Lønmedarbejderen 2014

Transkript

1 Lønmedarbejderen 2014 Bluegarden analyse September 2014

2 Indhold Om undersøgelsen... 3 Lønmedarbejderen i dag en betroet generalist... 4 Den typiske lønmedarbejder... 4 Alene med ansvaret... 4 Uddannelse og kompetencer... 5 Den selvlærte oplever udfordringer... 5 Hellere kursus end kollegaoplæring... 5 Kompetent men ikke skråsikker... 5 Kurser er kilden til vigtig viden... 5 Kompetente generalister... 7 Personaleadministration - en af mange opgaver... 7 Effektiv selvhjælp... 7 Når omstilling virker udviklende... 8 Overgang til nye systemer... 8 Grundig forberedelse betaler sig... 8 Konklusion og betragtninger... 9 Små versus store virksomheder... 9 En enlig - og til tider frustreret - svale... 9 Styrk virksomhedens lønfunktion - anbefalede indsatsområder... 9 En lille investering i en dedikeret medarbejder... 9 Skal din lønmedarbejder på kursus? Tabeller og grafer Bluegarden September 2014 Side 2 / 26

3 Om undersøgelsen I august 2014 gennemførte Bluegarden en undersøgelse blandt lønadministratorer i danske virksomheder. Resultatet af undersøgelsen gjorde os klogere på vores brugere og deres funktion i virksomhederne. Derfor mener vi også, at resultatet kan være interessant for alle, der har ansvaret for denne type medarbejdere. Du får et godt indblik i hvordan, en nøglemedarbejder som lønadministratoren ser sin egen rolle i virksomheden. Undersøgelsen viser blandt andet, hvem der typisk arbejder med løn- og personaleforhold. Hvordan dagligdagen ser ud for denne medarbejder. Hvori lønmedarbejderens største udfordringer og største muligheder ligger. Hvad de gerne vil bidrage med til virksomheden, og hvordan de bedst muligt kan gøre det. I alt deltog 250 medarbejdere fra virksomheder i alle størrelser fra de mindre med under 30 ansatte til nogle af landets største firmaer. Bluegarden September 2014 Side 3 / 26

4 Lønmedarbejderen i dag en betroet generalist Den typiske lønmedarbejder Det billede vores undersøgelse tegner af lønadministratoren anno 2014 er sikkert ikke overraskende. Det er typisk en kvinde med en alder på 40+. Hun er en både moden og erfaren medarbejder, der har arbejdet med lønadministration i mange år og/eller har generel erfaring. Alene med ansvaret Lønmedarbejderen er ofte den eneste person i virksomheden, der varetager lønadministrationen (i 65 % af tilfældene). Det er en betroet rolle. Hun arbejder med personlige data, og det kræver en person, som både medarbejderne og ledelsen har tillid til. Organisatorisk er hun typisk placeret i økonomiafdelingen (58 %), og lønadministration er som regel en mindre del af hendes arbejdsopgaver: Kun 16 % af undersøgelsens respondenter bruger over halvdelen af deres arbejdstid på lønadministration. Specialisering er en følgevirkning af virksomhedens størrelse - jo større virksomhed jo større specialisering. I takt med at virksomheden bliver større og mere kompleks, opstår personaleafdelinger og lønafdelinger, og medarbejderne i disse afdelinger er i højere grad specialister. Bluegarden September 2014 Side 4 / 26

