Indstilling Århus Kommune Rapport om Bymuseet - herunder dækning af museets forventede driftsunderskud i Resume

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten ultur og Borgersrvice Den 13. oktober 2006 Rapport om Bymuseet - herunder dækning af museets forventede driftsunderskud i 2006 Århus Kommune Kulturforvaltningen Kultur og Borgerservice 1. Resume Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice besluttede i maj 2006 at iværksætte en analyse af Bymuseets økonomi samt eventuelle muligheder for samdrift med et andet museum. Rapporten er tilsendt Byrådets medlemmer den 13. september 2006 og er drøftet i Kulturudvalget den 18. september Vestergade Århus C Sagsnummer M4/2005/03353 Sagsbehandler Anders Birch Iversen/ Finn Bruun Ravnsbæk Baggrunden for iværksættelse af analysearbejdet var, at budgettet for Bymuseet udviste et underskud i 2006 på 0,4 mio. kr. Analysen har vist, at det forventede regnskabsresultat udviser et underskud på 0,950 mio. kr. under forudsætning af, at Kulturforvaltningen afholder udgifter til museets sikringsanlæg. Der er således markante afvigelser på flere områder, herunder navnlig personaleudgifter, administration samt i forhold til drift af café og museumsbutik. Telefon Direkte telefon Telefax E-post kultur@fk.aarhus.dk E-post direkte abi@fk.aarhus.dk Rapporten indeholder anbefalinger af, at Bymuseet foretager væsentlige opstramninger i budget, regnskab og bogholderifunktionen. Det foreslås endvidere, at Bymuseet løbende kritisk følger op og tilpasser budgettet således, at eventuelle uforudsete udgifter samt nedgang i indtægter kompenseres af tilsvarende besparelser. I forbindelse med budgetvedtagelsen for 2007 har Byrådet bevilget 0,8 mio. kr. i forhøjet driftstilskud til Bymuseet. Dette bevirker, at der er sikret en økonomisk basis for genopretning af Bymuseets økonomi fra Med henblik på sikring af Bymuseets økonomi for 2006 foreslås, at Bymuseet tilføres 0,9 mio. kr. til dækning af det forventede underskud for 2006 via konvertering af et driftsbeløb på 0,066 mio. kr. over 20 år med en forrentning på 4 %. Beløbet finansieres ved reduktion af driftstilskuddet til Bymuseet indenfor Kultur og Borgerservice samlede

2 ramme. Ordningen betinges af, at Bymuseet foretager en række opstramninger af økonomistyring og administrative procedurer, samt at samarbejdsmuligheder med andre museer undersøges nærmere. 2. Tidligere beslutninger 29. maj 2002 Projekteringsbevilling på kr. til projektering af en udvidelse af Bymuseet. 13. august 2003 Anlægsbevilling på kr. til udvidelse af Bymuseet. 18. august 2004 Anlægsbevilling på kr. til renovering af Bymuseets oprindelige bygning. Budgetvedtagelse 2005 Forhøjelse af driftstilskuddet til Bymuseet med 0,3 mio. kr. fra 1. januar 2005 Budgetvedtagelse 2007 Forhøjelse af driftstilskuddet til Bymuseet (15. oktober 2006) med 0,8 mio. kr. fra 1. januar Beskrivelse af indstilling 3.1 Baggrunden for indstillingen I blev Bymuseet udvidet med en ny tilbygning på m2. Endvidere blev den oprindelige museumsbygning på 805 m2 (den gamle Hammelbanegård) renoveret. Det nye museum blev åbnet for publikum i august I forbindelse med udvidelsen blev museets driftstilskud pr. 1. januar 2005 forhøjet med kr., heraf kr. fra budgetforliget for 2005 samt kr., som blev overført fra Fritids- og Kulturforvaltningens ramme til dækning af indvendig vedligeholdelse og forbrug. Det blev endvidere aftalt med museet, at udvidelsen fremover ville gøre det rimeligt at opkræve entré, således at indtægterne kunne øges. Bymuseet modtager i 2006 tilskud på kr. heraf kr. fra Århus Kommune og kr. fra staten. Hertil kommer kr., som overføres fra Besættelsesmuseet for opgaver, som udføres for dette museum i henhold til samarbejdsaftale. Side 2 af 9

