Udbudsstrategi Slagelse Kommune

Transkript

1 Udbudsstrategi 2010 Slagelse Kommune Side 1

2 Baggrund og det lovmæssige grundlag Kommunestyrelseslovens 62 b fortæller, at Byrådet skal udarbejde en udbudsstrategi, som skal indeholde en vurdering af, på hvilke driftsområder udbud påtænkes anvendt, og hvordan anvendelsen af udbud kan øges. Begrebet udbud skal forstås bredt som enhver konkurrenceudsættelse af en driftsopgave, som kommunen er ansvarlig for, hvor der sikres en passende grad af offentlighed, og hvorved potentielle tilbudsgivere får mulighed for at tilkendegive deres interesse i opgaven. Den brede forståelse af udbud betyder, at udbudsstrategien udover klassiske udbudsforretninger også vil skulle omfatte de forskellige andre former for offentlig-privat samarbejde, som er udviklet i de senere år, og i daglig tale benævnes OPP og OPS. Konkurrenceudsættelse skal også ses i sammenhæng med borgerens ret til frit valg mellem offentlige og private leverandører af velfærdsydelser. I henhold til Lov nr. 253 af 28. marts 2006 om fremme af frit valg for borgerne ved levering af serviceydelser i kommuner er Byrådet forpligtet til inden for hver valgperiode at vurdere, hvor det er muligt at udvide eksisterende frit valg ordninger eller indføre frit valg på områder, hvor dette ikke allerede er sikret. Byrådets stillingtagen til, hvad der lokalt kan gøres for at fremme borgernes frie valg, kan indgå i udbudsstrategien. Det er også væsentligt at bemærke, at Slagelse Kommune i forvejen har en indkøbspolitik 1, en udbudspolitik 2 og her senest er der i august 2010 godkendt en procesplan for udbud af anlægsopgaver, mhp. endelig godkendelse i Økonomiudvalget i december Sammen med udbudsstrategien udgør de således et samlet hele omkring Slagelse Kommunes holdninger og ageren på hele området. Udbudsstrategien: Skal offentliggøres Er byrådets opgave, skal godkendes i 2010 og kan ikke delegeres til udvalg eller forvaltning Der skal inden udgangen af det år, hvor der er valg til Byrådet godkendes en opfølgningsredegørelse for udbudsstrategien, som skal offentliggøres. Udbudsstrategien skal indeholde: 1. Oversigt over de driftsopgaver, som Byrådet påtænker at udbyde. 2. Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, herunder for særligt udbudsegnede opgaver. 3. En beskrivelse af de initiativer Byrådet vil anvende for at nå de fastsætte mål. Strategien for Slagelse Kommune Strategien skal støtte op omkring de udfordringer Slagelse Kommune står overfor. Der skal tilvejebringes og gennemføres initiativer, der skal få ressourcerne til at slå til. Der er i den forbindelse bl.a. også godkendt en effektiviseringsstrategi for Slagelse Kommune. Behovet for velfærdsydelser er stigende og vores lokalsamfund er hele tiden under udvikling. Det kræver omstillingsparathed og det kræver at vi ser på hvordan vi anvender de ressourcer vi har til rådighed. Det netop vedtagne budget for indeholder bl.a. derfor også et stort fokus på 1 Indkøbspolitikken forholder sig til udbud og indkøb af varer og nogle tjenesteydelser, og indeholder bemærkninger om miljø, tærskelværdier for udbud, organisering af indkøb, fordeling af gevinstpotentiale ved gennemførte udbud mv. 2 Udbudspolitikken sætter rammen for hvordan (outsourcing af opgaver) skal foregå, inddragelse af medarbejdere, sociale klausuler, kontrolbud osv. Side 2

