Strategiarbejde på KU fra 2017 og frem REKTORSEKRETARIATET

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET Bestyrelsesmøde nr. 87 d. 31 januar 2017 Punkt 4. Bilag 1. Københavns Universitets bestyrelse SAGSNOTAT 23. JANUAR 2017 Vedr. Strategiarbejde på KU fra 2017 og frem REKTORSEKRETARIATET Sagsbehandler Rektorsekretariatet KU s nuværende Strategi 2016 er gældende til og med 2017, og skal afløses af en ny strategi, der træder i kraft d. 1. januar 2018, hvor også KU s næste udviklingskontrakt træder i kraft. Strategiperioden fastsættes forventeligt til Henrik Wegener tiltræder som ny rektor på KU d. 1. marts 2017, og skal på mandat fra bestyrelsen stå i spidsen for strategiprocessen, der leder frem mod KU s nye strategi. KU har handlerum til at fastlægge egen strategi og foretage tydelige prioriteringer for de kommende år. Der pågår politiske diskussioner om styring og finansiering. Uanset kommende modeller for dette er det en vigtig opgave for universitetsledelsen at sikre universitetets kurs og udvikling på langt sigt. Den kommende strategiperiode vil blive endelig fastlagt under hensyntagen til udviklingskontrakternes kontraktperiode, som endnu ikke er meldt ud fra ministeriets side. Strategiprocessen skal tilrettelægges i god balance mellem inddragelse og ledelsens rammesætning. NØRREGADE 10 DK KØBENHAVN K MOB siha@adm.ku.dk Strategiarbejdet tilrettelægges i fem faser: Forberedelse inkl. evaluering af Strategi 2016 (fase 0) Input (fase 1) Høring (fase 2) Vedtagelse (fase 3) Implementering (fase 4)

2 Rektorsekretariatet er i dialog med konsulentvirksomheder, der kan bidrage med ressourcer og ekspertise i planlægning og gennemførsel af den kommende strategiproces og den efterfølgende implementering. Rektorsekretariatet har udarbejdet en overordnet procesplan, der skitserer faserne i strategiarbejdet inkl. bestyrelsens møder i 2017, hvor ny strategi vil være på dagsordenen. Strategiprocessen sættes i gang i foråret Bestyrelsesseminaret d marts 2017 planlægges som et strategiseminar og kick-off for strategiarbejdet. På strategiseminaret skal bestyrelsen bl.a. drøfte: 1) Strategiske hovedområder ambition, retning og prioritering 2) Forventninger til implementering og opfølgning SIDE 2 AF 5 Strategiske hovedområder ambition, retning og prioritering Evalueringen af Strategi 2016 peger på, at KU er modnet siden seneste strategiproces. Det betyder, at vi ikke skal starte forfra, men bygge videre på det nuværende strategiske grundlag med udgangspunkt i aktuelle udviklingstendenser. Pejlemærkerne fra bestyrelsens 2029-proces danner grundlag for strategiprocessen og bliver gjort tilgængelig internt på KU ved strategiprocessens start i foråret En intern evaluering af KU s nuværende Strategi 2016 og strategiprocessen i 2011 peger på et ønske i den brede ledelseskreds om, at den nye KUstrategi skal være kort og udtrykke klare prioriteter fra bestyrelse og rektorat. Der er ønske om, at strategien udarbejdes som en rammestrategi, hvor der skabes rum til, at fakulteter og institutter udfylder denne. Strategien kan evt. bygges op om prioriterede strategiske hovedområder og sigtelinjer samt enabling strategies, i tråd med strukturen i processens fokus på faglige pejlemærker og pejlemærker for støttefunktioner. Implementering og opfølgning I evalueringen af Strategi 2016 tilkendegav fakultets- og institutledelser, at omsætningen af strategien i handleplaner er vigtig, men at de råder til ikke at have for mange centralt fastsatte mål. Der er således et ønske om, at arbejdet med konkrete mål og handleplaner i høj grad sker decentralt. Det er således væsentligt at få identificeret en hensigtsmæssig struktur for opfølgning på de strategiske hovedområder. Endvidere skal bestyrelse og

