Manual til opsætning af Jit-klient version 1.0. Opsætning. Copyright Jit-Danmark Aps Find mere information på

Transkript

1 Opsætning

2 Indholdsfortegnelse Sådan finder du indstillingerne...3 Muligheder og begrænsninger...6 Hvilke søgeord skal jeg bruge?...6 Ting man skal passe på...6 Tilføjning/nedlægning af søgeord...6 Ændring af søgeord...7 Mapper...8 Eksportér data...12

3 Sådan finder du indstillingerne Du finder indstillingerne til Jit-klienten under menuen Fil/File Indstillinger. Figur 1 viser dialogen til indstillingerne.

4 Kodeordsbeskyttelse Hvis Jit-klienten bruges i et fler-bruger miljø, kan du vælge at beskytte indstillingerne med et kodeord. Det sikrer at andre ikke uforvarende kommer ind og ændrer opsætningen. Sådan sætter du kodeord på indstillingerne Afkryds boksen Beskyt indstillingerne med kodeord. Indtast et kodeord på minimum 6 tegn. Bemærk at systemet husker store og små bogstaver. Du bekræfter dit kodeord ved at gentage det. Sådan skifter du kodeord Hvis du vil ændre dit kodeord, trykker du på knappen Skift kodeord. Herfter følger du proceduren, som når der sættes et kodeord op. Sådan fjerner du kodeordsbeskyttelsen Fjern markeringen Beskyt indstillingerne med kodeord og der vil være fri adgang til indstillingerne. Spørgsmål og svar Jeg har glemt mit kodeord, kan I fortælle mig hvad det er eller give mig et nyt? - Nej, Jit-Danmark kender ikke dit kodeord, og det er derfor vigtigt at du gemmer dit kodeord et forsvarligt sted. Hvis uheldet er ude så kontakt Jit-Danmark.

5 Generelle indstillinger Benyt leveringsrapport Med denne boks afkrydset, får du en bekræftigelse på at den sendte besked er leveret til modtagerens mobiltelefon. Læs mere i Besked status. Tillad tilføj/fjern favorit Her bestemmes om en bruger kan tilføje og fjerne skabeloner til Favorit mappen. Gør opmærksom på korrespondance inden for xx Med denne funktion aktiveret, vil klienten advare hvis nogle forsøger at sende en besked til en person der allerede er blevet kontaktet inden for det angivne tidsrum. Det kan fx bruges til at sikre at to medarbejdere ikke begge skriver til en kunde om det samme emne. Check om modtageren har afventende noter Med denne funktion aktiveret, vil klienten vise eventuelle noter til den person der netop er kontaktet. Hvis en note ikke længere er aktuel, så kan den slettes.

6 Opsætning af søgeord Søgeord er, som navnet antyder, ord der knyttes til de personer du har i dit kartotek. Ved hjælp af disse kan du finde enkelte personer, eller grupper af personer du ønsker at kontakte. Muligheder og begrænsninger Med Jit-klienten kan du knytte op til 5 søgeord til hver enkelt person. Et søgeord er en tekst, et nummer eller en kombination heraf, som kendetegner den enkelte person. Et oplagt eksempel er cpr-nummer. Det er vigtigt at forstå at selve overskriften du giver et søgeord, ikke har nogen teknisk betydning i sig selv. Det er kun et ord der beskriver indholdet af et felt. Du kan altså skrive præcis hvad du vil i et søgefelt, selvom overskriften fx er Cprnummer. Gør du det, ødelægger du dog muligheden for at finde og gruppere personerne senere. En søgning i klienten kigger kun i de felter der er aktiveret. Hvis du deaktiverer et søgefelt der indeholder informationer i databasen, fremkommer en advarsel. Data bliver aldrig slettet eller ændret, så du kan roligt slå felter fra og til. Hvilke søgeord skal jeg bruge? I de fleste tilfælde er det ret enkelt at finde på søgeord. Du skal blot spørge sig selv Hvordan kender jeg den enkelte kunde? og Hvordan vil jeg gerne gruppere mine kunder?. Er du bilforhandler, kunne det være registreringsnummeret på kundens bil der var søgeord. Er du læge, vil det nok være personens cpr-nummer, eller et tildelt kundenummer. Andre eksempler kunne være varenummer, medlemsnummer, elevnummer og bestillingsnummer. Ovenstående eksempler, bruges til at finde en bestemt person, men ofte vil det også være fordelagtigt at kunne gruppere personer, og her bruger man også søgeord. I eksemplet med bilforhandleren, kunne man forestille sig endnu et søgeord (husk man kan have op til 5), hvor bilens mærke var registreret. Med en sådan registrering ville man kunne skrive en bestemt besked til alle der fx kører Ford Focus. En uddannelsesinstitution ville kunne sende en besked til alle på Hold 5, og en idrætsforening kunne skrive til alle Instruktører. Mere om søgeord Et enkelt søgefelt, kan sagtens indeholde flere informationer. Et eksempel kunne være idrætsklubben der har et søgeord kaldet Virke. En given person kunne både være formand, bestyrelsesmedlem og instruktør, hvorfor feltet så ville indeholde Formand/Bestyrelsesmedlem/Instruktør. Personen ville så dukke op ved søgninger på et af disse ord. Man behøver i øvrigt ikke at skrive det fulde ord, et søgning på mand vil også finde Formand, og systemet skelner ikke på store og små bogstaver. Ting man skal passe på Fleksibiliteten i søgeordene gør, at du skal tænke lidt over hvilke søgedata der lægges i søgeordene. Tager vi eksemplet med bilforhandleren, kunne der være endnu et søgeord med en tekniske kode i, fx FO. En søgning på denne tekniske kode, ville sammen med den person man forventede at finde, vise alle kunder der kører Ford Focus fordi bogstaverne FO også indgår heri. Ved at rette den tekniske kode til fx *FO eller F-O, undgår man sådanne tilfælde da bogstaverne F-O ikke normalt fremkommer i almindelig tekst. Tilføjning/nedlægning af søgeord At tilføje et søgeord, er så let som at gå i indstillinger og afkrydse et ledigt søgeord under fanen Søgeord. Ønsker du at fjerne en hel kolonne, fjerner du blot krydset ud for det pågældende søgeord. De data der er tilknyttet den enkelte person, bliver ikke slettet, men indgår ikke længere i en søgning.