5 Uddannelse og kompetencer Den selvlærte oplever udfordringer Lønmedarbejderen har for det meste en regnskabsuddannelse. Men næsten halvdelen af respondenterne opfatter sig som selvlærte inden for lønadministration. Resten har været på kurser eller er blevet oplært af en kollega (se figur 12). Den høje andel af autodidakte kan forklares med, at mange er alene om at varetage virksomhedens lønadministration. Der har ikke været nogen at spørge til råds. Der er ulemper ved at have lært sig selv op. 64 % af de selvlærte har oplevet udfordringer, fordi de ikke har fået deres grundviden på kurser og uddannelse eller gennem oplæring fra kolleger. Svarene tyder på, at udfordringerne kan skyldes faglig usikkerhed: Tvivl om hvorvidt man gør det rigtigt Man gør det ikke altid på den nemmeste måde og måske ikke altid korrekt Mangler overblik over muligheder. Netop arbejdet med at finde frem til viden og ikke mindst at holde den ajour får mange til at finde det tidskrævende at være selvlært: Det tager lang tid at blive fortrolig med metoderne, når man er på bar bund Skal google mig frem til juridiske spørgsmål Stort arbejde at sikre sig at alt bliver lavet korrekt mht. love og overenskomster. Begge aspekter den faglige usikkerhed og tidsrøveren kan være forankret i, at lønmedarbejderen er alene med lønadministrationen: Man er den eneste til at finde ud af de nye regler, ingen at spørge Ingen hurtige interne svar, ALLE spørgsmål skal opsøges eksternt Det er svært at overtage lønadministrationen fra en, som ikke er i virksomheden længere. Hellere kursus end kollegaoplæring Undersøgelsen viser en tendens til at de, der bliver oplært af en kollega, desværre også lærer kollegaens dårlige vaner. 29 % mener, det har givet udfordringer at være oplært af en kollega. Blandt dem nævner nogle, at det er sværere at tilegne sig viden fra en kollega end fra kurser: ikke systematisk nok, mens andre savner en bredere funderet oplæring: Man kommer til at lave de samme fejl og prioriteringer som den, man er oplært af. Kompetent men ikke skråsikker Selvom mange lønmedarbejdere føler sig kompetente på området, er de ikke skråsikre. 77 % føler sig i høj grad klædt på til at besvare spørgsmål fra medarbejderne. Et flertal føler også, at de har en høj grad af viden om love og regler på lønområdet. Til gengæld er respondenterne usikre over for, hvordan de optimerer processen omkring lønadministration og tror ikke, de udnytter systemets muligheder optimalt. Kurser er kilden til vigtig viden Tre ud fire deltagere tilegner sig ny viden og kompetencer gennem kurser og efteruddannelse. Knap halvdelen får endvidere ny viden fra deres netværk og en ud af fem fra fagblade. Et større mindretal nævner søgninger på nettet eksempelvis Google eller Bluegardens hjemmeside. Kun lidt over halvdelen af de adspurgte lønmedarbejdere tilbydes kurser, når de møder nye arbejdsområder. 62 % har oplevet at blive mødt med nye arbejdsopgaver, de ikke følte sig klædt på til at løse. Lidt over halv- Bluegarden September 2014 Side 5 / 26

6 delen fik tilbud fra ledelsen om at komme på kursus i forbindelse med de nye arbejdsområder. Resten fik intet tilbud. Langt de fleste anser kurser som vigtige eller meget vigtige - hovedsagligt for at kunne: Levere det bedst mulige stykke arbejde til min arbejdsgiver 'Opretholde min markedsværdi som medarbejder (se figur 22). Lønmedarbejderen søger primært kurser med vægt på det faglige, som indføring i nye regler, overenskomster, IT og lønsystemer. Men kurser som inddrager aspekter af personlig udvikling i kombination med det faglige indhold er også efterspurgte. Bluegarden September 2014 Side 6 / 26

7 Kompetente generalister Personaleadministration - en af mange opgaver Undersøgelsen viser, at præcis halvdelen af respondenterne varetager virksomhedens personaleadministration ved siden af lønadministrationen. Det er undersøgelsens generalister. De sidder oftest i økonomiafdelingen fremfor i en dedikeret personaleafdeling. For de fleste er personaleadministrationen blot en mindre del af deres opgaver. Over halvdelen bruger 10 % eller derunder af deres arbejdstid på personaleadministration. Kun 4 % bruger over halvdelen af tiden. Effektiv selvhjælp Selvom personaleadministration ikke fylder meget i hverdagen, kræver det dog, at generalisterne har den rigtige viden på området. De færreste (af de deltagende) virksomheder har jurister ansat, så de fleste lønmedarbejdere må selv finde svar på personalejuridiske spørgsmål se figur 32. De adspurgte lønmedarbejdere føler sig dog generelt godt klædt på og er gode til selv at søge information om personaleadministration. Næsten syv ud af 10 mener at de i høj grad eller i meget høj grad har de kompetencer og den viden, der skal til for at varetage personaleadministrationen. På det personalejuridiske område oplever 60 % dog fra tid til anden vanskeligheder ved at finde svar på juridiske spørgsmål om fx ansættelsesforhold, opsigelser og lignende. Bluegarden September 2014 Side 7 / 26

