Prominent Økonomi System

Transkript

1 Prominent Økonomi System til Windows 95 Windows 98 Windows NT Copyright 2000 Prominent Data

2 Denne manual er beskyttet af dansk lov om ophavsret, og den må ikke fotokopieres eller på anden måde mangfoldiggøres. Prominent Data har ret til at foretage ændringer i manualen, og der ydes ingen som helst form for garantier. 1. udgave, april 2000 Copyright 2000 Prominent Data Klokkens Kvarter Odense SØ Tlf Copyright 2000 Prominent Data Side 1

3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Hvad er Prominent Økonomi...4 Datoformat...5 Genvejstaster...6 Sådan kommer du igang...7 Opret et nyt firma...8 Firmaoplysninger...9 Opret det første regnskabsår...10 Vedligehold kontoplan...11 Udskriv kontoplan...15 Udskriv primosaldi...16 Vedligehold modkonti...17 Vedligehold momskonti...19 Posteringer i kassekladden...21 Udskriv kassekladde...25 Bogfør kassekladde...26 Udskriv bogføringsjournal...27 Udskriv balance...28 Udskriv hovedbog...29 Udskriv momsrapport...30 Budgettering...32 Udskriv budgetopfølgning...34 Udskriv budgettal...35 Afslut regnskabet...36 Udskriv årsregnskab...38 Eksporter bogførte bilag...39 Vedligehold debitorgrupper...42 Vedligehold debitorer...45 Udskriv debitorstamkort...49 Udskriv debitorliste...50 Udskriv saldoliste...51 Udskriv kontoudtog...52 Nulstil omsætning hos debitorer...53 Vedligehold varegrupper...54 Vedligehold enhedsbetegnelser...56 Vedligehold varelager...58 Udskriv prisliste...62 Udskriv intern prisliste...63 Udskriv varebeholdning...64 Udskriv genbestilling af varer...65 Udskriv optællingsliste...66 Udskriv lageropgørelse...67 Udskriv lagerbevægelser...68 Tilgang til vare...69 Afgang til en vare...71 Juster varepriser...72 Nulstil omsætning i varelager...74 Vedligehold betalingsbetingelser...75 Fakturerering...78 Copyright 2000 Prominent Data Side 2

4 Udskriv følgesedler...84 Udskriv faktura...85 Udskriv arkiveret faktura...86 Bogføring af fakturaer...87 Vedligehold debitorindbetalinger...88 Bogfør debitorindbetalinger...91 Vedligehold postnummer...92 Sikkerhedskopiering...93 Genindsæt sikkerhedskopi...94 Reparer kartotek...95 Komprimer kartotek...96 Posteringsforespørgsel...97 Skift regnskabsår...99 Vinduer med udskrift Vælg postnummer Produktsupport Mini bogføringskursus Licensbetingelser Stikord Copyright 2000 Prominent Data Side 3

5 Hvad er Prominent Økonomi Prominent Økonomi så dagens lys i begyndelsen af 1990, og det blev hurtigt meget populært på grund af brugervenlighed og funktionalitet. Over brugere har i den forløbne tid anvendt programmet, der blev afviklet i DOS. Nu er Prominent Økonomi udviklet til Windows, og det kan som hidtil klare bogføringen i enhver virksomhed. Når du posterer bilag, sker det i kassekladden. Programmet kan afslutte regnskabet og overføre årets resultat og åbningsbalance til det næste regnskabsår. I en avanceret søgefunktion kan du finde oplysning om de enkelte posteringer, og du har en masse udskriftsmuligheder. Du kan udskrive fakturaer og følgesedler. Fakturabeløb bogføres automatisk i kassekladden, ligesom debitors saldo og antal varer ajourføres. Når debitor betaler sit tilgodehavende, bogføres indbetalingen automatisk i kassekladden, og der udskrives posteringsliste og bilag. Du kan udskrive debitorstamkort, debitorliste, debitor saldoliste og kontoudtog. I varelageret kan du justere varepriser, afgangsføre varer og tilgangsføre varer med automatisk prisberegning. Du kan udskrive prisliste, beholdninger, genbestilling, optællingslister, lageropgørelse og -bevægelser. Der er ingen begrænsninger i systemet. Det kan håndtere flere regnskaber, over 1 mio. konti og bilagsposteringer og et uendeligt antal regnskabsår. Derfor er det faktisk kun kapaciteten i din harddisk, der kan medføre en begrænsning. Vi ønsker dig god fornøjelse med programmet. Copyright 2000 Prominent Data Side 4

6 Datoformat Når du indtaster datoer behøver du ikke at bruge 2-cifret dato og måned. Hvis du f.eks. skal taste 1. maj 1997, kan du nøjes med at skrive i datofelterne. Når du forlader indtastningsfeltet, retter programmet automatisk datoen til det format, du har indstillet i Windows Kontrolpanel, f.eks Hvis du kun skriver dato og måned, f. eks. 1-5, tilføjer programmet det årstal, computerens dato har. Tip! I år 2000 og senere vil vi anbefale dig til at indstille datoformatet i Windows Kontrolpanel til 4 cifre i årstal. Så kan du kontrollere datoerne i indtastningsfelterne, inden de gemmes i kartotekerne. Indstilling af datoformat sker i følgende trin: 1. Vælg Denne computer på skrivebordet 2. Vælg Kontrolpanel 3. Vælg International 4. Vælg fanebladet Dato 5. Sæt Format til kort dato til dd-mm-åååå Figur 1. Indstilling af datoformat i kontrolpanelet Copyright 2000 Prominent Data Side 5

7 Genvejstaster Du kan bruge følgende genvejstaster i Prominent Økonomi System: Tab Flyt til næste indtastningsfelt Skift + Tab Flyt til forrige indtastningsfelt Ctrl-B Budgettal Ctrl-C Kopier til klippebord Ctrl-F Posteringsforespørgsel Ctrl-K Kassekladde Ctrl-O Kontoplan Ctrl-V Indsæt indhold fra klippebord Ctrl-X Klip og gem i klippebord Ctrl + F4 Lukker aktive vindue Copyright 2000 Prominent Data Side 6

8 Sådan kommer du igang Første gang du tager Prominent Økonomi i brug, er det hensigtsmæssigt at udføre disse funktioner i den viste rækkefølge: Firmaoplysninger De fleste udskrifter indeholder firmanavn. Derfor bør du oprette firmaoplysninger. På side 9 kan du se, hvordan du bærer dig ad. Opret en kontoplan Når du opretter modkonti, momskonti og posterer bilag, får du brug for kontonumre fra kontoplanen. Derfor er det en god idé at oprette en kontoplan allerede nu. Se side 11, hvordan du opretter konti. Opret modkonti Når du posterer i kassekladden, skal du både lave en debet- og en kreditpostering. Den ene af posteringerne vil ofte være kasse-, bank og girokonto. For at gøre det lettere for dig, kan du på den enkelte postering i kassekladden markere, at du ønsker posteringen modposteret på en modkonto, når kassekladden engang skal bogføres. Hvis du f.eks. posterer portoudgifter i debet og markerer, at modkontoen er kassekonto, vil kassekonto blive krediteret for det samme beløb, når kassekladden bogføres. Du sparer herved arbejdet med at lave 2 posteringer. På side 17 kan du se, hvordan en modkonto oprettes. Opret momskonti Du bør også oprette momskonti. Det kan være en god idé, at bruge de samme betegnelser for moms, som Told & Skat bruger på momsangivelsen. Du får brug for kontonumre på momsarterne, når du bogfører de momsposteringer, der er i kassekladden. Det gælder også, når du laver en momsrapport og vil have momsen bogført automatisk i kassekladden. Du skal huske at oprette en Momsafregningskonto i kontoplanen. Denne konto bruges ved bogføring af den moms, der skal afregnes til Told & Skat. Du finder anvisning på oprettelse af momskonti side 19. Opret debitorgrupper Når du opretter debitorer, skal du tilknytte en debitorgruppe. Derfor er det hensigtsmæssigt at oprette debitorgrupper nu. På side 42 kan du se, hvordan du gør det. Opret betalingsbetingelser Når du opretter debitorer kan du angive en betalingsbetingelse, som skal gælde, når der laves en faktura. Du kan også vælge betalingsbetingelsen, når du fakturerer. Du kan oprette betalingsbetingelser nu, se side 75. Opret varegrupper Når du opretter varer i varelageret, skal du tilknytte en varegruppe. Det er derfor godt at oprette varegrupper nu, se side 54. Opret enhedsbetegnelser Når du opretter varer i varelageret, skal du tilknytte en enhedsbetegnelse. Det er derfor godt at oprette enhedsbetegnelser nu, se side 56. Copyright 2000 Prominent Data Side 7

9 Opret et nyt firma Prominent Økonomi kan håndtere flere regnskaber. Oprettelse af et nyt regnskab sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Filer 2. Vælg menupunktet Opret nyt firma 3. Udfyld Filnavn uden efternavn 4. Vælg OK Når du vælger at oprette et nyt firma, får du denne dialogboks: Figur 2 Oprettelse af firmaet Prøveby Koks og Kul Du skal udfylde Filnavn uden efternavn. Der må ikke være punktum, kolon eller backslash (\) i filnavnet. Programmet tilføjer selv stien og efternavnet mdb. Funktionen kopierer nydb.md_ til det filnavn, du skriver i Filnavn uden efternavn, og tilføjer selv.mdb. I ovenstående eksempel danner programmet selv navnet Prøveby Koks og Kul.mdb. Copyright 2000 Prominent Data Side 8

10 Oprettelse af oplysninger om firmaet sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Firmaoplysninger 3. Udfyld boksene med de nødvendige oplysninger 4. Vælg knappen OK for at gemme oplysningerne Firmaoplysninger Rediger firmaoplysninger Når du har valgt menupunktet Firmaoplysninger i menuen Regnskab får du dette vindue: Figur 3 Redigering af firmaoplysninger Firmanavn 1 bruges i de fleste udskrifter. SE-nummer bruges i momsrapporten. Disse felter bør derfor udfyldes. Resten af felterne kan du udfylde efter behag. Du kan vælge knappen Vis muligheder 1 for at se en liste med postnumre. 1 Vis muligheder er knappen med 3 prikker, der er placeret til højre for feltet, der skal tastes i. Copyright 2000 Prominent Data Side 9

