Referat af Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 17. juni 2010 efter FM på beboerkontoret.

Transkript

1 Referat af Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 17. juni 2010 efter FM på beboerkontoret. Kategorier for dagsordenpunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. : På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Tilstede: PHS, JCK, DB, EJ, DK, CH, HC, LM. Afbud: BL KA har meddelt at han har meget arbejde for tiden. 1. Valg af ordstyrer og referent Ref.: JCK - ordstyrer, HC referent Referentens bemærkning: (Indskrevet Søndag den 20. juni 2010) Der gik plukliste i hvilke punkter vi valgte at diskutere på dette møde. Det har vist sig at der hele tiden fremkommer flere punkter end vi kan nå at behandle på de enkelte fastsatte møder. Derfor er det blevet besluttet at vi nåede de punkter vi kunne fra indkaldelsen, plus det nye punkt 20 om nøgler, på dette møde og udskød alle andre punkter i indkaldelsen til et ekstraordinært møde den 1. juli. (Se dette referat punkt 19.) De punkter der blev nået på dette møde er: 1-6, 18, 19 og det nye punkt Godkendelse af dagsorden Ref.: Få justeringer. Punkt 20 bliver til et punkt om nøgler. Alle punkter fra og med mødeindkaldelsens punkt 20 får derefter nyt nummer. 3. Godkendelse af referat fra maj Ref.: Ingen ændringer. 4. Opfølgning fra sidste møde (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 1 af 9

2 Orientering Ref.: a. Beboerkort (EJ) Der er problemer med at få trykt gråtoner fordi det udgør et farvetryk, men det har Eva ikke fået oplyst af konsulenten. AB beslutter at få kortet lavet i farver, og vi skal samtidigt kigge at afskaffe depositummet og lade beboerne selv betale for at få lavet kortet. Udgifterne rundes op til nærmeste 5 kr. som så bliver prisen for kortet. b. Husdyr database (PHS) Netgruppen har arbejdet på at udvikle systemer til beboerregistrering og husdyrdatabasen således at det bliver nemt for beboerkontorets ansatte at indtaste oplysningerne til beboerkort og husdyrregistrering og få taget beboerens billede med netkameraet. Det er en del af planen at anskaffe et netkamera til opgaven. Den efterfølgende debat bragte dette frem: Oplysningerne om beboerne er omfattet af persondataloven og det kræver at beboerne tillader registreringen, og altså også at vi fortæller beboerne hvad vi registrerer og hvad vi bruger det til. Mobilnummer på beboeren er også interessant fordi meddelelser ikke altid kan foregå via nettet hvis nettet er nede. Den løbende opdatering er til debat fordi kortets gyldighed er relevant, men gælder det fra indflytningstidspunktet eller fra de 2 halvårlige opdateringer? Kortets gyldighedsperiode skal fremgå på kortet. Vi skal kende konsekvenserne af registrering af kort- og beboeroplysningerne. Beboerkortet kommer ikke til at påvirke husdyrregistreringen. Der fremsættes en bemærkning om at husdyrene også bør have et kort. (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 2 af 9

3 Beboerkortet skal gælde i 2 år. c. TV kanaler (PHS, KA, DB og JCK) Punktet udskydes til næste møde fordi mailen med 3 tilbud fra Com-X først kom i dag. Com-X er kommet med et tilbud om parallelforbundet antenneanlæg. Beboerne er begyndt at brokke sig i forummerne over manglene info og afstemninger omkring TV. Info om TV og hvor langt antenneanlægget er kommet med diverse inklusive kanalforandringer sparkes over i infogruppen. d. Rengøring i BF (KA) Evighedspunkt der er Karstens opgave. e. Garage/elbilsarbejdsgruppen (JCK) Afstemningen via spørgeskemaet kører stadig og valgdeltagelsen er afgørende for om udvalget fortsætter sit arbejde eller ej. f. VoIP og telefonsystemet (DB og JCK) Beboerkontorets fax kan ikke ringe ud mere. Telefon og fax på beboerkontoret? Vi lader den sive ud af drift! g. Bestyrelseskursus (PHS, HC og CH) Intet nyt. h. Projektor (JCK og KA) Intet nyt. i. Udlåns vaskekort til beboerkontoret (BL) Hønens vaskekort er tidligere blevet betalt af AUB, men er nu sat på BF s regning. (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 3 af 9

