Systematisk arbejdsmiljøarbejde Drejebog til ArbejdsPladsVurdering - APV. De fire faser Drejebog til gennemførelse af APV i skovbranchen.

Transkript

1 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Drejebog til ArbejdsPladsVurdering - APV De fire faser Drejebog til gennemførelse af APV i skovbranchen. Udarbejdet af: Inge Nørby 2007

2 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Forord Indledning Forberedelse, Fase Organisering Planlægning Tidsplan Kommunikationsplan Undersøgelsesmateriale Besvarelse Præsentation af resultatet Udsendelse og indsamling, Fase Hent materiale Information og motivation af medarbejderne Præsentation af spørgeskemaet Udarbejdelse af rapport Analyse og prioritering, Fase Inddragelse af anden viden Sikkerhedsgruppens analyse af rapporten Dialog med medarbejderne om resultaterne Grundlaget for analysen og prioriteringen Analysen Prioritering Organiseringen af det videre forløb Handlingsplan og opfølgning, Fase Færdiggørelse af handleplanen Opfølgning og evaluering Litteraturliste Drejebog til APV 2

3 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Forord 1. Forord Denne drejebog er skrevet til jer, der står overfor at gennemføre en APV med skovbranchens fælles værktøj. Ved at følge beskrivelsen i drejebogen sikrer I, at I arbejder systematisk og strategisk med at videreudvikle en attraktiv arbejdsplads. Værktøjet er udarbejdet i forbindelse med Branchearbejdsmiljørådet (BAR) Jord til Bords projekt om arbejdsmiljø i skovbranchen, februar Erfaringer er indhentet i et pilotprojekt, på en virksomhed med 17 skovarbejdere, og danner grundlag for denne guide, om hvordan man bedst kommer igennem en APV, trin for trin. En systematisk og vedvarende arbejdsmiljøindsats giver jer viden til at udpege de arbejdsmiljøområder, der aktuelt kræver en ekstra indsats, og det sætter jer i stand til at sætte forbedrende aktiviteter i gang. Det bliver lettere at gøre indsatsen forebyggende, når arbejdsmiljøindsatsen tænkes langsigtet og strategisk i forhold til arbejdspladsens øvrige udfordringer og forhold. Arbejdspladsvurdering (APV) er en lovpligtige gennemgang af arbejdspladsens fysiske og psykiske arbejdsmiljø, som skal gentages, hvis der sker ændringer i arbejdsprocesser og arbejdsgange, og mindst en gang hvert 3. år. Formålet med at gennemføre APV er at kortlægge arbejdsmiljøet, for derigennem at kunne tage fat på de problemer der må være, og sikre at arbejdspladsen har et sundt og sikkert arbejdsmiljø. APV er ligeledes en dokumentation på hvorvidt arbejdsmiljøet lever op til de lovmæssige krav om arbejdsmiljø, samt hvorvidt det lever op til den enkelte virksomheds målsætning. APV-kortlægningsskemaet indeholder, udover kortlægning af det fysiske arbejdsmiljø, et afsnit som kortlægger det psykiske arbejdsmiljø samt trivsel og konflikter. I de tilfælde hvor I finder der er store problemer med det psykiske arbejdsmiljø, kan APV en udvides med en trivselsundersøgelse. En trivselsundersøgelse fortæller, i en noget mere detaljeret version, hvordan det står til med trivslen på arbejdspladsen på et givet tidspunkt. Formålet med undersøgelsen er, at den skal føre til en dialog på arbejdspladsen, hvor I opstiller mål og formulerer handleplaner med aktiviteter, der gør, at I kan forbedre jeres arbejdsplads. Drejebogen er en del af et samlet værktøj til systematisk arbejdsmiljøstyring i skovbranchen. Værktøjet er gratis og kan benyttes af alle arbejdspladser i skovbranchen. Værktøjet indeholder: 1. Informationspjecen Vejen til det gode Arbejdsliv om APV og trivselsundersøgelse 2. De fire faser - Drejebog til APV APV kortlægningsskema om fysisk og psykisk arbejdsmiljø APV handlingsplanskema 3. De fire faser - Drejebog til trivselsundersøgelse Trivselsundersøgelse, spørgeskema til kortlægning Trivselsundersøgelse, vejledning og handlingsplan 4. Eksempel på følgebrev Materialet kan downloades fra Drejebog til APV 3