11 Opret det første regnskabsår Når du tager Prominent Økonomi i brug, skal du oprette et regnskabsår. Du skal skrive regnskabsår og startdato. Programmet regner selv en slutdato ud ved at lægge 365 eller ved skudår 366 dage til startdatoen. Datoen skal skrives i den form, du har indstillet i Dato og Tid i Kontrolpanelet. Når det første regnskabsår er oprettet, vil programmet selv oprette efterfølgende regnskabsår i forbindelse med en regnskabsafslutning. Tip! Figur 4. Oprettelse af det første regnskabsår. Efterfølgende regnskabsår oprettes automatisk Startdato er ikke den dato, du tager Prominent Økonomi i brug. Du skal skrive den første dato i regnskabsåret. Den vil i de fleste tilfælde være samt årstal. Copyright 2000 Prominent Data Side 10

12 Vedligehold kontoplan Kontoplanen er nødvendig for at placere bogførte indtægter og udgifter i regnskabet. Oversigt over konti i kontoplanen Når du vælger menupunktet Kontoplan i menuen Regnskab, får du et vindue med en liste over de konti, der er oprettet. Herfra har du mulighed for at oprette, redigere og slette konti. Figur 5. Oversigt over oprettede konti Listen indeholder de kontonumre, du har oprettet i kontoplanen i regnskabsåret. Hvis du vil redigere en konto, skal du markere kontoen i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil oprette en ny konto, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en konto, skal du markere kontoen i listen og vælge knappen Slet. Tip! Du må ikke slette en konto, der er bogført på. Du kan ændre kolonnernes bredde: 1. Placer musemarkøren mellem to kolonner i den lodrette linie i overskriften. 2. Tryk venstre musetast og træk linien til venstre eller højre. 3. Slip musen, når kolonnerne har den ønskede bredde. Når du vælger knappen Luk og du har ændret kolonnernes bredde, får du mulighed for at gemme ændringerne. Opret en konto Oprettelse af en konto sker i følgende trin: Copyright 2000 Prominent Data Side 11

13 Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Kontoplan 3. Vælg knappen Opret ny 4. Vælg en kontoart 5. Udfyld boksene med relevante oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme kontoen Det er en god idé at lave pæne hop i kontonumrene, så der senere er plads til at skyde nye kontonumre ind i rækkefølgen. Rediger en konto Redigering af en konto sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Kontoplan 3. Klik på den konto i listen du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger 5. Ret de ønskede oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme kontoen Slet en konto Sletning af en konto sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Kontoplan 3. Klik på den konto i listen du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Detaljer i kontoplanen Du udfylder vinduet på følgende måde: Kontoart Du skal angive kontoart, der kan være enten Driftskonto 2 Tekstkonto 3 Blank linie 4 Statuskonto 5 Sammentælling 6 Ny side 7 2 Driftskonto er de konto, du bogfører indtægter og udgifter på. 3 Tekstkonto er en konto, der kun indeholder en tekst, f.eks. en overskrift til en kontogruppe. Der kan ikke bogføres på en tekstkonto. 4 Kontoarten "Blank linie" er en konto, der udskrives som tom linie, når balancen skrives ud. Copyright 2000 Prominent Data Side 12

14 Kontonummer Kontonummer kan være op til 8 cifre og skal indtastes for alle kontoarter. Spærret Du kan spærre en konto, så der ikke længere kan bogføres på den. Kun drifts- og statuskonti kan spærres. Figur 6. Redigering af en indtægtskonto Betegnelse Betegnelse kan være kontoens navn eller en tekst. Du kan ikke skrive en betegnelse, hvis kontoarten er Blank linie eller Ny side. Forslag til Debet/Kredit Hvis du vælger Debet eller Kredit, vil det valgte blive foreslået, når du bogfører i kassekladden. Du kan kun vælge <Anvendes ikke>, hvis kontoen er en drifts- eller statuskonto. Som regel vil du vælge Kredit for en indtægtskonto og Debet for en udgiftkonto. Hvis du bogfører i debet og kredit lige tit, kan du vælge <Anven- 5 Statuskonto er konti, som du bogfører aktiver og passiver på. Aktiver er de værdier, for firmaet ejer (formue). Passiver er det firmaet skylder væk (gæld). 6 Sammentællingskonto er en konto, som dels indeholder en tekst, dels angiver at der skal ske en sammentælling, når kontoen vises i balancen. Teksten kan f.eks. være Udgifter ialt. Der kan ikke bogføres på en sammentællingskonto. 7 Kontoarten "Ny side" bevirker sideskift, når balancen udskrives. Copyright 2000 Prominent Data Side 13

15 des ikke>. Du kan ændre debet og kredit på den enkelte postering, når du bogfører i kassekladden. Åbningsbalance Åbningsbalance er kontoens saldo ved forrige års regnskabsafslutning (primosaldo). Kun statuskonti kan indeholde en åbningsbalance. Hvis beløbet er et aktiv (formue) vælges Debet. Er beløbet et passiv (gæld ) vælges Kredit. Moms Hvis kontoen er en drifts- eller statuskonto, kan du vælge en momskode. Koden indeholder oplysning om, hvilken momsart eventuel moms skal bogføres på. Du kan ændre momskoden på den enkelte postering, når du bogfører i kassekladden. Sumkonto Tip! Hvis kontoart er Sammentælling, skal du skrive det kontonummer, sammentællingen skal ske fra. Du kan se en liste med kontonumre, hvis du vælger knappen Vis muligheder 8. Når du er færdig med at oprette kontoplanen, skal debet og kredit i åbningsbalancen være lige store. Du kan evt. udskrive en liste med primosaldi, se side Vis muligheder er knappen med 3 prikker, der er placeret til højre for feltet, der skal tastes i. Copyright 2000 Prominent Data Side 14

16 Udskriften indeholder kontoplanen i regnskabsåret. Udskrivning af kontoplanen sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Kontoplan Udskriv kontoplan Copyright 2000 Prominent Data Side 15

17 Udskriv primosaldi Udskriften indeholder de primosaldi (Åbningsbalance), du har indtastet i kontoplanen eller som programmet har dannet i forbindelse med en årsafslutning. Udskrivning af primosaldi sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Primosaldi Copyright 2000 Prominent Data Side 16

18 Vedligehold modkonti Når du posterer i kassekladden, skal du normalt foretage to posteringer, nemlig en kredit- og debetpostering. Du kan slippe for at foretage den ene af posteringerne hvis du angiver en modkonto til posteringen. Oversigt over modkonti Når du vælger menupunktet Modkonti i menupunktet Regnskab, får du en oversigt over de modkonti, der er oprettet. Hvis du vil redigere en modkonto, skal du markere modkontoen i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil oprette en ny modkonto, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en modkonto, skal du markere modkontoen i listen og vælge knappen Slet. Tip! Du bør ikke slette en modkonto, sålænge der er posteringer i kassekladden. Opret en modkonto Oprettelse af en modkonto sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Modkonti 3. Vælg knappen Opret ny 3. Udfyld relevante bokse 4. Vælg knappen OK for at gemme modkontoen Rediger en modkonto Redigering af en modkonto sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Modkonti 3. Klik på den modkonto i listen, du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger 5. Ret oplysningerne i relevante bokse 6. Vælg knappen OK for at gemme de nye oplysninger Slet en modkonto Sletning af en modkonto sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Modkonti 3. Klik på den modkonto i listen, du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Du bør ikke slette en modkonto, hvis du har posteringer i kassekladden. Copyright 2000 Prominent Data Side 17

19 Detaljer i modkonti Du udfylder vinduet således: Figur 7. Redigering af modkontoen Kasse Betegnelse Betegnelse kan f.eks. være Kasse, Bank, Giro, Jubilæumsbog o.s.v. Du bestemmer selv teksten. Betegnelsen vises, når du bogfører i kassekladden og du vil bruge en modposteringskonto. Kontonr Hvis du vælger modposteringskontoen i kassekladden, vil det bogførte beløb blive modposteret på det kontonummer, du angiver her. Du kan se en liste med kontonumre ved at vælge knappen Vis muligheder 9. 9 Vis muligheder er knappen med 3 prikker, der er placeret til højre for feltet, der skal tastes i. Copyright 2000 Prominent Data Side 18

20 Vedligehold momskonti Når du posterer i kassekladden, kan du markere, at moms skal posteres automatisk når du bogfører kassekladden. Derfor skal programmet vide, hvilken konto momsen skal bogføres på. Oversigt over momskonti Når du vælger menupunktet Momskonti i menuen Regnskab, får du en oversigt over de momskonti, der er oprettet. Hvis du vil redigere en momskonto, skal du markere momskontoen i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil oprette en ny momskonto, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en momskonto, skal du markere momskontoen i listen og vælge knappen Slet. Tip! Figur 8. Oversigt over oprettede momskonti Du bør ikke slette en momskonto, sålænge der er posteringer i kassekladden. Opret en momskonto Oprettelse af en momskonto sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Momskonti 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld Betegnelse, momsprocent og kontonummer fra kontoplanen 5. Vælg knappen OK for at gemme momskontoen Rediger en momskonto Redigering af en momskonto sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Momskonti 3. Klik på den momskonto i listen, du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger Copyright 2000 Prominent Data Side 19

21 5. Ret oplysningerne i relevante bokse 6. Vælg knappen OK for at gemme de nye oplysninger Slet en momskonto Sletning af en momskonto sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Momskonti 3. Klik på den momskonto i listen, du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Detaljer i momskonto Du udfylder vinduet således: Betegnelse Betegnelse kan f.eks. være Salgsmoms, Købsmoms o.s.v. Du bestemmer selv teksten. Betegnelsen vises, når du bogfører i kassekladden, og du vil bruge en momsposteringskonto. Endvidere bruges den, når du udskriver en momsrapport. Figur 9. Redigering af salgsmoms Momspct Momsprocenten bruges, når du posterer i kassekladden, og du vælger at momsen skal bogføres automatisk. Procenten kan have 2 decimaler. Kontonr Hvis du vælger momsbetegnelsen i kassekladden, vil momsen af det bogførte beløb blive posteret på det kontonummer, du angiver her. Du kan se en liste med kontonumre ved at klikke på Vis muligheder Vis muligheder er knappen med 3 prikker, der er placeret til højre for feltet, der skal tastes i. Copyright 2000 Prominent Data Side 20

