b e r Frokost effektivisering, systematisering og øget kvalitet i kommunale indkøb elektronisk udbud Indlægget omhandler hvordan udbudsformen elektronisk udbud i sig selv kan være med til at systematisere og effektivisere kommunale indkøb og samtidig bidrage til øget kvalitet. Strategisk Driftsudviklingssekretariat varetager den strategiske side af Forsvarets indkøb, herunder systematisering og effektivisering. elektronisk udbud som medvirkende forandringsagent bedre forberedelse, bedre markedsundersøgelse, anvendelse af benchmarks I hvilke sammenhænge er det en fordel at anvende eletronisk udbud? resultaterne: Ensartning og strømlining af udbud, mulighed for øget konkurrenceudsættelse, større kvalitet i de enkelte udbud og effektiviseringsgevinsterne hvad skal der til IT, ressourcer, kompetencer? hvordan gribes processen an? hvilke er de centrale udfordringer? Oberstløjtnant Alan Kiilerich, Chef for Strategisk Driftsudviklingssekretariat, Forsvarskommandoen Opsummering af konferencen ved ordstyreren Konferencen slutter

10 F r e d a g d e n 5. s e p t e m b e r W o r k s h o p W o r k s h o p W o r k s h o p Sådan forankrer og implementerer du din indkøbsstrategi! Formål Hvis den kommunale indkøbsstrategi skal have den ønskede effekt på det kommunale indkøb, skal den udleves i praksis i organisationen. At sikre dette er en ledelsesudfordring, som med fordel kan gribes an ved hjælp af erfaringer og metoder indenfor strategiafklaring og -implementering. Workshoppens formål er at præsentere dig for disse tilgange og muligheder og dermed give dig inspiration til nye løsninger af dine daglige udfordringer med det kommunale indkøb. Med henblik på at sikre sammenhæng mellem metoder og din praktiske virkelighed, vil undervisningen så vidt muligt blive tilrettelagt efter dine egne og de andre deltageres erfaringer og konkrete udfordringer. Der arbejdes med to grundudfordringer: Indkøbsstrategien er formuleret, men den efterleves ikke hvad kan jeg gøre? - Der arbejdes med deltagercases med henblik på at formulere handlemuligheder. Indkøbsstrategien skal formuleres og implementeres hvad kan jeg gøre? - Arbejde med deltagercases med henblik på at formulere strategier og tilgange Underviser Ledelseskonsulent Pernille Thorup ATTRACTOR A/S Pernille Thorup fungerer som ledelseskonsulent i ATTRACTOR, der er en del af RAMBØLL Management. Pernille Thorup har omfattende kommunal ledelseserfaring fra tidligere stillinger som bl.a. konstitueret kommunaldirektør og direktør for børne & kulturområdet i Nordborg Kommune. Indhold Workshoppen vil indholde en gennemgang og diskussion af erfaringer og litteratur indenfor disciplinerne strategiafklaring og -implementering. Herudover vil du blive præsenteret for en række metoder, forståelser og værktøjer, som kan hjælpe dig til at optimere dit daglige arbejde med formulering, implementering og forankring af kommunale indkøbsstrategier. Program Kaffe/te og morgenbrød Workshoppen starter Frokost Workshoppen fortsætter Workshoppen slutter Der indlægges pauser undervejs 10

11 P r a k t i s k e o p l y s n i n g e r Afholdelsesdato og -sted Konferencen Fremtidens kommunale indkøb afholdes den 3. og 4. september I forlængelse afholdes workshoppen Sådan forankrer og implementerer du din indkøbsstrategi den 5. september Både konference og workshop afholdes på Vejlefjord Hotel & Konference, Sanatorievej 26, 7140 Stouby, telefon Overnatning Overnatning er ikke inkluderet i konferenceprisen. IBC Euroforum henviser til Vejlefjord Hotel & Konference på telefon eller på receptionen@vejlefjord.dk for booking af værelser. Der bedes henvist til IBC Euroforums konference den 3. september Parkering Der er mulighed for gratis parkering ved hotellet. IBC Euroforum fralægger sig ansvaret for parkering i forbindelse med arrangementet. Offentlig transport Bus nummer 205 kører fra Vejle station med stop i Stouby, hvor man står af. Herfra kan en teletaxi bestilles til at køre de sidste 3 km til hotellet. Teletaxien skal bestilles senest 2 timer før gæster kommer med bussen. Teletaxien kører for Byens Taxi og bestilles på telefon Konferencepris Vælg alternativ Tilmeld senest 18. juli Spar Tilmeld senest 15. august Spar Tilmeld efter 15. august Konference & workshop 9.995, , ,- 500, ,- Konference 7.995, , ,- 500, ,- Alle priser er ekskl. moms. Prisen inkluderer kaffe/te, kage/frugt og frokostbuffet på alle konference- og workshopdage samt netværksmiddag den 3. september Dedudover inkluderer prisen uddybende dokumentation fra de forskellige talere. Faktura og bekræftelse på din deltagelse vil blive fremsendt ved tilmelding. Tilmelding Send, ring eller fax din tilmelding til IBC Euroforum. Du kan også tilmelde dig på eller registration@ibceuroforum.dk. Tilmeldingen er bindende! Afbestilling Afbestilling skal ske skriftligt. Ved afbestilling indtil 14 dage før afholdelsen tilbageholdes et gebyr på 10 %. Sker afbestillingen mindre end 14 dage før afholdelsen, tilbageholdes 50 %, og ved afbestilling senere end 2 dage før afholdelsen betales fuld pris. Er du selv forhindret, har du ligeledes mulighed for at overdrage deltagelsen til en kollega. Vi tager forbehold for ændringer i programmet. Spørgsmål vedrørende konferencen besvares af projektleder Rikke Ryge Casper, IBC Euroforum, telefon , rikke.casper@ibceuroforum.dk Se flere spændende arrangementer på 11

12 IBC Euroforum ApS Blegdamsvej 104 A Postboks København Ø Returneres ved varig adresseændring T i l m e l d i n g t i l I B C E u r o f o r u m K o n f e r e n c e n Vejle Konference den 3. og 4. september 2008 Workshop den 5. september 2008 J e g ø n s k e r a t d e lta g e i : Navn 1 Navn 2 Vælg alternativ Tilmeld senest 18. juli Spar Tilmeld senest 15. august Alle priser er ekskl. moms Spar Tilmeld efter 15. august Konference & workshop , , Konference , , Netværksmiddag - Gratis ved deltagelse på konferencen husk at krydse af hvis du ønsker at deltage i netværksmiddagen. Navn 1 Stilling Afdeling Ønsker du at modtage information om kommende arrangementer via ? Ja tak Nej tak Navn 2 Stilling Afdeling Ønsker du at modtage information om kommende arrangementer via ? Ja tak Nej tak Firma Adresse Postnr. og by Telefon (omstilling) Hvis offentlig: Notér EAN nr./ordrenr. Sekretær: Nærmeste chef: Jeg er forhindret i at deltage og ønsker derfor at rekvirere talernes præsentationsmateriale fra de to konferencedage (kr ,- ekskl. moms). S å d a n k a n d u t i l m e l d e d i g : Venligst oplys tilmeldingskode se adressefelt Fax www ö IBC Euroforum Blegdamsvej 104 A registration@ibceuroforum.dk 2100 København Ø 15227