Boligselskabet Nygårdsparken Referat ar organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 21. juni 2011 kl. ca i selskabslokalet beliggende Højkær 41B

Transkript

1 Boligselskabet Nygårdsparken Referat ar organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 21. juni 2011 kl. ca i selskabslokalet beliggende Højkær 41B Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Nygårdsparken Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Boligselskabets årsregnskab. Bilag Revisionsprotokol. Bilag Bestyrelsens årsberetning Boligselskabets budget. Bilag Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Vedtagelse af nye vedtægter for Boligselskabet Nygårdsparken. Bilag Tilslutning til Domeas fælles dispositionsfond. Bilag Regulering af indskud ved genudlejning. Bilag Årsregnskab for perioden Forvaltningsrevision. Bilag Personaleforhold Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber. Bilag Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Henning Bergenholz formand Lone Winkler næstformand Dan Larsen Klaus Rasmussen Michael Buch Barnes Øvrige deltagere: Mona Bojko Domea Domea Boligcenter København, den 23. maj 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Næstformand Lone Winkler bød velkommen til mødet. P.g.a. særlige omstændigheder, var der enighed om, at vælge driftschef Mona Bojko til både dirigent for mødet og som referent. Som det første orienterede driftschefen om, at der er sket en beklagelig fejl i indkaldelse af medlemmer til repræsentantskabet. Jfr. referatet fra sidste års afdelingsmøde hvor der var valg til repræsentantskabet, blev der efter valget oplistet de 6 medlemmer af repræsentantskabet. Listen af navne var ikke korrekt, idet 2 tidligere valgte repræsentanter ikke var med på listen. Derfor er der indkaldt 2 suppleanter til repræsentantskabsmødet idag. Det er dog lykkes at få kontakt med Hanne Krog som kommer til mødet. Finn Dalhammer har det ikke været muligt at få kontakt med. Det betyder at repræsentantskabet kan vælge at gennemføre mødet, p.t.a. denne fejl eller de kan bede om, at der indkaldes til nyt møde. Organisationsbestyrelsen tager denne orientering til efterretning. Gennemgang og godkendelse af dagsordenen til mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Beslutning: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 21. juni Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Beslutning: Referatet godkendes. 3 Boligselskabet Nygårdsparken. 3.1 Orientering fra formanden Næstformanden orienterede om kommunens henvendelse omkring en samlet social helhedsplan for Brøndbyøster, hvor alle boligselskaber opfordres til at gå med i dette arbejde, således at der senere kan søges midler til et større projekt gennem Landsbygge Fonden. Fra regeringens side er der i de sidste par år, kommet flere og flere lovbestemte tiltag som boligselskaberne skal opfylde. De to sidste er udfærdigelse af styringsrapporter for både afdelinger og selskaber, samt årlige dialogmøder med kommunen, hvor boligselskabernes økonomi, vedligeholdelsesstandard, udlejningssituation m.v. gennemgås, med henblik på at kommune kan føre kvalificeret tilsyn med selskaberne og de enkelte afdelinger. Et andet lovmæssigt tiltag er energitilsyn, hvor både bygningerne og de enkelte lejemål skal gennemgås med års mellemrum og energimærkes lidt på samme måde som køleskabe og vaskemaskiner. Side 2 af 10

