FORRETNINGSORDEN For Bestyrelsen for Nakskov Gymnasium og HF

Transkript

1 FORRETNINGSORDEN For Bestyrelsen for Nakskov Gymnasium og HF 1: BESTYRELSENS OPGAVER Bestyrelsen har den overordnede ledelse af institutionen og fastsætter målsætning og strategi. 1. Ansætter og afskediger den daglige leder af institutionen. 2. Ansætter og afskediger vicerektor efter indstilling fra institutionens leder. 3. Øvrige ansættelser og afskedigelser foretages af institutionens leder. 4. Godkender samarbejdsaftaler, kontrakter mv., der er af betydning for den selvejende institution 5. Fastlægger de overordnede retningslinjer for institutions virksomhed og udvikling, herunder målsætning, strategiplaner og udbudsprofil. Dette sikres ved, at bestyrelsen to gange om året behandler institutionens målsætning på sine møder herunder det ene i forbindelse med årsberetningen. Bestyrelsen vurderer på baggrund af en redegørelse fra institutionens leder vedrørende det daglige arbejde med målsætningen, om det skønnes nødvendigt at foretage justeringer af målsætning eller planer for dens gennemførelse. 6. Udarbejder budget efter indstilling fra den daglige leder af institutionen. 2 BESTYRELSENS KONSTITUERING og SELVSUPPLERING. 1. Bestyrelsens kompetenceprofil: Ved sammensætningen af bestyrelsen er der taget hensyn til, at medlemmerne samlet set er i besiddelse af bredt dækkende kompetencer indenfor områder, der er relevante i forhold til institutionen. Der er i vedtægten åbnet mulighed for, at bestyrelsen kan selvsupplere, hvis bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt. Som udgangspunkt foretages kompetencevurderingen på det første møde i en udpegningsperiode, således at selvsupplering er foretaget forud for bestyrelsens konstituering. Hvis et eller flere medlemmer forlader bestyrelsen i funktionsperioden, genovervejer bestyrelsen sin kompetenceprofil. 2. Bestyrelsen udpeger selv sin formand. Bestyrelsen foretager formandsvalg, når bestyrelsen er komplet i en udpegningsperiode eller formandsposten bliver ledig i en funktionsperiode.

2 3. Bestyrelsen vælger på det konstituerende møde en stedfortræder for formanden Stedfortræderens opgave er alene at overtage formandens opgaver, når denne har meldt forfald eller er fraværende af anden grund. 4. Formanden udgør sammen med stedfortræderen for formanden bestyrelsens forretningsudvalg. 5. Bestyrelsen skal, hvis et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i udpegningsperioden bede den udpegningsberettige udpege et nyt medlem. 3: BESTYRELSENS INFORMATIONSGRUNDLAG 1. Bestyrelsen har ret til at få og pligt til at skaffe sig alle oplysninger, der er nødvendige for at udøve sin funktion som bestyrelse. Hvis bestyrelsesmedlemmer får oplysninger af væsentlig betydning for institutionen af institutionens medarbejdere eller fra anden side, forventes det, at disse oplysninger også tilgår lederen og formanden. 2. Bestyrelsesformanden kan i det enkelte tilfælde beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand. En sådan beslutning forelægges efterfølgende bestyrelsen til godkendelse. 4: BESTYRELSENS BESLUTNINGSDYGTIGHED 1. Bestyrelsen træffer beslutning ved afholdelse af møde. Såfremt afholdelse af bestyrelsesmøde ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for institutionen, kan bestyrelsen undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Sådanne beslutninger forelægges efterfølgende til godkendelse på et bestyrelsesmøde. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Et bestyrelsesmedlem kan ikke give møde ved fuldmagt. Samtlige bestyrelsesmedlemmer skal så vidt muligt have haft adgang til at deltage i bestyrelsens beslutning. 3. Beslutningen træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 5: BESTYRELSENS MØDER Indkaldelse 1. Bestyrelsen afholder mindst 4 møder årligt. Herudover afholder bestyrelsen møde, når formanden finder dette nødvendigt eller hensigtsmæssigt, eller når mindst tre stemmeberettigede medlemmer af bestyrelsen fremsætter krav om det.

