KONTORVAGT. Hvad laver sådan en? Senior Erhverv Sjælland Øst. Kontorvagt manual 2012 (A) Side 1

Transkript

1 Senior Erhverv Sjælland Øst KONTORVAGT Hvad laver sådan en? Side 1

2 Som kontorvagt tager man sig af: Side 2: Side 3: Side 4: Side 5: Side 6: Side 7: Side 8: Side 9: Side 10: Indholdsfortegnelse Opgaver til Tovholderen for Kontor-gruppen Åbning af kontoret Håndtering af post/ Lukning af kontoret og rengøring Fordelingsbakker Telefonbetjening IT disciplin Bilag I Side 2

3 Opgaver til tovholderen for kontor-gruppen Afholdelse af intro-møder for nye medlemmer i samarbejde med alle arbejdsgrupper. Udarbejde vagtplan for den kommende måned. Skal offentliggøres senest pr. den 20. måneden før. Sørge for bemanding i.h.t vagtplan og evt. afløser ved forfald. Tildeling af nøgler til kontoret og regnskab hermed. Oprydning på opslagstavler og i aviser og tidsskrifter Diverse andre opgaver efter behov. Indkøb af diverse materialer efter aftale ifølge indkøbsliste som er bilag til denne manual. Foreningen har kontokort til lokale indkøb i WIKA Supermarked og konto til kontorartikler hos LOMAX Side 3

4 Åbning af kontoret Nøgler Indgang til gården gennem porten (nøglen findes i vores postkasse). Åbning af bagdøren til kontoret. Afbrydelse af alarm koden er kun kendt af dem der har nøgle Hoveddøren åbnes senest kl. 10:00 (men gerne ved ankomst). Sætte alu-skilt foran hoveddør og lås det fast til stolpen med hængelåsen (nøgle findes på opslagstavlen). Åbn persienner i mødelokale, skal ikke trækkes op. Og kun lys i lokalet når det bruges. Opgaver til den daglige kontorvagt Der skal kun være tændt lys i rum der bruges. Første person sætter kaffemaskinen i gang. Opvaskemaskine tømmes. Husk altid at have navneskilt på (gælder alle). Vær klar til betjening af telefon og besøgende, (officiel åbningstid Kl. 10:00 14:00 mandag til fredag) Kontroller logbog for opgaver og aktiviteter i dag og indskriv fremtidige opgaver. Denne bog ligger synligt fremme i en bakke midt i kontoret. Føres som en slags dagbog: indskriv vigtige hændelser og beskeder, som har relevans for den kommende periode, f.eks. møder, besøg af håndværkere, nye medlemmer, og lignende Side 4

5 Posten Postkasse ved hoveddøren tømmes for breve og lignende, men også Indbakke i mailen tømmes og flyttes til respektive gruppers mapper eller videresendes hvis det er noget der haster. Posten åbnes Indkommet post og mail indbakke kontrolleres og ekspederes hurtigst muligt. Det er vigtigt at indkommende job-tilbud omgående videresendes til virksomhedsgruppens tovholder. Se telefonnummer og adresse side 10. Post adresseret til en person Skal ikke åbnes, men send en mail eller ring til personen brevet er til, så vedkommende ved der er kommet et brev. Udgående post ekspederes samme dag (lægges i postkassen ved hoveddøren). Besvarede breve med kopi af svar lægges i de relevante bakker. Hver fredag rydder IT - afdelingen op i ikke behandlede , så de ligger i de respektive afdelingsmapper som ulæst. Rengøring Blomstervanding efter behov. Skraldespand i køkken skal tømmes når den er fyldt, der står en affaldscontainer i gården til mindre brændbart materiale. Papirkurve i kontorområdet tømmes efter behov, og papir affald kommes i papircontaineren der også står i gården. Husk, at hvis der smides pap ud, må dette ikke kommes i papircontaineren, men skal i affaldscontaineren (som mindre brandbart materiale). Tørre støv af efter behov Side 5

6 Rengøre toiletter, supplere toiletpapir og håndservietter - efter behov. Støvsugning - efter behov. Oprydning i aviser m.m. Sluk kaffemaskine efter brug. Evt. start opvaskemaskine. Lukning af kontoret Hvis man i sommerperioden har taget vores udendørsmøbler frem, skal disse efter brug sættes tilbage i fyrrummet hvor de er taget. Tag alu-skilt ind ved hoveddøren, HUSK at hænge nøglen tilbage på opslagstavlen. Låsning af hoveddøren. Sidste person lukker, men tidligst kl. 14:00 Luk persienner til i mødelokale Sluk alle PC er og skærme helt, undtagen PC SERA 01 og serveren i servicerummet. Kontrol af at alle øvrige el-apparater er slukket. Luk alle vinduer og persienner. Tilslut alarmen koden kendes kun af dem der har nøgle. Lås bagdøren. Lås porten iflg. aftale og HUSK at lægge nøglen i vores postkasse Side 6

7 Fordelingsbakker: På kontoret står flg. postbakker, heri lægges post og beskeder til de pågældende personer/afdelinger: 1. Formand 2. Regnskabsafdeling Der er en bakke kun til regninger til betaling. Der er en bakke kun til timesedler. 3. Virksomhedsafdeling 4. PR-afdeling 4. Medlemsafdelingen 5. IT-afdeling 6. Kontorvagts-afdeling Side 7

8 Når telefonen ringer: Tag telefonen og sig: Goddag, det er Senior Erhverv, du taler med (dit navn). Eller evt. blot: Senior Erhverv, det er (dit navn). Henvendelse fra journalister/pressen skal altid henvises til formanden, eller i dennes fravær næstformanden. Få gerne et telefonnummer så vi kan ringe tilbage. Det er vigtigt at vi holder kontakt med pressen! Senior Erhverv Jobformidlin Der gør en forskel. Senior Erhverv Sjælland Øst Astersvej 23 E 4600 Køge Tlf sera@sera.dk Side 8

9 IT-disciplin Der må ikke installeres programmer eller andet på foreningens pc er, og disse må ikke benyttes til private formål bortset fra jobsøgning, CVudarbejdelse og andre job relaterede formål. Ved alvorlige problemer: Ring til IT-afdelingen, se tlf. nr. på kontaktlisten. NB: pc kaldet SERA 01 og server i servicerummet må ikke slukkes Side 9

10 Bilag I Indkøbsliste for mangler Artikel Dato Ansvarlig Udført Printerpapir Papir til visitkort Toiletpapir Køkkenruller Håndservietter Kaffe Kaffeposer Te-breve Opvaskemiddel Rengøringsmidler Drikkevarer Vand Øl Vin Salg af flasker Diverse øvrigt Senior Erhverv Sjælland Øst Side 10