3 Domea har udviklet et nyt website, som vil være til gavn for både bestyrelser, medarbejdere og den enkelte beboer. Dette website afløser det nuværende som er et værktøj for bestyrelser og ansatte. For at få rigtig gavn af alle de faciliteter og muligheder dette indeholder, er det nødvendigt at begge bestyrelser deltager i de kurser der bliver udbudt til efteråret, samt at der bliver udpeget en web-ansvarlig til at opsætte mulighederne i systemet. Renovering af faldstammer og vandrør går godt. Det er meget få klager der er modtaget og den primære oplevelse er, at alle håndværkere arbejder godt og effektivt, samt er faglige dygtige. Med så stor en renovering, kan det ikke undgås at der er nogle ting som ikke går helt efter planen, men indtil nu har det været småting. Bestyrelsen har dog ændret på projektet, idet det viste sig, at der var en lille pakning omkring blandings batteriet på badekarret, som indeholdt asbest. For at overholde alle miljøkrav, blev det forholdsvist meget dyrt at fjerne denne pakning, samtidig med at det var mere besværligt at udskifte rørene bag badekarret end forventet. De to ting tilsammen og den merudgift det ville medføre, har gjort at afdelingsbestyrelsen har truffet beslutning om, at stoppe udskiftning af rør lige før badekarret. Som tillægsarbejde har afdelingsbestyrelsen valgt at ordne trækgener fra installationsskakten og nyisolerer lofterne i opgang, skralderum og udenfor opgangen, således at stuelejlighederne forhåbentlig kan få varmere gulve i lejlighederne. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: orientering taget til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Mona Bojko orienterede om Domeas nye koncept vedrørende forretningsføreaftaler, hvor det nu er muligt at vælge 3 forskellige former for basisydelser og derudover et tilvalgskatalog. Endvidere at Domea har udviklet et energispil, som skal hjælpe bestyrelser og interesserede beboer med at blive bevidste om, hvilke muligheder den enkelte afdeling har, for at lave energimæssige tiltag til gavn for miljø og økonomi. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: orientering tages til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Michael Buch Barnes roste bestyrelsen for, at der er interesse for at indgå i kommunes arbejde med helhedsplaner. Der har været søgt midler til et projekt Hot-spot men desværre har man ikke fået bevilget ansøgningen i denne omgang. Derfor er der startet andre projekter i samarbejde mellem flere boligselskaber og kommunen. De samarbejdende boligselskaber håber, via dette arbejde og inddragelse af flere boligselskaber, at der kan opnås bevilling af midler til større projekter. Kommunen har sat fokus på Brøndbyøster og forebyggende tiltag. Der er tegn på at de problemer, som man tidligere kun har haft i Brøndby Stand, flytter sig til andre bydele i kommunen. Man forsøger derfor at skabe nogle projekter for 12- til 25 årige, men kommunen kan ikke opnå resultater alene. Kommunen har brug for at samarbejde og få hjælp fra alle de aktører som lokalsamfundet har, også boligselskaberne og de enkelte afdelinger. Vil sende projektbeskrivelse og forløb til bestyrelsens medlemmer, så man kan orienterer sig om, hvilke tiltag der er sat i gang og med hvem. Side 3 af 10

4 Den nye skolereform har virket i en passende periode og den begynder nu at give positive resultater. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orientering tages til efterretning. 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Henning Bergenholz Formand Repræsentantskab 2012 Lone Winkler Næstformand Repræsentantskab 2011 Dan Larsen Medlem Repræsentantskab 2012 Klaus Rasmussen Medlem Repræsentantskab 2012 Michael Buch Barnes Medlem Kommunen 2013 Med Domea som forretningsfører. På repræsentantskabsmødet den 30. juni 2010, blev der ikke valgt suppleanter. Afgangsorden indebærer, at Lone Winkler er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orientering tages til efterretning. Lone Winkler oplyser, at hun ikke genopstiller til Organisationsbestyrelsen. Hun forklarede at hun har været meget glad for arbejdet i bestyrelsen, og at det udelukkende er p.g.a. personlige årsager, at hun må vælge ikke at stille op igen. 3.5 Boligselskabets årsregnskab. Bilag 1 Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. januar 2010 til 31. december 2010 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud/underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 13 til 14. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Beslutning: Efter gennemgang af forbrug og årsag til underskuddet, blev regnskabet godkendt. 3.6 Revisionsprotokol. Bilag 2 Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. januar 2010 til 31. december 2010 vedlægges som bilag. Side 4 af 10

