Frederiksberg Kommune

Transkript

1 CVR-nr Revisionrapport nr. 29 af 15. juni 2017 Økonomistyring på Servicelovens 107 og 108 Forvaltningsrevision 2016

2 Indhold 1 Indledning Formål 2 2 Konklusion 2 3 Baggrund Arbejdshandlinger 4 4 Styringsprocesser Prognose- og budgetredskaber/-modeller Sagsgennemgang 8 Ernst & Young P/S - Osvald Helmuths Vej 4 - Postboks Frederiksberg - CVR-nr _1.docx 1

3 1 Indledning Som led i vores revision af Frederiksberg Kommune for 2016 har vi foretaget forvaltningsrevision af kommunens administration og økonomistyring af udgifter knyttet til Servicelovens 107 og 108. Formålet med denne rapport er, dels at redegøre for revisionsforløbet, herunder de bemærkninger som gennemgangen af området har givet anledning til, dels en vurdering af kommunens administration på de udvalgte områder. Forvaltningsrevisionens hovedkonklusioner og anbefalinger afrapporteres ligeledes i revisionsberetningen. I bilag 1 er angivet, hvad der medtages i revisionsberetningen vedrørende årsregnskab Formål Det overordnede formål med forvaltningsrevisionen er at undersøge, om der i Frederiksberg Kommunes forvaltning af Servicelovens 107 og 108 tages skyldige økonomiske hensyn, dvs. om der fokuseres på: Sparsommelighed -de styringsprocesser ledelsen har iværksat med henblik på at udnytte ressourcerne og tilrettelægge aktiviteterne, så organisationens målsætning opfyldes bedst muligt. Effektivitet - i hvilket omfang har man nået de mål - udløst de virkninger - som var tilsigtet, herunder bl.a. kvalitetsstyring Produktivitet - er der et optimalt forhold imellem ressourceanvendelsen og udbytte. Det er gennem økonomistyringen, at det skal sikres, at disse skyldige økonomiske hensyn bliver taget, og det er derfor af afgørende betydning, at økonomistyringen er velfungerende. Vi undersøger derfor nogle af de styringsprocesser, ledelsen har iværksat med henblik på at udnytte ressourcerne og tilrettelægge aktiviteterne, så kommunens administration af servicelovens 107 og 108 håndteres på den mest effektive område. Forvaltningsrevisionen vil fokusere på følgende forhold: Kortlægning af udvikling i antal sager sammenholdt med forbrug på 107, 108 og 85 Gennemgang af kommunens prognose- og budgetredskaber/-modeller Sagsgennemgang med henblik på at afdække, hvor sagen kommer fra og dermed muligheden for at forudse den tilknyttede udgift dels for at gennemgå evt. overdækning/overlap i ydelser mellem 107/108 og 85 Gennemgang af økonomisk udvikling blandt borger top 10 (dyreste sager) 2 Konklusion Det er vores samlede konklusion, at Frederiksberg Kommune overordnet set har en velfungerende administration og økonomistyring af udgifter knyttet til servicelovens 107 og 108. Området er organiseret i en BUM-model, hvor der er adskillelse af bestillerfunktionen og udførerfunktionerne. Vi har hæftet os ved følgende: Udvikling i antal sager sammenholdt med forbrug på 107 og 108 Regnskab 2016 viser et samlet mindreforbrug på 1,2 mio. kr. til botilbud for længerevarende ophold ( 108), mens botilbud for midlertidigt ophold ( 107) udviser en samlet merudgift på 0,2 mio. kr. I perioden ses antallet af sager efter 107 at være stigende. Antallet af sager efter 108 stiger fra 2014 til 2015, hvorefter der sker et svagt fald. Antallet af sager er her opgjort som antallet af unikke CPR-numre over året med en aktiv sag, dvs. der er ikke sket omregning til helårspersoner. 2