8 Når omstilling virker udviklende Overgang til nye systemer At overgå til et nyt lønsystem er en proces med mange forandringer, som af medarbejderen kan opfattes som en indgriben i trygge, velafprøvede rutiner. Når størstedelen alligevel beskriver overgangen til et nyt system som udfordrende, men samtidig spændende og lærerig, skyldes det - højst sandsynligt - at mange af respondenterne var involveret fra starten. Lidt over halvdelen var ansvarlige for lønadministrationen sidst virksomheden skiftede lønsystem og var også en del af processen med at udvælge og integrere det nye system. Grundig forberedelse betaler sig En af stressfaktorerne ved at skifte system er, at lønnen skal laves uanset hvad. Det vigtigste for lønmedarbejderne er at udbetale den rette løn til tiden (98 % svarer meget vigtigt ). Når man sideløbende skal skifte lønsystem, er det vigtigt at være grundigt forberedt og afsætte tiden til det. Bluegarden September 2014 Side 8 / 26

9 Konklusion og betragtninger Små versus store virksomheder Administration af lønforhold er en kompleks disciplin med elementer fra mange fagområder, og det stiller krav til medarbejderens specialviden. I større organisationer vil virksomheden råde over eksperter, eksempelvis jurister, som kan rådgive og vejlede personale- eller lønafdelingen. I mindre virksomheder er lønadministrationen oftest en funktion i økonomiafdelingen, og lønmedarbejderen er tit henvist til selv at opbygge og vedligeholde sine kompetencer. En enlig - og til tider frustreret - svale Lønadministratoren vil gerne yde sit bedste og føler stort ansvar for lønarbejdet. Men som typisk eneste ansvarlige på området, er der ingen at sparre med, når der opstår tvivl. De fleste lønmedarbejdere har andre opgaver ved siden af. Der er ikke, i hverdagen, tid til at tilegne sig ny viden og specialisere sig i det tekniske, i lovgivning, overenskomster, etc. Spørgsmål der opstår under lønarbejdet, bliver løst ad hoc og så godt som muligt. Styrk virksomhedens lønfunktion - anbefalede indsatsområder Resultatet af undersøgelsen giver en indikation af områder, hvor det kan betale sig at satse og investere i lønmedarbejderen og hendes redskaber. De to største udfordringer er: Tid og processer: Mange har følelsen af, at de bruger unødigt meget tid på at søge viden for at løse lønadministrationen. Andre har en fornemmelse af, at de kunne gøre arbejdet mere effektivt, hvis de vidste hvordan. Det kan skyldes manglende grundviden om systemer og arbejdsgange. Præcision: Alle lønmedarbejdere ønsker, ifølge undersøgelsen, at lave lønnen korrekt og til tiden. Men mange har aspekter, de er i tvivl om eller fornemmer, at de ikke ved nok om. Det gør dem usikre og medfører fejl. Dette kan skyldes kvindelig beskedenhed, men det kunne også skyldes manglende formel træning, særligt hos de, der er selvlærte. I undersøgelsen peger deltagerne selv på kurser, som den foretrukne måde at tilegne sig ny viden på. Lønmedarbejderen slipper for at nedarve dårlige vaner fra en kollega, og hun kan holde sig ajour på området, så hun ved, hun løser opgaven effektivt og korrekt. Undervisning er desuden mere systematisk end kollega- og selvoplæring. Og uddannelse åbner øjnene for nye og mere effektive måder at gøre tingene på. En lille investering i en dedikeret medarbejder Respondenterne er generelt meget ambitiøse i forhold til at udbygge deres kompetencer og vidensgrundlag. Man kan se en markant villighed til at dygtiggøre sig inden for komplekse områder som jura, overenskomster og IT. Der er tale om medarbejdere, som er erfarne nok til at se, hvornår de har brug for mere viden og som samtidig er modne nok til at vide, at de skal følge med udviklingen for fortsat at skabe nytteværdi for arbejdsgiveren. Uddannelse som målrettede kurser, seminarer, og lignende vil klæde lønmedarbejderen på til at udføre sin opgave så effektivt som muligt. Virksomheden får en faglig kompetent medarbejder. Og lønmedarbejderen får et bedre grundlag for at besvare sine kollegers spørgsmål og for selv at stille de rigtige spørgsmål til myndigheder, osv. på virksomhedens vegne. Bluegarden September 2014 Side 9 / 26