3 2. Den daglige leder af institutionen deltager i bestyrelsens møder, medmindre bestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse. 3. Formanden tilrettelægger, indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelse skal ske skriftligt gerne via mail og normalt med mindst en uges varsel. Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden for bestyrelsesmødet samt skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Dagsorden 4. Bestyrelsesmødet har følgende faste punkter på dagsordenen: a. Godkendelse og underskrivelse af referat af forrige bestyrelsesmøde. b. Opfølgning på beslutninger fra sidste bestyrelsesmøde. c. Eventuel beslutning om, hvilken information der skal videregives til institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske. d. Opfølgning på perioderegnskaber. e. Dagsordenen for årets sidste bestyrelsesmøde suppleres med følgende punkt: Godkendelse af budget for det kommende regnskabsår. Referat f. Herudover suppleres dagsordenen med andre punkter, som bestyrelsens formand, øvrige bestyrelsesmedlemmer eller den daglige leder af institutionen ønsker behandlet. 5. Institutionens leder er referent og udarbejder referat af bestyrelsens møde. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet. 6. Hvis et bestyrelsesmedlem eller institutionens daglige leder ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening tilført referatet. 7. Udkast til referat sendes snarest muligt og normalt inden en uge efter mødet til bestyrelsens medlemmer og den daglige leder af institutionen til godkendelse. Det godkendte referat skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og den daglige leder af institutionen, uanset om de har deltaget i bestyrelsesmødet. 6: BESTYRELSEN og DAGLIG LEDELSE Arbejdsdeling mellem bestyrelse og ledelse: 1. Bestyrelsen udøver alene sin funktion i møder, hvor den sikrer, at beslutninger, der tegner institutionens profil, politik og drift, træffes. Bestyrelsen forventes derudover gennem sit eksterne engagement at medvirke til at sprede viden om Nakskov Gymnasium og HF s virke.

4 2. Ledelsen (institutionens leder og vicerektor) har ansvaret for, at den daglige drift af institutionen foregår i overensstemmelse med gældende lovgivning og de af bestyrelsen trufne beslutninger. 3. Ansættelser: Bestyrelsen delegerer sin kompetence til at foretage ansættelser ved institutionen til institutionens leder. Kompetencen til at foretage ansættelse af institutionens leder og vicerektor forbliver hos bestyrelsen. Til at bistå institutionens leder i forbindelse med ansættelser, nedsætter denne relevante ansættelsesudvalg. Ansættelsesudvalgene er alene rådgivende. 4. Bestyrelsens tilsyn med lederen: Bestyrelsens tilsyn med institutionen og lederen foretages af formanden, der har pligt til gennem fremmøde på institutionen, gennem kommunikation via mail og telefon at holde sig løbende orienteret om institutionens drift og lederens virke. Det er formandens opgave under meddelelser på bestyrelsesmøderne at orientere den øvrige bestyrelse om væsentlige erfaringer fra denne kontakt med institutionen og dens leder. 5. Kvalitetssikring, regnskabsfunktioner og intern kontrol: 6. Løn og personalepolitik: Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af formanden, tillidsmanden og institutionens leder med henblik på at udarbejde de overordnede rammer for institutionens løn og personalepolitik i overensstemmelse med institutionens målsætninger. 7. Opfølgning evaluering mv.: 8. Bestyrelsens stillingtagen til revisionsprotokol: Revisor udarbejder revisionsprotokol. Bestyrelsen tager stilling til protokollen ved behandling af årsberetning. 9. Opfølgning på perioderegnskaber mv. Punktet økonomi er en fast bestanddel af alle bestyrelsesmøder. Bestyrelsen tager under punktets behandling stilling til nødvendige justeringer af det vedtagne budget, ligesom der kan besluttes mer og mindrebevillinger set i relation til institutionens egenkapital og tilskud. Bestyrelsens behandling af økonomi foregår alene på hovedkontoniveau. 10. Sikring af grundlag for revision: Sikres via samarbejde mellem revisor, formanden og institutionens leder. 11. Procedurer for fremskaffelse af relevant information til undervisningsministeriet:

5 Institutionens leder: 12. Forelægger overordnede disposition for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Den daglige leder af institutionen er endvidere forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold. 13. Varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Den daglige leder af institutionen udarbejder i rimelig tid forud for bestyrelsesmøde forslag til dagsorden, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne. 14. Forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer. 15. Forelægger årsregnskab og årsrapport for bestyrelsen. 8: TAVSHEDSPLIGT Bestyrelsesmedlemmer, den daglige leder af institutionen og andre, der deltager i bestyrelsens møder, er underlagt forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. 9: ÆNDRING AF FORRETNINGSORDNEN Beslutning om ændring af forretningsordnen træffes af bestyrelsen med simpelt stemmeflertal. Vedtaget på bestyrelsesmødet den 17. april 2007 af bestyrelsen: Søren Busch Steffen Rasmussen Anni Jensen Jørgen Didriksen Hans Tind Leo Christensen Goutham Jørgen Surendran Cecilie Nielsen Helle Lemvig Jørn Jepsen Tiltrådt af institutionens daglige leder: John Povlsen