Lokalsamfundet bygger bro. Kommunikationsstrategi og -plan 1. version

Transkript

1 Lokalsamfundet bygger bro Kommunikationsstrategi og -plan 1. version

2 Lokalsamfundet bygger bro Formålet med denne kommunikationsstrategi og plan er at skitsere rammerne for Rudersdal Kommunes kommunikation om flygtningeindsatsen, samt at skitsere rammerne for det kommunikative samarbejde med civilsamfundet. Det vil sige: - at støtte civilsamfundet, herunder foreninger, frivillige, frivillige organisationer, Dansk Røde Kors (DRK) og Dansk Flygtningehjælp med deres arbejde i forhold til flygtninge i Rudersdal Kommune - at tilbyde forskellige former for materialer til kommunens borgere, der signalerer frivillighed og understøtter positive værdier i forhold til flygtninge - at sikre konsistens i Rudersdal Kommunes budskaber om flygtningeindsatsen - at sikre synlig og tydelig sammenhæng mellem Rudersdal Kommunes kommunikation om flygtninge og frivilligindsatsen og de aktiviteter der gennemføres af civilsamfundet

3 Mål Mål: Den samlede kommunikationsindsats skal: Skabe forudsætninger for involvering af frivillige og civilsamfundet Øge kendskabet til kommunens og de frivilliges flygtningeindsats Skabe gode forudsætninger for en naturlig og løbende integration af flygtningene i kommunens daglige liv, herunder skabe parathed blandt kommunens virksomheder til at ansætte flygtninge Succeskriterier: Hvis Rudersdal Kommune lykkes med at gennemføre en konsistent, sammenhængende kommunikation i forhold til sin flygtningeindsats, skal det kunne dokumenteres: At der er kendskab til kommunes og den frivillige indsats At virksomhedernes tilbøjelighed til at medvirke til integration af flygtninge gennem ansættelse og indslusning på arbejdsmarkedet øges At flygtningene dokumenteret deltager i civilsamfundets daglige liv, fx i foreninger, sportsklubber og i de tætte naboskaber

4 Interessenter/målgrupper Primære målgrupper: - Flygtningene - Sagsbehandlere og beslutningstagere i Rudersdal Kommune med direkte ansvar for indsatsen - Frivillige - Dansk Røde Kors - Dansk Flygtningehjælp - Naboer Sekundære målgrupper: - Borgere generelt i Rudersdal Kommune - Medarbejdere i Rudersdal Kommune generelt - Medierne - Erhvervsvirksomheder - Mentorer - Kommunalbestyrelsen

5 Interessenter medvirken og indflydelse Nødvendighed af medvirken i projektet Stor Skal informeres Skal involveres Kommunalbestyrelsen Direkte sagsbehandlere Virksomheder i kommunen Mentorer Flygtningene selv Medierne Frivilligeorganisationer Dansk Røde Kors Kommunens borgere Skal orienteres Medarbejdere i RK Naboer Skal høres Lille Lille Grad af indflydelse på projektet Stor

6 Hovedbudskaber Værdimæssigt kan Rudersdal Kommune læne sig op ad projektet Lokalsamfundet bygger bro. Projektet arbejder med afsæt i, at god modtagelse og tæt samspil mellem civilsamfund og kommune styrker muligheden for vellykket integration. Rudersdal Kommune fokuserer i sin kommunikation herudover på nøgleord som: empati, åben, imødekommende, rummelig. Al kommunikation om flygtningeindsatsen bør støttes af grundlæggende værdier, der kan rummes i et samlet, men stærkt budskab. Sloganet skal gerne fortælle noget om Rudersdal Kommunes mål med flygtningeindsatsen. Det er Kommunikations anbefaling, at der supplerende bør udarbejdes en visuel identitet inden for rammen af kommunens grafiske design.

7 Eksempler på konkrete budskaber Det stigende antal flygtninge er et fælles medmenneskeligt ansvar, og det er naturligvis også et ansvar, vi skal være med til at løfte i Rudersdal Kommune. Rudersdal Kommune prioriterer en hurtig, effektiv og målrettet afdækning, som sikrer flygtningene så gode muligheder som muligt. Rudersdal Kommune prioriterer, at flygtningene hurtigst muligt begynder skolegang og lærer dansk. Rudersdal Kommune ønsker at fremme civilsamfundets involvering i flygtningeindsatsen. Rudersdal Kommune håndterer alle opgaver i forbindelse med modtagelse af flygtninge inden for de rammer og tidsfrister, der er fastlagt. Kommunen finder rammer og tidsfrister rummer udfordringer, men vil naturligvis gøre alt, hvad der er muligt for at overholde disse. Rudersdal Kommune vurderer, at et stigende antal flygtninge på sigt vil skabe udfordringer i med fortsat at kunne finde egnede midlertidige og permanente boliger.

