Referat fra Projektledermøde

Transkript

1 Dato: Vor ref.: SBA, MHJ Referat fra Projektledermøde Dato: Onsdag den 25. marts 2015 Sted: Deltagere: MedCom, Konferencen Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Dorte Medum, Horsens Kommune Inger Stenstrøm, Langeland Kommune Jane Hampton, Aarhus Kommune Karen von Påhlman, Region Nordjylland Lea Nørgaard Bek, Region Midtjylland Lisbeth Jørgensen, Odense Universitetshospital Nina Charlotte Schack, Syddansk Sundhedsinnovation Mette Birk, CIMT Mette Bøg, CIMT Dorthe Skou Lassen, MedCom Stephanie Ahrenkiel, Medcom Merete Hartun Jensen, MedCom Fraværende: Britt Sundekilde Møller, Københavns Kommune Grethe Lomholt Nielsen, Frederikshavn Kommune Ingrid Lysholdt, Aarhus Kommune Merete Halkjær, Københavns Kommune Søren Truelsen, Region Sjælland Referat: Velkomst, godkendelse af referat fra sidst samt orientering om projektstatus CIMT deltager ved dette projektledermøde, derfor indledes med en kort præsentationsrunde. Der er ingen kommentarer til referatet fra sidste projektledermøde, referatet godkendes. Med kun fem måneder tilbage, er projektet for alvor kommet i den afsluttende fase. Sidste møde med udviklings-og klinikergruppen har været afholdt d.3. marts, stort tak til gruppen for deres anbefalinger og guides som har fungeret som fundament i projektet. Der er fra ministeriet, danske regioner og KL stor fokus på om udbredelsesmålet nås. Lisbeth påpeger, at Region Syddanmark har svært ved, at få inkluderet flere sår, da der lige nu ikke inkluderes diabetiske fodsår, på grund af de skærpede inklusionskriterier. Endvidere oplyser lægerne på afdelingerne i region Syddanmark, at der næsten ikke ses venøse bensår tværsektorielt, da behandlingen

2 alene foretages i kommunerne. Så den ønskede effekt i projektet, er allerede indfriet for nogle af kommunerne. Karen påpeger, at det er svært at sammenligne de statistikker der trækkes i RN med de månedlige statistikker fra Pleje.net, da diagnoserne i de to systemer ikke er direkte sammenlignelige. Lea oplyser at man i Region Midtjylland aktuelt spørger sygehusene og 9 kommuner, om hvor mange venøse sår de har. Dette i et forsøg på at validere data af forventede antal sår. Annette oplyser at Region Hovedstaden har lavet en undersøgelse af hvor mange diabetiske fodsår der følges på Steno diabetes center. I 2014 havde de 827 diabetiske fodsår. Her er der tale om sår som ikke vil blive en del af projektet, da man på Steno ikke anvender pleje.net. Steno modtager patienter fra hele landet dog primært region Hovedstaden. Alle disse punkter er vigtige at notere sig, da de kan medvirke til at belyse hvor mange sår der er og i hvilket regi de behandles. Som nævnt så er der centralt hos SUM interesse i at finde ud af, om vi når måltallene. MedCom har udarbejdet diagrammer over den forventede tilvækst i resten af projektet. Diagrammerne tager udgangspunkt i tilvæksten af sår fra november til december 2014 og i perioden januar til februar Diagrammerne viser, om det kan forventes at en region når måltallet inden projektafslutning i august for diabetiske fodsår med den nuværende aktivitet. Ingen af regionerne når ifølge denne visning måltallet for venøse bensår. Projektstatusrunde ved projektledere Region Nordjylland: Som konsekvens af resultaterne i det Syddanske forskningsprojekt, er det valgt at anvende pleje.net som et kommunikationsværktøj når der er tale om diabetiske fodsår. Patienterne oprettes i pleje.net i kommunerne, inden de ses i ambulatoriet. Sårcentrene er godt i gang både vedrørende diabetiske og venøse sår. Den regionale styregruppe er orienteret om statistikudtræk både fra PAS systemer og MedComs monitorering. Hjørring kommune er gul, men arbejder rigtig meget med diabetiske sår, hvilket kan tyde på at måltallene er sat lidt for højt. Der er planlagt nyt kursus i maj, endvidere er aftalt en række fyraftensmøder i maj juni for nuværende brugere for at opnå erfaringsdeling. (søg på sårv) Aktuelt er der overvejelser i Region Nordjylland, om at etablere en konsulent som skal dække alle kommunerne. Men det er mange ressourcer at bruge, hvis der ikke