4 Udgifterne til både 107 og 108 er faldet over den undersøgte periode - 107: fra 47,5 mio. kr. (2014) til 38,9 mio. kr. (2016) - 108: fra 93,3 mio. kr. (2014) til 81,3 mio. kr. (2016) Det er vores vurdering, at Frederiksberg Kommune har et løbende fokus på udviklingen af antal sager og foretager løbende opfølgninger og vurderinger i sager. Økonomisk udvikling blandt borger top 10 (dyreste sager) Vi har med udgangspunkt i år 2014 gennemgået de 10 dyreste sager og den efterfølgende udvikling heri. I flere af sagerne betales der årligt mere end 3 mio. kr. Overordnet set, synes der at være en begrænset progression i sagerne, dvs. at der sker et mindre samlet fald i udgifterne til de specifikke personer, der økonomisk er fulgt henover årene til og med Der kan således aflæses et fald i de samlede udgifter for de 10 personer på 23 mio. kr. i 2014 til en samlet udgift på 22,4 mio. kr. for de samme personer i Kommunens prognose- og budgetredskaber/-modeller Der foreligger en samarbejdsaftale om Ungekoordinationsudvalg i Frederiksberg Kommune. Formålet med aftalen er at sikre langsigtede og holdbare løsninger for unge borgere med komplekse problemstillinger og behov. Der afholdes månedlige møder i koordinationsudvalget, og halvårligt gennemgås en økonomisk oversigt over samtlige unge, som forventes at få behov for en indsats på det voksenspecialiserede område Der foretages løbende økonomiopfølgninger, hvor forbrug og forventet forbrug/disponeringer gennemgås. Med budgetforliget 2017 har Frederiksberg Kommune besluttet, at der skal gennemføres en tværgående budgetanalyse af overgangen fra det specialiserede børneområde til det specialiserede voksenområde. Det er vores vurdering, at Frederiksberg Kommune med de nuværende modeller og tiltag har gode værktøjer til at understøtte en solid økonomistyring på området. Sagsgennemgang Vi har som et led i forvaltningsrevisionen og den sociale revision gennemgået 4 borgersager, der fordeler sig således: sager sager Gennemgangen af ovenstående sager, har ikke givet anledning til bemærkninger og det er vores vurdering, at der ikke ses overdækning/overlap i forhold til andre ydelser. 3 Baggrund Kommunen skal i henhold til servicelovens 107 tilbyde midlertidigt ophold i boformer til personer, som på grund af betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer har behov for det. Kommunen skal i henhold til servicelovens 108 tilbyde ophold i boformer, der er egnet til længerevarende ophold, til personer, som på grund af betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne har behov for omfattende hjælp til almindelige, daglige funktioner eller pleje, omsorg eller behandling, og som ikke kan få dækket disse behov på anden vis. 3

5 Mange kommuner oplever et øget udgiftsniveau til hjælp efter servicelovens 107 og 108. Der er (meget forsimplet) to variabler, der kan forklare en stigning i de samlede omkostninger til området: Pris x mængder = omkostninger Ovenstående formel giver ikke nødvendigvis et detaljeret billede og forklaring på økonomiudviklingen, da der principielt kan være mange delforklaringer på udviklingen i henholdsvis pris og/eller mængder. Det kan eksempelvis være: En øget tyngde i borgersammensætningen Et nyt service-/visitationsniveau Stigende enhedspriser for ophold, dagtilbud m.v. Tilgang/afgang af borgere Frederiksberg Kommune har udarbejdet en social masterplan for det specialiserede socialområde for voksne. Heri fremgår det bl.a., at et af målene er at fremme visitationen og indsatsen, så det understøtter tilgængelighed, inklusion, aktivt medborgerskab, og har en ambition om, at alle borgere har mulighed for at bidrage med deres ressourcer. Principperne for visitationen bygger på mindsteindgrebsprincippet, dvs. et øget fokus på socialpædagogisk støtte i eget hjem fremfor botilbud og at give borgerne midlertidige botilbud frem for længerevarende botilbud. Visitation af mindre indgribende indsatser og fokus på at sikre retssikkerheden og skabe en udvikling hos borgeren i myndighed understøttes af bl.a. rehabiliterings- og recovery-tankegangen i de udførende tilbud. For borgere typisk med et psykisk handicap som har brug for et livslangt botilbud, er fokus blevet rettet mod at skabe størst mulig selvhjulpenhed i hverdagen og derved opnå en større livskvalitet for den enkelte. Det må generelt forventes, at området fremadrettet presses økonomisk. Jf. masterplanen vil der på et mellemlangt sigte ( ) der komme et yderligere pres, da nye prognoser fra børne- og ungeområdet viser, at der kommer flere unge med autisme og sindslidelser, som på sigt vil overgå til voksenområdet. 3.1 Arbejdshandlinger Vores gennemgang af området er baseret på følgende materialer og oplysninger: Udtræk af registrantbogførte udgifter til 85, 107 og 108 i årene Budgetgrundlag Budgetmodel Styringsark 4