7 Ændring af søgeord Hvis ændringen alene går på overskriften, kan denne umiddelbart ændres uden yderligere hensyn. Går ændringen derimod ud på at ændre et søgefelt fra fx Cpr.nummer til Registreringsnummer, er der tale om en anderledes tidskrævende operation. Efter at have ændret overskriften, skal hver enkelt person åbnes, og data manuelt tilrettes. Det er derfor man skal være rimelig sikker i sin sag, inden man tildeler søgeord.

8 Mapper Under punktet Mapper, gives der mulighed for at oprette, rette og slette mapper, samt ændre de enkelte mappers egenskaber. System-mappen Favoritter Denne mappe er speciel, idet dens egenskaber er fastlagt på forhånd og ikke kan rettes. Den er altid synlig, og om de enkelte skabeloner i mappen tillader redigering, afhænger af egenskaberne på mappen hvor originalen ligger. En skabelon der ligger i Favoritter, er nemlig blot en pegepind til den mappe hvor originalen ligger. du kan derfor heller ikke oprette skabeloner i denne mappe. Opret først skabelonen i en bruger-mappe, og tilføj den derefter som favorit. Alle andre mapper Du kan oprette lige så mange mapper du har brug for. Vælg nogle sigende navne, så de enkelte skabeloner bliver lette at finde. Opret Tryk her for at oprette en ny mappe. Du kan ikke oprette 2 mapper med samme navn. Egenskaber Tryk her for at ændre eller se egenskaberne for den valgte mappe. Mappenavn Ønsker du at ændre navnet på mappen, kan du blot skrive det nye navn. På en bruger-mappe er der følgende attributter: Tillad editering af skabeloner i mappe Det styres på mappe-niveau om skabeloner må editeres eller ej. Du kan altså ikke have en mappe der både indeholder skabeloner der gerne må redigeres samt nogle der ikke må redigeres. Ønskes denne opdeling, skal der oprettes 2 seperate mapper, med hver deres egenskab. Vis mappe Som navnet antyder, vælger du her om mappen skal være synlig eller ej. Skal du til at oprette skabeloner til et reklamefremstød, kan du vælge at skjule mappen indtil skabelonerne er klar. Du kan også bruge en skjult mappe til at gemme gamle skabeloner, som senere kunne blive aktuelle. En skjult mappe er hvid, mens en synlig mappe er gul. Slet Tryk her for at slette den valgte mappe. Hvis mappen indeholder skabeloner, vil du blive bedt om at bekræfte at disse også slettes. Bemærk at denne handling ikke kan fortrydes!

9

10 Flyt skabelon På denne fane kan du flytte eller kopiere skabeloner mellem de enkelte mapper. Kopier En skabelon kopieres fra Kilde-vindue til Destinations-vinduet. Der kopieres ikke hvis : Der ligger en skabelon med samme navn i Destinations-vinduet. Kilde-vinduet og Destinations-vinduet er det samme. Flyt En skabelon flyttes fra Kilde-vindue til Destinations-vinduet. Der flyttes ikke hvis : Der ligger en skabelon med samme navn i Destinations-vinduet. Kilde-vinduet og Destinations-vinduet er det samme. Destinations-vinduet er Favoritter. Hertil kan kun kopieres. Fjern favorit Alle skabeloner der optræder i Destinations-vinduet, kan umiddelbart fjernes. Da en favorit kun er en pegepind til en anden skabelon, slettes selve skabelonen altså ikke, kun pegepinden. Der fjernes ikke hvis Destinations-vinduet ikke peger på Favoritter.