4 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Indledning 2. Indledning At gennemføre en APV er at sætte en proces i gang, en proces der giver medarbejderne forventninger til et forbedret arbejdsmiljø. Processen består af fire faser: 1) Forberedelse 2) Udsendelse og Indsamling 3) Analyse og Prioritering 4) Handleplan og Opfølgning Denne drejebog giver et overblik over processen og gode råd til de opgaver og problemstillinger, som kan opstå undervejs. Drejebogen er en vejledning til gennemførelsen af APV. Værktøjet til APV er et redskab til at danne overblik, og derigennem skabe et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Derfor er drejebogens enkelte faser baseret på, at både ledelse og medarbejdere er involverede i og deltager i processen - fra planlægning til opfølgning. Det letter gennemførelsen af APV, når materialet der bruges, er tilpasset den aktuelle branche. Det er vigtigt at give medarbejderne en grundig information om hvad APV er, og hvad den er et redskab til. Medarbejderne har ret til at deltage i kortlægningen anonymt, og dette skal overholdes, så medarbejderne føler sig trygge ved at deltage. Drejebog til APV 4

5 Systematisk arbejdsmiljøarbejde forberedelse, Fase 1 3. Forberedelse, Fase Organisering Ledelsens har ansvaret for, at der gennemføres ArbejdsPladsVurdering APV, og at der udarbejdes en skriftlig APV. Sikkerhedsorganisationen inddrages og deltager i hele processen fra planlægning til opfølgning. Det kan være praktisk at sikkerhedsgruppen får ansvaret for gennemførelsen. I virksomheder der ikke har en sikkerhedsorganisation, er det de ansatte, der deltager i hele processen for APV en. 3.2 Planlægning Drøft formålet, målet og forventningerne med APV en, find evt. tidligere APV er og evt. trivselsundersøgelser frem. Udarbejd tidsplan for forløbet, således at tidsfrister for aflevering af udfyldte skemaer ikke bliver hverken for korte eller for lange. Det er ligeledes vigtigt, at der er et fornuftigt tidsperspektiv i processen, så der ikke går for lang tid, fra at skemaerne er udfyldt til der kommer tilbagemelding til medarbejderne. Fastsæt datoer for forløb, så medarbejderne, under hele processen, har fornemmelsen af at tingene skrider frem. Det er vigtigt at få en høj svarprocent, da det alt andet lige giver et bedre materiale at arbejde med. Diskuter i gruppen hvordan I opnår dette. Et af de vigtigste elementer i at opnå høj svarprocent er at give en grundig information, og at drage medarbejderne ind i processen helt fra starten. I kan evt. diskutere om: medarbejderne skal have mulighed for at foreslå emner til spørgeskemaet medarbejderne med særlige behov, læsevanskeligheder, sprogproblemer o.l. skal have særlig hjælp eller andre betingelser skemaet skal læses op, evt. i mindre grupper. Hvis I tidligere har gennemført APV, hvor svarprocenten har været lav, kan det skyldes flere ting: I har ikke lavet jeres forberedelser godt nok. I har ikke været grundige nok med jeres handlingsplan for den forrige APV. I her ikke fulgt op på handlingsplanen for den forrige APV, eller I har slet ikke gennemført de sidste to faser i den forrige APV. Faren ved ikke at følge op på spørgeskemaet, er netop at medarbejderne ikke gider deltage næste gang, for deres oplevelse er, at det kun bliver til en masse spørgsmål og besvær men ingen resultater eller forbedringer. 3.3 Tidsplan Det anbefales, at I udarbejder en tidsplan for gennemførelsen af processen. I skal regne med at bruge flest timer i analyse- og opfølgningsfaserne. Her skal I afsætte tid til at drøfte resultaterne med medarbejderne, prioritere udviklingsområder, udarbejde handleplan og ikke mindst gennemføre aktiviteterne i handleplanen. 3.4 Kommunikationsplan Beslut hvornår og hvordan medarbejderne orienteres om, at der skal til at ske noget som de bliver en vigtig aktør i. Drejebog til APV 5

6 Systematisk arbejdsmiljøarbejde forberedelse, Fase 1 Fastsæt en dato til et informationsmøde med medarbejderne. På dette møde skal alle medarbejder have en grundig information om spørgeskemamaterialet, processens faser, formål, betydning osv. Afsæt tid på dette møde til at medarbejderne kan stille spørgsmål. Hvis I har dårlige erfaring med tidligere APV(se afsnit 3.2) så gør medarbejderne opmærksomme på hvorfor det er vigtigt at de engagere sig denne gang, hvad det er I kan gøre bedre og at I er klar over jeres tidligere fejltrin. Beslut hvornår og hvordan resultatet af undersøgelsen skal formidles, skal der udarbejdes rapporter til medarbejderne, hvor mange dialogmøder skal der afholdes og hvordan. 3.5 Undersøgelsesmateriale Materialet til APV består af kortlægningsskema/spørgeskema, vejledning/handlingsplanskema, informationspjece og følgebrev. I kan overveje om der skal tilføjes spørgsmål til materialet, det kan være at I har arbejdsfunktioner med særlige risici, materialet ikke har taget højde for, eller en medarbejdergruppe med særlige behov. 3.6 Besvarelse Beslut i hvilken form medarbejderne skal have spørgeskemaet. Hvis ikke alle medarbejder har computer, er elektronisk besvarelse udelukket. Det skal overvejes om skemaet skal læses op for medarbejderne, evt. i flere hold. Medarbejderne må ikke sidde for tæt, så de kan se hvad hinanden svarer anonymitet er vigtigt for de fleste, især når det drejer sig om mere personlige forhold som den psykiske del af APV. 3.7 Præsentation af resultatet Beslut om der skal udarbejdes en rapport til alle medarbejder, og hvordan I vil afholde dialogmødet / møder (se om dialogmøde i afsnit 5.3). Drejebog til APV 6