6 4 Styringsprocesser Regnskab 2016 viser et samlet mindreforbrug på 1,2 mio. kr. til botilbud for længerevarende ophold ( 108). De største afvigelser er en merindtægt på 1,9 mio. kr. på salg af pladser og en mindre udgift på kommunens institutioner på 0,4 mio. kr. Botilbud for midlertidigt ophold ( 107) udviser, jf. regnskab 2016 en samlet merudgift på 0,2 mio. kr., som udgøres af flere forskelligrettede afvigelser på området, herunder kan nævnes følgende større afvigelser: Mindre indtægter fra salg af pladser til andre kommuner på 0,3 mio. kr. og merudgifter til køb af udenbys pladser på 1,0 mio. kr. Dette modsvares til dels af mindre udgifter på kommunens egne institutioner på 0,7 mio. kr. 107 og 108 udgør ofte væsentlige udgiftsposter på det specialiserede socialområde og vi har gennemgået den overordnede økonomiske udvikling på området i Frederiksberg Kommune for perioden I denne periode ses antallet af sager efter 107 ses at være stigende. Antallet af sager efter 108 stiger fra 2014 til 2015, hvorefter der sker et svagt fald. Antallet af sager er opgjort som antallet af unikke CPR-numre over året med en aktiv sag, dvs. der er ikke sket omregning til helårspersoner. Det betyder, at en person tæller med, selvom vedkommende kun har været tildelt en ydelse i bare en enkelt af årets måneder. Derudover skal det bemærkes, at der for hvert år er en række CPR-numre, hvortil der er registreret meget begrænsede udgifter. Figur 1: Antal sager på 107 og Antal sager Note: Opgjort som unikke CPR-numre med udgift tilknyttet i det pågældende år. Udgifterne til både 107 og 108 er faldet over den undersøgte periode, jf. Figur 2. For 108 er der på trods af et øget antal borgere kun en meget begrænset stigning i udgifterne fra 2014 til 2015, mens der sker et fald i både udgifter og antal sager fra 2015 til For 107 sker der et fald i udgifterne fra 2014 til 2015, mens udviklingen har været stabil fra 2015 til

7 Figur 2: Registrantbogførte udgifter til henholdsvis 107 og 108 Registrantbogførte udgifter Grundet det generelle fald i udgifterne og stigningen i antal sager, ses der et fald i den gennemsnitlige udgift pr. sag, jf. Figur 3. Det skal dog bemærkes, at der hvert år er en række CPR-numre, hvortil der er registreret meget begrænsede udgifter, hvilket kan være med til at skævvride billedet. Figur 3: Gennemsnitlig udgift pr. sag Gennemsnitlig udgift pr. sag Note: Gennemsnittet er beregnet ved at tage de samlede registrantbogførte udgifter og dividere med antal unikke CPR-numre i det indeværende år. Vi har med udgangspunkt i år 2014 gennemgået de 10 dyreste sager og den efterfølgende udvikling heri. Som det fremgår af Tabel 1, er der flere borgere, hvor der betales mere end 3 mio. kr. Overordnet set synes der at være en begrænset progression i sagerne, dvs. at der sker et mindre samlet fald i udgifterne til de specifikke personer, der økonomisk er fulgt henover årene til og med Der kan således aflæses et fald i de samlede udgifter for de 10 personer på 23 mio. kr. i 2014 til en samlet udgift på 22,4 mio. kr. for de samme personer i

