Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Transkript

1 Boligorganisationen Munkegård Administrator: Almenbo a.m.b.a. 4. maj 2017 Referat af kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligorganisationen Munkegård Sted og tidspunkt Deltagere Afbud Tirsdag den 25. april 2017 kl i afdelingsbestyrelsens mødelokaler Fra boligorganisationen Per Kloster Andersen, Jens Rytter Hansen, Bjarne Busgaard, Kirsten Straagaard og Charlotte Gram samt suppleant Inge Rasmussen Fra repræsentantskabet Peter Påske Berner, Lis Nyborg og Peter Rytter Hansen samt suppleant Gert Vinther Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen, Laila Jensen og Lene Terpe (referent) Suppleanterne John Hædersdal og Rita Rahbek Russel Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra bestyrelses- og repræsentantskabsmødet den 1. november Optagne lån i perioden 1. november april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Ændring af boligorganisationen Munkegårds vedtægter 6. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Nordre Munkegård b. Boligorganisationen Munkegård c. Afdeling Munketorvet Tagboligerne d. Sideaktiviteter e. Spørgeskema f. Revisionsprotokollat 7. Budget 2018 a. Orientering om administrationsbidraget for Renoveringsarbejder a. Status gavlisolering, indgangspartier og vinduer m.m. 9. Forslag om ændring af reglerne for intern opnotering 10. Boligrammeaftale med Gentofte Kommune 11. Almenbos ordinære generalforsamling den 31. maj 2017 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Per Kloster Andersen) b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Inge Rasmussen) c. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen d. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 12. Styringsdialograpport 13. Behandling af indkomne forslag 596

2 ad 1 - Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt som dirigent. 14. Valg af revisor 15. Meddelelser a. Fra afdeling Nordre Munkegård b. Fra Gentofte Kommunes repræsentant c. Fra administrationen 16. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag tirsdag den 31. oktober Eventuelt. ad 2 - Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 1. november 2016 Referatet blev godkendt. ad 3 - Optagne lån i perioden 1. november april 2017 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Formanden aflagde følgende beretning: Afdelingen kom ud af 2016 med et overskud på kr. Boligorganisationen kom ud med et overskud på kr. Vort administrationsselskab Almenbo kommer ud af 2016 med et overskud på ca kr. Som nævnt på sidste møde er der indgået en aftale mellem BL og regeringen om, at man frem til 2020 ved effektivisering skal spare 1,5 mia. kr. Det vil ikke være sådan, at hver boligorganisation skal spare så og så meget, men en samlet besparelse. Hvordan man så vil måle det, ved jeg ikke. Ibrugtagningstilladelse for de 8 boliger er modtaget ultimo Gentofte Kommune ønsker flere boliger til flygtninge, som vi skal drøfte senere i aften. Den store renovering forventes færdig inden sommerferien. Resultatet af tilfredshedsundersøgelsen forventes klar i løbet af maj måned. Jeg vil opfordre vor administration til at arbejde for, at vi næste år modtager et anmærkningsfrit revisionsprotokollat. Vi har problemer i vor nye p-kælder, da der tilsyneladende af og til er unge mennesker, der bruger kælderen som varmestue. Gentofte Kommunes gadeteam og politiet er inde over. Beretningen blev godkendt uden bemærkninger. ad 5 Ændring af Boligorganisationen Munkegårds vedtægter Udkast til boligorganisationens vedtægter var fremsendt før mødet. Administrationen gennemgik ændringerne, som følger ændringerne i Normalvedtægter for en almen boligorganisation, der har et repræsentantskab som øverste myndighed som trådte i kraft den 1. juli Ændringerne er primært præciseringer af ordlyd samt ny 16 vedrørende anvendelsen af digitale værktøjer i forbindelse med afdelingsmøder. Der blev spurgt, hvornår Ejerforeningens vedtægter skal revideres, idet det synes uklart, hvor medlemmer i Ejerforeningens bestyrelses vælges fra. Administrationen svarede, at Ejerforeningens vedtægter behandles på generalforsamlingen 6. juni

3 Ændringerne i vedtægterne blev godkendt af repræsentantskabet. ad 6 - Regnskab for 2016 a. Afdeling Nordre Munkegård Regnskabet anviser et overskud på kr. Overskuddet nedskriver forbedringsarbejder. Afdelingens leje blev fastholdt i Gennemsnitslejen udgør herefter 730 kr. pr. m 2 inkl. forbedringslejeforhøjelser. Afdeling Nordre Munkegårds regnskab for 2016 blev godkendt. Afdelingens regnskab er tilgængeligt på Almenbos hjemmeside. b. Boligorganisationen Munkegård Boligorganisationen Munkegårds regnskab for 2016 anviser et overskud på kr., der overføres til boligorganisationens arbejdskapital, der herefter udgør kr. Egenkapitalen udgør kr. Boligorganisationens regnskab for 2016 blev godkendt. Boligorganisationens regnskab er tilgængeligt på Almenbos hjemmeside. c. Afdeling Munketorvet Regnskabet anviser et overskud i 2016 på kr. Overskuddet skyldes primært ydelsesfritagelse for de første tre måneder på opførelseslånet. Efter godkendelse af anskaffelsessummen den 20. juni 2016 inddrages de 8 boliger i boligorganisationens afdeling Nordre Munkegård med virkning fra 1. januar Der blev spurgt til beløbet, der er særligt henlagt i Administrationen svarede, at beløbet er særligt henlagt indtil sagen omkring entreprenørs mangler er afsluttet. Mellemværendet med Lidl er fortsat uløst. Dags dato er det oplyst, at Lidl har entreret med CEJ Ejendomme til administration af deres bygning. Afdeling Munketorvets regnskab for 2016 blev godkendt med 6 stemmer for og 2 stemmer imod. Afdelingens regnskab er tilgængeligt på Almenbos hjemmeside. d. Boligorganisationen Munkegårds sideaktiviteter Boligorganisationen Munkegårds regnskab over sideaktiviteter for 2016 blev godkendt. e. Boligorganisationen Munkegårds spørgeskema Boligorganisationen Munkegårds spørgeskema for 2016 blev godkendt. f. Boligorganisationen Munkegård revisionsprotokollat Boligorganisationen Munkegårds revisionsprotokollat for 2016 blev godkendt. ad 7 Budget 2018 Fastsættelse af administrationsbidrag Boligforeningens administrationsbidrag for 2018 fastholdes og udgør kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligforeningens budget for 2018 på efterårsmødet. 598