22 Posteringer i kassekladden Bogføring sker altid i kassekladden. Du kan oprette, redigere og slette en postering i kassekladden. Oversigt over posteringer i kassekladden Når du vælger menupunktet Kassekladde i menuen Regnskab, får du en oversigt med posteringer, der allerede er foretaget. Figur 10. Oversigt over posteringer i kassekladden. Her er kun oprettet én postering Hvis du vil redigere en postering, skal du skal markere posteringen i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil lave en ny postering, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en postering, skal du markere posteringen i listen og vælge knappen Slet. Hvis du vil undgå at bruge bilagsdatoer i bestemte måneder, skal du vælge knappen Periodelås. Tip! Du kan ændre kolonnernes bredde: 1. Placer musemarkøren mellem to kolonner i den lodrette linie i overskriften. 2. Tryk venstre musetast og træk linien til venstre eller højre. 3. Slip musen, når kolonnerne har den ønskede bredde. Når du vælger knappen Luk og du har ændret kolonnernes bredde, får du mulighed for at gemme ændringerne. Opret en postering Oprettelse af en postering sker i følgende trin: Copyright 2000 Prominent Data Side 21

23 Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Kassekladde 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld boksene med de nødvendige oplysninger 5. Vælg knappen Gem 6. Gentag punkt 3, indtil du ikke har flere posteringer. 7. Vælg knappen Luk, når du ikke vil lave flere posteringer Hvis du vil undgå at postere på en forkert måned, kan du spærre måneden, når du arbejder i kassekladden. Rediger en postering Redigering af en postering sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Kassekladde 3. Udpeg den postering du vil redigere i listen 4. Vælg knappen Rediger 5. Lav dine ændringer i oplysningerne 6. Vælg knappen Gem Hvis du vil undgå at postere på en forkert måned, kan du spærre måneden, når du arbejder i kassekladden. Slet en postering Sletning af en postering sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Kassekladde 3. Udpeg den postering du vil slette i listen 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Detaljer i en postering i kassekladde Du udfylder vinduet med følgende felter: Bilagnr Bilagnummer skal være fortløbende, og det starter med 1 i hvert regnskabsår. Du kan forøge eller formindske bilagnummer ved at klikke på spoleknappen til højre for bilagnummer-feltet.. Dato Bilagets dato skal skrives på den måde, du har indstillet i Dato og Tid i Kontrolpanelet. Du kan forøge eller formindske datoen ved at klikke på spoleknappen til højre for dato-feltet. Copyright 2000 Prominent Data Side 22

24 Figur 11 Redigering af en postering Tekst Tekst er en beskrivelse af posteringen. Du behøver ikke at udfylde feltet, men det vil lette dig meget at have teksterne ved søgning og udskrifter. Når du har skrevet en tekst, husker programmet den, sålænge du arbejder i kassekladden. Hvis teksten skal bruges i en senere postering, kan du gentage den frem ved at vælge knappen Vis muligheder 11. Der gemmes højst 25 tekster. Kontonr Kontonummer er nødvendig for at placere posteringen i regnskabet. Hvis kontoen ikke eksisterer i kontoplanen, kan du godt oprette den, mens du er i kassekladden. Du kan vælge i en liste med kontonumre ved at vælge knappen Vis muligheder. Beløb, Debet og Kredit Afhængig af, hvad du har angivet som Forslag til debet/kredit i kontoplanen for det anvendte kontonummer, markeres Debet eller Kredit automatisk. Er der ikke noget forslag i kontoplanen, skal du selv tage stilling til, om beløbet skal posteres i Debet eller Kredit. Du kan se en sumkontrol i statuslinien. Hvis sumkontrollen er negativ (-), er kredit større end debet. Du kan normalt ikke bogføre kassekladden, hvis debet og kredit ikke er lige store. Hvis du vælger knappen med symbolet Σ, indsætter du beløbet i sumkontrollen i Beløb. Modkonto Du kan postere beløbet med modsat fortegn ved at vælge en modkonto. Hvis du f.eks. har valgt at postere beløbet i debet og vælger Kassekonto som modkonto, vil beløbet automatisk også blive posteret på Kassekonto i kredit, når du bogfører kassekladden. Vælg <Anvendes ikke>, hvis du selv vil foretage modpostering. 11 Vis muligheder er knappen med 3 prikker, der er placeret til højre for feltet, der skal tastes i. Copyright 2000 Prominent Data Side 23

25 Moms Hvis beløbet er momsbærende, dvs. at der er posteret en tilhørende moms, eller at systemet selv beregner moms af beløbet, skal du vælge den momskode, momsen bogføres med. Derved bestemmer du, at beløbet skal medregnes til beregningsgrundlaget for momsarten. Hvis du selv bogfører momsen, må du ikke markere Beregn moms. Beregn moms Hvis du markerer Beregn moms, bestemmer du, at du vil have beregnet og bogført moms af beløbet, når du bogfører kassekladden. Momsen skal være med i Beløb, hvis du vælger denne automatik. Spærring af posteringsperiode Du kan sikre dig, at du ikke anvender bilagsdatoer i udvalgte måneder. Marker de måneder, der ikke må anvendes i en bilagsdato. Hvis du fjerner markeringen, kan måneden igen anvendes i en dato. Figur 12. Spærring af posteringsperiode. Her er januar til marts spærret, så der ikke kan bogføres i disse måneder Copyright 2000 Prominent Data Side 24

26 Udskriv kassekladde Udskriften indeholder de posteringer, du har foretaget i kassekladden. Når kassekladden er bogført, slettes den, og du kan ikke mere udskrive den. Udskrivning af kassekladden sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Kassekladde Det er en god idé at udskrive kassekladden for at kontrollere posteringerne inden bogføring. Kontrollen kan bl.a. omfatte kontonummer, modkonto og evt. momsart og momsberegning. Copyright 2000 Prominent Data Side 25

27 Bogfør kassekladde Når du har kontrolleret dine posteringer i kassekladden, skal den bogføres. Når du har afsluttet bogføringen, slettes posteringerne i kassekladden. Under bogføringen dannes der en eventuel modpostering på modkontoens kontonummer, og der beregnes moms, hvis du markerede for det, da du oprettede posteringen. Bogføring af kassekladden sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Bogfør kassekladde Du kan rette en bogført postering ved hjælp af en rettelsespostering. Copyright 2000 Prominent Data Side 26

28 Udskriv bogføringsjournal Bogføringsjournalen er din dokumentation overfor revisor og andre, der skal kontrollere regnskabet. Bogføringsjournalen indeholder bogførte bilag. Du kan rette i alle posteringer, sålænge de kun er registreret i kassekladden, men bogførte bilag kan du kun foretage rettelser til ved hjælp af en modpostering. Derfor er bogføringsjournalen vigtig for revisor. Udskrivning af bogføringsjournalen sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Bogføringsjournal 4. Skriv første og sidste bilagnummer i boksene 4. Vælg knappen OK Copyright 2000 Prominent Data Side 27

29 Udskriv balance Balancen er et regnskab, hvor både debet og kredit vises for hver konto, i modsætning til Årsregnskab, hvor enten debet eller kredit vises. Balancen giver derfor flere oplysninger end Årsregnskabet. Udskrivning af balancen sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Udskrift 2. Vælg menupunktet Balance 3. Skriv første og sidste bilagsdato, der skal medtages i sammentælling af balancen 4. Skriv første og sidste kontonummer, der skal medtages i udskriften 5. Hvis primosaldi (åbningsbalancen) skal med i sammentællingen, markerer du afkrydsningsboksen Medtag primosaldi 6. Hvis du kun vil se sammentællingskonti, markerer du afkrydsningsboksen Vis kun sammentællingskonti Figur 13. Afgrænsning af balancen Copyright 2000 Prominent Data Side 28

30 Udskriv hovedbog Hovedbogen viser posteringer, der er foretaget på de enkelte konti i en given periode. Derfor kaldes hovedbogen også for kontokort. For hver konto vises desuden en sammentælling af periodens bevægelser. Hovedbogen er et godt redskab til afstemning af konti. Udskrivning af hovedbogen sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Hovedbog 4. Skriv første og sidste bilagsdato, der skal tages med i udskriften 5. Skriv første og sidste kontonummer, der skal tages med i udskriften 6. Vælg knappen OK Figur 14. Afgræns hovedbogen Copyright 2000 Prominent Data Side 29

31 Udskriv momsrapport Momsrapporten kan udskrives for januar, april, juli og oktober kvartal samt 1. og 2. halvår i regnskabsåret. Udskriften indeholder en optælling af moms og beregningsgrundlag i de forskellige momsarter, du har oprettet som momskonti. Du kan vælge at få momsen bogført automatisk i kassekladden. Saldoen på momskontiene posteres på det kontonummer, der står i momsarten, således at saldoen på kontoen bliver 0 kr. (på nær en øredifference). Det totale momsbeløb posteres på en momsafregningskonto, du har oprettet i kontoplanen. Når momsen skal betales, kan du aflæse det skyldige beløb på denne konto. Figur 15. Afgrænsning af den periode, momsrapporten skal omfatte Udskrivning af momsrapport sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Momsrapport 4. Vælg den periode, du vil udskrive. Hvis du vælger Anden periode, skal du skrive perioden i Fra dato og Til dato. 5. Hvis du ønsker momsen posteret automatisk i kassekladden, skal du markere Poster moms i kassekladden 6. Hvis du har markeret Poster moms i kassekladden, skal du skrive eller vælge den konto, som momsafregningen skal posteres på i Momsafregningskonto. Samtidig kan du vælge at markere Udskriv bogføringsoplysninger. Derved bliver beløb, der bogføres, skrevet ud på rapporten sammen med kontonumre, de bogføres på. 7. Hvis du vil have momskontiene sorteret i samme rækkefølge, som de f.eks. står opført på momsangivelsen fra Told & Skat, kan du vælge knappen Sortering 8. Vælg knappen OK for at starte udskrivningen Copyright 2000 Prominent Data Side 30

