Oplæg til etablering af ny koncernenhed i Region Sjælland Produktion, Forskning og Innovation

Transkript

1 FORSLAG TIL DRØFTELSE I MED-HOVEDUDVALGET Dato: 5. november 2013 Brevid: Oplæg til etablering af ny koncernenhed i Region Sjælland Produktion, Forskning og Innovation Indledning og baggrund I januar 2012 fastlagde Regionsrådet rammerne og de generelle principper for en ny organisations- og ledelsesstruktur i Region Sjælland. I de følgende måneder blev der truffet beslutning om den endelige organisationsændring også kaldt fælles mål fælles løsninger. Herefter fulgte et efterår, der udmøntede beslutningerne i praksis, således at Region Sjælland 1. januar 2013 fuldt ud havde gennemført den nye organisationsændring. I fælles mål fælles løsninger blev der om den overordnede organisering blandt andet fastlagt, at: - flere beslutninger træffes samlet for hele organisationen og for hele sygehusvæsenet - flere opgaver vedr. administration, beslutningsstøtte og service løses fælles inden for blandt andet HR, økonomi, service og kvalitet Endvidere blev der vurderet gevinster ved at fælles funktioner samles organisatorisk og ledelsesmæssigt. Flere fælles løsninger skaber synergieffekter, stordriftsfordele og harmoniseringsgevinster, ligesom beslutningsstøtten til sygehusene og de øvrige virksomhedsområder vil kunne udvikles og leveres med større ekspertise. I enhver virksomhed af en vis størrelse vil nogle opgaver, der er hinandens forudsætning, være placeret i forskellige dele af organisationen. Derfor handler organisatorisk tilrettelæggelse om både at samle beslægtede opgaver i én enhed i organisationen, og at gøre de grænseflader, der organisatorisk aldrig kan undgås, så sømløse som muligt og sikre det gnidningsfri samarbejde om mål og opgave på tværs. Et styrket fokus på Produktion, Forskning og Innovation Med fælles mål fælles løsninger in mente, har Direktionen vurderet, at der er behov for at samle og styrke enkelte områder af organisationen i en ny koncernenhed. Der etableres en ny tværgående koncernenhed i Region Sjælland, der i udgangspunktet består af KU Produktion, Sundhedsinnovationsjælland (SIS) og forskningsområdet. Hertil knyttes endvidere et ansvar for den videre udvikling og drift af et sammenhængende Ledelsesinformationssystem (LIS). Områderne samles i en ny tværgående koncernenhed, der får navnet Produktion, Forskning og Innovation (PFI). Omlægningen sker pr. 1. januar Det arbejds- og ansvarsfelt som KU Produktion, SIS og Forskningsområdet hver i sær i dag dækker fastholdes også fremadrettet uanset den organisatoriske justering. Formålet med den organisatoriske justering Behovet for at oprette en ny tværgående koncernenhed er blandt andet opstået i kraft af, at de pågældende områder gennem de seneste år har udviklet sig i betydelig grad både i for- Side 1

2 hold til den satsning der er lagt i områderne, herunder udviklingen i antal ansatte, men også den strategiske betydning områderne har for organisationen. Dette kombineret med at der i de kommende år vil være stærke forventninger til områdernes fortsatte udvikling. Det kræver et særligt fokus både ledelsesmæssigt og organisatorisk. Derfor oprettes den ny koncernenhed. Med dette initiativ understøttes dels, at Region Sjællands arbejde med produktionstilrettelæggelse, forskning og innovation gives det bedst mulige hierarkiske udgangspunkt, dels at opgaver omkring produktionstilrettelæggelse og -udvikling, der i særligt grad indebærer synergiske potentialer, understøttes heri organisatorisk og ledelsesmæssigt. Initiativet skal ses i lyset af de krav, forventninger og fælles mål, der er sat for Region Sjællands evne til at udvikle, omlægge, samspille og harmonisere virksomhedens produktion og arbejdstilrettelæggelse de kommende år, og som indebærer betydelige økonomiske, kapacitetsmæssige og kvalitative ambitioner. Der er såvel politiske som ledelsesmæssige forventninger til, at fokus på at innovation, procesmetoder og arbejdstilrettelæggelse kan øge kvaliteten i ydelserne, kan medføre at de nuværende opgaver løses med lavere omkostninger, og kan skabe rum til at påtage sig nye opgaver. En del af den nævnte opgaveportefølje er i dag organisatorisk placeret i Kvalitet og Udvikling. Ved etableringen af en ny organisatorisk enhed i koncernen Produktion, Innovation og Forskning tilgodeses også, at KU efterhånden er kommet til at dække et usædvanligt stort, kompliceret og mangeartet opgavefelt, hvor det ledelses-, sags-, og personalemæssige span of control har en størrelse ud over det rimelige og hensigtsmæssige. Om den nye koncernenhed Produktion, Forskning og Innovation I det følgende beskrives organiseringen af den nye koncernenhed. Koncernenheden ledes af en chef for Produktion, Forskning og Innovation, som indgår i koncernledelsen. Stillingen, som benævnes Produktionsdirektør, vil snarest blive opslået ledig. Organisationsdiagram for den nye koncernenhed: Produktion, Forskning og Innovation (PFI) Produktion (Lean og LIS) Forskning Innovation Forskning Forskningsenheden flytter fra Kvalitet og Udvikling til den nye koncernenhed Produktion, Forskning og Innovation. Hele forskningsområdet, det fulde budget herfor og alle medarbejdere følger således med i organisationstilpasningen. Den ledelsesmæssige reference ændrer sig fra at være til chefen for Kvalitet og Udvikling til den kommende chef for den nye koncernenhed. Side 2