er flere sår at hente. Region Midtjylland: Det går rigtig godt, på begge typer af sår. Nogle kommuner er kommet med i slutløbet, Herning er netop startet op. Fælles sårsupport gør stor indsats og der er stor efterspørgsel på undervisning i pleje.net. I projektet og evalueringen bør vi overveje hvilke parametre vi kan måle på ud over antallet af sår, da der er mange andre gevinster. Region Midtjylland fastholder nuværende inklusionskriterier for patienter med diabetiske fodsår, men med skærpet fokus på patienter der er meget syge. Som nævnt tidligere er man i gang med at se på patienter med venøse bensår både i kommuner og regionen. Det opleves at der er meget stort fokus på måltal. Endvidere er der kommet fokus på jura i forhold til pleje.net, som følge af juridisk fokus i MidtEPJ. Dette arbejde kan medføre, at der skal udarbejdes databehandleraftale mellem regioner, kommuner og MedCom for at måtte trække statistik. Den juridiske gennemgang medfører endvidere en halvårlig gennemgang af brugere i pleje.net, oprydning af test CPR-numre i driftssystemer. Lea vil holde MedCom orienteret om den juridiske udvikling. 2

3 Endvidere skal det noteres på listen over udviklingstiltag i pleje.net, at man som bruger selv skal kunne slette testpatienter. Alternativt kan en fast procedure halvårligt medføre at testpatienter slettes. Region Syddanmark: I det Sønderjyske kører det som det plejer. I resten af regionen er der ikke megen aktivitet på grund af forskningsprojektet. Styregruppen har besluttet, at gøre en ekstra indsats for at få sygehusene til, at inkludere flere patienter med alle typer af sår. Arbejder med overgang til drift pågår, der mangler afklaring af om der skal etableres en fælles kommunal support. Aktuelt planlægges kurser for administratorer. Der mangler speciallæger i Esbjerg hvilket giver organisatoriske udfordringer. På OUH er der startet en ny afdelingssygeplejerske, som er positivt interesseret i telemedicinsk sårvurdering. Der har været henvendeles fra en ortopædkirurgisk sengeafdeling, der ønsker at høre mere om telemedicin, da de overvejer at benytte det til kommunikation med kommunen, for alle typer sår. Der er overvejelser om at alle sårpatienter som udgangspunkt ved henvisning er telemedicinske patienter, hvorefter man så aktivt skal frasortere de patienter der ikke skal anvendes telemedicinsk kommunikation om. Region Hovedstaden: Det går rimeligt, udfordringen er organisationsændringer, telesår er i konkurrence med andre implementeringsprojekter i kommunerne. Britt arbejder med at komme i mål i samspil med kommunerne. Der udsendes nyhedsbreve, afholdes klyngemøder og der er planlagt flere kurser på Bispebjerg. Med hensyn til overgang til drift så er support aktuelt købt hos Dansk Telemedicin, for at købe tid til at få administratorer og superbrugere på plads. Der er planlagt kursus for administratorer og superbrugere. Forskningsprojektets resultater har medført justering af inklusionsmåde for diabetiske fodsår. Aftalen er blevet at sygehusene skal se alle ny henviste telemedicinske patienter med diabetiske fodsår indenfor 3 hverdage. Region Sjælland: har ikke mulighed for at deltage i dagens møde, da der aktuelt afholdes kurser og fælles møde med henblik på opstart d. 15. maj Overgang til drift Dorthe informerer om, at det sammenfattede notat som er udarbejdet, giver et godt billede af status. Der resterer forsat punkter som mangler afklaring på mere overordnet niveau som varetagelse af fælles drift, men på flere af de mere operationelle punkter er regionerne blevet enige i forhold til overgang til drift. Der er enighed når det gælder support, faglig udvikling og videreudvikling af pleje.net. Der har været afholdt et møde mellem Danske Regioner og MedCom med overgang til drift på dagsordenen. Der arbejdes i retning af at systemforvaltning skal etableres i den fællesoffentlige styregruppe for systemforvaltning af sundheds-it. Det er ikke afklaret hvem der skal varetage systemforvaltning indtil den fællesoffentlige styringsmodel og organisering er klar. Der er aftalt møde i den fælles offentlige porteføljestyregruppe d. 9. april Overgang til drift er på dagsorden ved de kommende styregruppemøder d. 10. april og d. 29. juni Teknik Der arbejdes på teknisk løsning i samarbejde med Lakeside og NSI. I den fødererede løsning genbruges roller/brugerprofiler til log ind i browser. I projektperioden skal de nationale komponenter gøres klar. 3