32 Tip! Hvis du ønsker bogføring af momsbeløbene, skal du have en konto for momsafregning i kontoplanen. Sorter momsbetegnelser Figur 16. Sortering af momsarterne Listen indeholder de momskonti, du har oprettet. Du kan ændre i rækkefølgen, så momskontiene står i samme orden på momsrapporten som på Told & Skats momsangivelse. Marker en momskonto i listen og vælg knappen Flyt op eller Flyt ned. Gem opsætningen ved at vælge knappen OK. Copyright 2000 Prominent Data Side 31

33 Budgettering Du har mulighed for at budgettere firmaets forventede indtægter og udgifter. Budgettering sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Budget 3. Klik på den konto, du vil budgettere på i listen 4. Vælg knappen Rediger 5. Skriv budgetbeløb i relevante måneder 6. Vælg knappen OK Figur 17. Oversigt over budgetkonti Tip! Du kan ændre kolonnernes bredde i oversigt over budgetkonti: 1. Placer musemarkøren mellem to kolonner i den lodrette linie i overskriften. 2. Tryk venstre musetast og træk linien til venstre eller højre. 3. Slip musen, når kolonnerne har den ønskede bredde. Når du vælger knappen Luk og du har ændret kolonnernes bredde, får du mulighed for at gemme ændringerne. Detaljer i budget Copyright 2000 Prominent Data Side 32

34 Beløb Skriv det budgetterede beløb udfor relevante måned. Beløb i Debet (udgift) skrives uden fortegn. Beløb i Kredit (indtægt) skrives med foranstillet - (minus). Figur 18. Redigering af en budgetkonto Hver måned Hvis du vælger knappen Hver måned, bliver det beløb du sidst skrev gentaget i alle 12 måneder. Hvis du sletter et beløb og vælger knappen Hver måned, vil alle 12 måneder blive blank. Kvartalsvis Hvis du vælger knappen Kvartalsvis, bliver det beløb du sidst skrev gentaget for hver 3die måned. Hvis du f.eks. skriver i Februar og vælger knappen Kvartalsvis, bliver der sat ind i Maj, August og November. Har du slettet et beløb i Februar og vælger knappen Kvartalsvis, bliver eventuelle beløb i Maj, August og November også slettet. Hvert halvår Hvis du vælger knappen Hvert halvår bliver det beløb, du sidst skrev, gentaget 6 måneder frem. Hvis du f.eks. skriver i Februar og vælger knappen Hvert halvår, bliver der sat ind i August. Har du slettet et beløb i Februar og vælger knappen Hvert halvår, bliver et eventuelt beløb i August også slettet. Copyright 2000 Prominent Data Side 33

35 Udskriv budgetopfølgning Udskriften indeholder oplysning om budgetbeløb og forbrug i kroner og procent i en valgt periode. Udskrivning af budopfølgning sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Budgetopfølgning 4. Skriv første og sidste kontonummer, der skal med i udskriften 5. Vælg første og sidste måned, der skal med i udskriften. 6. Vælg knappen OK Figur 19. Afgræns udskrivning af budgetkontrol Copyright 2000 Prominent Data Side 34

36 Udskriv budgettal Udskriften indeholder oplysning om budgetbeløb for hver måned i regnskabsåret. Udskrivning af budgettal sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Budgettal Copyright 2000 Prominent Data Side 35

37 Afslut regnskabet Når året er slut, skal regnskabet afsluttes. Hvis der ikke eksisterer en kontoplan for det nye år, opretter programmet den. Programmet tæller derefter alle indtægter og udgifter sammen (driftskonti) og placerer resultatet på Konto for Egenkapital i det nye år. Derefter sammentælles bilag på alle statuskonti, og saldoen på den enkelte statuskonto overføres til kontoplanen i det nye regnskabsår. Du kan afslutte regnskabet ligeså tit, du ønsker det. Der sker ikke andet, end at programmet udskifter Åbningsbalance på statuskontiene i det efterfølgende år med resultatet af sammentællinger fra det år, der afsluttes. Regnskabsafslutning sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Afslut årsregnskab 3. Vælg eller skriv kontonummer for Egenkapital i næste regnskabsår 4. Vælg knappen OK Posteringer inden afslutning af regnskabet Inden du afslutter regnskabet, kan du foretage bogføring af årets resultat, således at det også vises ved siden af egenkapital. Lad os se på et lille udsnit af en primitiv kontoplan: Kontonr Betegnelse Kontoart 995 Indtægter Tekstkonto 1000 Salg af bøger Driftskonto 3995 Indtægter ialt Sum fra konto Blank linie 4055 Udgifter Tekstkonto 4100 Porto Driftskonto 9991 Udgifter ialt Sum fra konto Blank linie 9995 Årets resultat Driftskonto 9996 Blank linie 9997 Balance indtægter og udgifter Sum fra konto Blank linie Aktiver Tekstkonto Kasse Statuskonto Aktiver i alt Sum fra konto Blank linie Passiver Tekstkonto Banklån Statuskonto Passiver ialt Sum fra konto Blank linie Egenkapital Statuskonto Overført overskud Driftskonto Egenkapital til næste år Sum fra konto Blank linie Balance aktiver og passiver Sum fra konto Blank linie Balance total Sum fra konto Kontoen skal være en driftskonto, selvom den er placeret sammen med statuskonti. Copyright 2000 Prominent Data Side 36

38 I ovenstående eksempel på kontoplan anvendes konto 9995 og til bogføring af årets resultatet. Når du vil afslutte regnskabet, skriver du først en balance ud (se side 28). Differencen mellem udgifter og indtægter vises på konto 9997 i kolonnen Saldo. Hvis der er tale om et overskud ifølge konto 9997 (differencen står i kredit), bogfører du beløbet i kassekladden på konto 9995 (debet) i kassekladden. Samtidig bogfører du beløbet på konto (kredit) i kassekladden. Er der derimod tale om et underskud ifølge konto 9997 (differencen står i debet), bogfører du beløbet i kassekladden på konto 9995 (kredit) og på konto (debet) i kassekladden. Derefter bogfører du kassekladden (se side 26) og afslutter regnskabet. Programmet overfører automatisk beløbet på konto og til konto i det nye regnskabsår. Hvis du senere posterer beløb i kassekladden i det afsluttede regnskabsår, bogfører du disse og gentager ovenstående procedure. Tip! Du kan se resultatet af årsafslutningen ved at kigge på de enkelte statuskonti i kontoplanen for det nye regnskabsår. De overførte beløb står i boksen Åbningsbalance. Copyright 2000 Prominent Data Side 37

39 Udskriv årsregnskab Årsregnskabet er - som navnet siger - et regnskab, der er beregnet til at forelægge for skattevæsen, bank eller andre interesserede. Årsregnskabet giver ikke så mange oplysninger som balancen. Udskrivning af årsregnskabet sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menuen Udskrifter 3. Vælg menupunktet Årsregnskab 4. Hvis du vil tage en evt. revisionspåtegning med i udskriften, markerer du afkrydsningsfeltet Udskriv evt. revisionspåtegning 5. Hvis du har markeret Udskriv evt. revisionspåtegning, kan du oprette eller redigere påtegningen ved at vælge knappen Påtegning 6. Vælg knappen OK Figur 20. Udskrivning af årsregnskab. Du kan vælge at tage en revisionspåtegning med i udskriften Copyright 2000 Prominent Data Side 38

40 Eksporter bogførte bilag Du kan skrive bogførte bilag til en kommasepareret fil, der kan læses af de fleste finansprogrammer. Eksport af bilag sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Eksporter bogførte bilag Eksport af bilag Når du vælger menupunktet Eksporter bogførte bilag i menuen Regnskab, får du dette vindue: Figur 21. Eksport af bilag. Her udfyldes fanebladet Afgrænsning og formater Du kan skrive bogførte bilag til en kommasepareret fil, der kan læses af de fleste finansprogrammer. Vinduet indeholder 3 faneblade: 1. Afgrænsning og formater 2. Indhold 3. Momskoder Vælg de enkelte faneblade og udfyld boksene på dem: Afgrænsning Du kan bestemme, hvilke bilagnumre du vil eksportere. Programmet foreslår selv første og sidste bilagnummer, der findes i regnskabsåret. Copyright 2000 Prominent Data Side 39

41 Datoformat Du kan bestemme, hvordan datoen skal se ud i den fil, du skriver. Under valgmulighederne kan du se resultatet af dit valg. Imellem Dag og Måned samt Måned og År kan du vælge et skilletegn, enten punktum, bindestreg, skråstreg eller intet. Debet/Kredit Du kan vælge om du vil have kreditbeløb skrevet med foranstillet minustegn,eller om du vil bruge bogstav D eller K for debet og kredit. Hvis du vælger at bruge bogstaverne D og K, skriver programmet bogstavet som en særskilt oplysning efter beløbet (345.00,"D") Beløbformat Du kan markere, om du ønsker punktum som decimaltegn eller komma som decimaltegn (1000,00 eller ). Du kan også vælge at bruge tusindadskiller (1.045,75). Figur 22. Udfyldelse af fanebladet Indhold ved eksport af bilag Posteringstype Visse finanssystemer kræver en posteringstype. I Concorde er typen bogstavet F. Mulige felter I Mulige felter vises de oplysninger, du kan vælge at tage med i bilageksporten. Du klikker på den ønskede oplysning og vælger knappen Tilføj>>. Hvis du dobbeltklikker på den ønskede oplysning har det samme funktion. Oplysningen flyttes over i listen med Valgte felter. Copyright 2000 Prominent Data Side 40

42 Valgte felter I Valgte felter vises de oplysninger, du har valgt at tage med i bilageksporten. Du fjerner et emne ved at markere det i listen. Vælg derefter knappen <<Fjern. Du kan i stedet for dobbeltklikke på emnet. Du kan ændre den rækkefølge, som oplysningerne skrives i, ved at vælge knapperne Op eller Ned. Momskoder Momskoderne i det finanssystem, der skal modtage de eksporterede data, har ikke de samme koder, som Prominent Økonomi. Derfor skal momskoderne oversættes til de koder, som det importerende program kan forstå. Du vælger momsbetegnelserne én for én og skriver den kode - bogstav eller tal - som momsen skal oversættes til. Koden kan højst fylde 2 karakterer. Figur 23. Fanebladet Momskoder udfyldes ved eksport af bilag Copyright 2000 Prominent Data Side 41