4 ad 8 - Renoveringsprojekter a. Status gavlisolering, indgangspartier og vinduer m.m. Arbejdet er godt i gang og forventes udført planmæssigt. Afleveringsfristen er dog forlænget med et par uger, da projektet er forsinket på grund af leveringsproblemer. Der er stor tilfredshed med de færdige arbejder, som fremstår meget flot, men der rodes en del i området og der klages over, at håndværkerne ikke rydder op efter sig. Briksystemet til opgangsdørene var aftalt til at kunne anvendes til parkeringskælderen. Administrationen undersøger årsagen til, hvorfor dette ikke er gennemført. Bestyrelsen har tidligere overfor rådgiver påpeget vigtigheden af, at stilladserne aflåses, når de ikke bruges. Dette ønske er endnu ikke fulgt af entreprenør og bestyrelsen bad administrationen sørge for, at rådgiver følge op på dette. ad 9 - Forslag om ændring af reglerne for intern opnotering Organisationsbestyrelsen bad administrationen udfærdige forslag til separat opnotering til de ældre og handicapegnede boliger på Vangedevej. ad 10 - Boligrammeaftale med Gentofte Kommune Administrationen har med de øvrige almene boligorganisationer holdt møde med Gentofte Kommune, som ønsker, at de almene boligorganisationer afgiver yderligere boliger ud over anvisningsprocenten til boligplacering af flygtninge. Det nedsatte arbejdsudvalg bestående af de største boligorganisationers administrationer KAB, AAB og Almenbo, mødes med Gentofte Kommune den 5. maj 2017 for at færdiggøre et udkast i en overordnet rammeaftale til godkendelse i de enkelte boligorganisationer. Når forslag til endelig aftale foreligger, vil administrationen indkalde til bestyrelsesmøde om emnet. Gentofte Kommune har oprettet et opgaveudvalg, hvor flygtninge og andre svage borgere kan få hjælp og støtte. ad 11 - Almenbos ordinære generalforsamling den 31. maj 2017 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Per Kloster Andersen) Per Kloster Andersen blev genvalgt. b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Inge Rasmussen) Inge Rasmussen blev genvalgt. c. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse vælges af generalforsamlingen Jens Rytter Hansen blev udpeget som kandidat til Almenbos bestyrelse. d. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Formanden fik overrakt valgkort til generalforsamlingen. ad 12 - Styringsdialograpport Styringsdialograpporten blev godkendt. ad 13 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag til mødet. 599

5 ad 14 - Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 15 - Meddelelser a. Fra afdeling Nordre Munkegård Der var ingen meddelelser fra afdelingen b. Fra Gentofte Kommunes repræsentant Repræsentanten oplyste, at Christina Strand Frederiksen var ny kontaktperson for boligorganisationen. Repræsentanten havde udarbejdet et resumé fra BL kredskonference, som blev omdelt på mødet. c. Fra administrationen Administrationen oplyste, at der er tilmeldt i alt 10 beboerdemokrater i Almenbo regi (heraf 4 fra boligorganisationen Munkegård) til de almene boligdage, som afholdes i november 2017 i Århus. Almenbo oplyste, at tilfredshedsundersøgelsen er afsluttet og der er modtaget svar fra ca. 30% af alle lejemål. Den forholdsvis høje svarprocent giver et omfattende registreringsarbejde, men administrationen forventer, at en rapport ligger klar i løbet af maj Til referat kan oplyses, at der er modtaget svar fra 27% af afdeling Nordre Munkegårds beboere. Almenbos årlige sommerarrangement sættes i bero på grund af for ringe fremmøde. Derudover afholdes der teambuilding-dag for de ansatte. Arrangementet finder sted fredag den 8. september og dagen betragtes som en arbejdsdag fra kl Almenbo har ansat Susanne Bagh som økonomimedarbejder pr. 10. januar ad 16 - Fastsættelse af dato for næste kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde Næste møde er fastsat til den tirsdag den 31. oktober 2017 kl ad 17 - Eventuelt Der blev spurgt, hvornår græsplæne og slidlag ved Lidl udbedres. Administrationen svarede, at punktet er på Ejerforeningen Munketorvets dagsorden. Der blev spurgt, om beboerne skal orienteres, når Lidl udfører renoveringer, f.eks. i parkeringskælder. Administrationen svarede, at dette ville være hensigtsmæssigt af Lidl. Mødet sluttede kl Referatet er digitalt underskrevet af Formand Per Kloster Andersen, Dirigent Claus Sieben Hansen, Referent Lene Terpe 600