4 Når den fødererede regionale løsning er klar, kan regionerne komme på. Den kommunale del i KOMBIT forventes først tilgængelig i 2017, da KOMBITs fødererede løsning gradvist starter op med udvalgte systemer i år I april maj 2015 udføres test i samarbejde med region Midtjylland, forhåbentlig Esbjerg og Odense kommune og A-team (lægesystem leverandør som selv har henvendt sig). Baseline Rapporten fra Kvalicare kommer på fredag og rapporten fra Epikon kommer onsdag før påske. Tallene i Kvalicare rapporten, ligner rigtig meget tallene fra de tidligere år. tilføjelse: EPIKON er forsinket, udkast på rapporten kommer først torsdag d. 9. april KORA kan ikke længere gennemføre analyse af LPR træk, da de ikke længere har adgang. Evaluering Mette præsenterer teamet bag evalueringen. Formålet med evalueringen er at afdække udbredelsesgrad, samt om det har været muligt at frigøre tid. MAST modellens 7 domæner anvendes i evalueringen. Der ses på udbredelsesgrad ud fra data fra pleje.net og koordineres med EPIKON baseline tal. Driftsikkerhed undersøges ud fra hvor stabilt systemet er. Der bliver målt på klinisk effekt, patient livskvalitet, sårhelingstid, patientperspektiv og organisations aspekter. Der ses på økonomiske beregninger ved analyse af Syddanmarks resultater. Der ses på gevinster, kompetenceløft, datakvalitet, brugernes mening om projektet, sociokulturelle og juridiske aspekter. Data indhentes i pleje.net, spørgeskemaer i kommuner og på sygehuse og fokusgruppe interview. Der er behov for en gennemlæsning af spørgeskemaet, inden det kan sendes ud, det er meget positivt at projektledergruppen vil gennemlæse spørgeskemaet. Det er planen, at spørgeskemaet skal sendes ud efter påske. Der er sendt maillister ud til administratorer, da flere brugere ikke har en mailadresse anført. Der trækkes lod om 2 biografbilletter blandt dem der besvarer spørgeskemaet. I maj foretages fokusgruppe interview. Der udvælges deltagere fra alle regioner. Målet er at forskellighed og bredde bliver synlig. Endvidere er der planlagt interview i forhold til teknik og implementering med projektlederne. Patientdelen er udelukkende baseret på tidligere rapporter. Det foreslås, at CIMT udarbejder en lille info om evalueringen af projektet som kan sendes ud til deltagerne i evalueringen, dette vil forøge motivationen for at deltage i evalueringen. Statistik I forsøg på endnu engang at forsøge at belyse om alle relevante sår bliver inkluderet i projektet / telemedicin, arbejdes der under dette punkt med udfordringer i forhold til yderligere udbredelse. Konklusionerne i forhold til udfordringer og forsøg på yderligere udbredelse samles i det følgende: Der opleves generelt en mangel på speciallæger, dette vil kun blive værre inden for de næste år, da flere speciallæger og ildsjæle inden for sårverdenen ventes at gå på pension. Dette kan medføre en diskussion af hvor mange sårcentre der skal være og dette kan medføre at telemedicin skal centreres. Der er udfordringer i forhold til private leverandører, private plejehjem og f.eks. Steno diabetes center. Men der er også udfordringer på offentlige plejehjem og andre steder, hvor man skal købe sig til sygeplejetimer i kommunen da der ikke er fagligt personale der kan varetage komplicerede sårbehandlinger. Man skal derfor prioritere at købe sig til den ydelse i hjemmesygeplejen. Ikke alle borgere har brug for hjælp til sårbehandling hvis det er ikke komplekse sår, behandler borger selv sår. Disse bliver ikke tværsektorielle. 4

