Referat ordinær generalforsamling for Jelling Musikfestivals Hjælperforening 2015

Transkript

1 Referat ordinær generalforsamling for Jelling Musikfestivals Hjælperforening 2015 Tirsdag d. 24. februar 2015 kl Deltagere: Bestyrelsen + dirigent + 3 medlemmer af hjælperforeningen Dagsorden iflg. vedtægterne: a. Valg af dirigent - Lars Dam vælges som Dirigent ingen indvending. b. Valg af stemmetællere - Torben Sørensen og Anette Skov Poulsen vælges som stemmetællere ingen indvendinger c. Bestyrelses beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år v/formanden - Formanden Kirsten Grunnet oplæser bestyrelsens beretning (bilag 1). i. Ingen indvendinger til beretningen, derfor godkendes beretningen. d. Forelæggelse af økonomi til godkendelse - Elsa Sørensen gennemgår regnskabet for JMF s hjælperforening i. Ingen indvendinger til regnskabet derfor godkendes regnskabet (bilag 2). - Der pointeres at hjælperforeningen ikke skal give et decideret overskud, da det skal komme det indeværende års medlemmer til gode. - Der kommer spørgsmål: Er mellemledere talt med i antallet af medlemmer? i. Medlemsskabet af JMF s hjælperforening er en del af mellemlederpakken, derfor tæller mellemledere også med i det samlede antal medlemmer af hjælperforeningen. e. Fastsættelse af kontingent - Kontingentet er på nuværende tidspunkt på kr. 100 bestyrelsen foreslår at fastholde kontingentets størrelse. - Dette vedtages. f. Indkomne forslag fra bestyrelse eller medlemmer - Ingen forslag modtaget - Lars Dam foreslår en ændring af pkt. 1.7 i vedtægterne for JMF s Hjælperforening: 1.7 Bestyrelsen Hjælperforeningens bestyrelse består af 6 medlemmer, som vælges på foreningens generalforsamling der bliver ikke valgt suppleanter.

2 Jelling Musikfestivals ledelse udvælger én person fra ledelsen til at indgå i foreningsbestyrelsen. Jelling Musikfestivals Hjælperkoordinator er et selvskrevet medlem af foreningsbestyrelsen. Valgbar til foreningsbestyrelsen er registrerede og aktive medlemmer + Jelling Musikfestivals bestyrelsesmedlemmer (1 post). Øvrige 4 bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at der altid er 2 bestyrelsesmedlemmer på valg i lige årstal og 2 bestyrelsesmedlemmer på valg i ulige årstal. Formand for bestyrelsen har 2 stemmer. Bestyrelsen konstituerer sig selv efter generalforsamlingen. Bestyrelsen i foreningens 1. år vil bestå af arbejdsgruppen udpeget af Jelling Musikfestivals bestyrelse. Rettes til: Hjælperforeningens bestyrelse består af 6 medlemmer, som vælges på foreningens generalforsamling der bliver ikke valgt suppleanter. Jelling Musikfestivals ledelse udvælger én person fra ledelsen til at indgå i foreningsbestyrelsen. Jelling Musikfestivals Hjælperkoordinator er et selvskrevet medlem af foreningsbestyrelsen. Valgbar til foreningsbestyrelsen er registrerede og aktive medlemmer. Øvrige 4 bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at der altid er 2 bestyrelsesmedlemmer på valg i lige årstal og 2 bestyrelsesmedlemmer på valg i ulige årstal. Formand for bestyrelsen har 2 stemmer. Bestyrelsen konstituerer sig selv efter generalforsamlingen. i. Ingen indsigelser g. Valg af medlemmer til bestyrelsen - Elsa Sørensen (modtager genvalg) - Christina Skovgaard (modtager ikke genvalg) - Anne Gosvig-Hansen og Claus Laubo stiller op til bestyrelsen - Anne og Claus fortæller begge kort om, hvorfor de har lyst til at være en del af bestyrelsen. - Elsa fortæller hvorfor hun gerne vil fortsætte i bestyrelsen. - Bettina Küsch forklare hvad bestyrelsens arbejde består af: i. Største post er at arrangere hjælperfesten. 1. Her pointere Anne, at hjælperfesten er vigtig, for at vise at der bliver sat pris på de mange frivillige. ii. Arrangere evt. andre arrangementer, som fx Steffen Jungersen foredrag i Byens Café.