4 Der er 2 udlånskort til gruppernes vask til udlån på BF, når kortene en gang kommer. BF betaler for beboergruppernes vask. Der skal budgetteres med vask fremover BF-budgettet. j. Havevandring Der skal udformes et standardbrev til beboere med ikke tilladte indhegnede parceller. Konsekvent retorik i brevet. Hvad der er galt, ifølge hvilke regler, deadline og mulig konsekvens. Resultatet af havevandringen blev 11 hundegårde og 4 for høje hegn uden tilladelse. 5. Post og meddelelser Orientering Ref.: Anke fra Gustav 8-18 er modtaget og vi skal have bekræftet modtagelsen. CH skriver til Gustav og bekræfter modtagelsen. AB s beslutning er blevet anket til fællesmødet og det er ankesagen vi skal forholde os til i beskrivelsen af sagen i fællesmødeindkaldelsen. Parterne skal selv fremlægge deres argumenter på fællesmødet. Cindy 5-32 har udmeldt sig skriftligt af AB hos EJ. Kontorudvalget har haft jobsamtaler i dag. Der er flyttet rundt på BF-kontoret. Indkøbspriser bør justeres kraftigt. (Har ikke været gjort alt for længe.) Nøglesystemets funktioner og fejl bliver skudt til hjørne meget tit. CH påpeger en problematik i at nøglesystemet ikke fungerer ordentligt og justeringer, opdateringer og fejlrettelser ikke bliver ikke bliver fixet jævnligt. 6. Nyt fra kassereren (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 4 af 9

5 Orientering Ref.: LM anbefaler at tidligere dårlige kasserere, der har taget af kassen, registreres i RKI. KKIK s jurister kan køre den sag. Der skal skrives under på papirer fra Danske Bank fordi AB tegner foreningen i tilfælde af ekstern regnskabsfører. JCK, BL, og LM 7. Forretningsorden, 2. behandling (CH og JCK) Bilag 1 Vi blev enige om at behandle forretningsordnen over to møder. På mødet kom vi med tilføjelser og der skal tydeliggøres hvilke punkter som er vedtægtsbestemte. 8. AB Wiki (JCK) Orientering 9. Booking af Beboerkontoret (CH + JCK) Der er efterhånden kommet en del aktivitet i Beboerforeningen. Deriblandt bliver mødelokalet til beboerkontoret benyttet en del. Det skaber til tider konflikter. Derfor foreslåes det, at vi benytter en kalender til booking af beboerkontoret. 10.Kopimaskine (CH + JCK) Hvorfor har vi 2 kopi maskiner? Kan det mon betale sig, at vi kommer af med begge og investere i en multifunktionsprinter? 11.Debatmøde om A og B ordning (DB) (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 5 af 9

6 Debat og beslutning Christian foreslog at vi invitere en ud fra BL med til mødet. Han vil gerne undersøge om de har mulighed for at stille en person til rådighed for at opkvalificere debatten. David kommer med forslag til dato i anden halvdel af AB vs. AUB (CH + EJ) Debat Hvad er AB og AUBs ressortområde. EJ har bemærket Vi har modstridende vedtægter. Udtræder et tvunget medlem af AB (redaktør, netværksadministrator og bestyrer) ud af AUB, vil vi stå med enten en tom plads i AUB, eller have for mange i AB. Ref.: Poul har ikke fået kigget nærmere på dette punkt. 13.Sikkerhed i beboerforeningens lokaler (PHS og HC) Debat 14.Tydeligere info om fremleje (EJ og CH) Debat 15.Kontorudvalgets beslutningskompetenceområde (JCK og CH) Debat og beslutning Citat fra mail af Christian: Jeg vil også gerne lige nævne, at der - for os i kontorudvalget - hersker den klare opfattelse, at den daglige drift, herunder ledelse af beboerforeningens ansatte, ER kontorudvalgets ressortområde, ligesom det også er kontorudvalget som står for udarbejdelse af jobannoncer, ansættelsessamtaler osv.. Det er naturligvis vigtigt, at alle i AB (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 6 af 9