10 Skal din lønmedarbejder på kursus? Hvis du mener, at det er tid til et kursus for lønmedarbejderen i din virksomhed, så tilbyder Bluegarden en lang række kurser. Alle kurser giver den systematik og formelle oplæring, som mange af lønadministratorerne i analysen har efterspurgt. Der er kurser med fokus på brug og optimal udnyttelse af lønsystemerne som MultiLøn og DataLøn. Andre kurser fokuserer på HR og det personalejuridiske område. Kurserne er koncentrerede, effektive og relevante uanset om de har med specialiserede eller generelle emner at gøre. Du kan læse mere om vores kurser på bluegarden.dk/kurser eller ringe til os på Bluegarden September 2014 Side 10 / 26

11 Tabeller og grafer Her følger udvalgte figurer og grafer fra undersøgelsen. Tabel 1 Antal ansatte i virksomheden Antal virksomheder Andel % % % % % Total % Tabel 2 Alder Antal virksomheder Andel år 3 1% år 32 13% år 95 38% år % 60+ år 18 7% Total % Tabel 3 Hvor længe har du arbejdet med lønadministration? Antal virksomheder Andel Under 1 år 14 6% 1-5 år 57 23% 6-10 år 54 22% 10+ år % Total % Bluegarden September 2014 Side 11 / 26

12 Tabel 4 Hvor længe har du haft dit nuværende job? Antal virksomheder Andel Under 1 år 10 4% 1-5 år 83 34% 6-10 år 86 35% år 23 9% år 14 6% 20+ år 30 12% Total % Figur 5 Hvilken afdeling i jeres virksomhed hører du til? Økonomiafdelingen 58% Personaleafdelingen 15% Lønafdelingen 9% Anden admin.afd. 6% Andet 11% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Antal besvarelser: 240 Figur 6 Hvilket organisatorisk niveau tilhører du? Medarbejder 63% Mellemleder 14% Afdelingsansvarlig 23% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Antal besvarelser: 240 Bluegarden September 2014 Side 12 / 26

13 Figur 7 Var du ansvarlig for lønadministrationen sidst jeres virksomhed skiftede lønløsning, og var du inddraget i processen? 43% 54% Ja, jeg var ansvarlig OG inddraget i processen Ja, jeg var ansvarlig, MEN IKKE inddraget i processen Nej 3% Antal besvarelser: 205 Figur 8 Hvilke ord vil du knytte på oplevelsen med at skifte lønløsning? 60% 58% 50% 46% 45% 40% 30% 34% 33% 20% 10% 12% 14% 7% 8% 4% 4% 6% 4% 0% Antal besvarelser: 214 Bluegarden September 2014 Side 13 / 26

