Forslag til model for implementering og opfølgning på Strategi Bestyrelsesmøde nr. 91, d. 24. okt Pkt. 4. Bilag 1

Transkript

1 Forslag til model for implementering og opfølgning på Strategi Bestyrelsesmøde nr. 91, d. 24. okt Pkt. 4. Bilag 1

2 Et samlet og fokuseret KU, der arbejder i samme retning Ny strategi og nye rammevilkår - Ny strategi med øget fokus på et samlet KU. Ny rektor og ny bestyrelsesformand. - Ny universitetslov med øget fokus på styring og ledelse. Nye strategiske rammekontrakter med ministeriet. En ny og mere systematisk måde at arbejde med strategiimplementering og opfølgning, der sikrer ejerskab og engagement til strategien og fokus i hele strategiperioden. at rektorat, dekanater og institutledelser tager fælles ansvar for og løbende drøfter KU s strategiske udvikling. JUR SAMF HUM KU TEO SCIENCE SUND

3 Indhold 1. Intro til implementeringsmodel 2. Bærende principper for implementering og opfølgning 3. Anbefalet model for implementering og opfølgning A. Tværgående plan B. Implementering på fakulteter C. Implementering på institutter D. Opfølgning 4. Roller og ansvar i tværgående strategiimplementering

4 4 1. Intro model for strategiimplementering En arbejdsgruppe nedsat af rektor har ansvar for at beskrive en model for implementering og løbende opfølgning på KU s strategi. Modellen skal beskrive: Afrapportering til bestyrelse Rektoratets opfølgning med fakulteterne Fakulteternes opfølgning med institutterne Den fælles og tværgående opfølgning Sammenhæng til de strategiske rammekontrakter Arbejdsgruppen består af Jesper Olesen (formand), Troels Østergaard Sørensen, John Renner Hansen, Jan Andresen Nielsen, Anni Søborg, Kim Brinckmann, Rasmus Darling, Vibeke Raaschou-Nielsen Modellen er udviklet på baggrund af Møder i arbejdsgruppen Inspiration fra bedste praksis i relation til strategiimplementering KU s erfaringer fra forgående strategiperiode Erfaringer fra andre danske universiteter

5 Principper for strategiimplementering Der er defineret en række principper for implementering, som har været retningsgivende for arbejdsgruppens anbefalinger Transparens via kaskadering Fokus i hele strategiperioden Dialogbaseret Strategi implementering og opfølgning på KU Løbende tilpasning til skift i omverdenen Faktabaseret systemunderstøttet data Fælles strategiske termer

6 Anbefalet model Implementering af strategien sker i tre spor som skal sikre, at strategien bliver realiseret og at et samlet KU arbejder i en fælles retning Fælles projektinitiativer Vi vil igangsætte og gennemføre en række fælles, tværgående projekter, som er særlige væsentlige for strategiens realisering. Vi vil sikre en effektiv udvikling og implementering af disse projekter. Strategi implementering og opfølgning på KU Implementering på fakulteter og institutter Vi vil en systematisk implementering af strategien på fakulteter og institutter. Fakulteter og institutter definerer konkrete mål og handleplaner og vi følger op på deres målrealisering. Kommunikation og engagement Vi vil igennem hele strategiperioden være i dialog med KU s medarbejdere om de overordnede strategiske målsætninger for KU.

7 Anbefalet model Målfastsættelse Målopfyldelse Bestyrelse KU s strategi Målopfyldelse D. Målopfølgning Rektorat A. Tværgående projektplan Målopfyldelse projekter Fakultet B. Mål og handleplan på fakultet Målopfyldelse fakultet Institut C. Mål og handleplan på institut Målopfyldelse institut

8 A. Tværgående projektplan Formål At gennemføre en fælles plan med et afgrænset antal væsentlige tværgående projekter, der både kan have akademisk og administrativ karakter, og som understøtter strategiens implementering. Succeskriterier At det er aktiviteter, der kræver en større fælles tværgående indsats for, at KU kan lykkes med de strategiske målsætninger. Aktiviteterne kan både have akademisk og administrativ karakter. At projekterne understøtter samarbejde og fælles løsninger på tværs af KU. 1. Rektoratet/direktionen er ansvarlig for den samlede fælles projektplan. Løsning 2. Ejerskabet for de enkelte projekter fordeles til enten en prorektor, en dekan eller en vicedirektør på baggrund af en vurdering af karakteren af hvert enkelt projekt. 3. De tværgående projekter bliver identificeret umiddelbart efter, at KU-strategien er vedtaget (december ). Der sikres sammenhæng til den strategiske rammekontrakt. 4. Projektplanen skal dække hele strategiperioden, og den revideres løbende efter behov. Værktøjer KU s eksisterende projektmetoder dvs. projekt- og porteføljestyring anvendes til at eksekvere projekterne.