7 er enige om dette, og dette ikke er tilfældet, så vil vi meget gerne have det som selvstændigt debat/beslutningspunkt på næste AB-møde, da det naturligvis ikke er tilfredsstillende for hverken de ansatte eller os i kontorudvalget, ikke at vide hvilket mandat vi arbejder på. 16.Festlokale gulv (CH) Gulvet i festlokalet trænger til en kærlig hånd. Der er en irriterende metalliste som gør rengøringsarbejdet besværligt. Kan vi få lavet en finere anordning evt. af træ, så der ikke er niveau forskel. 17.Notat om forurening på Blomsterkrogen (JCK) Bilag 3 AB har fået et notat om potentiel forurening i jorden ved nyttehaverne. Punktet udsættes til næste møde, så vi får nogle fra AUBs bestyrelse med på råd. Johnny har sendt en mail til beboeren om, at henvendelsen vil blive behandlet på et senere møde. 18.Udlæg til grupper (CH) (Punktet tages som punkt 7) Hvordan gør vi arbejdet nemmere for servicepersonalet, at håndtere udlæg til grupper. Det kan være meget svært at vide, om en beboer er medlem og har ret til at få udbetalt udlæg for en given gruppe. Er det evt. en fordel ved, at grupperne ikke får udbetalt kontant, men direkte til deres konto? Ref.: Vi er i den situation at hvem som helst kan i princippet komme ind på BF-kontoret med en kvittering og forlange at en gruppe dækker et udlæg. De enkelte gruppers kontaktpersoner skal lægge en liste på BF-kontoret om hvem i gruppen der kan modtage udlæg og refunderinger. (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 7 af 9

8 Der tales også om at listen også skal dække hvem der kan låne gruppens vaskekort. Der tales også om at udlæg og refunderinger kun kan overføres til konto. Kontorudvalget skal høre BF-medarbejder Mette om proceduren omkring udbetalinger til haver og gange. 19.Fremtidige møder (JCK) Debat og beslutning (Punktet tages som punkt 8) Vi har pt. kun et møde om måneden. Hele 2010 har vi indtil videre haft rigtig mange ting på dagsordenen, og et møde har vi flyttet pga. det blev for sent efter FM. Derfor vil jeg gerne have, at vi finder en langsigtet løsning. Forslag: De måneder hvor der er FM, holder vi møde søndagen efter FM. Ref.: Vi prøver at holde fast i 3. torsdag i måneden som fast mødedag, men hvis vi har mange punkter og ikke når alle punkter inden kl. 23, udsættes punkterne til kommende torsdag. Der tales om 4. torsdag i måneden som fast elastik-mødedag. Dog viser det sig at kalenderen er så pakket at det ekstraordinære AB-møde ligger 1. juli Nøgler (EJ) Ref.: Motionsnøgler er en meget lang og besværlig proces. EJ foreslår en enklere proces med x-antal nummererede udlånsnøgler der kan udlånes fra BF-kontoret. Der foreslås at der benyttes et system der ligner sol-gruppens dog med motionsgruppens nøgleansvarliges underskrifter. Mærkningen af nøglerne er vigtig. Forslagene tages op på et fremtidigt møde. (Punkt 20 er blevet behandlet mellem punkt 5 og punkt 6.) (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 8 af 9

9 21.Næste Fællesmøde a. Punkter til FM b. Hvem deltager? c. Praktiske opgaver i. Ordstyrer og referent? 22.Næste møde Punkter til næste møde? Næste møde er ekstraordinært sat til 1. juli Eventuelt 24.Evaluering (CH), Henrik Conradsen (HC), Kasserer: Lars Munter (LM), Sekretær: Martin Mehlsen (MM) Side 9 af 9