3 Bymuseets budgetforslag for 2006, som er fremsendt til Kulturforvaltningen, viste at driftsudgifterne ikke ville kunne afholdes indenfor den givne tilskudsramme og museets egne indtægter. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice besluttede på baggrund af museets budgetforslag at iværksætte en analyse af museets økonomi, og Kulturudvalget blev på mødet den 22. maj 2006 orienteret om Bymuseets økonomiske situation. Analysen skulle omfatte følgende hovedelementer Sammenhængen mellem museets indtægter og udgifter til bygningsdrift samt øvrige udgifter Udarbejdelse af forslag til mulige prioriteringshåndtag, som kan sikre økonomisk balance En vurdering af hvorvidt der kan være økonomiske og eventuelle andre fordele ved samdrift med et andet relevant museum i Århus Kommune I forbindelse med analysen er der udarbejdet et forventet regnskab, som med diverse korrektioner udviser et underskud på ca. 0,950 mio. kr. i Det skal dog bemærkes, at der i dette underskud indgår diverse engangsudgifter. Efter Bymuseets opfattelse er årsagen til ubalancen i budgetforslagene væsentligt højere udgifter til driften af den nye bygning end forudsat. 3.2 Analysens konklusioner Bygningsdrift og vedligeholdelse Det vurderes, at de samlede omkostninger til driften af Bymuseets bygning vil udgøre ca kr. årligt (excl. udvendig vedligeholdelse, som påhviler Kulturforvaltningen). Personale I perioden er de budgetterede lønudgifter steget med ca kr. (fra 4,3 til 7,6 stillinger). Ved uændret tilskud til museet vil det være nødvendigt at reducere den lønnede arbejdskraft til 6,5 stillinger fra Museets administration varetages af én medarbejder ud over museumsdirektøren. Omkostningerne til administration vurderes at være lave, og det vurderes derfor ikke for muligt at reducere omkostninger- Side 3 af 9

4 ne væsentligt hverken i den nuværende organisation eller ved samarbejdsaftaler med andre museer. Entréindtægter Regnskabet for de første 4 måneder efter indvielsen af det nye museum viser en driftsindtjening på kr. Bymuseet forventer, at indtægterne vil stige efterhånden som den permanente udstilling færdiggøres. Fra 2009 budgetteres med betalende gæster med en gennemsnitsbetaling på ca. 20 kr. (i alt kr.) Det vurderes at Bymuseet kan have fordel af at indgå i et billetsamarbejde med et eller flere af byens øvrige museer, og det anbefales at sådanne samarbejdsmuligheder undersøges. Det mest nærliggende vil være et billetsamarbejde med Besættelsesmuseet. Bymuseet vurderer, at et sådant samarbejde i et vist omfang vil kunne forøge nettobilletindtjeningen, lige som et billetsamarbejde med byens større museer vurderes at kunne bidrage til forbedring af museets økonomi. Museumsklub Parallelt med stigende entréindtægter forventer Bymuseet en markant forøgelse af indtjeningen fra museumsklubben Bymuseets venner. Café og museumsbutik Bymuseets budget for 2006 indeholder forventninger om en bruttoavance på kr. På baggrund af erfaringerne fra museets første driftsmåneder forventer museet et markant lavere niveau for indtægterne fra 2007 og frem. Bruttoavancen vurderes at svare til lønomkostningerne. Der er således ikke tale om en nettoindtjening. Ved sammenligning med andre museer ses, at det er vanskeligt at opnå et egentligt nettobidrag til museumsdriften via indtægter fra café og butik. Samarbejdsmuligheder med andre museer m.v. En del af analyseopgaven har haft til formål at vurdere mulighederne for eventuelt samarbejde/samdrift med andre museer. Vurderingen er foretaget under hensyntagen til relevansen i forhold til Bymuseets formålsparagraf, som lyder således: Bymuseet har til opgave at belyse Århus bys og kommunes historie fra vikingetiden til i dag. Dette sker gennem indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling. Bymuseet har som særligt arbejdsfelt Side 4 af 9

5 indsamling og formidling af arbejderbevægelsens historie i Århus. Samlingerne er tilgængelige for offentligheden. Vurderingen af samarbejdsmuligheder omfatter følgende museer m.v. Moesgaard Museum Den Gamle By Besættelsesmuseet Andre samarbejdsmuligheder I analyserapporten konkluderes, at et nærmere samarbejde/sammenlægning med Besættelsesmuseet fortsat bør tilstræbes men vurderes kun at kunne medføre en begrænset forbedring af Bymuseets økonomi. På baggrund af de foreløbige vurderinger vil den mest realistiske mulighed være et samarbejde med Den Gamle By. En nøjere vurdering af fordele og ulemper ved et sådant samarbejde forudsætter konkrete drøftelser og egentlige forhandlinger med Den Gamle By. Det vurderes, at muligheden for opnåelse af væsentlige driftsbesparelser forudsætter en fysisk flytning af Bymuseet til Den Gamle By. Bymuseets fremtidige drift Den udarbejdede rapport viser, at museets regnskabsresultat for 2006 forventes at ville udvise et underskud på 0,950 mio. kr. under forudsætning af, at Kulturforvaltningen dækker engangsudgifter til udvidelse af museets sikringsanlæg. Hovedårsagerne til, at Bymuseet har undervurderet budgettet for 2006, er at budgetgrundlaget har været forkert, idet bogholderiet ikke løbende har været ajourført, at udgifter og indtægter ikke i alle tilfælde har været konteret korrekt, at der har været utilstrækkelig opfølgning på, at relevante myndigheder er anmodet om at udbetale løntilskud og at disse rent faktisk bliver indbetalt. Dette betyder bl.a., at Bymuseet har kr. til gode hos stat/kommune vedr Rapporten anfører to scenarier fra analyserapporten for fremtidig drift af Bymuseet. Side 5 af 9