5 En del sårpatienter behandles hos praktiserende læge, nogle i samarbejde med hjemmeplejen, privat praktiserende fodterapeut eller sårcentre. Der er også en stor gruppe fodsårspatienter som behandles af praktiserende fodterapeut i samarbejde med sårcentre/diabetes fodcenter. Udbredelse er meget påvirket af lokal organisering, hvor højt at telemedicin prioriteres både i kommune og på sygehus. Hvor stor opbakning der er og der opleves af brugerne. Bl.a. kan Jammerbugen nævnes som et godt eksempel, hvor der blev afsat nødvendig tid og oplæring, hvilket har medført at telemedicin er rigtig velfungerende i den kommune. Der opleves til tider udfordringer med behandlingsansvar hvis flere afdelinger har adgang til pleje.net på samme borger. I Region Midtjylland er en aftale om stafet forløb, så det sikres, at den der har stafetten har behandlingsansvaret. Denne model kan overføres til andre regioner. I region Midtjylland gøres et forsøg på at kortlægge udbredelsespotentialet i samarbejde med 9 kommuner i regionen. Nogle regioner kan overveje om der skal aftales at patienter med kroniske sår kan henvises tidligere end 6 uger gamle? I Region Hovedstaden er aftalen at når såret er mere end 3 uger gammelt og ikke viser tendens til heling kan patienten henvises. Alternativt kan overvejes om alle sår som henvises til regionen som udgangspunkt gøres telemedicinske og kun undtagelserne udelades. Manglende integration og mellem fagsystem og sårjournal gør det vanskeligere for henholdsvis mindre rutinerede brugere og mindre motiverede brugere Opsamling på ovenstående i punktform: 1. mangel på speciallæger 2. private aktører indenfor kommunal pleje (plejehjem, private leverandører, BUM model, Steno diabetes center) 3. ikke alle patienter har behov for hjælp 4. nogle sår varetages af praktiserende læge-hjemmepleje samarbejdet 5. lokal organisering er afhængig af ressourceallokering og ledelsesopbakning 6. manglende integration mellem fagsystem og sårjournal gør det vanskeligere for henholdsvis mindre rutinerede brugere og mindre motiverede brugere 7. når flere sygehusspecialer er involveret kan det være uklart, hvem der styrer sårbehandlingen, Region Midtjylland arbejder med stafetmodel 8. der er behov for grundigere lokal indsigt i udbredelses potentiale, Region Midtjylland foretager lokal kortlægning af lokalt potentiale. Region Hovedstaden belyser omfang af Stenos rolle 9. forskellig tidskriterier for hvornår et kronisk sår skal ses af sygehus specialister (dette påvirker formodentlig ikke antallet af sår) 10. opfattes telemedicin som et ekstraordinært tilbud eller som rutine værktøj Forandringer i pleje.net Sammenfatning på status på forandringer i pleje.net er sendt til projektlederne efter klinikermødet. De aktuelle prioriterede arbejdsopgaver i pleje.net kan ses neden for dette afsnit. Der resterer nogle omfattende forandringer i pleje.net. De omfattende forandringer er ønsket om at alle spørgsmålene på stamdataarket vedr. samtykke/rigtig patient mm alle kan besvares med ja. Dette er omfattende fordi der er mange historiske data som skal omgrupperes. En anden stor forandring er at administratorer skal have eget log ind til admin.delen, samt at loggen skal flyttes fra pleje.net til admin.delen. 5

6 De seneste data der er sendt til MedWare burde give en mere valid visning af sårdiagnoser. Det har vist sig at blandingssår er blevet talt med to gange i statistikken hidtil. Det er tidligt i projektet besluttet at blandingssår tælles i projektstatistikken som venøse sår. I arbejdet med at tilpasse egen statistik så det bliver muligt selv at kunne sammensætte egne relevante træk, bedes projektlederne sende mail med de ønskede parametre. Derefter vil Merete medtage ønskerne til Dansk Telemedicin i forsøg på at få statistikken tilpasset ønskerne. På klinikermødet 3 marts var der enighed om, at diagnoselisten trænger til en opdatering, opgaven varetages i klinikergruppen, hvor overlæge Eskild Henneberg sender en tilrettet liste over diagnoser til Merete som derefter videresender listen til alle overlæger i klinikergruppen. Således at vi nationalt kan blive enige om den fremtidige foretrukne liste. Opdatering af brugergrupper, Dansk Telemedicin har udmeldt at en større brugergruppe tilknytnings opdatering vil finde sted. Brugergruppe opdateringen vil medføre at administrator kan give rettigheder til at en bruger kan tilknyttes flere brugergrupper. Dette