43 Vedligehold debitorgrupper Når du inddeler dine debitorer i debitorgrupper, har du mulighed for at foretage afgrænsning i forskellige udskrifter, ligesom du kan bogføre fakturabeløb og indbetalinger på forskellige konti i kassekladden. Du kan oprette, redigere og slette en debitorgruppe. Figur 24 Oversigt over debitorgrupper Oversigt over debitorgrupper Listen viser de debitorgrupper, du har oprettet indtil nu. Hvis du vil redigere en debitorgruppe, skal du markere debitorgruppen i listen og vælge knappen Rediger. Vil du oprette en ny debitorgruppe skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en debitorgruppe, skal du markere debitorgruppen i listen og vælge knappen Slet. Tip! Du bør ikke slette en debitorgruppe, hvis der allerede er knyttet en debitor til den. Opret en debitorgruppe Oprettelse af en debitorgruppe sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Debitorgrupper 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld boksene med relevante oplysninger 5. Vælg knappen Gem for at gemme debitorgruppen Rediger en debitorgruppe Redigering af en debitorgruppe sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Debitorer Copyright 2000 Prominent Data Side 42

44 2. Vælg menupunktet Debitorgruppe 3. Klik på den debitorgruppe i listen du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger 5. Ret de ønskede oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme debitorgruppen Slet en debitorgruppe Sletning af en debitorgruppe sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Debitorgruppe 3. Klik på den debitorgruppe i listen du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Du bør kun slette debitorgrupper, som ikke har tilknyttet debitorer. Detaljer i debitorgruppe Du udfylder felterne i vinduet således: Figur 25 Redigering af en debitorgruppe Gruppenr Skriv et fortløbende gruppenummer. Du kan højst skrive 5 cifre. Gruppenummeret anvendes bl.a. til afgrænsning af debitorudskrifter. Betegnelse Skriv den betegnelse du vil give debitorgruppen. Kontonummer Skriv det kontonummer som fakturabeløb og indbetalinger skal bogføres på, hvis debitor tilhører denne debitorgruppe. Du kan klikke på knappen Vis muligheder for at vælge et kontonummer i en liste. Copyright 2000 Prominent Data Side 43

45 Rabat Skriv den rabat som debitorer, der tilhører debitorgruppen, kan få ved fakturering. Hvis der er registreret en rabat hos debitor selv, er det den rabat, der gælder. Copyright 2000 Prominent Data Side 44

46 Vedligehold debitorer Du skal oprette en debitor, før du kan lave en faktura eller registrere en indbetaling. Du kan oprette, redigere og slette en debitor. Oversigt over debitorer Listen viser de debitorer, du har oprettet indtil nu. Du kan vælge at se listen i debitornummer- eller navneorden. Hvis du vil redigere en debitor, skal du skal markere debitor i listen og vælge knappen Rediger. Vil du oprette en ny debitor, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en debitor, skal du markere debitor i listen og vælge knappen Slet. Tip! Du bør ikke slette en debitor, der på et eller andet tidspunkt er skrevet faktura til. Figur 26 Oversigt over debitorer Opret en debitor Oprettelse af en debitor sker i følgende trin: Copyright 2000 Prominent Data Side 45

47 Tip! 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Debitorkartotek 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld boksene med relevante oplysninger 5. Vælg knappen Gem for at gemme debitor Du kan bruge debitors telefonnummer som debitornummer. Rediger en debitor Redigering af en debitor sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Debitorkartotek 3. Klik på den debitor i listen du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger 5. Ret de ønskede oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme debitor Slet en debitor Sletning af en debitor sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Debitorkartotek 3. Klik på den debitor i listen du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Du bør kun slette debitorer, der ikke er bogført fakturaer eller indbetalinger for. Detaljer i debitor Du udfylder felterne i vinduet således: Debitornummer Debitornummer kan maksimalt være på 8 cifre. Du kan f.eks. bruge debitors telefonnummer. Debitorgruppe Vælg en debitorgruppe i listen, der fremkommer hvis du klikker på Debitorgruppe. Navn 1 og Navn 2 Du skal udfylde Navn 1, hvorimod det er valgfrit om du vil anvende Navn 2. Adresse 1 og Adresse 2 Du skal udfylde Adresse 1, hvorimod det er valgfrit, om du vil anvende Adresse 2. Copyright 2000 Prominent Data Side 46

48 Postnr Du skal udfylde postnummer, der kan være både tal og bogstaver. Postnummeret kan maksimalt fylde 10 karakterer. Du kan klikke på Vis muligheder, hvis du vil vælge postnummeret i en liste. Når postnummer er udfyldt, vises postdistrikt i boksen bagved postnr. Telefon og Fax Det er valgfrit om du vil indtaste telefon- og faxnummer. Figur 27 Rediger en debitor Betalingsbetingelse Du kan vælge en betalingsbetingelse, som foreslås ved oprettelse af en faktura til debitor. Vælg den betalingsbetingelse du oftest anvender til debitor. Du kan sagtens ændre den, når du opretter en faktura. Rabat Skriv den rabatprocent, du generelt anvender ved fakturering af varer til debitor. Du kan ændre rabatten, når du fakturerer. Copyright 2000 Prominent Data Side 47

49 Rente Programmet anvender ikke rentesatsen p.t. Maksimal kredit Hvis du vil lægge loft over debitors kredit, kan du skrive den højest tilladte kredit i dette felt. Spærret Hvis der ikke må faktureres til debitor, f.eks. fordi han har overskredet sin maksimalt tilladte kredit, kan du markere, at han er spærret. Notater Du kan skrive bemærkninger om debitor i dette felt. Copyright 2000 Prominent Data Side 48

50 Udskriv debitorstamkort Du kan udskrive et debitorstamkort, som indeholder alle oplysninger, der er registreret for debitor. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg menuen Debitor 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Stamkort 4. Vælg dine afgrænsninger såsom interval i debitorgruppe og debitornummer samt sorteringsorden 5. Vælg knappen OK 6. Stamkortet vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 49

51 Udskriv debitorliste Du kan udskrive en liste med debitorer. Listen indeholder debitornummer, navn, adresse og telefonnummer. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg menuen Debitor 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Debitorliste 4. Vælg dine afgrænsninger såsom interval i debitorgruppe og debitornummer samt sorteringsorden 5. Vælg knappen OK 6. Listen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 50

52 Udskriv saldoliste Du kan udskrive en saldoliste for debitorer. Listen indeholder debitornummer, navn, maksimal kredit, saldo og eventuel overskridelse af tilladt kredit. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg menuen Debitor 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Saldoliste 4. Vælg dine afgrænsninger såsom interval i debitorgruppe og debitornummer samt sorteringsorden 5. Vælg knappen OK 6. Listen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 51

53 Udskriv kontoudtog Du kan udskrive kontoudtog for debitorer. Listen indeholder debitornummer, navn, maksimal kredit, saldo og eventuel overskridelse af tilladt kredit. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg menuen Debitor 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Kontoudtog 4. Vælg afgrænsning af debitornumre 5. Angiv om du kun vil udskrive kontoudtog for debitorer med saldo 6. Skriv den første transaktionsdato, der skal med på kontoudtoget 7. Vælg knappen OK Copyright 2000 Prominent Data Side 52

54 Nulstil omsætning hos debitorer Når du bogfører fakturaer for en debitor, ajourføres hans saldo, omsætning og dækningsbidrag. Du kan nulstille omsætning og dækningsbidrag på følgende måde: 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Nulstil omsætning Copyright 2000 Prominent Data Side 53

55 Vedligehold varegrupper Når du inddeler dit varelager i varegrupper, har du mulighed for at foretage afgrænsning i forskellige udskrifter, ligesom du kan bogføre varesalg på fakturaerne på forskellige konti i kassekladden. Du kan oprette, redigere og slette en varegruppe. Oversigt over varegrupper Listen viser de varegrupper, du har oprettet indtil nu. Hvis du vil redigere en varegruppe, skal du markere varegruppen i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil oprette en ny varegruppe, skal du vælge knappen Opret ny. Hvis du vil slette en varegruppe, skal du markere varegruppen i listen og vælge knappen Slet. Tip! Du bør ikke slette en varegruppe, hvis der allerede er knyttet en vare til den. Figur 28 Oversigt over varegrupper Opret en varegruppe Oprettelse af en varegruppe sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Varegrupper 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld boksene med relevante oplysninger 5. Vælg knappen Gem for at gemme varegruppen Rediger en varegruppe Redigering af en varegruppe sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Varegruppe Copyright 2000 Prominent Data Side 54

56 3. Klik på den varegruppe i listen du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger 5. Ret de ønskede oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme varegruppen Slet en varegruppe Sletning af en varegruppe sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Varegruppe 3. Klik på den varegruppe i listen du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Du bør kun slette varegrupper, som ikke har tilknyttet varer i varelageret. Figur 29 Rediger en varegruppe Detaljer i varegrupper Du udfylder felterne i vinduet således: Gruppenr Skriv et fortløbende gruppenummer. Du kan højst skrive 5 cifre. Gruppenummeret anvendes bl.a. til afgrænsning af udskrifter fra varelageret. Betegnelse Skriv den betegnelse du vil give varegruppen. Kontonummer Skriv det kontonummer som varesalg skal bogføres på, hvis varen tilhører denne varegruppe. Du kan klikke på knappen Vis muligheder for at vælge et kontonummer i en liste. Copyright 2000 Prominent Data Side 55

57 Vedligehold enhedsbetegnelser Når du opretter en vare i varelageret, kan du angive en enhedsbetegnelse som f.eks. kilo. Enhedsbetegnelsen anvendes i fakturaen. Du kan oprette, redigere og slette en enhedsbetegnelse. Figur 30 Oversigt over enhedsbetegnelser Oversigt over enhedsbetegnelser Listen viser de enhedsbetegnelser, du har oprettet indtil nu. Hvis du vil redigere en enhedsbetegnelse, skal du markere debitorgruppen i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil oprette en ny enhedsbetegnelse, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en enhedsbetegnelse, skal du markere enhedsbetegnelsen i listen og vælge knappen Slet. Tip! Du bør ikke slette en enhedsbetegnelse, hvis der allerede er knyttet en vare til den. Opret en enhedsbetegnelse Oprettelse af en enhedsbetegnelse sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Enhedsbetegnelser 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld boksene med relevante oplysninger 5. Vælg knappen Gem for at gemme enhedsbetegnelsen Rediger en enhedsbetegnelse Redigering af en enhedsbetegnelse sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Enhedsbetegnelser 3. Klik på den enhedsbetegnelse i listen du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger Copyright 2000 Prominent Data Side 56