3 Det er fortsat enhedens opgave at stå for koordineringen og administrationen af Region Sjællands Forskningsindsats. I den sammenhæng skal det bemærkes, at der ikke er aktuelle planer om at flytte den fysiske placering af forskningsenheden fra den nuværende placering i Roskilde. Forskningsstrategien, der er styrende for arbejdet i enheden, gælder i perioden , og skal revideres af det nye Regionsråd i Innovation SundhedsinnovationSjælland (SIS) flytter fra at være organisatorisk tilknyttet Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehuse til den nye koncernenhed Produktion, Forskning og Innovation. Hele SIS, det fulde budget herfor og alle medarbejdere følger således med i den nye organisation. Den ledelsesmæssige reference ændrer sig fra at være sygehusledelsen på Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehuse til den kommende chef for den nye koncernenhed. Enheden står for fortsat for koordineringen og styringen af det systematiske arbejde med Sundhedsinnovation. I den sammenhæng skal det bemærkes, at der ikke er aktuelle planer om at flytte den fysiske placering af SIS fra den nuværende placering i Næstved. Den første strategi for sundhedsinnovation blev vedtaget i september Det var startskuddet til dannelsen af SIS, der blev etableret som et treårigt projekt med projektmidler til medio I august 2013 vedtog Regionsrådet en ny strategi for sundhedsinnovation i Region Sjælland. Det er derfor også vurderet, at en ny organisatorisk forankring er hensigtsmæssig. Produktion herunder Lean og LIS Fokusering af Lean-indsatsen Region Sjælland har fra starten satset på at tilrettelægge og udvikle sin produktion og arbejdsgange med stadig forbedret effektivitet og kvalitet for øje. Derudover iværksatte Region Sjælland straks efter sin etablering et systematisk og løbende arbejde med Lean-metoder og - processer for at udvikle arbejds- og forretningsgangene i virksomheden. Dette er bl.a. sket ved at opbygge en intern Lean-stab, der står til rådighed for at hjælpe med til processen i de enkelte afdelinger og styre og koordinere processen generelt i forhold til de ønskede mål, som Lean-redskabet skal bruges til. I Regionsrådet har der gennem flere år været fokus på og interesse for Lean og udbredelsen heraf i Region Sjælland. Området er da også igennem nogle år blev styrket væsentligt blandt andet i kraft af et klart politisk fokus. I budgetaftalen for 2014 er forventningerne til Lean: I 2014 er parterne enige om, at der skal være fokus på udbredelse af Lean i stor skala på alle sygehuse. Det betyder, at der på sygehusniveau: Vil være iværksat initiativer inden for Lean i stor skala på alle sygehuse i løbet af Vil blive udviklet en metode til opgørelse af effekterne af Lean i stor skala tilpasset sygehusets strategiske udgangspunkt. I 2014 følger således næste skridt i at få gennemført Lean i stor skala på alle sygehuse en proces, som vil løbe over de kommende år. Med de politiske forventninger in mente, er der behov for fortsat at styrke fokus på Lean-området i regionen. KU Produktion flytter fra Kvalitet og Udvikling til den nye koncernenhed. KU Produktion, det fulde budget herfor og alle medarbejdere i enheden flytter således med til den nye organisation. Side 3