14 Figur 9 Hvor meget af din månedlige arbejdstid bruger du på opgaven med lønadministration? 25% 24% 20% 18% 15% 16% 12% 10% 9% 5% 5% 4% 3% 3% 2% 4% 0% Under 10 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Antal besvarelser: 213 Figur 10 Hvor mange personer varetager lønadministrationen i jeres virksomhed? 2% 4% 29% Kun mig 2 personer 3 personer 65% Mere end 3 personer Antal besvarelser: 212 Bluegarden September 2014 Side 14 / 26

15 Figur 11 Hvordan fordeles håndteringen af lønadministrationen mellem dig og din(e) kollega(er)? 18% 5% Vi supplerer hinanden, men varetager forskellige opgaver Vi skiftes til at løse de samme opgaver 77% Vi har hvert vores ansvarsområde Antal besvarelser: 137 Figur 12 Hvordan har du opnået dine kompetencer inden for håndtering af løn? Selvlært 42% Kurser 33% Oplært af kollega 25% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Antal besvarelser: 114 De respondenter, der i figur 12 svarede, at de er selvlærte i lønhåndtering, blev stillet spørgsmålet i figur 13. Bluegarden September 2014 Side 15 / 26

16 Figur 13 Har det medført udfordringer at være selvlært? 36% 64% Ja Nej Antal besvarelser: 50 De respondenter, der i figur 12 svarede, at de er oplært af en kollega i lønhåndtering, blev stillet spørgsmålet i figur 14. Figur 14 Har det medført udfordringer at blive oplært af en kollega? 29% Ja 71% Nej Antal besvarelser: 28 Bluegarden September 2014 Side 16 / 26

17 Figur 15 Føler du, at dit job ofte stiller krav til din omstillingsparathed i forhold til nye opgaver og ansvarsområder? 20% Ja Nej 80% Antal besvarelser: 207 Figur 16 I hvor høj grad føler du, at du har de kompetencer og den viden, der skal til inden for følgende områder fo r at varetage dit arbejde med lønadministrationen? I meget ringe grad I ringe grad Både og I høj grad I meget høj grad Besvarelse af spørgsmål fra medarbejderne 0% 1% 23% 24% 53% Optimering af processer 3% 6% 14% 31% 46% Viden om overenskomster 5% 9% 16% 33% 36% Viden om love og regler på lønområdet 0% 5% 10% 38% 47% Udnyttelse af alle systemets muligheder 1% 6% 7% 38% 47% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Antal besvarelser: 203 Bluegarden September 2014 Side 17 / 26

18 Figur 17 Har du oplevet at få arbejdsopgaver, som lå udenfor dit eksisterende kompetenceområde, og som du ikke følte dig fortrolig med at skulle løse? 38% Ja 62% Nej Antal besvarelser: 203 De respondenter der i figur 17 har svaret Ja, er blevet stillet spørgsmålet i figur 18. Figur 18 Tilbød din arbejdsgiver dig kurser/uddannelse i forbindelse med de nye arbejdsområder? 43% 57% Ja Nej Antal besvarelser: 125 Bluegarden September 2014 Side 18 / 26

19 Kurser og efteruddannelse Fagblade Netværk E-learning Webinarer (onlinekurser af meget kort varighed) Figur 19 Hvordan tilegner du dig ny viden i dag? 80% 77% 70% 60% 50% 47% 40% 30% 20% 10% 19% 12% 7% 0% Antal besvarelser: 203 Figur 20 Hvor ofte deltager du i kurser og efteruddannelse for at vedligeholde og udvikle dine kompetencer inden for dit arbejdsområde? 4% 6% 13% Aldrig En gang imellem, men ikke hvert år Mindst en gang om året 27% 49% 2-3 gange om året Mere end 3 gange om året Antal besvarelser: 203 Bluegarden September 2014 Side 19 / 26

