Indstilling. Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger. 1. Resume. Til Magistraten. Den 6. november 2012.

Transkript

1 Indstilling Til Magistraten Den 6. november 2012 Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Denne indstilling indeholder forslag til tids- og procesplan for håndtering af anbefalingerne fra Styreforms- og Strukturudvalget. Tids- og procesplanen er lavet efter drøftelse i Styreforms- og Strukturudvalget om afslutning af deres arbejde. Forslaget indebærer inddragelse af borgere, virksomheder og medarbejdere og to byrådskonferencer, inden byrådet skal tage stilling til Aarhus Kommunes fremtidige organisering inden sommerferien Resume Byrådet nedsatte i februar 2012 Styreforms- og Strukturudvalget. Udvalget arbejder med kommunes organisering af hjælpefunktioner, kommunens struktur og byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår. Udvalget skal aflevere anbefalinger senest i februar Det foreslås i tids- og procesplanen, at Styreforms- og Strukturudvalget afleverer sine anbefalinger i forbindelse med byrådsmødet den 30. januar Det foreslås, at anbefalingerne behandles på to byrådskonferencer i marts og maj Den første konference har til formål at præcisere og skærpe de anbefalede scenarier og opstille en eller flere modeller for den fremtidige organisering. På den anden byrådskonference skal der ske en vurdering og vægtning af modellerne. Dette skal give input til en byrådsindstilling om Aarhus Kommunes fremtidige organisering. Sagsnummer 12/ Sagsbehandler Birgit Møller Telefon Direkte telefon E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte bim@aarhus.dk Lixtal: 42 For at understøtte byrådets behandling af anbefalingerne, foreslås det, at der igangsættes en ny og anderledes inddragelsesproces inden den første byrådskonference. Hensigten er at få så mange forskellige nuancer og perspektiver som muligt frem i forhold til anbefalingerne ved at inddrage andre end dem, som almindeligvis deltager. Der vil endvidere være høring mellem de to byrådskonferencer. Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Side 1 af 6

2 2. Beslutningspunkter Det indstilles, At 1) Magistraten godkender tids- og procesplanen for håndteringen af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger vedrørende Aarhus Kommunes fremtidige organisering. 3. Baggrund Den 29. februar 2012 nedsatte byrådet Styreforms- og Strukturudvalget. Udvalget består af et medlem fra hvert parti i byrådet. Udvalgets arbejde vedrører følgende fire temaer: 1. den mest hensigtsmæssige organisering af driften i Aarhus Kommune (hjælpefunktioner). 2. en ny opbygning af strukturen. 3. byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår. 4. Forholde sig til et lovudkast vedrørende en ny styreform, såfremt det måtte blive fremsat. Styreforms- og Strukturudvalget skal aflevere anbefalinger senest i februar Denne indstilling indeholder forslag til en tids- og procesplan for håndteringen af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger om Aarhus Kommunes fremtidige organisering. Tids- og procesplanen er lavet efter drøftelse i Styreforms- og Strukturudvalget om afslutning af deres arbejde. 4. Den forventede effekt Formålet med den foreslåede tids- og procesplan er, at byrådet får mulighed for en grundig behandling af anbefalingerne fra Styreformsog Strukturudvalget på byrådskonferencerne og ved den efterfølgende byrådsbehandling. Ønsket er at få den bedst mulige organisering for Aarhus Kommune samt sikre forankring og legitimitet til den. Dette vil også sikre et solidt grundlag for implementeringen af den fremtidige organisering. Formålet er endvidere at sikre, at borgere, virksomheder og medarbejdere kan give input til Aarhus Kommunes fremtidige organisering. Dette vil dels give borgere, virksomheder og medarbejdere mulighed for at komme til orde, dels give byrådet et bedre grundlag at træffe beslutning på. Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Side 2 af 6