7 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Udsendelse og indsamling, Fase 2 4. Udsendelse og indsamling, Fase Hent materiale Indhent materiale til den forestående APV. Ret det evt. til så det passer til netop jeres virksomhed, med logo, datoer, navne på kontaktpersoner og evt. egne spørgsmål. 4.2 Information og motivation af medarbejderne Nu er I klar til at sætte undersøgelsen i gang. Den bedste start vil være at uddele skemaerne personligt. Indkald til et møde for at informere om den forestående proces, og uddel eventuelt informationspjecen og følgebrevet, som indeholder om afleveringsfrist og andre nyttige oplysninger. Gør rede for hvordan I har planlagt at opretholde anonymitet. Opstil evt. en kasse med lås, hvor medarbejderne kan smide deres besvarelser i, og forklar hvordan skemaerne bliver behandlet (destrueres umiddelbart efter indtastning). Det er vigtig at understrege, at der ikke bliver fremlagt enkeltstående svareksempler, men resultatet bliver fremlagt som en helhed der viser tendenser. Tilbyd evt. nogle tidspunkter hvor der vil være en fra sikkerhedsgruppen tilstede, hvor man kan udfylde skemaet. Har man mange medarbejdere, kan man dele dem i nogle grupper, så der er fred og ro. Det giver, de der har behov, mulighed for at få hjælp til at udfylde skemaet. Tidspunkt og sted skal stå anført i følgebrevet. Husk at understrege tidsfristen for aflevering af besvarelse, også selvom at den er anført på følgebrevet. 4.3 Præsentation af spørgeskemaet Det er en god idé, at I præsenterer spørgeskemaet for medarbejderne, så I kan sikre jer, at der ikke er uafklarede spørgsmål. Hvis en eller flere af jeres medarbejdere har læsevanskeligheder, vil de have stor glæde af en gennemgang. Afsæt tid til spørgsmål, så I undgår misforståelser. 4.4 Udarbejdelse af rapport Udarbejd en rapport evt. med forklarende diagrammer og tekst, og send rapport til arbejdsgruppen. Når arbejdsgruppen har gennemlæst rapporten, aftal da et møde til analyse. Drejebog til APV 7

8 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase 3 5. Analyse og prioritering, Fase Inddragelse af anden viden I skal overveje om der er andet materiale, der indeholder viden, som er interessant for APV en. Det kan være sygefraværsstatistik, ulykkesstatistik, tidligere APV er ol. 5.2 Sikkerhedsgruppens analyse af rapporten Når I har modtaget/udarbejdet rapporten, skal I mødes i sikkerhedsgruppen for at læse og analysere rapporten. 5.3 Dialog med medarbejderne om resultaterne Dialogen skal planlægges, så den passer bedst til rammerne og kulturen på netop jeres arbejdsplads. Det anbefales, at sikkerhedsgruppen afholder et decideret dialogmøde med medarbejderne. Udvælg principperne for den konstruktive dialog, og forbered spillereglerne for mødet, så I undgår mudderkastning: Tag afsæt i dig selv, når du påpeger, at noget skal gøres bedre. Lyt aktivt og afbryd ikke. Lad alle komme til orde. Tal kun om konkrete episoder/problemer og kom med konkrete forslag til forbedringer. Drøft problemerne, ikke personen. Gå ikke i forsvar, men stil uddybende spørgsmål. Tænk i muligheder frem for begrænsninger. Når I har analyseret rapporten i sikkerhedsgruppen, skal I uddele en kopi til medarbejderne, så de har mulighed for, at sætte sig grundig ind i materialet inden dialogmødet. Lav et eksemplar til medarbejderne uden alt for mange kommentarer, men nøjes med at fremstille resultaterne i tal og evt. let forståelige diagrammer. Overvej om der er andet relevant materiale, der skal udleveres til medarbejderne, det kan være tidligere APV er. 5.4 Grundlaget for analysen og prioriteringen Redegør for forskellen på vilkår og belastninger - og afstem forventningerne. Vilkår er forhold i arbejdet, der ikke kan laves om, idet de hænger sammen med selve arbejdets natur eller ydre vilkår. Hvis der er belastende vilkår i arbejdet, som ikke lader sig reducere, skal I fokusere på, hvordan I kan øge den enkeltes og arbejdspladsens samlede ressourcer og kompetencer, så den enkelte bliver i stand til at tackle vilkårene. Som nævnt tidligere skal I være opmærksomme på, at en APV skaber forventninger om konkrete forbedringer af arbejdsmiljøet. For at undgå misforståelser og skuffede medarbejdere er det vigtigt, at I afstemmer arbejdspladsens indbyrdes forventninger og sætter rammerne for, hvordan I udvælger udviklingsområder. Det er ligeledes vigtigt at få klarlagt hvad der, for medarbejderne er vigtigt og hvad der er oplevelse. Dermed at forstå, at det ikke nødvendigvis behøver at være et problem, at men eksempelvis ikke kan snakke med kolleger under arbejdet, men det er det man oplever, og at den dimension så scorer lavt. Drejebog til APV 8