3 effektiviseringer, rationaliseringer, økonomisk styring, anvendelse af udfordringsretten osv. Udbudsstrategien er endnu en mulighed for at sætte retning omkring nye måde at gøre tingene på. Derfor er det vigtigt at anlægge en dynamisk tilgangsvinkel i forhold til opgaveløsningen samt skabe rum for, at Slagelse Kommune kan udvikle og tilpasse sig ændrede samfundsforhold og både nationale og lokale forventninger. Formål Konkurrence er en af drivkræfterne for udvikling og fornyelse, ligesom det skaber et vedholdende fokus på kvalitet og effektiv ressourceanvendelse. Konkurrence bidrager samtidigt til, at skærpe leverandørens opmærksomhed om ønsker og behov hos brugerne. Dette gælder både den private og i den offentlige sektor, og det er her at udbudsværktøjet kan tages i anvendelse. Et af formålene med at konkurrenceudsætte kommunens opgaver er at sikre, at opgaverne løses bedst og billigst ved, at kommunens egne enheder og private leverandører kan konkurrere på pris og kvalitet. Potentielt kan dette føre til lavere omkostninger, højere kvalitet eller nye løsningsmodeller. Kernen er, at få mere ud af de samme ressourcer eller at få det samme ud af færre ressourcer. Derudover bidrager udbudsprocessen til, at kommunen i forberedelserne internt beskriver og definere den opgave, som skal løses. Dette sikre fokus på, at få skåret opgaven til, så opgaveløsningen bliver afgrænset til de forhold, der i sidste ende skaber værdi for borgerne. Dette fokus er der allerede i kommunens enheder, men udbudsstrategien skal bidrage til at fokus fastholdes og skærpes, og at erfaringer opsamles og deles i en proaktiv kontekst på tværs i Slagelse Kommune. Udbudsstrategien for Slagelse Kommune er ikke et udtryk for en holdning til, hvorvidt opgaven skal løses af offentlige eller private leverandører. Det væsentlige er, at kvaliteten af kommunens ydelser er i top. Udbud af en kommunal opgave fortæller blot hvor, hvor opgaven med fordel kan placeres. Udbudsstrategien er også et udtryk for, at Byrådet vil sikre gennemsigtighed over for borgerne, og en garant for at skatteydernes penge benyttes der, hvor opgaven løses bedst og billigst uagtet om dette er en privat eller kommunal serviceudbyder. Oversigt over de driftsopgaver, som Byrådet påtænker at udbyde Det lovmæssige grundlag betyder i praksis, at stort set alle indkøb og outsourcing af driftsopgaver som foretages af Slagelse Kommune er udbudspligtige efter gældende love og direktiver. KL har aftalt med regeringen, at man samlet set, vil konkurrenceudsætte 26,5% af opgavemængden i 2010 stigende til 31,5% i Målemetoden betegnes som Indikator for Konkurrenceudsættelse (IKU) 3. Slagelse Kommunes IKU lå på 25,2% i Der er behov for at vurdere opgavernes udbudsegnethed og alternative samarbejdskonstruktioner. man kunne i den forbindelse overveje, at konkurrenceudsætte opgaver der pt. foretages af kommunen, men også udarbejde kontrolbud på opgaver som traditionelt er udbudt til private leverandører. 3 IKU beregnes af Indenrigs og socialministeriet baseret på den faktiske artskontering i kommunens godkendte regnskab. Nævneren er bogførte regnskabstal på de hovedkonti, hvor opgaverne lovligt kan overlades til private leverandører. Tælleren er bogførte regnskabstal på de hovedkonti, der anvendes til kontering af udgifter til private leverandører, suppleret/tilpasset med vundne kommunale udbud). 4 Landsgennemsnittet for 2009 er 25,0% Side 3

4 Udover de klassiske udbud kunne også overvejes alternative samarbejdsformer, hvor kommunen indgår i partnerskaber med private leverandører. Der er dog en række yderligere lovmæssige forhold som skal afdækkes ved partnerskaber, hvilket i nogen grad vanskeliggør gennemførelse af disse samarbejdsformer. Men vi bør som minimum holde området på et overvejelsesstade. Helt overordnet bør alle udbudsegnede områder konkurrenceudsættes. Det er dog en meget væsentlig pointe, at holde en kadence som sikre en solid og sikker implementering i organisationen. Alle udbud kræver en betydelig ressourceindsats, hvilket skal tages med i vurderingen og i den hastighed hvormed udbud og konkurrenceudsættelse kan gennemføres. Der budgetteres ikke med gevinster ved gennemførelse af udbud og/eller anden form for konkurrenceudsættelse førend, vi reelt kan påvise en effekt. Med andre ord, lad os komme på forkant inden vi indregner yderligere potentialer. Påtænkte udbud af driftsopgaver: 1. Rengøringsområdet. Der skal udbydes 30% af den samlede rengøringsopgave i Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, herunder for særligt udbudsegnede områder Som tidligere nævnt, betyder det lovmæssige grundlag, at stort set alle indkøb og udlicitering som foretages af Slagelse Kommune er udbudspligtige. Dvs. at de gældende tærskelværdier for udbud udløser de i lovgivningen fastsatte procedurer. Principperne om gennemsigtighed samt ligebehandling for og af leverandører er som udgangspunkt gældende for Slagelse Kommunes politikker på udbudsområdet. Det er nødvendigt med et grundigt forarbejde, inden kommunen beslutter om en opgave, som på nuværende tidspunkt varetages af kommunen, skal konkurrenceudsættes. I forarbejdet indgår undersøgelser af mulige gevinster, og om de udvalgte opgaver er egnet til konkurrenceudsættelse. Det vil bl.a. afhænge af, hvorvidt opgaven kan specificeres og om opgaven kan udbydes i et konkurrencepræget marked med egnede leverandører. Erfaringer viser, at en grundig specifikation af de opgaver, som kommunen overvejer at konkurrenceudsætte, har resulteret i en rationalisering, som kan give gevinster allerede inden konkurrenceudsættelsen. Eksempelvis planlagde Slagelse Kommune primo 2009 at udbyde IT-serverdrift og lønopgaver. Itserverdrift blev udbudt, men det blev besluttet at bevare opgaven i kommunen, med afledte rationaliseringer. I forhold til lønopgaven blev det besluttet at opgaven efter gennemført forarbejde, ikke skulle udbydes. Processen omkring udbudsarbejdet resulterede i gennemførelse af nogle effektiviserings- og rationaliseringstiltag i afdelingen. Og her senest i august måned 2010 blev det besluttet, at beholde indscanning af post som en kommunalopgave i stedet for at lægge opgaven ud til privat leverandør. Også her vil der blive gennemført en rationalisering af opgaven. Konkurrenceudsættelse af opgaver, som på nuværende tidspunkt varetages af kommunen kan desuden få vidtrækkende konsekvenser for de berørte medarbejdere. Byrådet lægger derfor stor vægt på, at personalet i god tid, inden der træffes beslutninger om udbud, informeres om og har mulighed for at drøfte konsekvenserne ved det konkrete udbud, og herunder mulighederne for at afgive kontrolbud. Byrådets holdning til denne del, fremgår af udbudspolitikken som tidligere er nævnt. Side 4