3 5. De planlagte ydelser Tids- og procesplanen består af følgende dele: To konferencer for byrådet til drøftelse af anbefalinger og opstilling af modeller for Aarhus Kommunes fremtidige organisering. Byråds- og evt. udvalgsbehandling af forslaget om den nye organisering. Inddragelse af borgere, virksomheder og medarbejdere samt høring af relevante interessenter. Det foreslås, at Styreforms- og Strukturudvalget præsenterer sine anbefalinger til scenarier om Aarhus Kommunes fremtidige organisering for byrådet i forbindelse med byrådsmødet den 30. januar Udvalgets har opstillet fire pejlemærker, som vil udgøre grundlaget for anbefalingerne (se boks). Anbefalingerne vil blandt andet bygge på en analyse af hjælpefunktioner lavet af Rambøll og en analyse af strukturen lavet af Deloitte. Pejlemærker for Styreforms- og Strukturudvalgets arbejde med en ændret organisering af Aarhus Kommune Med afsæt i Aarhus Kommune er en politisk ledet organisation, har Styreforms- og Strukturudvalgets arbejde til formål at komme med anbefalinger til, hvordan opgaverne kan løses bedre end i dag for at skabe råderum til at nå kommunens mål for vækst og udvikling. Der skal således arbejdes hen imod, at Aarhus Kommune er en: Organisation som giver sammenhængende tilbud til borgerne på tværs af sektorer og opgaveområder ved at arbejde tværfagligt både inden for kommunen og med eksterne samarbejdspartnere. Det er en inkluderende organisation med et stærkt fællesskab, som hjælper borgerne til at klare sig selv, og som kan rumme forskellighed og løfte opgaverne for det store flertal af borgere inden for de almindelige tilbud. Fleksibel og tilpasningsdygtig organisation med lokale beslutningsrum og lokale beslutningsprocesser. Det er en gennemsigtig organisation, som kan reagere smidigt på ændringer ved at træffe hurtige beslutninger, og som evner at eksekvere dem med stor implementeringskraft. Det er en åben og lydhør organisation med en kultur, som skaber sammenhængskraft fra top til bund og stort lokalt råderum, hvor fælles løsninger støtter det lokale arbejde med at give sammenhængende og inkluderende tilbud. Innovativ organisation, der giver rum til at gentænke, eksperimentere og være kreativ i forhold til opgaveløsningen med henblik på, at opgaverne løses smartere og mere effektivt. Det er en organisation med stort råderum og social kapital, så der er lyst, mod og plads til at afprøve nye ideer og tænke skæve og kreative tanker. Effektiv organisation, hvor opgaverne til stadighed løses ved brug af færre ressourcer, hvor effektiviseringer kan være med til at skabe råderum for omprioriteringer og udvikling. Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Side 3 af 6

4 Efter Styreforms- og Strukturudvalget har afleveret sine anbefalinger foreslås det, at der i februar 2013 startes en inddragelsesproces op for borgere, virksomheder og medarbejdere. Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger til scenarier for den fremtidige organisering vil være input til inddragelsesprocessen. Inddragelsen skal kvalificere og nuancere scenarierne ud fra henholdsvis borgeres, virksomheders og medarbejderes perspektiver. Oversigt over håndteringen af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger 30. januar Præsentation af anbefalinger for byrådet Anbefalinger af scenarier vedrørende kommunens fremtidige organisering februar Inddragelse af borgere m.fl. Kvalificering og nuancering af scenarier primo marts Byrådskonference Præcisering og skærpelse af scenarier og opstilling af modeller april Høring Kvalificering og nuancering af modeller primo maj Byrådskonference Vurdering af modeller og vægtning af hensyn som grundlag for indstilling 12. juni 2013 Byrådsbeslutning Byrådsindstilling om ny organisering Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Side 4 af 6

5 Det foreslås, at inddragelsesprocessen er anderledes, end den inddragelse der almindeligvis er i Aarhus Kommune i form af borgermøder eller lignende. Hensigten er at få så mange forskellige nuancer og perspektiver som muligt frem ved at inddrage andre borgere end dem, som almindeligvis møder frem af sig selv, eller organiserede interesser. Det foreslås, at Borgmesterens Afdeling indhenter ekstern bistand til valg af inddragelsesmetode og afvikling af inddragelsesprocessen. Det foreslås, at der afholdes en konference for byrådet først i marts. Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger og output fra inddragelsesprocessen vil udgøre materialet til konferencen. Hensigten med byrådets drøftelser på konferencen er, at de skal præcisere og skærpe scenarierne og opstille en eller flere modeller for den fremtidige organisering. Modellerne sendes herefter i høring ved alle relevante høringsparter. Efter høringen foreslås det, at der afholdes endnu en konference for byrådet. Høringssvarene vil være det nye input til konferencen. På konferencen skal der ske en vurdering af modellerne og en vægtning af de forskellige hensyn, som ligger bag modellerne. Konferencen skal give input til byrådsindstillingen om Aarhus Kommunes fremtidige organisering. Alle forhold som kræver politisk stillingtagen, skal være afklaret i byrådsbehandlingen inden sommerferien. Dette skal sikre, at der er et solidt grundlag og en rimelig tidshorisont til implementeringen i efteråret 2013, så den nye organisering kan træde i kraft pr. 1. januar Tidsplan for håndteringen af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Uge Udvalget afleverer anbefalinger ifm. Byrådsmøde 30. Inddragelse - virksomheder, borgere, medarbejdere mv. Byrådskonference Udarbejdelse af oplæg Høring af oplæg Bearbejdning af høringssvar, oplæg mv. Politiske drøftelser Magistratsbehandling 13. Byrådsbehandling Udvalgsbehandling (økonomiudvalget) Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Side 5 af 6

6 6. Organisering af indsatsen Indstillinger med henholdsvis udformningen af den detaljerede inddragelsesproces og planlægningen af byrådskonferencerne vil blive forelagt byrådet. 7. Konsekvenser for ressourcer Udgifter til inddragelsesprocessen og byrådskonferencerne afholdes inden for de eksisterende økonomiske rammer. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Tidligere beslutninger 29. februar 2012: Nedsættelse af Styreforms- og Strukturudvalget Håndtering af Styreforms- og Strukturudvalgets anbefalinger Side 6 af 6