5 Domea har følgende kommentarer til protokollen: Som det fremgår af protokollen og regnskabet råder selskabet over en arbejdskapital på 688 t.kr. og en dispositionsfond på mil. kr. pr. 31.december Den samlede disponible kapital er passende på nuværende tidspunkt, men bør øges med fortsatte bidrag fra afdelingen. Afdelingens økonomi er fortsat meget stram, på trods af et driftsoverskud på 730 t. kr. Specielt er henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse og tab ved fraflytning kritisk. Bestyrelsen har dog lagt en plan for de kommende 10 år, for at øge henlæggelserne og samtidig få udført nødvendig vedligeholdelse. Det vil fortsat kræve en stram økonomistyring hvis denne plan skal lykkes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Beslutning: Efter gennemgang af rapporten blev denne godkendt. Rapporten forelægges efterfølgende for repræsentantskabet. 3.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 13 til 15 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Beslutning: Beretning blev godkendt. 3.8 Boligselskabets budget. Bilag 3 Boligselskabets budget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. januar 2012 til 31. december 2012 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Det fremlagte budget indeholder ingen forslag til ekstraordinære tilskud til afdelingen eller selskabets udviklingsaktiviteter. Dette skyldes, at regnskab 2009 og 2010 udviste underskud som har formindsket arbejdskapitalen. Ifølge prognoserne for selskabets økonomi, for de kommende 4 til 5 år, ser positiv ud, således at boligselskabet igen vil råde over en arbejdskapital og en dispositionsfond af en acceptabel størrelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Beslutning: Budgettet blev godkendt. 3.9 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret 2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den Side 5 af 10

6 fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 151,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr. 608 t. kr. svarende til kr pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Det fremlagte budget indeholder en samlet opkrævning i afdelingen på kr. svarende til 151 kr. årligt pr. lejemålsenhed. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der i budget opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen. Beslutning: Budget for arbejdskapital, incl. opkrævning af særligt bidrag, blev godkendt Vedtagelse af nye vedtægter for Boligselskabet Nygårdsparken. Bilag 4 På baggrund af lov nr. 208 om nye regler for almene boligselskaber pr. 1. januar 2010 og socialministeriets bekendtgørelse nr. 506 af 10. maj 2010 om ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. har Domea udarbejdet vedlagte forslag til vedtægtsrevision. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forslaget til reviderede vedtægter, der herefter udsendes til repræsentantskabet som indkommet forslag. Som besluttet på sidste organisationsbestyrelsesmøde, har der været nedsat en lille arbejdsgruppe, som har arbejdet med ændringsforslag til de nye vedtægter, der blev forlagt på sidste møde. Arbejdsgruppen har stillet flere spørgsmål og ændringsforslag til Domeas jurist. Regler for vedtægter er lovmæssigt fastsat i bekendtgørelse om normalvedtægter for en almen boligorganisaton.. Den normalvedtægt som er beskrevet der, er en minimumsvedtægt og kan ikke fraviges med hensyn til selskabets opbygning i afdelingsbestyrelse, repræsentantskab og organisationsbestyrelse. Alle 3 instanser skal være tilstede i et boligselskab. De øvrige bestemmelser i normalvedtægten kan kun fraviges hvis de stiller beboere bedre end det der står i normalvedtægten. På baggrund af ovenstående har de ændringsforslag som arbejdsgruppen har fremsendt ikke kunne indføjes i normalvedtægten. For at tilgodese de tanker der har ligget bag ønskerne til vedtægterne, kan administrationen foreslå, at antallet af Side 6 af 10