6 Scenario A - uændret driftstilskud, som forudsætter konstante besparelser og indskrænkninger i personalet og færre ressourcer til museal virksomhed. Scenario B viser budgettet med en forhøjelse af driftstilskuddet på kr., hvilket indebærer en fremtidssikring af museet med muligheder for udvikling af den museale virksomhed, herunder udstillingsvirksomheden. Endvidere bliver museet mindre sårbart i forbindelse med eventuelle udsving i besøgstal og andre risici. Budgettet bygger fortsat på, at en række besparelser opretholdes samt at muligheden for at kunne benytte henvist og frivillig arbejdskraft fortsat vil være til stede. Forudsætningerne for videre drift af Bymuseet i henhold til Scenario B er opfyldt i forbindelse med indgåelse af budgetforliget for Bymuseets væsentligste økonomiske problem drejer sig herefter om det beregnede driftsresultat for 2006, som forventes at udvise et underskud på kr. under forudsætning af, at Kulturforvaltningen refunderer engangsudgifter på kr., som er afholdt til udbygning af museets sikringsanlæg. Der er markante afvigelser på flere områder, især personaleudgifter, administration samt driften af café og museumsbutik. Analyserapportens anbefalinger Analyserapportens forslag til løsning af problemet med underskuddet i regnskabet for 2006 er, at museet tilføres 0,9 mio.kr. fordelt på 0,4 mio. kr. ved lån i kommunekassen over 20 år samt et forudbetalt tilskud fra Kulturforvaltningen på 0,5 mio. kr., som afvikles lineært i op til 10 år. Idet budgetforliget afgørende har ændret de økonomiske forudsætninger anbefales det nu, at Bymuseets beregnede underskud i 2006 på 0,9 mio. kr. tilføres museet via konvertering af en reduktion i den løbende driftsbevilling. Analyserapporten anbefaler endvidere, at Bymuseet foretager væsentlige opstramninger i økonomistyringen. Rapporten blev drøftet i Kulturudvalget den 18. september Udvalget fandt det nødvendigt, at Kulturforvaltningen overfor Bymuseet indskærper, at rapportens anbefalinger om økonomistyringen skal følges: Side 6 af 9

7 Museet skal løbende og kritisk følge op på økonomien og tilpasse budgettet, således at eventuelle uforudsete udgifter samt nedgang i indtægter kompenseres af tilsvarende besparelser. Museet skal udarbejde og til Kulturforvaltningen fremsende procedure til væsentlige opstramninger i budget, regnskab og bogholderi samt vælge en ny revisor. Mulighederne for at etablere et billetsamarbejde med byens øvrige museer skal undersøges. Der skal på sigt arbejdes med en styrkelse af museets økonomi, herunder en nærmere vurdering af samarbejde med Besættelsesmuseet og/eller Den Gamle By. 4. Økonomiske konsekvenser I forbindelse med budgetvedtagelsen for 2007 er der bevilget 0,8 mio. kr. til varig tilskudsforhøjelse til Århus Bymuseum. Dette bevirker, at der er sikret en økonomisk basis for genopretning af Bymuseets økonomi fra Bymuseet havde ved udgangen af 2005 en positiv egenkapital på kr. Da der efter en kritisk gennemgang forventes et underskud på 0,950 mio. kr. vurderes der at være behov for en likviditetstilførsel på 0,9 mio. kr. Med henblik på sikring af Bymuseets økonomi for 2006 foreslås, at Bymuseet tilføres 0,9 mio. kr. til dækning af det forventede underskud for 2006 via konvertering af et driftsbeløb på 0,066 mio. kr. over 20 år med en forrentning på 4 %. Beløbet finansieres ved reduktion af driftstilskuddet til Bymuseet indenfor Kultur og Borgerservice samlede ramme. 5. Miljømæssige konsekvenser Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. Side 7 af 9

8 6. Konsekvenser i forhold til mål Af kulturpolitikken for fremgår, at udvidelsen af Bymuseet er en opfølgning af et af målene i kulturpolitikken for den foregående 4 års periode. Såfremt Byrådet tiltræder den aktuelle indstilling sikres driften af Bymuseet. Side 8 af 9

9 7. Beslutningspunkter Det indstilles: At 1) Bymuseet får tilført et engangsbeløb på 0,9 mio. kr. i 2006 finansieret via en konvertering af et driftsbeløb på 0,066 mio. kr. over 20 år. Beløbet finansieres ved reduktion af driftstilskuddet til Bymuseet indenfor Kultur og Borgerservice samlede ramme. At 2) Tilførslen af dette beløb gøres betinget af, at de anbefalinger, der i rapporten om Bymuseets økonomi (jf. indstillingens afsnit 3, side 7) er anført om økonomistyring, procedurer og samarbejdsmuligheder med andre museer, skal følges. Flemming Knudsen / Ib Christensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Analyse af Bymuseets driftsøkonomi (vedlægges til alle/+ elektronisk) Side 9 af 9