9 B. Implementering på fakulteter Formål At fakulteterne udvikler en mål- og handleplan, som afspejler målene i KU s strategi og dermed, at fakulteterne får oversat og suppleret de fælles strategiske mål til fakultetets mål. Succeskriterier At fakulteterne i dialog med rektoratet identificerer de mest relevante dele i KU s strategi, hvor det er relevant, at fakultetet bidrager til målopfyldelsen. At fakulteterne fastlægger mål for strategiperioden, der afspejler KU s strategi og supplerer disse med de aktuelle fakultetsspecifikke strategiske mål. At fakulteterne definerer en handleplan med konkrete indsatser for det kommende år for at kunne realisere strategien. 1. Som input til strategiarbejdet udgiver FA en nøgletalsrapport med standardiseret ledelsesinformation om det enkelte fakultetet og dets institutters drift og performance. 2. Det enkelte fakultet tilrettelægger en proces (som involverer institutledere mv.) i forhold til at fastsætte en mål- og handleplan. Løsning 3. Fakultetsledelsen udarbejder udkast til mål- og handleplan i en standardskabelon. 4. Der afholdes et fast årligt møde mellem rektorat og fakultetsledelsen om fakultetets udkastet til mål- og handleplan. 5. Rektoratet godkender mål- og handleplanen efter indarbejdelse af evt. kommentarer. KU s strategi Værktøjer Skabelon til mål- og handleplan Nøgletalsrapport

10 C. Implementering på institutter Formål At de enkelte institutter udvikler mål- og handleplaner på institutniveau, som afspejler målene i KU s strategi, og at institutterne får oversat og suppleret de fælles strategiske mål til instituttets mål. Succeskriterier At de enkelte institutter udvikler institutmål, som understøtter KU s samlede strategi og som spiller ind i den samlede mål- og handleplan på FAK-niveau. At institutterne definerer konkrete handleplaner med indsatser til målrealisering. At der er en dialog og godkendelse af mål- og handleplaner mellem ledelserne på fakultetet og institutter. 1. Det enkelte institut tilrettelægger en proces, som involverer ledere og medarbejdere i arbejdet med at fastsætte en mål- og handleplan. Løsning 2. Institutledelsen udarbejder udkast til mål- og handleplan i en skabelon magen til fakultetets. 3. Fast årligt møde mellem institut- og fakultetsledelsen om udkastet til mål- og handleplan. 4. Fakultetsledelsen godkender mål- og handleplan efter at eventuelle kommentarer er indarbejdet mv. KU s strategi Værktøjer Skabelon til mål- og handleplan Nøgletalsrapport

11 D. Opfølgning på institutter og fakulteter Formål At lave en fakta-baseret og værdiskabende opfølgning på målrealisering på fakulteter og institutters mål- og handleplaner. Succeskriterier At der er en stringent opfølgning på fakulteter og institutters mål- og handleplaner. At der er effektive processer for opfølgning på mål- og handleplaner. At der er en god ledelsesdialog om målrealisering på både institut og fakultets niveau og samlet. 1. Der benyttes standardiseret ledelsesinformation til fakulteter og institutters målrapportering. Løsning 2. Opfølgning på fakulteter: Fakulteterne udfylder målopfyldelsesskabelon. Møde mellem fakultetsledelse og rektorat mhp. at rektorat godkender målopfyldelsesrapporten. 3. Opfølgning på institutter: Institutterne udfylder en målopfyldelsesskabelon. Møde mellem fakultets- og institutledelse mhp. på at fakultetsledelsen godkender målopfyldelsesrapporten. Værktøjer Rapport med standardiseret ledelsesinformation Målopfølgningsskabelon

12 D. Opfølgning på fælles projekter og mål Formål At lave løbende opfølgning på målrealisering på tværgående projektinitiativer. At lave en fakta-baseret fælles og aggregeret opfølgning på strategiens målsætninger. Succeskriterier At der er en stringent opfølgning på de fælles tværgående projekter og at der sker en løbende tilpasning på baggrund heraf. At der er en samlet fakta-baseret opfølgning på universitetets målrealisering. At bestyrelsen har en årlig strategisk drøftelse af fremdrift og at der foretages tilpasninger på baggrund heraf. Opfølgning på den fælles projektplan: 1. Kvartalsvis opfølgning på igangværende fælles projekter sker ved, at projektledere udfylder en statusrapport, som godkendes af den relevante projektejer. Løsning Værktøjer 2. Rektoratet/direktionen får kvartalsvis fremlagt statusrapporterne for de igangværende projekter. Eventuelle justeringer besluttes og udmeldes umiddelbart derefter til projektejere og ledere. Samlet målopfølgning for KU 1. En aggregeret opfølgning på de strategiske målsætninger fremlægges for bestyrelsen årligt efter målopfølgning på fakulteter og institutter. 2. Den samlede målopfølgning indeholder både status på tværgående projektplan, målene i den strategiske rammekontrakt og en aggregering af fakulteter og institutters målrealisering. Statusrapportering til projekter Skabelon for samlet målopfølgning på KU

13 Roller og ansvar i den tværgående strategiimplementering Ledelsesforum Bestyrelse Rolle og ansvar Drøftelse af samlet fremdrift på strategiske målsætninger (årlig) Bestyrelsesformandens strategiske drøftelser med ministeriet (halvårlig) Direktion Drøftelse af tværgående projekter/satsninger (kvartalsvis) LT & AL Drøftelse af relevante tværgående projekter/satsninger (efter behov) L80 Løbende drøftelser af best practice på udvalgte lokale strategiske indsatser (halvårlig)