9 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase Analysen På baggrund af rapporten og dialogen med medarbejderne skal I nu analysere rapporten, så I kan beskrive alle væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der er konstateret. Beskriv derfor i handlingsplanskemaet: Hvad der er blevet bedre siden sidst. Hvad der går godt Hvad der går mindre godt. Handlingsplan for det fysiske arbejdsmiljø, skriv ind i skemaet samt suppler med tekst bagers handlingsplanskemaet. Handlingsplan for det psykiske arbejdsmiljø, skriv ind i skemaet samt suppler med tekst bagers handlingsplanskemaet. Hvilke nye tiltag/udvikling der er behov for og hvorfor. Hvor meget behovet trænger sig på. Beskriv hvad I har af brugbare løsninger. Inddrag sygefraværs- og arbejds- og ulykkesstatistikker. Beskriv retningslinierne for opfølgning af handlingsplanen. Sygefraværet skal inddrages i APV en, dette tjener til at vurdere om der er nogle sammenhænge mellem medarbejdernes arbejdsmiljø og sygefraværet. Det vil være naturligt, at arbejdspladsen starter med at prioritere de områder, hvor den ligger dårligt eller har problemer i øvrigt. Det vil sige de negative resultater. Men fokusér også på de positive forhold, da det er her, I skal hente ressourcerne til at forbedre de negative. 5.6 Prioritering Næste skridt er at prioritere mellem tiltag/udviklingsområderne. Nu er det vigtigt at holde ved indtil opfølgning er sket hold ved! Prioriter områder, hvor I kan se, at I med færrest ressourcer kan forbedre nogle forhold forholdsvis meget eller hurtigt med andre ord: Pluk de lavt hængende frugter. Tit fører en forbedring andre med sig! 5.7 Organiseringen af det videre forløb Når prioriteringsskemaet er udfyldt, skal I, i sikkerhedsgruppen udarbejde de konkrete handleplaner. I skal dele opgaverne og ansvaret mellem jer og de øvrige medarbejdere, så spørg hvem der har lyst til at udføre hvilken opgave, og udvis selv et stort engagement. Drejebog til APV 9

10 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Handlingsplan og opfølgning, Fase 4 6. Handlingsplan og opfølgning, Fase Færdiggørelse af handleplanen Af handleplanen skal det fremgå, hvornår aktiviteterne igangsættes, hvem der har ansvaret for dem og hvornår og hvordan, der bliver fulgt op og evalueret på aktiviteterne. Det er vigtigt, at medarbejderne bliver informeret om handleplanen og inddrages i selve gennemførelsen af aktiviteterne. I skal derfor dele opgaverne og ansvaret mellem jer og de øvrige medarbejdere, så spørg hvem der har lyst til at udføre hvilken opgave, og udvis selv et stort engagement. Forhold jer også til, om I har de nødvendige ressource, der skal til, for at gennemføre aktiviteterne er der behov for kompetenceudvikling eller brug for hjælp udefra. 6.2 Opfølgning og evaluering I skal vurdere og følge op på de aktiviteter, I har valgt at sætte i værk. I skal vurdere, om aktiviteterne virker eller, om det er noget andet, der skal til. I kan f.eks. vælge, at evalueringen er et punkt, som jævnligt tages op på jeres personalemøde/driftsmøder eller, at I holder en større samlet opfølgning. Drejebog til APV 10

11 Systematisk arbejdsmiljøarbejde - Litteraturliste 7. Litteraturliste Arbejdstilsynets: Vejledning om arbejdspladsvurdering, vejledning D.1.1.: Arbejdsmiljøvejviser 43 Gartneri og skovbrug: Kortlægning af psykisk arbejdsmiljø: Lovbekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø marts 2005: Drejebog til APV 11