58 5. Ret de ønskede oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme enhedsbetegnelsen Slet en enhedsbetegnelse Sletning af en enhedsbetegnelse sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Enhedsbetegnelse 3. Klik på den enhedsbetegnelse i listen du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Du bør kun slette enhedsbetegnelser, som ikke er knyttet til en vare. Figur 31 Rediger en enhedsbetegnelse Detaljer i enhedsbetegnelse Eksempler på enhedsbetegnelsen kan være stk, kg, ton, liter og meter. Du kan angive, hvor mange decimaler der skal anvendes, når enheden benyttes i bl.a. fakturering. Copyright 2000 Prominent Data Side 57

59 Vedligehold varelager Du skal oprette en vare, før du kan lave en faktura. Du kan oprette, redigere og slette en vare. Herudover kan du tilføre eller fjerne mængder til en eksisterende vare, og du kan foretage justering af salgspriserne. Oversigt over varelager Listen viser de varer, du har oprettet indtil nu. Hvis du vil redigere en vare, skal du markere varen i listen og vælge knappen Rediger. Vil du oprette en ny vare, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en vare, skal du markere varen i listen og vælge knappen Slet. Hvis du vil forøge varebeholdningen, vælger du knappen Tilgang. Du får mulighed for at prisjustere samtidig med tilgangen. Vil du formindske varebeholdningen, skal du vælge knappen Afgang. Tip! Du bør ikke slette en vare, hvis den er faktureret på et tidspunkt. Hvis du gør det, vil varen ikke vises i den arkiverede faktura. Figur 32 Oversigt over varelager Opret en vare Oprettelse af en vare i varelageret sker i følgende trin: Copyright 2000 Prominent Data Side 58

60 Tip! 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Varekartotek 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld boksene med relevante oplysninger 5. Vælg knappen Gem for at gemme varen Til brug for fakturering kan du oprette en varebetegnelse, hvor "salgsprisen" er prisen pr. time, ekspeditionsgebyr, porto og lignende. Rediger en vare Redigering af en vare sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Varekartotek 3. Klik på den vare i listen du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger 5. Ret de ønskede oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme varen En ændring i varebetegnelsen virker også i arkiverede fakturaer. Derfor bør du oprette en ny vare, hvis du ikke ønsker den følgevirkning. Slet en vare Sletning af en vare sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Varekartotek 3. Klik på den vare i listen du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Du bør kun slette varer, der ikke er medtaget på en faktura. Detaljer i vare Felterne i vinduet udfyldes således: Varenummer Varenummer kan være op til 20 karakterer og kan indeholde såvel bogstaver som tal. Varegruppe Vælg den varegruppe, som varen skal tilhøre. Copyright 2000 Prominent Data Side 59

61 Betegnelse Skriv varebetegnelsen. Hvis du ændrer betegnelsen i en tidligere oprettet vare, skal du være opmærksom på, at den nye betegnelse vises i arkiverede fakturaer. Enhedsbetegnelse Vælg en enhedsbetegnelse, f.eks. stk. Bruger du ikke enhedsbetegnelser, kan du vælge <Anvendes ikke>. Beholdninger Du kan angive det kvantum, der altid bør være på lager, samt nuværende beholdning. Figur 33 Rediger en vare Priser og avancer Du kan angive Indkøbspris, Avancepct og Salgspris. Priser og avanceprocent er indbyrdes afhængige. Hvis Indkøbspris er udfyldt og du udfylder eller ændrer Avancepct, ændrer Salgspris sig. Er Indkøbspris udfyldt, og du udfylder eller ændrer Salgspris, ændrer Avancepct sig. Notater Du kan skriver notater om varen. Copyright 2000 Prominent Data Side 60

62 Tip! Du bør ikke ændre varenummer, hvis varen har været faktureret. Varenummer og betegnelse vises på arkiverede fakturaer med de værdier, de har efter ændringen. I stedet for bør du oprette en ny vare med det nye nummer og betegnelse. Copyright 2000 Prominent Data Side 61

63 Udskriv prisliste Prislisten indeholder varenummer, varebetegnelse, enhed og pris. Du kan udskrive en prisliste på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Prisliste 4. Afgræns varegrupper, som skal medtages i prislisten 5. Angiv om prisen skal udskrives med eller uden moms samt evt. momsprocent 6. Vælg knappen Udskriv 7. Prislisten vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 62

64 Udskriv intern prisliste Den interne prisliste indeholder varenummer, varebetegnelse, enhed, købs- og salgspris samt avance. Du kan udskrive en intern prisliste på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Intern Intern prisliste 4. Afgræns varegrupper, som skal medtages i prislisten 5. Vælg knappen Udskriv 6. Prislisten vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 63

65 Udskriv varebeholdning Listen med varebeholdning indeholder varenummer, varebetegnelse, enhedsbetegnelse, minimum på lager samt nuværende beholdning. Du udskriver en liste med beholdningen af varer på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Beholdninger 4. Afgræns de varegrupper, du ønsker medtaget i udskriften 5. Vælg knappen Udskriv 6. Listen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 64

66 Udskriv genbestilling af varer Listen med genbestilling af varer indeholder varenummer, varebetegnelse, enhedsbetegnelse, minimum på lager, nuværende beholdning samt underskud i beholdningen. Du udskriver en genbestillingsliste på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Genbestilling 4. Afgræns de varegrupper, du ønsker medtaget i udskriften 5. Vælg knappen Udskriv 6. Listen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 65

67 Udskriv optællingsliste Listen med varebeholdning indeholder varenummer, varebetegnelse, enhedsbetegnelse, nuværende beholdning samt en kolonne til at påføre optælling manuelt. Du udskriver en optællingsliste på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Optællingsliste 4. Afgræns de varegrupper, du ønsker medtaget i udskriften 5. Vælg knappen Udskriv 6. Listen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 66

68 Udskriv lageropgørelse Listen med varebeholdning indeholder varenummer, varebetegnelse, enhedsbetegnelse, købspris, nuværende beholdning samt varens værdi. Du udskriver en lageropgørelse på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Lageropgørelse 4. Afgræns de varegrupper, du ønsker medtaget i udskriften 5. Vælg knappen Udskriv 6. Listen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 67

69 Udskriv lagerbevægelser Listen med lagerbevægelser indeholder varenummer, varebetegnelse, enhedsbetegnelse, tilgang og afgang samt nuværende beholdning. Du udskriver lagerbevægelser på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Lagerbevægelser 4. Afgræns de varegrupper, du ønsker medtaget i udskriften 5. Vælg knappen Udskriv 6. Listen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 68

70 Tilgang til vare Når du forøger mængden af en vare i varelageret, skal du gøre det i form af en tilgangsføring. Derved får du mulighed for at justere salgspris og avanceprocent samtidig. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Varekartotek 3. Marker den vare, der skal tilgangføres på og vælg knappen Tilgang 4. Udfyld mængden, der skal tilføres, samt relevante priser 5. Vælg knappen OK Detaljer i tilgang af vare Uanset hvilken Prisberegning du vælger, skal du udfylde feltet Tilgang med det kvantum, der skal tilføres varen i varelageret. Manuel prisberegning Tilgangen lægges til den aktuelle varebeholdning, og indkøbspris og salgspris for varen ændres til den pris, du indtaster i feltet. Figur 34 Tilgangsføring til en vare Automatisk prisberegning med indtastet indkøbspris som beregningsgrundlag Tilgangen lægges til den aktuelle varebeholdning, og indkøbspris samt avanceprocent ændres til de værdier, du har indtastet i Indkøbspris og Avanceprocent. Salgsprisen ændres til værdien i feltet Salgspris, der er beregnet som Indkøbspris * Avanceprocent. Copyright 2000 Prominent Data Side 69

71 Automatisk prisberegning med gennemsnitlig indkøbspris som beregningsgrundlag Tilgangen lægges til den aktuelle varebeholdning, og indkøbspris samt avanceprocent ændres til de værdier, du har indtastet i Indkøbspris og Avanceprocent. Salgsprisen ændres til værdien i feltet Salgspris, der er beregnet som: (Varebeholdning * Gammel indkøbspris) + (Tilgang * Indtastet indkøbspris) / Varebeholdning + Tilgang Copyright 2000 Prominent Data Side 70

72 Afgang til en vare Når du formindsker mængden af en vare i varelageret, skal du gøre det i form af en afgangsføring. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Varekartotek 3. Marker den vare, der skal afgangføres på og vælg knappen Afgang 4. Udfyld mængden, der skal afgangsføres 5. Vælg knappen OK Figur 35 Afgangsføring i varelager Copyright 2000 Prominent Data Side 71

73 Juster varepriser Du kan justere salgsprisen for en udvalgt varegruppe på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Juster varepriser 3. Vælg varegruppe, justeringsmetode og sats 4. Vælg knappen OK Prisjustering Vælg den varegruppe, hvor priserne skal justeres. Du kan vælge at justere med en procentsats eller en faktor. Afhængig af dit valg skal du skrive en procentændring eller ændringsfaktor. Figur 36 Prisjustering Hvis du markerer Godkend hver justering for hver vare, bliver du bedt om at bekræfte hver enkelt justering. Hvis du fravælger muligheden, ændres alle priser i varegruppen uden afbrydelse. Figur 37 Godkendelse af prisjustering Copyright 2000 Prominent Data Side 72

74 Godkend prisjustering Vinduet viser Varenummer, Betegnelse, Salgspris samt den beregnede Justeret salgspris. Du kan godkende ændring af Salgspris til Justeret salgspris ved at vælge knappen Juster. Ønsker du ikke at gennemføre ændringen, skal du vælge knappen Juster ikke. Du kan afbryde prisjusteringen ved at vælge knappen Annuller. Copyright 2000 Prominent Data Side 73

75 Nulstil omsætning i varelager Du kan nulstille omsætningsbeløbene i varelageret på følgende måde: 1. Vælg menuen Varelager 2. Vælg menupunktet Nulstil omsætning 3. Bekræft at du vil nulstille omsætningen Copyright 2000 Prominent Data Side 74

