Referat for organisationsbestyrelsesmøde i BoligSyd. tirsdag den 14. april 2015 kl

Transkript

1 Referat for organisationsbestyrelsesmøde i BoligSyd Mødested: Kontoret Kallemosen 16, Aabenraa. tirsdag den 14. april 2015 kl Deltagere: Leif Poulsen LP, Monika Löck ML, Svend Jensen SJ, Bent Christensen BC, Nicki Hagesen NH, Birgit Lagoni BL Afbud: Lise Poulsen LLP, Finn Knudsen FK, Kirsten Normann KN Fra administrationen deltager: Karen Sibbesen KS, Jonny Gjerlevsen JG, Hans H. Appel HHA Afbud: Dagsorden Referat Aktion 1. Godkendelse af referat fra sidst: Referat fra møde den 10. marts blev underskrevet 2. Orientering fra formand, udvalg og administrationen: LP orienterede om: Hvis jeg skal starte med det helt positive, så har jeg en klar fornemmelse af at der begynder at være en bedre stemning på kontoret. Der har været afholdt møde med Stofa lige inden påske, hvor de medgav os, at de havde problemer som skal rettes på, og vi har fået en direkte mail til den nye sælger som vi kan bruge til klager fra vores beboere, og hjælper dette ikke så ved vi hvor vi yderligere kan henvende os hvis nødvendigt. Der har fortsat ikke været politisk behandling af lokalplanen for Stegholt, og så vidt jeg er orienteret kan vi først regne med det sker i næste måned. Mandag aften er der cafemøde, og jeg erindrer jer lige om at I naturligvis alle er velkomne uanset om I er formænd eller ej. Det er jo vigtigt for afdelingsformændene at kende organisationsbestyrelsen. Program for bestyrelsesweekend er fremkommet og denne 19

2 form sikrer jo at vi får gennemgået de forskellige muligheder og får afdækket evt. tvivlspørgsmål inden det er for sent. (bilag) Dette gør så samtidig at jeg meget gerne nu vil have endelig besked om hvem der deltager og hvem der ikke gør. I udsendt materiale fra administrationen kan vi se, at der fortsat er ledige boliger der har været alt for længe ledige, og rent faktisk er der nogle der har rundet de to år som ledige. Det bliver vi nødt til at forsøge at finde løsninger på, men jeg har desværre ikke opskriften. Vi har jo prøvet forskelligt og det har da også haft en gavnlig virkning, men løst hele opgaven har det bestemt ikke. Hvis vi går lidt over i udvalgene så holder marketingudvalget møde omkring vores profilbrochure i morgen aften med deltagelse af den valgte leverandør. Derudover arbejdes der fortsat på et bestyrelseshefte til vores afdelingsbestyrelser. Hjemmesiden er fortsat under udvikling, med forskellige nye tiltag, som kan sættes i gang, når administrationen har tid. Det forhindrer ikke, at der fortsat kan bruges frivillige kræfter i udviklingen af siden, men den daglige pasning bør ligge hos administrationen på sigt. Der er fortsat stor interesse for hjemmesiden nyeste rekordbesøg er 608 besøg på én dag. Vores venteliste er kommet online og der arbejdes med at der også kan betales med dankort for opskrivning. Den første dag vi havde listen online og hvor der blev skrevet om den på Facebook kom der alene 12 nye tilmeldinger, og uden jeg har yderligere tal, så tyder det da på at det kan være en god måde at få længere ventelister på. Facebook kører fortsat godt vi har nu omkring 750 likes og når vi fremhæver en god bolig, får vi mellem 3 og visninger af boligen på vores facebookside. HHA orienterede om: I fortsættelse af udsendt information 20

3 Facadereklame ved kontoret er der indhentet pris på, kommer på ca. 100 tkr. incl. montering og moms. Da det er et meget stort beløb indhentes yderligere tilbud Der blev orienteret om risiko for manglende forsikringsdækning ved murkollaps på grund af korroderede murbindere. Administrationen finder en fælles holdning til problematikken, der kan vurderes at være alvorlig. AV JG orienterede om: Små fremskridt i dagligdagen de to gamle organisationer skal flettes sammen særlig på udlejningssiden, men der er håb om en god fremtidig model. De elektroniske ansøgninger virker gode. Det tekniske område er ikke undersøgt p.t. 3. Selskabssager til beslutning: 3.a Regnskab Padborg Boligforening 2014 (bilag) KS gennemgik regnskabet: Resultat for 2014 er et overskud på kr , samlet egenkapital er på 6,4 mio. kr. Tilskrivning af renter er sket med 2,8% i Afdelingernes resultater blev gennemgået der blev gjort opmærksom på manglende henlæggelser til fraflytning i flere afdelinger. Revisionsprotokol blev uddelt, den var tidligere udsendt med dagsorden til mødet. Afklaring: 21

4 Regnskaber er godkendt og underskrevet af de tilstedeværende. 3.b Godkendelse af lånekonvertering, 10 forbedringslån (bilag) 3.c Evaluering af afholdte afdelingsmøder Der var udsendt bilag med oversigt, og besparelser. Det vedrørte lån i tidligere Padborg Boligforening. Afklaring: Godkendt og underskrevet af de tilstedeværende. ML: uvant for os fra tidligere Padborg med 2 X udsendelse af indkaldelse/dagsorden. Generelt kunne konstateres mange deltagere, som var utilfredse med havepasning hos naboer. LP: der er mange deltagere fra administrationen til de enkelte møder kan evt. ændres fremover. BL: ved sammenlagte afdelinger bør der gøres mere for udligning af forskelle. JG: eget arbejde: lejere er forsikringsmæssigt dækket af egne forsikringer. SJ: oplevede meget stille, og kun lidt besøgte møder. 3.d Principiel debat om begrebet personsag Emnet blev diskuteret. 3.e Repræsentantskabsmøde, BoligSyd: Repræsentantskabsmøde, Dalbo: - indkaldelse til møde den 19. maj - valg af 6 Der var enighed om indkøb af 8 stk. bøger fra KAB bl.a. om dette emne. Forskellige forhold blev diskuteret mulig dirigent spørges LP uddelte indkomne indkaldelser til møde den 18. maj Valgt som repræsentanter fra BoligSyd er LP, SJ, BC, AV HHA 22

5 repræsentanter NH, BL. Efterfølgende har LLP givet tilsagn om deltagelse. 3.f. Ændring af mødeplan for 2015 Mødedage ændres til onsdage. 3.g. Valg af bestyrelsesmedlemmer til ejerforeninger Brunbjergparken, Løjt Kirkeby: ML supp. NH Centerpladsen, Tinglev: SJ Tinglevhus, Tinglev: SJ 4 Information om mulighed for boligbutik HHA fremlagde idéoplæg Bestyrelsen var ikke afvisende for de skitserede hensigter i oplægget, da en evt. boligbutik ikke kommer til at betyde ændringer i BoligSyds nuværende udlejning, men kan være en evt. ekstra mulighed for udlejning af enkelte boliger. 5 Eventuelt Bestyrelsesweekend blev diskuteret og aftalt flyttet, da for mange ikke kunne deltage på den fastsatte dato. LP fremsender forslag til ny dato senere. ML: Tak for hilsen til mit jubilæum. JG: Sag vedr. fraflytning blev kommenteret. Leif Poulsen Monika Löck Svend N. Jensen Nicki Hagesen (Finn Knudsen) (Lise L. Poulsen) Bent Christensen Birgit Lagoni (Kirsten Krohn Normann) 23