Emply Project. Nyt projekt. Senest opdateret: 12. maj 2015 Version 1/MO/2015

Transkript

1 Emply Project Nyt projekt Senest opdateret: 12. maj 2015 Version 1/MO/2015 1

2 Denne brugermanual tager udgangspunkt i, hvordan du som projektleder / puljeadministrator har mulighed for at oprette et nyt projekt / ny pulje. Hvis du har spørgsmål efter at have læst brugermanualen, bedes du kontakte din virksomheds support- og kontaktperson. Kontaktoplysninger finder du under Support. Log ind For at tilgå Emply Project skal du logge ind på din virksomheds konto. Du finder dit brugernavn og din adgangskode i den velkomst , som du har modtaget: 2

3 Startsiden Når du er logget ind på Emply Project, vil du komme til din startside. Startsiden viser den eller de projekter / puljer, som du er tilknyttet. For at oprette et nyt projekt / ny pulje, skal du klikke på knappen Nyt projekt : Opsætning Den første side du møder er Opsætning. Her indtaster du projektets titel samt angiver hvilken afdeling, projektet skal tilknyttes. Du skal endvidere angive, hvem der er projektleder for projektet (altså ansvarlig for gennemførelsen af projektet). Du vil automatisk stå som fortrykt, da du er den der foretager handlingen og opretter et nyt projekt. Dette kan du ændre, ved at klikke på det røde kryds, og søge efter en kollega i stedet. Projektdata Afhængig af din virksomheds opsætning, kan der være yderligere informationer du skal tage stilling til og udfylde. Under Projektdata kan det. f.eks. være Type af pulje, Kontaktperson, Telefon osv.: 3

4 Notifikationer Når du opretter et nyt projekt har du mulighed for at angive, om projektlederen eller alle deltagere ved projektet (puljeudvalg) skal modtage en notifikation i forbindelse med at ansøgningsfristen nærmer sig, eller i forbindelse med at der indkommer nye ansøgninger til projektet: Ansøgningsfrist Under Ansøgningsfrist skal du angive, hvornår der er ansøgningsfrist på projektet. Under Tilgængelighed er der sat tre markeringer på forhånd. Disse dækker over, at: 1) Projektet automatisk skal tages af din virksomheds hjemmeside samt øvrige medier, når ansøgningsfristen indtræffer 2) Ansøgere ikke længere skal have mulighed for at ansøge til projektet, efter at ansøgningsfristen har indtruffet 3) Ansøgere ikke længere skal have mulighed for at redigere i sin afsendte ansøgning, efter at ansøgningsfristen har indtruffet: 4

5 Indstillinger Afhængig af din virksomheds opsætning, vil du under Indstillinger have mulighed for at vælge dét ansøgningsskema, der skal tilknyttes til projektet; 1) Ansøgningsskema dækker over de informationer, som ansøgere til projektet skal udfylde i forbindelse med afsendelse af ansøgning 2) Bekræftelsesmeddelelse dækker over den automatisk bekræftelse på modtaget ansøgning, der vil blive sendt til projektets ansøgere 3) Workflow dækker over den proces, som du som projektleder har mulighed for at føre dine ansøgere igennem: Under Synlighed har du mulighed for at sætte to markeringer (anbefales) 1) Synlig for kandidat i Puljecenter under søgte projekter 2) Synlig for brugere under overblik over søgte projekter: Når fanen Opsætning er blevet udfyldt, skal du klikke Gem. Fortsæt herefter til næste fane Deltagere. Deltagere På siden Deltagere har du mulighed for at angive, hvem der, udover projektlederen, skal have adgang til projektet og de indkomne ansøgninger. Det er også her, at du nedsætter puljeudvalget. For at tilføje deltagere til projektet, skal du klikke på knappen Tilføj deltagere. Herefter kan du søge efter deltagere og tilknytte disse til projektet. Hvis du ved din søgning ikke finder den rette deltager, har du mulighed for at oprette vedkommende og efterfølgende tilknytte deltageren til projektet: 5

6 Giv besked til deltagere Når du har tilknyttet de ønskede deltagere, kan du give dem besked om deres deltagelse i projektet. Dette kan du gøre ved at aktivere Send besked. Klik herefter Gem. Du kommer nu videre til siden Besked : Besked I beskedgardinet skal du vælge skabelonen Tilknyttet projekt (andet navn for skabelon kan forekomme). Herefter vil emnefelt samt -tekst automatisk blive indlæst. Inden afsendelse af besked til deltagerne, har du mulighed for evt. at tilføje din egen tekst i -teksten: Send besked til deltagerne ved at klikke på Send. Herefter kommer du automatisk tilbage til fanen Deltagere. Når du på fanen Deltagere har tilknyttet de ønskede deltagere (puljeudvalg), skal du klikke dig videre til fanen Publicering. Publicering På siden Publicering vil du nu have mulighed for at publicere dit projekt. Afhængig af din virksomheds opsætning, vil du kunne publicere til forskellige medier. Disse kunne f.eks. være; Din afdeling / forvaltnings hjemmeside, Intranet, Lokalavis osv. 6

7 Klik Tilføj enkeltvis ud for de medier, du ønsker at publicere til. Når du har klikket Tilføj vil du kunne se, at medierne ligger sig i Kurv. Når alle ønskede medier ligger i Kurv skal du klikke Fortsæt til publicering. Herefter vil du, afhængigt at medie, blive bedt om at angive nogle praktiske oplysninger omkring projektet og dets indrykning: Når du har publiceret dit projekt til de ønskede medier, vil du automatisk lande på fanen Trafik. Her har du bl.a. mulighed for at se, at dit projekt er blevet sat til publicering: Du er nu færdig med at oprette dit projekt. Klik på Projekter for at returnere til din startside. 7