76 Vedligehold betalingsbetingelser Når du opretter en faktura, kan du tilknytte en betalingsbetingelse. Teksten med undtagelse af "Anvendes ikke" vises i fakturaen, og forfaldsdatoen beregnes udfra den type og antal dage eller dato, du har valgt. Du kan vælge følgende tekster: 0. Anvendes ikke 1. Kontant 2. Løbende måned 3. Løbende måned + antal dage 4. Inden antal dage 5. En dato i denne måned 6. En dato i næste måned Oversigt over betalingsbetingelser Listen viser de betalingsbetingelser, du har oprettet indtil nu. Hvis du vil redigere en betalingsbetingelse, skal du markere betalingsbetingelsen i listen og vælge knappen Rediger. Vil du oprette en ny betalingsbetingelse, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en betalingsbetingelse, skal du markere betalingsbetingelsen i listen og vælge knappen Slet. Figur 38 Oversigt over betalingsbetingelser Tip! Du bør ikke slette en betalingsbetingelse, hvis den allerede er knyttet til en debitor eller faktura. Opret en betalingsbetingelse Du opretter en betalingsbetingelse på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Betalingsbetingelser 3. Vælg knappen Opret ny Copyright 2000 Prominent Data Side 75

77 4. Vælg en type, betegnelse og evt. antal dage 5. Vælg knappen OK Rediger en betalingsbetingelse Du redigerer en betalingsbetingelse på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Betalingsbetingelser 3. Marker den betalingsbetingelse, der skal redigeres, og vælg knappen Rediger 4. Rediger type, betegnelse og evt. antal dage 5. Vælg knappen Ok Slet en betalingsbetingelse Du sletter en betalingsbetingelse på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Betalingsbetingelser 3. Marker den betalingsbetingelse du vil slette og vælg knappen Slet 4. Du bliver bedt om at bekræfte sletningen Figur 39 Detaljer i betalingsbetingelse Detaljer i betalingsbetingelse Du udfylder vinduet på følgende måde: Type Vælg den type betalingsbetingelse du vil anvende. I feltet Betegnelse vises et forslag til, hvordan teksten skal præsenteres på fakturaen. Copyright 2000 Prominent Data Side 76

78 Antal dage eller dato Hvis Type er Løbende måned + (antal) dage eller Inden (antal) dage, skal du skrive dageantallet i dette felt. I feltet Betegnelse, skiftes (dage) ud med dageantallet. Hvis Type er Den (dato) i denne måned eller Den (dato) i næste måned, skal du skrive datoen, f.eks. 8. I feltet Betegnelse, skiftes (dato) ud med datoen. Betegnelse Du kan selv bestemme, hvordan teksten skal præsenteres på fakturaen. Skriv din tekst i dette felt. Fakturaens forfaldsdato beregnes stadig udfra dit valg af Type og Antal dage eller dato. Copyright 2000 Prominent Data Side 77

79 Fakturerering Hvis du skal beregne moms på dine fakturaer er det nødvendigt at oprette en konto for salgsmoms, hvis dette ikke allerede er gjort. Ellers kender programmet ikke momsprocenten og det kontonummer, som fakturamomsen skal bogføres på senere. Hvis kontoen er oprettet, finder programmet selv kontonummer og momsprocent frem. I langt de fleste tilfælde fakturerer du til debitorer, som allerede eksisterer i debitorkartoteket i forbindelse med tidligere faktureringer. Hvis debitor ikke er oprettet, kan du gøre det, mens du opretter fakturaen. Oversigt over fakturaer Listen viser de fakturaer, der er oprettet, men endnu ikke udskrevet. Du kan vælge at sortere oversigten efter fakturanummer, debitornummer eller debitors navn. Figur 40 Oversigt over fakturaer Hvis du vil du redigere en faktura, skal du markere fakturaen i listen og vælge knappen Rediger. Vil du oprette en ny faktura, skal du vælge knappen Opret ny. Hvis du vil slette en faktura, skal du markere fakturaen i listen og vælge knappen Slet. Vil du redigere fakturalinier, skal du markere fakturaen i listen og vælge knappen Fakturalinier. Hvis du vil du ændre oplysning om den salgsmoms, der skal anvendes i fakturaerne med moms, skal du vælge knappen Salgsmoms. Copyright 2000 Prominent Data Side 78

80 Opret en faktura Den debitor og de varer du fakturerer, skal normalt være oprettet, før du laver en faktura. Det samme gælder konto for salgsmoms. Du danner en faktura eller kreditnota på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Faktura 3. Vælg evt. knappen Salgsmoms, hvis systemet ikke kender konto for salgsmoms, eller hvis kontoen er en anden end den sidst anvendte. Du kan ikke vælge knappen Opret ny, hvis programmet ikke kender konto for salgsmoms 4. Vælg knappen Opret ny 5. Udfyld fakturaoplysningerne. Hvis debitor ikke eksisterer i kartoteket, skal du foretage en oprettelse. Du behøver ikke at lukke vinduet med fakturaoplysningerne, mens du opretter debitor. 6. Vælg knappen Gem 7. Vælg knappen Fakturalinier 8. Vælg knappen Opret ny 9. Indtast vareoplysningerne. Hvis varen ikke eksisterer i kartoteket, skal du foretage en oprettelse. Du behøver ikke at lukke vinduet med fakturalinien, mens du opretter varen. 10. Vælg knappen Gem 11. Vælg knappen Opret ny og gentag punkt 9 til 11, sålænge du skal oprette varer i fakturaen. 12. Vælg knappen Luk, når der ikke skal flere varer på fakturaen Rediger en faktura Du kan redigere en faktura eller kreditnota, sålænge den ikke er skrevet ud på printer. Du redigerer en faktura eller kreditnota på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Faktura 3. Marker den faktura i listen, som skal redigeres Hvis du vil rette i fakturaoplysningerne 1. Vælg knappen Rediger 2. Ret fakturaoplysningerne 3. Vælg knappen Gem 4. Vælg knappen Fakturalinier, hvis du også vil rette eller tilføje fakturalinier 5. Hvis du ikke vil rette eller tilføje fakturalinier, vælger du knappen Luk Hvis du kun vil rette fakturalinier 1. Vælg knappen Fakturalinier 2. Marker den fakturalinie, der skal rettes 3. Ret vareoplysningerne 4. Vælg knappen Gem 5. Vælg knappen Luk Hvis du kun vil tilføje fakturalinier 1. Vælg knappen Fakturalinier Copyright 2000 Prominent Data Side 79

81 2. Vælg knappen Opret ny 3. Indtast vareoplysninger 4. Vælg knappen Gem 5. Vælg knappen Opret ny, hvis du vil tilføje flere fakturalinier 6. Vælg knappen Luk, når du ikke vil tilføje flere fakturalinier Slet en faktura Du kan slette en faktura eller kreditnota, sålænge den ikke er skrevet ud på printer. Du sletter en faktura eller kreditnota på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Faktura 3. Marker den faktura eller kreditnota i listen, som skal slettes 4. Vælg knappen Slet. Du bliver bedt om at bekræfte sletningen Detaljer i fakturaoplysninger Felterne i vinduet udfyldes således: Fakturanummer Fakturanummer kan bestå af maksimalt 10 cifre og skal være fortløbende. Fakturadato Fakturadatoen er fakturaens udstedelsesdato. Du kan se en kalender ved at klikke på knappen Vis muligheder Figur 41 Detaljer i fakturaoplysninger Debitornummer Skriv debitors nummer. Du kan vælge knappen Vis muligheder for at se og vælge debitor i en liste. Hvis debitor ikke eksisterer, kan du foretage en oprettelse ved at vælge menuen Debitorer og menupunktet Debitorkartotek. Copyright 2000 Prominent Data Side 80

82 Betaling Vælg debitors betalingsbetingelser. Forfaldsdato Forfaldsdatoen beregnes automatisk udfra Fakturadato og Betalingsbetingelserne, men du kan overskrive beregningen ved selv at skrive en forfaldsdato. Du bør dog bemærke, at der bør være sammenfald mellem Fakturadato og teksten i Betalingsbetingelsen. Rekvisitionsnummer Det er valgfrit om du vil anføre debitors rekvisitionsnummer. Figur 42 Oversigt over fakturalinier Beregn moms Hvis der skal beregnes moms på fakturaen, skal du markere dette felt. Kreditnota Hvis fakturaen er en kreditnota, skal du markere dette felt. Copyright 2000 Prominent Data Side 81

83 Når du har gemt fakturaoplysningerne, skal du vælge knappen Fakturalinier for at indtaste de varer m.m. der skal faktureres. Oversigt over fakturalinier Listen viser de fakturalinier, du har oprettet på en enkelt faktura indtil nu. I rammen Fakturabeløb kan du se fakturaens samlede beløb uden moms, den beregnede moms samt fakturaens samlede beløb med moms. Hvis debitors maksimale kredit er overskredet, vises Beløb inkl. moms i rød baggrund og hvis skrift. Hvis du vil redigere en fakturalinie, skal du markere fakturalinien i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil oprette en ny fakturalinie, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en fakturalinie, skal du markere fakturalinien i listen og vælge knappen Slet. Tip Hvis du sletter alle fakturalinierne uden at tilføje nye, bør du slette selve fakturaen. En faktura uden beløb giver jo ingen mening. Detaljer i fakturalinier Du udfylder felterne i vinduet således: Varenummer Skriv det varenummer, der skal faktureres. Du kan klikke på knappen Vis muligheder for at se og vælge en vare i en liste. Kvantum Skriv det antal varer, der skal faktureres. Antallet af decimaler har du fastsat i enhedsbetegnelsen. Enhedspris Hvis varens pris er opgivet i varelageret, vil den blive vist i dette felt. Er dette ikke tilfældet, kan du selv skrive varens "stykpris". Du behøver ikke udfylde feltet. Figur 43 Detaljer i fakturalinie Copyright 2000 Prominent Data Side 82

84 Rabat Den rabat, du normalt giver debitor, er angivet i feltet. Du kan ændre eller tilføje rabatprocenten. Beløb Beløbet beregnes automatisk udfra Kvantum og Enhedspris. Hvis du overskriver Beløb og der er skrevet en Enhedspris, ændrer enhedsprisen sig. Beløb skal være udfyldt. Copyright 2000 Prominent Data Side 83

