Selv om vi bruger vores telefon dagligt, er det for mange en udfordring at bruge den i forbindelse med jobsøgning. Det er dog som regel en rigtig god

Transkript

1 Telefonsamtalen

2 Selv om vi bruger vores telefon dagligt, er det for mange en udfordring at bruge den i forbindelse med jobsøgning. Det er dog som regel en rigtig god idé. Derfor skal du forberede dig, så du ved, hvad du vil sige eller spørge om.

3 AS3 3 Telefonsamtalen Baggrund Telefonen har i mange år været et af vores vigtigste redskaber til at kommunikere med andre mennesker. Det er den stadig, men for mange har telefonens rolle udviklet sig. I dag har de fleste en mobiltelefon, som er blevet selve omdrejningspunktet for en meget stor del af vores kommunikation, tilstedeværelse og interaktion med andre mennesker. Selv om vores mobiltelefoner kan så uendeligt meget mere end at ringe op, er det stadig en af dens væsentligste funktioner. Men på trods af, at vi er vant til at ringe til andre, føles det alligevel svært for mange at bruge telefonen i forbindelse med jobsøgning. Måske har man ikke helt tænkt over, hvad man vil sige eller spørge om, så derfor er det vigtigt at forberede og øve sig. På den måde bliver det meget nemmere at ringe op til eksempelvis en netværksperson eller en HR-afdeling og gøre et godt indtryk. For at få fuld udbytte af telefonsamtaler, skal du forholde dig til alle tre trin.

4 AS3 4 Hvad kan du bruge materialet til? Hvis du bruger telefonen i jobsøgning, kan du: opnå dialog med eksempelvis netværkspersoner, interessante personer fra spændende virksomheder eller HR-afdelinger få hurtig afklaring på spørgsmål. E mail kan være en langsommere metode. give modtageren et personligt og umiddelbart indtryk af dig. få viden om virksomheden og jobbet så du kan målrette ansøgning og CV Telefonen er god til at: aftale et netværksmøde skaffe viden og information stille spørgsmål til et jobopslag følge op på en uopfordret ansøgning spørge ind til muligheder om praktikplads følge op på et afslag Efterlader indtryk Husk, at når du ringer til nogen, gør du opmærksom på dig selv og efterlader altid et eller andet indtryk hos den anden person. Sørg for at det indtryk er positivt ved at være velforberedt. I det følgende bliver du klædt på til at bruge telefonen målrettet og konstruktivt i din jobsøgning. For du skal aldrig ringe blot for at ringe. Sådan gør du Vi har delt telefonsamtalen op i tre trin for at skabe overblik: før samtalen under samtalen efter samtalen For at få fuld udbytte af telefonsamtaler, skal du forholde dig til alle tre trin. Trin 1 - Før samtalen Du skal før samtalen forberede følgende: beskrive dit formål med din henvendelse ved eksempelvis at formulere tre gode spørgsmål beslutte hvem du vil tale med, og hvem alternativet kunne være skrive nogle stikord ned til din dagsorden, som bør indeholde:

5 AS3 5 Ring aldrig blot for at ringe. Vær forberedt og bevidst om, hvorfor du ringer, og hvad du vil opnå. Åbning: Fortæl hvem du er, og hvorfor du ringer. Spørg om du må forstyrre kort. Accept: Gør plads til at vedkommende kan svare ja eller nej til din åbning. Er svaret nej, kan du foreslå at vende tilbage senere. Er svaret ja, går du videre til din uddybning. Uddybning: Uddyb dit ærinde og fortæl, hvad du gerne vil opnå, eksempelvis hvilke informationer du søger, hvad du ønsker af kontaktpersonen, eller hvilken aftale du gerne vil indgå. Din uddybning omfatter typisk årsagen til, at du ringer. Hvis dit ærinde er at få et netværksmøde, kan du understrege, at du ikke søger job. Indvendinger: Du skal forberede dig på, at du kan møde indvendinger. Måske passer det tidspunkt, du foreslår til et møde, ikke vedkommende, men uanset hvad, så vær klar til at fortsætte den positive samtale. Bevar initiativet også selv om du bliver mødt af en indvending. Hvis kontaktpersonen ikke har tid til et møde, men gerne vil ringe tilbage, skal du forsøge at fastholde initiativet. Sig eksempelvis, at du hellere selv vil ringe tilbage, eller at I eventuelt kan aftale et møde længere ude i fremtiden. Almindelige indvendinger: jeg har ikke tid det har ikke interesse vi søger ikke nogen i øjeblikket jeg kan ikke se, hvorfor vi skal mødes hvad får jeg ud af det? hvorfor skulle jeg bruge en halv time på dig? Måske må du erkende, at du ikke kan opnå dit formål. Sker det, skal du undgå at blive pågående eller virke utilfreds, men afslutte samtalen på en ordentlig måde. Spørgsmål: Du skal også forberede dig på, at kontaktpersonen vil stille dig spørgsmål. Tænk over hvilke det kunne være og forbered dine svar. Afslutning: Det er vigtigt, at afslutte samtalen på en god måde for at bevare det gode indtryk. Du kan afslutte ved at resumere jeres samtale og jeres eventuelle aftaler. Du kan konkludere, hvad du har fået ud af samtalen, og hvad du vil gøre nu. Tak altid for oplysninger og den andens tid.

6 AS3 6 Du kan bruge dette skema i din forberedelse Hvad vil du sige? Hvilke indvendinger forestiller du dig? Hvilke spørgsmål kan du møde? Hvordan vil du imødekomme en indvending? Åbning og accept Uddybning Hvad vil du opnå? Afslutning

7 AS3 7 Når du kender din dagsorden, kan du med fordel afprøve den på en person, du kender godt. Her betyder det ikke noget, hvis du tøver, men ring først op når du er klar. Trin 2 - Under samtalen Sørg for at du har ro omkring dig og er alene, når du ringer op. For nogen kan de første gange virke lidt uvante, men jo flere samtaler du gennemfører, jo hurtigere finder du en stil, der passer til dig. Husk at: tale langsomt og tydeligt give tid til, at den anden person kan tale ud lytte og stille uddybende spørgsmål kommentere det, den anden person fortæller, hvis du har noget fornuftigt at sige undgå at samtalen trækker i langdrag afslutte samtalen ordentligt, når du har gjort, hvad du kan for at få opfyldt dit formål med samtalen. Du skal være forberedt på, at nogle mennesker er meget svære at træffe. Det er helt almindeligt, at der skal flere opkald til, inden du kommer igennem til den rigtige person. Er det tilfældet, så bevar høfligheden, men også initiativet overfor den, du taler med. Trin 3 - Efter samtalen Det er vigtigt for din troværdighed, at du overholder de aftaler, du har lavet under samtalen. Du kan overveje at skabe en fast rutine med følge op kort tid efter samtalen, så du husker det og undgår at blande aftaler sammen. Skriv ned i stikord, hvad I har talt om Bekræft eventuelle aftaler skriftligt Følg op på eventuelle aftaler om at ringe tilbage senere eller at sende noget materiale.

8 AS3 8 Værd at huske telefonsamtalen er et vigtigt værktøj i din jobsøgning Jo bedre du er forberedt, jo nemmere bliver det at få opfyldt dit formål med samtalen En telefonsamtale giver hurtig afklaring. Personlig konklusion Hvad er dine erfaringer med at bruge telefonen i jobsammenhæng? Har du nogen barrierer? Hvis ja, hvad kan du gøre for at nedbryde dem? Er der tidspunkter eller sammenhænge, hvor telefonen er særlig relevant for dig, Hvis ja, hvilke? Hvordan vil din dagsorden se ud? Hvad har du i dette modul hæftet dig særligt ved? Hvordan kan du bruge det fremadrettet?