4 Den ledelsesmæssige reference ændrer sig fra at være til chefen for Kvalitet og Udvikling til den kommende chef for den nye koncernenhed. Enheden står også fremover for koordineringen af og implementeringen af effektivisering/optimering af arbejdsprocesser i produktionsenheder i regionen. Enheden er i dag fysisk placeret i Regionshuset. Der er ingen aktuelle planer om at ændre placeringen af enheden. Det er ikke blot i KU Produktion men også andre steder i Region Sjællands organisation, at der er ansat Lean-konsulenter til at bistå regionens institutioner med at optimere arbejdsprocesser. Disse Lean-konsulenter vil fortsat være placeret i de samme organisatoriske enheder som hidtil. Yderligere er der mange faglige medarbejdere bredt i organisationen, der dagligt arbejder med Lean. Dette gode arbejde skal fortsætte ude på sygehusene og i de enkelte institutioner, hvor det daglige ansvar for produktionen ligger. En samordnet koordinering af Lean-konsulenterne vil, som i dag, ske med udgangspunkt i Produktion, Forskning og Innovation. Styrkelse af Ledelsesinformation (LIS) Indsatsen for kvalitet og effektivitet kræver at ressourcerne udnyttes bedre. Det skaber behov for relevante data og koordinering og styring af disse, fordi fx sygehuse i detaljer skal vide, hvordan de konkrete mål bliver nået med brug af hvilke ressourcer. Samtidig med implementering af Lean bredt i organisationen er der kommet et stadig større fokus på, at den rigtige og nødvendige ledelsesinformation er til stede på alle de niveauer i organisationen, hvor der optræder behov herfor. KU Produktion har hidtil arbejdet lokalt med enkelte enheder/virksomhedsområder og udarbejdet/viderebearbejdet data til relevant ledelsesinformation til gavn for ledelse og medarbejdere i det pågældende virksomhedsområde. Produktion, Forskning og Innovation skal fortsat bistå virksomhedsområderne i regionen med at skabe og analysere relevant ledelsesinformation. Samtidig skal der arbejdes intenst på at skabe et sammenhængende ledelsesinformationssystem til gavn for hele organisationen. Produktion, Forskning og Innovation får det overordnede ansvar i at skabe et sammenhængende ledelsesinformationssystem (LIS) i Region Sjælland. Et arbejde, der skal ske i tæt dialog og samarbejde med den øvrige organisation. Når det sammenhængende ledelsesinformationssystem overgår til drift placeres systemejerskabet her. Endvidere placeres også her en samordnet koordineringsrolle for registreringer. Formålet hermed er at sikre, at den nødvendige registrering og rapportering af data skal ske tæt på den produktion, der genererer data. Og således, at arbejdstilrettelæggelsen skaber forudsætningen for, at data registreres automatisk som en integreret del af produktionen og samstemt med LIS. Produktion, Forskning og Innovation får således ansvaret for at udvikle et sammenhængende ledelsesinformationssystem at drive og videreudvikle de eksisterende LIS- relaterede opgaver, som varetages af KU Produktion i dag fortsat at sikre driften i de LIS-relaterede opgaver der overgår hertil i forbindelse med overflytningen af medarbejdere en koordineringsrolle i forhold til registreringer, dvs. kvalitetsdata, produktionsdata etc. som fremadrettet skal indgå i LIS Side 4

5 efter udvikling og implementering af LIS at sikre driften, vedligeholdelsen og efterfølgende videreudvikling af LIS Samlingen af ressourcer omkring udvikling af et sammenhængende LIS følger af fælles mål fælles løsninger, hvor der ved beskrivelsen af understøttende styringsredskaber og arbejdsmetoder blev beskrevet, at der med etablering af de fælles løsninger i fælles centre, lokalt placerede samarbejdspartnere mv. skal arbejdes med udbygningen af et fælles ledelsesinformationssystem, samarbejdsaftalerne skal udvikles og tilpasses, ligesom systematisk brug af Lean-tilgang og tænkning generelt skal udbygges i Region Sjælland. For at sikre at Produktion, Forskning og Innovation kan løfte disse opgaver flyttes i størrelsesordenen seks medarbejdere fra sygehusene, Koncern IT og Koncern Økonomi til den nye koncernenhed. De medarbejdere som flyttes til Produktion, Innovation og Forskning medtager de LISrelaterede opgaver, som de i dag varetager. Der overgår således en række LIS-relaterede driftsopgaver fra de ovennævnte enheder til Produktion, Forskning og Innovation. De opgaver, som medarbejderne i øvrigt har varetaget i de enkelte enheder i organisationen, og som ikke knytter sig til LIS, løses fortsat fra disse koncernenheder. Koncernenhederne varetager i øvrigt de LIS-relaterede opgaver, som hidtil. Alle enheder forpligtes til fortsat at vedligeholde de eksisterende LIS-systemer frem til et sammenhængende LIS tages i brug. De medarbejdere, som overgår til Produktion, Forskning og Innovation, medbringer de opgaver og det ansvar, som de i dag har i forhold til LIS og vedligeholdelsen heraf. Herudover varetager de øvrige koncernenheder frem til idriftsættelsen af et nyt LIS fortsat det vedligeholdelsesansvar, som de hele tiden har haft. Dvs. at de eksisterende LIS-systemer i den kommende periode fortsat driftes samtidig med at der sker en omlægning og udvikling mod et sammenhængende LIS. I takt med udviklingen af et sammenhængende LIS skrider frem flyttes yderligere ressourcer til Produktion, Forskning og Innovation, forventeligt i løbet af første halvdel af 2015, og når et sammenhængende LIS er implementeret varetages driften af LIS herfra. Projekt om sammenhængende LIS Sideløbende med ovenstående organisationsændring iværksættes et projekt med formålet at skabe et sammenhængende LIS i Region Sjælland. Styregruppe, reference- og projektgrupper vil i den kommende periode blive iværksat med relevante aktører. Den nærmere afklaring af LIS, herunder begrebsafklaringer, regionens grundlæggende tilgang og perspektiv, følger med det projekt som igangsættes. Ligesom øvrige koncernenheder skal Produktion, Forskning og Innovation indgå samarbejdsaftaler med de relevante koncernenheder hvad angår leverancer, kvalitet etc. Det gælder både i forhold til drifts- og udviklingsopgaver, herunder de opgaver, som koncernenheden har overtaget fra øvrige dele af organisationen. Side 5