Bilag 1. Udbudsmateriale vedr. revisionsopgave for. Professionshøjskolen VIA University College. Generelle vilkår for tilbudsafgivelse

Transkript

1 Sags nr. U Bilag 1 Udbudsmateriale vedr. revisionsopgave for Professionshøjskolen VIA University College Generelle vilkår for tilbudsafgivelse Side 1

2 Sags nr. U VIA University College Udbud af revisionsopgaven Indhold 1. Indledning Miniudbud iht. rammeaftale Revisionsydelser Ordregivende myndighed Udbyders forbehold Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Tilbudsgivers omkostninger Uklarheder Tilbudsgivers forbehold Alternative bud Miniudbudsmateriale Den gældende tilbudsfrist m.m Tildelingskriterier Tidsplan Fremsendelse af tilbud Bilagsoversigt:... 7 Side 2 af 8

3 1. Indledning Sags nr. U Professionshøjskolen VIA University College (VIA) skal hermed anmode om at modtage tilbud på revision og rådgivning af VIA. 2. Miniudbud iht. rammeaftale Revisionsydelser Dette miniudbud gennemføres som en genåbning af konkurrencen mellem de leverandører, der er valgt på rammeaftale Revisionsydelser. Miniudbuddet omfatter lovpligtig revision og tilkøbsydelser m.v. iht. indeværende udbud. Kontrakten skal omfatte perioden 01. april 2014 til 31. marts 2018, og vedrører det arbejde, der kan henføres til regnskabsårene 01. januar 2014 til og med 31. december Opsigelsesvarsel er iht. leveringsaftale, rammeaftalebilag 13, rammeaftale Kontrakten udarbejdes iht. Leveringsaftale, Rammeaftalebilag 13, Rammeaftale 17.01, revisionsydelser. Medmindre andet er anført i indeværende miniudbud, er det indholdet i denne aftale, der er gældende. 3. Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er Professionshøjskolen VIA University College Skejbyvej Risskov CVR.nr Udbyders forbehold VIA forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede miniudbud og/eller at gennemføre nyt miniudbud, hvis der er saglige grunde eller forbehold, der tilsiger dette. Udbuddet omfatter endvidere optioner på udvidet forvaltningsrevision samt rådgivningsydelser. Ordregiveren vil derfor i forbindelse med udvidet forvaltningsrevision samt rådgivningsydelser kunne aftale omfang og tidsforbrug inden opgaven påbegyndes, som nærmere beskrevet i kontrakten. Denne ydelse er ikke eksklusiv for den vindende tilbudsgiver. Ordregiver vil kunne placere opgaven hos en anden egnet leverandør. Side 3 af 8

4 5. Tavshedspligt og åbning af tilbuddene. Sags nr. U Nærværende miniudbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshedspligt vedrørende forhold, der kommer tilbudsgiver til kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenternes tilbud. 6. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og medfølgende dokumentation er VIA uvedkommende og tilbudsmateriale returneres ikke til tilbudsgiver. 7. Uklarheder Såfremt der er spørgsmål til dette udbudsmateriale, skal disse rettes skriftlig via mail til nedenstående kontaktperson. Alle svar vil ligeledes blive givet skriftlig, og vil være tilgængelig på følgende link: - dokumentet vil være forsynet med en revideret dato. Spørgsmål skal være VIA i hænde senest 15. august 2013 kl VIA vil besvare eventuelle spørgsmål 1. gang den 5. august 2013, herefter vil spørgsmålene blive besvaret senest den 23. august Såfremt tilbudsgiver efter udløb af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. Kontaktperson for VIA vil i tilbudsperioden være: Indkøbschef Gerly Rimmer, mail geri@viauc.dk 8. Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav til tilbuddet. Sådanne forbehold kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Side 4 af 8

5 Sags nr. U Øvrige forbehold i tilbuddet kan føre til afvisning, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres på tidspunktet for tilbudssammenligningen. Eventuelle forbehold skal være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelse. I det omfang tilbudsgiver ikke udtrykkeligt tager forbehold over for de enkelte bestemmelser, og tillige angiver, hvilken konkret formulering af den pågældende bestemmelse tilbudsgiver vil foreslå, lægges det til grund, at tilbudsgiver har accepteret bestemmelsen, således at denne kan indgå i den enkelte kontrakt. Tilbudsgiver skal på bilag 13, som signeres og medsendes tilbuddet, tilkendegive, hvorvidt der er forbehold i tilbuddet eller ej. Forbehold noget andet sted i tilbudsgivers tilbud vil ikke blive accepteret. 9. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 10. Miniudbudsmateriale Tilbudsgivere skal afgive tilbud i henhold til nærværende skrivelse, samt kravspecifikation i bilag 2. Såfremt den ønskede dokumentation ikke er indsendt, er VIA berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra det fremsendte tilbud. 11. Den gældende tilbudsfrist m.m. Tilbudsgivers tilbud, der skal være på dansk, skal være ordregiver i hænde inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist, jf. Invitation til miniudbud. Tilbud, der ikke er VIA i hænde inden nævnte tidsfrist, vil blive afvist. Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet i minimum 6 måneder fra afgivelsen. Såfremt tilbudsgiver efter gennemgang af miniudbudsmaterialet alligevel ikke måtte ønske at afgive tilbud, bedes tilbudsgiver snarest muligt meddele VIA dette. Side 5 af 8

