Indkøbs årsrapport 2011.

Transkript

1 Indkøbs årsrapport Side 1

2 Rapporten viser udviklingen i indkøbsmønstret i Ringsted Kommune for perioden Succeskriterier for 2011 har været: brugen af indgået aftaler, institutionsbesøg og markedsføring af indkøbsportalen. Årets faglige resultater Indkøb er tilfreds med, at afdelingen har nået de fastsatte succeskriterier for De positive resultater er opnået i kraft af forskellige tiltag. Samtidig har indkøb fået et udgangspunkt, der gør det muligt at håndtere fremadrette tiltag. Indkøb vil især fremhæve faglige tiltag på følgende områder: - Udvikling samt implementering af indkøbsportal, som beskriver detalje omkring leverandører, hvem der skal handels med og hvordan der handles. Nye aftaler synliggøres ved nyhedsmail til brugere i kommunen. Der er offentliggjort 128 aftaler i Indkøb har besøgt 83 indkøbsenheder, hvor fokus har været indkøbsmønstret for de enkelte enheder. Synliggørelse af aftaler har gjort at evnen til at bruge aftalerne er stegt fra 25 % til 61 %, målt ud fra Ringsted Kommunes nettoomsætning. Indkøb vurdere at kommune samlet set benytte indgåede aftaler efter målsætning for 2011, endvidere konkluderes at der er et fremadrette tiltag i evne til at oprette nye aftaler og få offentligøre de aftaler indkøb ikke har kendskab til, her er der en mindre stigning fra 15 % til 23 %, mål ud fra Ringsted Kommunes bruttoomsætning. I forbindelse med de mange institutionsbesøg i løbet af året føler Indkøbsfunktionen at opfattelsen har ændret sig fra modspiller til medspiller. Den positive dialog har bl.a. medført en stigende henvendelse til Indkøbsfunktionen for råd og vejledning, og den klare opfattelse er at organisationen generelt ønsker at handle efter aftaler. Flere institutioner har efterspurgt besøg for afklaring af indkøbsregler. Efterfølgende uddybet indkøbs årsrapport. Side 2

3 Omsætningsudvikling Bruttoomsætning i Ringsted kommune fra Diagrammet viser Ringsted kommunes bruttoomsætning i procent. Bruttoomsætning er kommunens samlede omsætning og delt op i områder hvor der kan indgås aftaler og områder hvor aftaler styres af aftaler udenfor indkøbs regi. Offentlige tjenester, specielle ydelser og mellemkommunal afregning udgør 39 % af kommunen samlede omsætning og er styret af aftaler udenfor indkøbs regi. Offentlige tjenester Indeholder betalinger til institutioner som ikke er direkte køb, men ydelser, herunder f.eks. boligselskaber, kommunernes revision, forsikring og kirkeskat. Specielle ydelser - Indeholder områder hvor ydelsen er unik. F.eks. avisabonnementer, specielle tolke, kunstner bureauer. Mellemkommunal - Indeholder afregninger mellem kommuner, altovervejende opholdsbetaling Sociale ydelser udgør 8 % af kommunens samlede omsætning. Kommunen har en fremadrettet vurdering i om der skal laves aftaler for området. Sociale ydelser - Indeholder f.eks. ydelser private opholdssteder, tandlæger, speciallæger. Ikke aftale belagt udgør 22 % af kommunen samlede omsætning. Indkøb skal analysere området for kontrakt muligheder. Ikke aftale belagt - Indeholder områder hvor der ikke forefindes indkøbsaftaler. Leverandørkøb udgør 30 % af kommunens samlede omsætning. Leverandørkøb - Indeholder områder hvor der findes en kontrakt eller der køb hos en anden leverandør end den som Ringsted kommune har indgået aftale med. Side 3