85 Du udskriver følgesedler på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Følgesedler Udskriv følgesedler 4. Skriv første og sidste fakturanumre, der skal udskrives følgesedler til 5. Vælg knappen Udskriv Copyright 2000 Prominent Data Side 84

86 Du udskriver fakturaer på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Fakturaer Udskriv faktura 4. Skriv første og sidste fakturanummer samt antal kopier 5. Vælg knappen Udskriv Copyright 2000 Prominent Data Side 85

87 Du udskriver en arkiveret faktura på følgende måde: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Udskrifter 3. Vælg menupunktet Arkiveret faktura Udskriv arkiveret faktura 4. Skriv første og sidste fakturanummer, der skal tages med i udskriften 5. Vælg knappen Udskriv 6. Fakturaen vises på skærmen, og du får mulighed for at sende udskriften til printer Copyright 2000 Prominent Data Side 86

88 Bogføring af fakturaer Når fakturaerne er udskrevet, skal de bogføres i kassekladden. Det samlede fakturabeløb for hver debitor bogføres på den konto, der er angivet i debitorgruppen, som debitor tilhører. Momsen bogføres på den konto for salgsmoms, som du valgte under oprettelse af fakturaen. De enkelte fakturalinier bogføres på de konti, der er angivet i den varegruppe, som varen tilhører. Alle posteringer sker i kassekladden, og der udskrives en liste med detaljer om posteringerne samt et posteringsbilag til din bilagsmappe. Du bogfører fakturaer således: 1. Vælg menuen Fakturering 2. Vælg menupunktet Bogfør fakturaer 3. Du bliver bedt om at bekræfte, at du ønsker at bogføre fakturaerne Copyright 2000 Prominent Data Side 87

89 Vedligehold debitorindbetalinger Du kan oprette, redigere og slette en debitorindbetaling. Oversigt over debitorindbetalinger Listen viser de debitorindbetalinger, du har oprettet indtil nu. Hvis du vil redigere en debitorindbetaling, skal du markere debitorindbetalingen i listen og vælge knappen Rediger. Vil du oprette en ny debitorindbetaling, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette en debitorindbetaling, skal du markere debitorindbetalingen i listen og vælge knappen Slet. Figur 44 Oversigt over debitorindbetalinger Opret en debitorindbetaling Oprettelse af en debitorindbetaling sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Indbetalinger 3. Vælg knappen Opret ny 4. Udfyld boksene med relevante oplysninger Copyright 2000 Prominent Data Side 88

90 5. Vælg knappen Gem for at gemme debitorindbetalingen Rediger en debitorindbetaling Redigering af en debitor sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Indbetalinger 3. Klik på den debitorindbetaling i listen du vil redigere 4. Vælg knappen Rediger 5. Ret de ønskede oplysninger 6. Vælg knappen Gem for at gemme debitorindbetalingen Figur 45 Detaljer i debitorindbetaling Slet en debitorindbetaling Sletning af en debitorindbetaling sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Indbetalinger 3. Klik på den debitorindbetaling i listen du vil slette 4. Vælg knappen Slet Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Detaljer debitorindbetaling Du udfylder felterne i vinduet således: Debitornummer Skriv debitornummer for den debitor, der indbetaler. Du kan vælge Vis muligheder for at få en liste, som du kan vælge debitor i. Copyright 2000 Prominent Data Side 89

91 Betalingsdato Skriv den dato debitor indbetalingen finder sted. Du kan se og vælge i en kalender ved at klikke på knappen Vis muligheder. Beløb Skriv beløb og markér for om der er tale om en Indbetaling eller Udbetaling. Kasse/Bank/Giro Vælg den konto beløbet er indbetalt til. Tip! Når du har gemt indbetalingen og klikket på Opret ny, slettes alle felter undtagen Betalingsdato og Kasse/Bank/Giro. Du kan slette samtlige felter ved at vælge knappen Rens felter. Copyright 2000 Prominent Data Side 90

92 Bogfør debitorindbetalinger Debitorindbetalinger bogføres på de konti, du har angivet i den enkelte debitors debitorgruppe. Modposteringen bogføres på den modkonto, du har angivet ved oprettelse af indbetalingen, typisk kasse, bank eller giro. Indbetalingerne bogføres i kassekladden med det samlede beløb for den enkelte debitorgruppe og modkonto. Der udskrives en posteringsliste, der viser hvorledes de bogførte beløb fordeler sig på de enkelte debitorer. Der udskrives også et bogføringsbilag, som du kan sætte ind i din bilagsmappe. Du bogfører debitorindbetalinger på følgende måde: 1. Vælg menuen Debitorer 2. Vælg menupunktet Bogfør indbetalinger Copyright 2000 Prominent Data Side 91

93 Vedligehold postnummer Når du vælger menupunktet Postnumre i menuen Filer, får du dette vindue: Figur 46. Søgning af postnummer. Søgning efter "*den" giver resultatet i listen Listen indeholder resultatet af en søgning på postdistrikter. I Søg postdistrikt skal du skrive postdistriktets navn. Du kan nøjes med at skrive en del af postdistriktet. Hvis du ikke kender den forreste del af betegnelsen, taster du blot en * (stjerne) som det første tegn. F.eks. vil *ove finde Hovedgård. *by finder alle de postdistrikter, der indeholder by. Der er ikke forskel på, om du skriver store eller små bogstaver. Du kan også bruge tegnet? (spørgsmåltegn). Det erstatter et bogstav, du ikke kender. Når du har udfyldt Søg postdistrikt, vælger du knappen Søg, og du ser resultatet af søgningen i listen. Er listen tom, er der ingen postnumre, der opfylder søgekriteriet. Hvis du vil redigere et postdistrikt, skal du markere postdistriktet i listen og vælge knappen Rediger. Hvis du vil oprette et nyt postdistrikt, skal du vælge knappen Opret ny. Vil du slette et postdistrikt, skal du markere postdistriktet i listen og vælge knappen Slet. Rediger postnummer Når du redigerer et postnummer, skal du udfylde vinduet således: Postnummer Postnummer kan bestå af op til 10 karakterer og kan indeholde både bogstaver og tal. Postdistrikt Skriv postvæsenets officielle betegnelse for postnummeret. Copyright 2000 Prominent Data Side 92

94 Sikkerhedskopiering Du kan lave en kopi af det kartotek du arbejder i lige nu. Hvis sikkerhedskopiering sker til harddisk C:, gemmes den i programmappens undermappe Backup, f.eks. C:\Prominent Økonomi\BACKUP. Du kan også foretage sikkerhedskopiering på disketter i drev A. Sikkerhedskopiering sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Filer 2. Vælg menupunktet Sikkerhedskopiering Det er kun det regnskab, du arbejder i lige nu, der kopieres. Copyright 2000 Prominent Data Side 93

95 Genindsæt sikkerhedskopi Hvis du tidligere har gemt en sikkerhedskopi på harddisken, kan du erstatte dit kartotek med kopien. Genindsætning af sikkerhedskopi sker i følgende trin: Tip! 1. Vælg menuen Filer 2. Vælg menupunktet Genindsæt sikkerhedskopi Du kan kun genindsætte sikkerhedskopi af det regnskab, du arbejder i lige nu. Du mister alle ændringer, du har foretaget, siden du tog sikkerhedskopien. Copyright 2000 Prominent Data Side 94

96 Reparer kartotek Under visse uheldige omstændigheder, f.eks. strømsvigt, kan kartotekerne gå i stykker. Du kan få programmet til at forsøge at reparere kartotekerne. Reparation af kartotekerne sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Filer 2. Vælg menupunktet Reparer kartotek Copyright 2000 Prominent Data Side 95

97 Komprimer kartotek Når du sletter poster i dine kartoteker, opstår der "huller", som kan fylde op på harddisken uden nogen nytte. Du kan fjerne disse "huller" og dermed gøre kartotekerne mindre. Komprimering af kartoteker sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Filer 2. Vælg menupunktet Komprimer kartotek Copyright 2000 Prominent Data Side 96

98 Du kan se alle oplysninger om udvalgte bogførte bilag. Posteringsforespørgsel sker i følgende trin: 1. Vælg menuen Regnskab 2. Vælg menupunktet Posteringsforespørgsel 3. Udfyld de afgrænsninger i søgningen, du ønsker 4. Vælg knappen OK Posteringsforespørgsel Kriterier for posteringsforespørgsel Når du vælger menupunktet Posteringsforespørgsel i menuen Regnskab, får du dette vindue: Figur 47. Kriterier i posteringsforespørgsel Du kan se alle oplysninger om bogførte bilag, når du klikker på OK. Du kan begrænse mængden af oplysninger. Du kan f.eks. vælge, at du kun vil se bilag, hvor bilagnummeret er i et bestemt interval. Du kan også vælge, at du kun vil se bilag, der er bogført på et interval af konti. Du kan også vælge, at du kun vil se bilag, der er bogført på bestemte datoer. Endelig kan du vælge, at du kun vil se bilag, hvor beløbet ligger indenfor et bestemt interval. Du har flere muligheder for af afgrænse søgning af bilag. Du kan f.eks. vælge et interval i bilagnummer, kontonummer, bilagdato og beløb. Du kan kombinere søgekriterierne. Eksempel: Du vælger at se alle bilag, der er bogført på konto 1000 i dagene fra den til sorteret efter bilagdato. 1. Skriv 1000 i Kontonummer Fra 2. Skriv 1000 i Kontonummer Til Copyright 2000 Prominent Data Side 97

99 3. Skriv i Bilagdato Fra 4. Skriv i Bilagdato Til 5. Slet indholdet i Bilagnummer Fra 6. Slet indholdet i Bilagnummer Til 7. Slet indholdet i Posteringsbeløb Fra 8. Slet indholdet i Posteringsbeløb Til 9. Vælg Bilagdato i Sorteringsorden Resultatet af posteringsforespørgsel Figur 48. Resultatet af forespørgslen Listen indeholder de posteringer, der opfylder betingelserne for din søgning. Tip! Du kan ændre kolonnernes bredde: 1. Placer musemarkøren mellem to kolonner i den lodrette linie i overskriften. 2. Tryk venstre musetast og træk linien til venstre eller højre. 3. Slip musen, når kolonnerne har den ønskede bredde. Når du vælger knappen Luk og du har ændret kolonnernes bredde, får du mulighed for at gemme ændringerne. Copyright 2000 Prominent Data Side 98