20 Figur 21 Hvor vigtigt er det for dig, at du har mulighed for at deltage i kurser og efteruddannelse? 4% 3% Det er meget vigtigt Det er lidt vigtigt 35% Ved ikke 59% Det er ikke vigtigt Det er slet ikke vigtigt Antal besvarelser: 202 De 94 % af respondenterne der i spørgsmålet i figur 21 svarede, at Det er meget vigtigt eller Det er lidt vigtigt blev stillet spørgsmålet i figur 22. Figur 22 Hvorfor er det vigtigt for dig at kunne deltage i kurser og efteruddannelse? 90% 80% 78% 83% 70% 60% 50% 61% 51% 40% 30% 20% 10% 00% For at opretholde min markedsværdi som medarbejder For at udvikle mig som menneske For at udvikle mig inden for mit fag For at kunne levere det bedst mulige resultat/stykke arbejde til min arbejdsgiver Antal besvarelser: 189 Bluegarden September 2014 Side 20 / 26

21 Figur 23 I hvor høj grad mener du, at det er arbejdsgiverens ansvar at vedligeholde og udvikle medarbejdernes kompetencer? 60% 58% 50% 40% 30% 25% 20% 10% 10% 7% 0% 0% I meget høj grad I høj grad I mindre grad I meget lille grad Ved ikke Antal besvarelser: 201 Figur 24 Stiller du krav til din arbejdsgiver om kurser og efteruddannelse? 25% Ja Nej 75% Antal besvarelser: 201 Bluegarden September 2014 Side 21 / 26

22 Figur 25 Stiller din arbejdsgiver krav til dig om kurser og efteruddannelse? 30% Ja Nej 70% Antal besvarelser: 201 Figur 26 Hvilken type kompetenceudvikling har din største interesse? 2% Kurser og uddannelse der udvikler mine faglige kompetencer 38% Kurser og uddannelse med fokus på personlig udvikling 59% Begge dele er lige vigtige 2% Ingen af delene Antal besvarelser: 199 Bluegarden September 2014 Side 22 / 26

23 Figur 27 Vurdér vigtigheden af følgende opgaver i forbindelse med ansvaret for jeres virksomheds lønadministration? Slet ikke vigtigt Ikke vigtigt Hverken eller Vigtigt Meget vigtigt Tænke i nye løsninger og systemer 22% 56% Udtræk af rapporter 33% 53% Servicering af ledere 44% 48% Servicering af medarbejdere Opdateret viden omkring love, regler og evt. overenskomster gældende for virksomheden 35% 42% 55% 61% Optimering af arbejdsgange 31% 59% Løn til tiden 2% 98% Korrekt løn 4% 96% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Antal besvarelser: 197 Bluegarden September 2014 Side 23 / 26

24 Figur 28 Varetager du din virksomheds personaleadministration? 50% 50% Ja Nej Antal besvarelser: 197 Som det fremgår af figur 28 varetager halvdelen af respondenterne virksomhedens personaleadministration. De resterende spørgsmål blev derfor kun stillet til denne halvdel. Figur 29 Hvor meget af din månedlige arbejdstid bruger du på personaleadministration? 35% 32% 30% 25% 24% 20% 18% 15% 10% 5% 11% 6% 6% 4% 0% Mindre end 10 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Mere end 50% Antal besvarelser: 101. Bluegarden September 2014 Side 24 / 26

25 Figur 30 I hvor høj grad føler du, at du har de kompetencer og den viden, der skal til for at varetage dit arbejde med personaleadministrationen? 70% 60% 62% 50% 40% 30% 26% 20% 10% 6% 6% 0% I meget høj grad 0% I høj grad I ringe grad I meget ringe grad Ved ikke Antal besvarelser: 98 Figur 31 Oplever du at sidde med personalejuridiske spørgsmål om for eksempel ansættelsesforhold, opsigelser og lignende, som det er svært at finde svaret på? 40% 60% Ja Nej Antal besvarelser: 97 Bluegarden September 2014 Side 25 / 26

26 Advokat Revisor Jurister ansat i virksomheden Arbejdsgiverforening Brancheforening Bluegarden PersonaleGuide Internettet Figur 32 Hvor søger du svar på dine personalejuridiske spørgsmål? 60% 50% 47% 59% 40% 30% 20% 10% 26% 21% 11% 27% 23% 0% Antal besvarelser: 97 Bluegarden September 2014 Side 26 / 26