3 iii. JMF s Hjælperforenings bestyrelse afholder ca. 6-7 møder om året. - Bestyrelsen præsenterer sig kort. - Der uddeles stemmesedler - Stemmetællerne tæller stemmerne op, hvorefter dirigenten får resultatet. - Anne Gosvig-Hansen bliver valgt ind som nyt medlem af bestyrelsen og Elsa Sørensen bliver genvalgt. Dirigent fortæller resultatet var tæt og påpeger at Claus Laubo er meget velkommen til at hjælpe til hjælperfesten. - Spørgsmål: hvorfor vælges der ikke suppleanter? i. Bestyrelsesarbejdet er meget hands-on, derfor vurderes det, at der ikke er behov for suppleanter. h. Eventuelt. - Spørgsmål: Hvornår er man som ny hjælper sikret en tjans på festivalen? i. Så snart man har bekræftet, man gerne vil være hjælper og har betalt kontingent, er man sikker på en tjans på festivalen. Der er ikke flere indkomne forslag og generalforsamlingen erklæres hermed for lukket kl

4 Bilag 1: Bestyrelsens beretning vedr. medlemsåret 2014, for Jelling Musikfestivals Hjælperforening. Så er der gået fire år med hjælperforeningen, som midtpunkt for især afholdelse af hjælperfesten. I 2014 lavede vi igen en aftale med Grøn koncert, om at hjælperforeningens medlemmer kunne komme på en særlig og social - tur til Grøn Koncert i Kolding. Ca. 100 hjælpere var tilmeldt og turen var en succes: vi havde en fantastisk dag - og samtidig en hård opgave med at få brugt alle mad- & ølbilletterne. Vi havde store planer om at lave et dobbeltarrangement med besøg på Tuborg i Fredericia - og bagefter musik i Bygningen i Vejle. Vi løb dog ind i den udfordring, at Tuborg aldrig laver rundvisninger om fredagen - og da der var enighed om, at det ikke ville være velegnet med en hverdagsaften, valgte vi at skrinlægge ideen. Årets hjælperfest var - efter bestyrelsens mening samt de tilbagemeldinger vi har modtaget fra andre - igen en succes. Vi valgte at give den ekstra gas på musik/underholdnings budgettet, da hjælperfesten jo er hjælperforeningens væsentligste opgave at afvikle. Vi bød velkommen med Serveringsteatret - samt med Søs Egelind i rollen som Ilse fra Post 3. DJ Thunderpower spillede dinner musik, hvorefter Festmaskinen overtog scenen. De blev flankeret af Poul Krebs og Rasmus Walther. De knap 800 fremmødte havde en fest og vi løb hurtigt tør for flere forskellige spritmærker - det vælger vi at betragte som en indikation om succes. Med disse ord, lægges beretningen ud til godkendelse. På hjælperforeningens bestyrelses vegne Kirsten Grunnet

5 Bilag 2: Sammendrag af balance for regnskabsåret JMF Hjælperforening Sammendrag af balance for regnskabsåret Kontingent indtægter Fest og arrangementer Indtægter i alt Omkostninger ved fest/arrangementer Øvrige administrative omkostninger Omkostninger i alt Resultat Underskud Indestående DJS aktiver i alt Forudbetalt kontingent (2015) Netto Egenkapital primo Årets underskud Egenkapital ultimo Da det ikke er meningen der skal opspares overskud i foreningen, har vi i år brugt lidt mere på hjælperfesten. Godkendt på JMF Hjælperforenings generalforsamling den 24. feb Bettina Küsch kasser Elsa Bruun Sørensen - revisor