6 Sags nr. U Tildelingskriterier Valg af leverandør vil ske ud fra det overordnede tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontrakten vil blive tildelt efter nedenstående tildelingskriterier: (Underpunkterne under hvert kriterium er ikke udtømmende) 1. Pris (40%) Se endvidere bilag 2 2. Kvalitet (35%) a. Tilbudsgiver samlede forslag til løsning af opgaven. b. Kvalifikationer, uddannelse og erfaring med revision på uddannelsesområdet, herunder 2 referencer fra uddannelsesområdet med tilsvarende størrelse. c. Ajour med de til enhver tid gældende love og regler på området. d. Antal og omfang af evt. forbehold e. Værdiskabende forvaltningsrevision 3. Ydelses sortiment: (25%) a. Lovpligtig revision b. Revision af projekter c. Erklæringspligtige ydelser d. Rådgivningsydelser e. Ressourcekapacitet og fleksibilitet f. Beskrivelse af revisionsteam, kontaktperson m.m. g. Samarbejde og service - Inspirator, rådgiver, sparringspartner - Udøve en aktiv, dynamisk og fremadrettet revision, som kan understøtte en fortsat effektivisering af VIA University College. Se endvidere bilag Tidsplan Fremsendelse af information omkring VIAs miniudbud til leverandører under SKI-aftalen VIA fremsender udbudsmateriale Sidste frist for skriftlige spørgsmål vedr. evt. uklarheder kl Sidste frist for VIAs offentliggørelse af svar på skriftlige spørgsmål vedr. uklarheder Sidste frist for aflevering af tilbud kl Forventet offentliggørelse af valgte leverandør Tilbud, som modtages efter den angivne frist, vil ikke komme i betragtning. Side 6 af 8

7 14. Fremsendelse af tilbud Sags nr. U Tilbuddet stiles til: Professionshøjskolen VIA University College Skejbyvej Risskov att.: Indkøbschef Gerly Rimmer På kuverten skal påføres: Fortroligt, må kun åbnes af Gerly Rimmer Tilbud på revisionsopgave Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i et eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes på en USB-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud. Alle tilbudsdele og bilag skal være kompatibelt med Microsoft Word/Excel. Dog tillades det, at der i den elektroniske version af tilbuddet anvendes pdf-format til f.eks. regnskaber, underskrevne tro- og loveerklæringer mv. Tilbudsgiver skal være indstillet på, dersom dette ønskes af VIA, at deltage i en mundtlig præsentation af tilbuddet. VIA forholder sig ret til drøftelse med tilbudsgiver med henblik på præcisering af indhold af tilbud, men dette kun på en sådan måde, at der ikke opstår forskelsbehandling og konkurrencefordrejning jvf. EU s Udbudsdirektiv. 15. Bilagsoversigt: Bilag 1 Udbudsmateriale vedr. revisionsopgave for VIA University College, generelle vilkår for tilbudsgivning. Bilag 2 Kravspecifikation til tilbud Bilag 2a Supplerende oplysninger om VIA Bilag 3 VIAs vedtægter Bilag 4 Årsrapport for 2012 Link: Bilag 5 Organisationsdiagram for VIA Bilag 6 Bekendtgørelse nr. 70 af 27. januar 2011 Bilag 7 Regnskabsinstruks 2013 Bilag 8 Oversigt over VIAs adresser Bilag 9 Organisationsplan for koncernøkonomiafdelingen Bilag 10 Skema til oplysninger af priser Bilag 11 Udkast til leveranceaftale Rammeaftalebilag 13 Bilag 12 Referenceliste Bilag 13 Forbeholdsliste Bilag 14 Beskrivelse af udvidet revision Bilag 15 Beskrivelse af speciel, rekvireret rådgivning Side 7 af 8

8 Bilag 16 Bilag 17 Bilag 18 Bilag 19 Tro og loveerklæring Beskrivelse af medarbejdere Revisionsprotokollat for 2012 (fortroligt fremsendt pr. mail) Tjekliste Sags nr. U Side 8 af 8