7 repræsentanter ændres fra 6 til 8. Antallet af beboervalgte repræsentanter vil derved blive væsentlig større end organisationsbestyrelsen som fortsat er på 5 medlemmer. Beslutning: Efter en del debat om det lovmæssige grundlag og udformningen af normalvedtægten, blev det besluttet at godkende de fremlagte vedtægter dog således at antallet af repræsentanter ændres fra 6 til 8 samt 8 suppleanter for disse Tilslutning til Domeas fælles dispositionsfond. Bilag 5. På regionsmøderne i foråret 2010 blev ideen om en fælles dispositionsfond i Domea præsenteret og drøftet, og på det ordinære repræsentantskabsmøde den 11. juni 2010 blev det besluttet at etablere en fælles dispositionsfond for Domeas administrerede boligorganisationer pr. 1. januar Dispositionsfonden har til formål at sikre boligorganisationernes og de enkelte afdelingers fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social genopretning af boligorganisationen eller dens afdelinger. Fondens midler fremkommer på baggrund af årlige bidrag fra de tilsluttede boligorganisationer baseret på antallet af administrerede boligenheder. De tilsluttede boligorganisationer forpligter sig til med virkning fra den 1. januar at betale et årligt bidrag på kr. 100,00 pr. lejemål (2011-niveau), der vil blive opkrævet sammen med administrationsbidraget til Domea. Alle boligorganisationer, som i dag administreres af Domea, har indtil den 30. juni 2011 mulighed for at tilslutte sig ordningen, og vil fra det tidspunkt hvor beslutningen træffes være omfattet af dispositionsfondens støttemuligheder. Boligorganisationer, som vælger at tilslutte sig på et senere tidspunkt, har som hoved regel mulighed for dette, men vil være omfattet af 2 års karenstid. Støtte fra fonden kan kun ydes til formål i de tilsluttede boligorganisationer. De nærmere vilkår er beskrevet i vedlagte Retningslinjer for den fælles dispositionsfond i Domea s.m.b.a. Hvis boligorganisationen vælger at tilslutte sig den fælles dispositionsfond, skal der udfærdiges et tillæg til den gældende forretningsføreraftale. Eksempel vedlægges. Det indstilles til bestyrelsen at godkende boligorganisationens tilslutning til den fælles dispositionsfond, samt at underskrive 2 eksemplarer af Tillæg til forretningsføreraftale. Beslutning: Efter afklaring af, at man skal se og opfatte Domeas fælles dispositionsfond som en slags forsikring altså noget man har hvis den værst tænkelig situation skulle opstå, men noget som man helst aldrig kommer til at bruge blev det besluttet at indstille til repræsentantskabet, at Nygårdsparken tilslutter sig denne Regulering af indskud ved genudlejning. Bilag 6 Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger har hidtil kun kunnet gennemføres med kommunal godkendelse. Med virkning fra 1. januar 2010 kan indskud imidlertid reguleres uden kommunal godkendelse. Dog må indskuddet efter regulering pr. 1. januar 2011 ikke overstige kr. 216,00 /m 2 for den enkelte bolig. Side 7 af 10

8 Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. Der vedlægges liste over alle lejlighedstyper og det aktuelle indskud. Som det ses af denne er i dag indskuddene fra 95 kr. til 138 kr., altså langt under det tilladte max grænse på 216 kr. På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres til kr. 216,00 pr. m 2 ved genudlejning i afdelingen. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Fortegnelse over nuværende indskud for de enkelte familieboliger i selskabet vedlægges til orientering. Det bemærkes, at indskudsbeløbet i særligt de ældre afdelinger kan være sammensat af såvel oprindelig indskud som indekseret og forhøjet indskud. Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdeling Nygårdsparken, dog under forudsætning af afdelingsbestyrelsernes godkendelse. Beslutning: punktet blev udsat til næste møde. Bestyrelsen var enige om, at indskuddet skulle reguleres, men p.g.a. tidsnød blev punktet udsat til næste møde, da bestyrelsen gerne ville have tid til at overveje, hvor meget indskuddet kunne stige, uden at det ville kunne give bagslag i forhold til udlejning Årsregnskab for perioden 2009 Brøndby Kommune har med brev af 10. december 2010 meddelt, at årsregnskab for perioden 2009 er taget til efterretning. Dog med bemærkning om, at henlæggelserne til istandsættelse ved fraflytning bør øges fremover. Dette er sket ved budgetlægning for Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning Forvaltningsrevision. Bilag 7. Obligatorisk forvaltningsrevision i almene boligorganisationer blev indført i 1999 med det formål at skabe en vedvarende bevidsthed om omkostningerne og effektiviteten i boligorganisationernes virksomhed. Forvaltningsrevision skal dels øge gennemskueligheden og sikre en rationel drift i det støttede byggeri og dels styrke det offentlige tilsyn. Samtidig var og er indførelse af forvaltningsrevision et led i Side 8 af 10