3 rektorat drøfte, hvordan den budgetmæssige planlægning, herunder bestyrelsens strategiske pulje, kan understøtte implementeringen af den kommende KU-strategi. Drøftelser om implementering initieres på bestyrelsens seminar d marts og kommer til at ske løbende i strategiprocessen. SIDE 3 AF 5 Proces Strategiprocessen i 2011 var karakteriseret ved en relativt omfattende proces med bred inddragelse i form af stormøder og en åben proces for input via temawebsite samt bred høring af strategiudkast. Evalueringen af Strategi 2016 peger på, at inputfasen med fordel kan gøres kortere, end i den seneste strategiproces og, at fokus bør være på at bruge de eksisterende ledelses- og samarbejdsfora på KU aktivt i inputfasen. Endvidere peger flere på, at strategiprocessen skal tilrettelægges med begrænset ressourcetræk på medarbejderne. Der har i evalueringen vist sig et ønske fra ledelsen på fakulteter og institutter om, at KU s ledelse (rektor) på mandat fra bestyrelsen og på baggrund af dialog med LT og L80 udarbejder et udspil til strategi. Med udgangspunkt i evalueringen er strategiprocessen i 2017 i hovedtræk skitseret som det fremgår af nedenstående og bilag 3. Opstart Processen er tilrettelagt sådan, at bestyrelsen og rektoratet på bestyrelsesseminaret i marts 2017 drøfter overordnede strategiske hovedområder og prioritering. Disse sammenfattes og godkendes på bestyrelsesmødet d. 4. april. Formatet for de formulerede hovedområder skal svare på spørgsmål om hvad, der er hovedprioriteter for KU i den kommende strategiperiode og hvorfor. Herefter skal inputfasen give rektor input til hvordan. Illustration: KU vil [formuleres af bestyrelse og rektorat]. Det skal ske gennem [formuleres af rektor efter input fra ledelsesog samarbejdsfora]. Inputfase Oplægget til KU s overordnede strategiske hovedområder fungerer herefter som udgangspunkt for en inputfase, hvor rektor er i dialog med ledelses- og samarbejdsfora om, hvilke strategiske initiativer, der kan være med til at løfte de overordnede strategiske hovedområder. Inputfasen vil blive gennemført med drøftelser på KU-niveau (tværgående), som rektor har ansvar for og på fakultetsniveau, med dekanerne som de ansvarlige.

4 Følgende tværgående ledelses- og samarbejdsfora involveres: - Senatet - Ledelsesteam (rektorat og dekaner) - Hovedsamarbejdsudvalg - Studenterdialogforum - L80 (institutlederne med rektor og dekaner) - Rektoratets Rådgivningspanel (repræsentanter for KU s eksterne samarbejdspartnere fra det private såvel som det offentlige) - Administrativt Ledelsesteam (fakultetsdirektører og vicedirektører) - De tværgående (interne) rådgivende udvalg: Forsknings- og innovationsrådet (KUFIR), uddannelsesstrategisk råd (KUUR) og det strategiske kommunikationsråd (KUSK) På fakultetsniveau vil dekanerne i perioden fra primo april til primo juni, og som en væsentlig del af inputfasen, samle input fra det enkelte fakultet, bl.a. på baggrund af drøftelser i Akademisk Råd, fakultetssamarbejdsudvalg og øvrige relevante fora på fakultetet. Det vil blive sikret, at det er tydeligt, hvad det er muligt at give input til i inputfasen. På baggrund af inputfasen formulerer rektor 1. udkast til ny strategi. Høringsfase Fra juli til september iværksættes skriftlig høring af 1. udkast til strategi i ledelses- og samarbejdsfora. Rektor formulerer herefter 2. udkast til strategi. Vedtagelse Ledelses- og samarbejdsfora drøfter 2. udkast til strategi i oktobernovember, og derpå vedtages den endelige udgave af strategien af bestyrelsen på mødet d. 11. december SIDE 4 AF 5 Opsummering: bestyrelsens rolle og implementering Bestyrelsen ejer og vedtager strategien. Bestyrelsen påbegynder drøftelserne af de overordnede strategiske målsætninger med rektor på seminaret d marts. På det ordinære bestyrelsesmøde d. 4. april godkender bestyrelsen de overordnede målsætninger, som rektor efterfølgende arbejder videre med sammen med den øvrige ledelsesorganisation og de relevante fora for medinddragelse.

5 På bestyrelsesmødet i juni måned får bestyrelsen en orientering fra rektor om de foreløbige resultater af inputfasen. Er der meget principielle spørgsmål, der kræver drøftelse og afklaring i bestyrelsen, vil de blive fremlagt af rektor. Ved bestyrelsesmødet i oktober får bestyrelsen en orientering om de foreløbige resultater af høringsfasen. Er der meget principielle spørgsmål, der kræver drøftelse og afklaring i bestyrelsen, vil de blive fremlagt af rektor. På bestyrelsesmødet d. 11. december vedtager bestyrelsen den endelige version af strategien. På samme møde vedtages desuden en ramme for implementeringen af strategien. Det er dog muligt, at en fuldt udfoldet implementeringsplan først kan forelægges bestyrelsen primo På bestyrelsesseminaret i marts 2017 og på et eller flere af bestyrelsesmøderne i juni, oktober og december drøftes og fastlægges, hvordan strategien implementeres. Dette sker altså parallelt med udarbejdelsen af selve strategien. Det skal dels afklares, hvordan budget og særligt Bestyrelsens Strategiske Pulje (BSP) understøtter realiseringen af strategien, dels skal det fastlægges, hvordan der etableres mål og løbende opfølgning på strategiens mål (som erstatning for den nuværende Målplan). Disse drøftelser i bestyrelsen tilrettelægges, så det kommende, nye koncept for ministeriets udviklingskontrakter med institutionerne undervejs kan inkorporeres i KU s egen samlede model for implementering af strategien. SIDE 5 AF 5