vil lette brugernes log ind, hvis de har rettigheder til at tilgå flere brugergrupper, kan de fra patient oversigten i pleje.net vælge en visning af den relevante patientkontekst, som de arbejder i. Projektlederne vil gerne have en beskrivelse af hvad der skal ske, hvordan det fremadrettet skal fungere og hvad det betyder for brugerne. Funktion til læst/behandlet notat. Klinikergruppen har udarbejdet et udkast dette er sendt til Dansk Telemedicin. Dansk Telemedicin laver en version der bliver tilgængelig på testbrugeren Max, Merete skriver ud når det er muligt. Logningen bør flyttes over i administratordelen, da det er administratorer der skal logge. Endvidere er der ønske om at testpatienter skal kunne slettes af administrator så man ikke er afhængig af Dansk Telemedicin til dette f.eks. ved oprydning efter undervisning. Der opleves at app en kunne forbedres så arbejdsflowet kunne blive mere glidende. Forslag om at se nærmere på Vivino app som benytter foto i app, men ikke lagrer på telefon. Merete tager forslag med til Dansk Telemedicin. Der er forsat udfordringer med IPad opmåling og skabeloner. E-learningskursus i brugen af pleje.net. Kort visning af en video på mødet desværre uden lyd. Der kommenteres at den kører noget hurtigt. Dansk Telemedicin har møde med Superfero (varetager udvikling af e-learningskurset) inden påske. Næste møde i E-læringsgruppen bliver når der er udarbejdet nyt materiale. Men det skal være afsluttet inden sommerferien. Tanken er at e-learningsvideoerne skal være et supplement til kurserne. Link til videoer sendes. Prioritering af resterende opgaver: 1. Dansk telemedicin vil sikre at den aftalte statistik sendes til MedWare som ønsket.. Kristoffer (DTM) og Ulrik (MedWare) holder sig i tæt kontakt. 2. Patient tilknytning hvis en borger skifter sygehus/kommune i forløbet eller ved nyt sår. Skal historiske statistik og data forsat være synlige for det sygehus/kommune hvor patienten har været behandlet. Afventer opdateringen i marts. 3. Edi som ikke går igennem til modtager hvad er årsagen til fejlen? 4. Brugere af både sårjournal og administrator programmet må ikke kunne logge ind med samme log ind i begge systemer. Nikolaj overvejer muligheder. 5. Resumeet af vurderingsfanen der restere nu kun få underpunkter som ikke bliver synlige i resumeet. 6. Når ny pt oprettes bør spørgsmålene på stamdata kunne besvares med ja i alle tilfælde, for at mindske risiko for fejl. 7. Opdatering af blanketter hjælpesider og guides. 8. Genvejstaster afventes 9. Der er forsat udfordring med foto og skabelon delen på IPads. det arbejdes der på en løsning 10. Brugervenlig løsning med hensyn til læst / behandlet. Når det er klar til test på max skal sendes besked til projektleder/udviklingsgruppen mhp. test. 6

7 11. Videreudvikling af E-lærings kursus 12. Dato og hvem der har oprettet en opgave skal være synlig 13. Ændringsdato, hvem der har ændret og hvad der er ændret på opgavefanen skal være synlig 14. Statistikken for sygehus Lilebælt skal opdeles i to, en ortopæd kir. og en kar. kir. dette gennemføres når den nye bruger del er opdateret i start feb. 15. Afventer revideret diagnoseliste via klinikergruppen Dokumentationspraksis Stephanie og Merete har indhentet beskrivelser af dokumentationspraksis for alle regioner. Det skal afklares, om det er muligt at udarbejde anbefaling til fælles dokumentationspraksis. Aktuelt er punkterne sammenfattet under følgende fem punkter: - Henvisningspraksis - Oprettelse i pleje.net - Løbende dokumentation - Afslutning af patient - Dokumentation mellem systemer. Overordnet anvender vi samme faner. Der er en del der anvender copy/paste fra pleje.net til EPJ/EOJ eller omvendt, hvilket ikke kan anbefales af sikkerhedshensyn. Karen foreslår at se nærmere på dokument fra kommune sygehus projekt (Jeanette) som anvendes til at skabe overblik.. Næste projektledermøde De næste projektledermøder blev fastsat til dato: - 1. juni august Afsluttende møde Evt. I november er der en fælles afslutningskonference for alle initiativer i handlingsplanen, konferencen planlægges og afholdes af Digitaliseringsstyrelsen. 7