9 bestræbelserne på at styrke beboerdemokratiet og skabe større ansvarlighed i de enkelte boligorganisationers bestyrelser. Forvaltningsrevision skal betragtes som et ledelsesværktøj, der med udgangspunkt i målsætninger fastsat af ledelsen og i skriftlige forretningsgange skal sikre en intern styring af og kontrol med udviklingen i de almene boligorganisationer. Flere boligorganisationer i Domeas administration har gennem årene fastsat mål for forskellige forretningsområder, men af hensyn til overblikket, opfølgningen og revisionen finder Domea det anbefalelsesværdigt, at boligorganisationerne fremover så vidt muligt udarbejder og fastsætter sine mål efter et fælles koncept. I vedlagte standardkoncept lægges op til, at boligorganisationen fastsætter egne mål på en række områder, men i øvrigt lægger sig tæt op ad Domeas arbejde med eget målsætningsprogram. Konceptet omfatter målsætninger for: Organisation Beboerdemokrati Personalepolitik Administration Udlejning og ventelister Økonomi Regnskaber, budgetter og vedligeholdelsesplaner Image Kontakt til pressen Køb af serviceydelser Indkøbspolitik Forretningsførelse Administrativ ledelse Med det foreslåede standardkoncept lever boligorganisationen på en enkel og hensigtsmæssig måde op til lovgivningens krav og omgivelsernes forventninger. Anvendelsen af Domeas standardkoncept for forvaltningsrevision er omkostningsfrit for boligorganisationen. Hvis boligorganisationen ønsker, at forvaltningsrevisionen skal omfatte andet og/eller mere end beskrevet i standardkonceptet, vil Domeas eventuelle merarbejde blive faktureret efter medgået tid. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder anvendelsen af Domeas standardkoncept for forvaltningsrevision og de målsætninger og handlingsplaner, som indgår i konceptet. Beslutning: punktet blev udsat til næste møde, da der ikke var mulighed for at kunne gennemgå hele konceptet Personaleforhold Orientering gives på mødet. Driftschefen orienterede om personalets arbejdssituation p.t., hvor der også skal bruges ressourcer i forbindelse med renoveringen. Både afdelings- og organisationsbestyrelsen har bemærket at den normale standard på de grønne områder, ikke lever op til ønskerne. Det kan desværre nok ikke Side 9 af 10

10 være anderledes på nuværende tidspunkt, men når renoveringen er overstået, skal dette drøftes med ejendomsmesteren. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber. Bilag 8. Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingens årsregnskaber for perioden 1. januar 2010 til 31. december 2010 Afdelingens regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling overskud på kr. 742 t. kr. efter ekstraordinær henlæggelse til tab ved fraflytning. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 13 til 14. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Beslutning: Efter gennemgang af regnskabet og oplysning om, at driftsoverskuddet var på 942 t. kr., men at der ekstraordinært er henlagt kr. til tab ved fraflytning, blev regnskabet godkendt. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godkende budgetter for boligselskab og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Beslutning: Mødeplanlægning blev udsat til næste møde. 6 Eventuelt Ingen punkter under eventuelt. Henning Bergenholz / Lone Winkler Mona Bojko Formand Næstformand Dirigent og referent. Side 10 af 10