11 Opfølgninger Her kan du sætte en systemregel der dikterer et standardtidspunkt til afsendelse af opfølgninger. Bemærk: Dette gælder kun for opfølgninger! Vælger du fx. kl 8.00, vil beskeder der ikke selv har en regel, blive afsendt kl på afsendelsesdagen. Har den enkelte besked sin egen regel, overstyrer dette systemregelen.

12 Import/Eksport Importér personer Jit-klienten har mulighed for at importere personer fra en CSV-fil. Selv ved ganske få personer, kan det betale sig at indlæse disse via en CSV-fil frem for at taste dem i hånden. Det kræver dog af filen er i et ganske bestemt format for at blive accepteret af klienten, hvilken igen kræver at du har lidt erfaring med fx Microsoft Excel. Ligger du inde med en personliste du gerne vil importere i Jit-klienten, og har du ikke mod på at forsøge selv, så kontakt Jit-Danmark. Så skal vi nok hjælpe dig. Hvad kræver det? Microsoft Excel (beskrevet her) eller lignende værktøj. En fil der kan indlæses, eller kopieres til Microsoft Excel. At der som minimum er et navn og enten et mobil-, Jit- eller fastnet-nummer til hver person. Sådan gør du Formatet som Jit-klienten forventer, har 13 kolonner og ser sådan ud: Fornavn;Efternavn;Adresse;Postnummer og by;jit-nummer;mobil-nummer;fastnet-nummer; Søgeord1; Søgeord2; Søgeord3; Søgeord4; Søgeord5;Bemærkninger Det er altså sådan de data du ligger inde med, skal ende med at se ud for at Jit-klienten kan acceptere dem. Start Excel og indlæs din originale person-fil. Indsæt og/eller slet kolonner indtil du har det antal klienten forventer. Ryk evt. rundt på kolonnerne sådan at rækkefølgen er som beskrevet. Til sidst gemmer du filen som en CSV-fil. I Jit-klienten udpeges CSV-filen med Gennemse, og importerer den ved at trykke Importér. Klienten kvitterer med et lille vindue hvor du kan se hvor mange linier der blev accepteret, og hvor mange linier der ikke overholdt formatet. Hvis der er linier der ikke overholdt formatet, anbefales det at slette de personer der blev accepteret i Jit-klienten, rette Excel filen op, og så importere hele CSV-filen igen. Eksportér data Jit klienten kan eksportere personerne I systemet til enten en CSV-fil eller XML-fil, og mappe/besked strukturen kan eksporteres til en XML-fil. Hvorfor eksportere personerne? Der kan være flere gode grunde til at eksportere personlisten. Via CVS-formatet kan du fx importere listen i Microsoft Excel, hvor data så kan bearbejdes og eventuelt importeres igen, eller printes som lister. Med XML-formatet kan du med de rette værktøjer også bearbejde data, men først og fremmest er dette format velegnet til at importere personer i fremtidige versioner af Jit-klienten. Bemærk: Denne version af klienten er ikke i stand til at importere XML-filer.

13

14 Tøm database Med denne funktion kan du slette alle personer samt al historik i den lokale database. Vær opmærksom på at alle der benytter denne database (fler-bruger miljø) berøres af dette! Handlingen kan ikke fortrydes, så det anbefales at du eksporterer sin personliste for en sikkerheds skyld inden basen tømmes.

15 Ordforklaring Herunder finder du en beskrivelse til nogle af de tekniske termer der er benyttet i denne manual. CSV-fil CSV står for Comma Seperated Values (komma separerede værdier). Dette efterhånden aldrende format bruges til at beskrive data, hvor de enkelte kolonner adskilles med et beskemt tegn (fx et semikolon). Det gør det meget enkelt at arbejde med, men det er samtidig meget vigtigt at filen overholder det givne format meget præcist. Som det fremgår af eksemplet nedenunder, skal du huske at sætte det korrekte antal skilletegn også selvom du ikke nogle oplysninger til det pågældende felt. Eksempel på en linie i en CSV-fil: Lars;Larsen;Hovedgaden 3;2750 Ballerup;; ;;;;;;;; I dette eksempel er der 13 kolonner data. XML-fil XML står for Extensible Markup Language og kan betegnes som afløseren til CSV formatet. Hvor CSV-formatet var meget fast, er XML nemt at udvide men også en del mere komplekst.