8 Kommunikationskanaler - 1 Aktivitet Målgruppe Detailbeskrivelse Artikelservice Civilsamfundet Rudersdal Kommune udarbejder 2-3 artikler pr. måned (inkl. fotos) til brug for civilsamfundets kommunikation, fx til presseomtale, egne medlemsblade mv. Nyhedsbrev Domæne på rudersdal.dk Info-boards på kommunale lokaliteter, som idrætsfaciliteter, Rådhus mv. Facebook Tilstedeværelse ved arrangementer som Havnedag i Vedbæk, Kulturnat mv. Civilsamfundet, ansatte i Rudersdal Kommune, borgere og andre interesserede Civilsamfundet, borgere og flygtninge Civilsamfundet, borgere, frivillige Udvalgte medarbejdergrupper, civilsamfund, borgere Civilsamfundet, borgere, frivillige, flygtninge Rudersdal Kommune udarbejder ca. hver 2. måned et nyhedsbrev om kommunens arbejde med flygtninge, herunder gode eksempler på integration, portræthistorier mv. Distribueres via kommunens website samt til alle abonnenter Der etableres et særligt flygtninge-domæne på rudersdal.dk ( hvor alle relevante oplysninger samles. Det planlægges, at domænet udstilles tydeligere ifm. release af ny rudersdal.dk, herunder vil det også være muligt at supplere med en eller evt. flere sprogversioner. På dansk, engelsk, arabisk og farsi Bruge info-boards til primært rekruttering af nye frivillige med organisationerne som afsender og orientere om kommende arrangementer og mulighed for at gøre en indsats Erfaringsudveksling og deling af information om arrangement mellem frivillige og kommunen. Brug af en kanal, der kan rekruttere unge. Direkte dialog med borgere med henblik på at skabe kendskab og synlighed om nye borgere, sekundært at rekruttere frivillige

9 Kommunikationskanaler - 2 Aktivitet Målgruppe Detailbeskrivelse Mediesamarbejde Borgere og virksomheder i Rudersdal Kommune, offentligheden generelt Der aftales et mediesamarbejde med Rudersdal Avis og evt. Frederiksborg Amts Avis under overskriften Ny i kommunen. Sigtet er, at sætte fokus på det frivillige aspekt samt de barrierer og muligheder der er for nye medborgere i kommunen med anden etnisk baggrund. Det kan fx være portræthistorier, vox pop og konkret information Plakater Civilsamfundet, borgere Der udarbejdes plakater i A3- og A2-formater, der kommunikerer kommunens centrale budskaber om flygtninge og frivillighed Klistermærker Borgere Der udarbejdes klistermærker til bilers bagruder med det bærende budskab: Rudersdal åben for verden Foldere Borgere, frivillige, flygtninge Udarbejdelse af en mindre serie af foldere, der tematisk opdelt, fortæller om aspekter af kommunens flygtningeindsats Grafisk identitet og fælles budskaber Forvaltning, frivillige organisationer og DRK En samlet kommunikationspakke med et fælles bomærke, grafikelementer og fælles budskaber til brug i markedsføring af aktiviteter

10 Evaluering Denne strategi evalueres senest om 12 måneder (dvs. oktober 2016). Evalueringen sker dels gennem en optælling af omfanget af ansatte flygtninge i kommunens virksomheder, dels gennem et survey blandt et repræsentativt udsnit af kommunens borgere. Kommunikation gennemfører dette survey for Beskæftigelse via SurveyXact. Surveyet skal bl.a. dokumentere: - Øget kendskab til kommunens og de frivilliges flygtningeindsats - Forbedrede oplevede forudsætninger for involvering af frivillige og civilsamfundet (målt som kvalitative statements) - Styrkede forudsætninger for en naturlig og løbende integration af flygtningene i kommunens daglige liv (målt som kvalitative statements), samt øget parathed blandt kommunens virksomheder til at ansætte flygtninge (målt kvantitativt ift. indgåede aftaler/flygtninge)