4 Compliance udvikling Compliance udvikling for 2011 på kommunen bruttoomsætning, som det fremgår i tabel 1, er der en mindre stigning. Bruttoomsætning viser hvor stor en andel af den samlede omsætning Ringsted Kommune har aftaler på. For nettoomsætningen, der fremgår af tabel 1, er der en større stigning, og den viser hvor stor udstrækning kommunen benytter indgået aftaler. Tabel 1: Compliance udvikling generelt for kommunen. Anlægsudgifter medregnes ikke. Indkøb har i 2011 haft en målsætning på en compliance på 60 % for nettoomsætningen. Overholdelse af complinace er meget tilfredsstillende når der tænkes på at indkøbsfunktionens korte eksistens i kommune som afdeling. Udvikling i compliance for de enkelte forvaltninger og institutioner, som vises i tabel 2, er en detaljeret visning, som er målt ud fra nettoomsætning. Tabel 2: Compliance for de enkelte forvaltninger og institutioner. Anlægsudgifter medregnes ikke. Indkøb har i 2011 ikke haft målsætning på et detaljeret niveau for forvaltninger eller institutioner, i tabel 2 fremgår det at flere af forvaltninger eller institutioner ikke benytter indgået aftaler og dermed har en lav compliance. Det er et fremadrette tiltag og får de forvaltninger eller institutioner som har en lav compliance til at benytte aftaler som er indgået, det vil ske ved at sende compliance rapporter til dem og efterfølgende holde møde for gennemgang af deres indkøbsmønstre. 1 Compliance viser i hvor høj grad Ringsted kommune anvender indkøbsaftaler der er indgået. Side 4

5 Omsætning. Kommunens samlede omsætning, der fremgår i tabel 3, er de enkelte forvaltninger eller institutioner omsætningsudvikling i perioden fra Tabel 3: Kommunens samlede omsætning fordelt på forvaltninger. Anlægsudgifter indgår ikke i tabelen. Målbar omsætning fordelt på forvaltninger, der vises i tabel 4, er forvaltninger eller institutioner som er opdelt i 3 områder, kontraktbelagt indkøb fortaget hos den rette leverandør, Indkøbt udenfor kontrakt køb er det rette men er købt hos en leverandør uden kontrakt, ikke kontraktbelagt der findes ingen aftaler. Tabel 4: Målbar omsætning fordelt på forvaltninger. Anlægsudgifter indgår ikke i denne tabel. 2 2 Side 5

6 Side 6

7 Besparelser for Institutionsbesøg. Akkumuleret Indkøbsfunktionen besøgte i perioden 88% af Ringsted kommunens institutioner/forvaltninger. Indkøbsfunktionens mål var at 75 % af organisationens institutioner fik et besøg inden udløb af Resultatet blev 88 %.. Indkøbsfunktionen har oplevet en positiv modtagelse på institutionerne. Institutionerne har stor interesse for at handle korrekt og lære Indkøbsportalen at kende. Den positive dialog har bl.a. medført en stigende efterspørgsel efter råd og vejledning ligesom flere institutioner har efterspurgt besøg for afklaring af indkøbsregler. Ved besøget fik institutionen/forvaltningen udleveret rapporter over compliance for institutionen. Samtidig blev gennemgået hvor der kunne ændres og korrekt leverandør blev oplyst. Side 7

8 Fra start har indkøbsfunktionen oplevet en positiv og venlig modtagelse på institutionerne/forvaltningerne. Hos en del var der skepsis for hvad vi kom efter. Institutionerne/forvaltningerne var urolige for at vi kom for at kontrollere og bestemme. Det er vigtigt for indkøbsfunktionen at fastslå at vi ønsker at samarbejde og vejlede med henblik på at Ringsted kommune indkøber så korrekt som muligt. Resultatet er generelt at der er stor interesse for at handle korrekt og lære Indkøbsportalen at kende. Fremadrettet vil indkøbsfunktionen udsende opfølgende rapporter på den enkelte institution indkøbsadfærd. Indgåede aftaler i Ringsted kommune har i 2011 indgået aftaler i forskelligt regi FUS står for Fælles Udbud Sjælland, som er en sammenslutning af kommuner som samarbejder om bl.a. indgåelse af indkøbsaftaler. SKI er Statens og Kommunernes Indkøbs Service hvor den enkelte kommune kan vælge at tilslutte sig de af SKI indgåede aftaler. SI er Statens indkøb hvor den enkelte kommune kan tilslutte sig aftal Leverandør bruttoomsætning Omsætningen viser leverandører med en omsætning over kr. Handel mellem kommuner er ikke med i tabelen.3 3 Bruttoomsætning indeholder alle leverandørkøb, offentlige tjenester, ikke aftale belagte område, specielle ydelser, sociale ydelser, men ikke mellemkommunale ydelser. Side 8

9 Side 9

10 Side 10

11 Det bør bemærkes at omsætningen registeret på Trafikselskabet Movia, er brutto fakturering og uden at tilknyttet billetindtægt er fratrukket. Side 11