8 Tabel 1: Udvikling i 10 dyreste sager (udgangspunkt år 2014) Borger Borger 2 a Borger Borger Borger Borger Borger Borger Borger 9 b Borger I alt a Udgifter til borger skifter i løbet af 2015 fra 108 til 107 b Der optræder ikke en registreret udgift til borgeren i Udgiften i 2016 er registreret på Prognose- og budgetredskaber/-modeller En væsentlig del af de sager, der indgår i voksenområdet vil være kommet fra Familieafdelingen. Frederiksberg Kommune har udarbejdet en procedure for oversendelse af sager fra Familieafdelingen til voksenregi. Proceduren og handlingerne iværksættes, når den unge fylder 17 år. Herudover foreligger der en samarbejdsaftale om Ungekoordinationsudvalg i Frederiksberg Kommune. Formålet med aftalen er at sikre langsigtede og holdbare løsninger for unge borgere med komplekse problemstillinger og behov. Det sker ved at lægge plan for den unges fremtid, så både den unge, familien og de involverede forvaltningsafdelinger kan handle i forhold til planen, herunder også at give de respektive afdelinger mulighed for at indsamle information om forventede fremtidige indsatser og udgifter forbundet med den unge, til brug for kapacitetsstyring, budgetlægning og prognosticering. Der afholdes månedlige møder i koordinationsudvalget. Familieafdelingen medbringer halvårligt en økonomisk oversigt over samtlige unge, som forventes at få behov for en indsats på det voksenspecialiserede område. Oversigten bruges til budgetlægning, prognosticering og kapacitetsstyring på SSA-området og indeholder oplysninger om indsatser, hermed forbunden økonomi samt eventuel ophørsdato. Oversigten indeholder også oplysninger om sager, hvor Familieafdelingen kun er betalingskommune, og hvor SSA skal overtage sagen ved 18. år. Der foretages løbende økonomiopfølgninger, hvor forbrug og forventet forbrug/disponeringer gennemgås. Med budgetforliget 2017 har Frederiksberg Kommune besluttet, at der skal gennemføres en tværgående budgetanalyse af overgangen fra det specialiserede børneområde til det specialiserede voksenområde. Analysen skal: a) Afdække aktivitetsudviklingen i børnesager på det samlede specialiserede socialområde samt overgang fra børne- til voksenområdet b) Afdække udgifterne relateret til børnesagerne samt nyt udgiftsniveau ved overgang til voksenområdet c) Afdække eventuelle nye tendenser i overgang fra børne- til voksenområdet og afledte udgiftsmæssige konsekvenser. d) Identificere og anbefale styringstiltag i den sammenhæng e) Identificere finansieringskilder inden for det specialiserede område. 7

9 Frederiksberg Kommune indgår i en benchmark-undersøgelse på psykiatri- og voksenhandikapområdet. Siden 2008 har kommunerne i Region Hovedstaden haft mulighed for at deltage i det såkaldte Ballerup Benchmark, hvor enhedsudgifter og modtagerandel for en række udgiftsposter sammenlignes på tværs af regionens kommuner. Frederiksberg Kommune har i juni 2016 opsummeret de væsentligste resultater fra undersøgelsen. Frederiksberg Kommune ses generelt at have både lave enhedsudgifter og modtagerandele på 107 og 108 samt 85 i forhold til de øvrige kommuner, der indgår i undersøgelsen. 4.2 Sagsgennemgang Vi har som et led i forvaltningsrevisionen og den sociale revision gennemgået 4 borgersager, der fordeler sig således: sager sager Gennemgangen af ovenstående sager, har ikke givet anledning til bemærkninger og det er vores vurdering, at der ikke ses overdækning/overlap i forhold til andre ydelser. 8