5 Mål 1. Byrådet opsætter ikke konkrete gevinstmål, eller indregner besparelser, før potentialet af afdækket. 2. Der foretages en konkret vurdering af hvilke opgaver i kommunen, der er udbudsegnede. (Oplistning forelægges Byrådet ultimo 2011). 3. Der foretages en konkret vurdering af egnethed for udbud af alle nye initiativer inden disse startes op. Inden konkurrenceudsættelse, skal det nøje overvejes, om der er de fornødne ressourcer til steder i organisationen. (Løbende). 4. Nye kontrakter evalueres og der foretages skriftlig gevinstdokumentation. (Løbende). Slagelse Kommune har tidligere primært på indkøb af varer og tjenester fastsat konkrete mål for indhentning af gevinster. Det har efterfølgende vist sig svært at dokumentere indsatsen og imødekomme de opstillede mål. Jf. mål 1. Der opsættes derfor ikke konkrete gevinstmål på konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, før potentialet er afdækket. Byrådet forventer, at alle nyindgåede kontrakter evalueres med henblik på dokumentation af økonomiske og kvalitative forhold. En beskrivelse af de initiativer Byrådet vil anvende for at nå de fastsatte mål For at kunne sikre gennemsigtighed, ligebehandling og ensartethed i sagsbehandlingen samt koordinere politiske initiativer og beslutninger på tværs af kommunen, skal udbud og konkurrenceudsættelse i øvrigt ske via Udbud/indkøbsfunktionen. Enheden kan endvidere bistå de enkelte fagområder i forbindelse med konkurrenceudsættelse samt koordinere indsatsen på tværs i kommunens organisation. Udbudsenhedens områder omhandler alene driftsopgaver. Anlægsopgaver varetages af det tekniske område. Udbud/indkøbsenheden er Slagelse Kommunes officielle indgang for leverandører. Der føres ikke dialog om kontraktindgåelse på den enkelte institution eller afdeling. Dette princip fastholdes for at kunne styre og formidle aftaler bedst muligt. Strategisk mister kommunen overblikket, hvis der indgås aftaler flere steder. Viden og erfaringer vedrørende indkøb og udbud opsamles et sted, til gavn for fællesskabet Slagelse Kommune. Det sikres at lovgivningsmæssige forhold omkring indkøb og udbud overholdes. Det er ligeledes vigtigt, at der skabes intern tillid til og overholdelse af kommunens interne organisering af indkøb og udbud, således af centre/stabe og virksomheder kan fokusere på netop deres kerneydelse. Mål 5. Med henblik på at gøre udbudsstrategien dynamisk sættes der fokus på området, ved at Byrådet inddrager emnet konkurrenceudsættelse som et element i den årlige budgetlægning. (Lovens minimum er en opfølgningsredegørelse på udbudsstrategien i det år hvor der er valg til Byrådet, dvs. i 2013). Slagelse Byråd den 20. december 2010 Side 5