Notat 28. marts Koncept for ledelsestilsyn

Transkript

1 Notat 28. marts 2017 Ledelsestilsynskoncept for Beskæftigelse og Sundhed Koncept for ledelsestilsyn 1. Ledelsestilsyn I henhold til regnskabsbekendtgørelsen (BEK nr af ) skal kommunen sikre betryggende og dokumenterede interne kontroller. Det betyder at der skal føres ledelsestilsyn med sagsbehandlingen. Herved opnås ensartet sagsbehandling og administration af bevillingssager. Dato 28. marts 2017 Sagsnr.: A Din reference Henriette Andersen Tlf: Ledelsen får indsigt i den daglige sagsbehandling og vil hurtigt opfange uhensigtsmæssigheder og svagheder. Der kan sættes ind med relevant vidensdeling, opdatering af viden og kurser. Udgangspunktet for ledelsestilsynet er, at kontrol er godt men tillid er bedre, at sagsbehandlingen kvalificeres og gode ideer og initiativer spredes. Kontrol: En systematisk og vedvarende kontrol af, at drift og indsats er i overensstemmelse med gældende lovgivning, samt at den fornødne kvalitet er til stede. Kvalitetssikring: En sikring af at der er overensstemmelse mellem eksplicitte kvalitetsmål samt standarder og det faktisk opnåede kvalitetsniveau. Kvalitetsudvikling: En understøttelse af at der sker en kontinuerlig kvalitetsudvikling i relation til drift og indsats og set i forhold til ledelsestilsynets fokusområder. Kontrollen gennemføres af revisionen. Sekretariatet i Beskæftigelse og Sundhed er i samarbejde med de respektive afdelingsledere og faglige koordinatorer ansvarlig for, at der sker opfølgning og handling i forhold til at sikre at der følges op på de anviste opmærksomheder, som Revisionen har gjort opmærksom på i deres kontrol. Kvalitetssikringen og kvalitetsudviklingen varetages af de ansvarlige chefer i samarbejde med afdelingslederne på de respektive områder. 2. Ledelsestilsynets fokusområder Ledelsestilsynets fokusområder tager udgangspunkt i en række kvalitetstemaer, som ledelsen i Beskæftigelse og Sundhed har ansvar for kontinuerligt at kvalitetssikre og kvalitetsudvikle. Det betyder, at ledelsestilsynet dermed rettes ind mod selvsamme målgrupper, som kvalitetsarbejdet i forvejen er organiseret omkring. Ledelsestilsynets

2 fokusområder er samtidig dækkende for de målgrupper, som kvaliteten vurderes på ved revisionens gennemgang. Fokusområder Administrative og regnskabsmæssige praksis herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol. Der er udarbejdet retningslinjer for at ledelsestilsynet udføres på følgende områder Økonomisk Personsagsgennemgang Ydelsesudbetaling Mobil og Ipad Løn Målgrupper Tilbud til udlændinge o Integrationsprogram o Introduktionsforløb o Ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven Kontante ydelser o Kontanthjælp o Uddannelseshjælp o Sygedagpenge o Enkeltydelser Revalidering Ressourceforløb Jobafklaringsforløb Ledighedsydelse Fleksjob/flekslønstilskud Arbejdsmarkedsforanstaltninger indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse Servicelov 85, 107, 108, 109 og Merudgifter til voksne 3. Opfølgning på revisionens tilsyn, ansvar og arbejdsgange 1. Inddragelse af administration og afdelingsledelsen Når der er gennemført et revisionstilsyn på et fokusområde, orienteres relevante afdelingsledere og faglig koordinatorer i de respektive centerområder i Beskæftigelse og Sundhed. Såfremt revisionens tilsyn har påpeget væsentlige bemærkninger, orienterer afdelingslederne desuden den relevante centerchef om konklusionen af tilsynet. 2. Vurdering af tilsynets konklusioner og plan for opfølgning Det vil som udgangspunkt altid være centercheferne, som har det overordnede ansvar for at følge op på eventuelle udviklingspunkter, påbud, anmærkninger eller andet. I forbindelse med vurderingen af revisionens konklusioner og rapport inddrager centerchefen relevante fagpersoner i administrationen med henblik på fælles refleksion om konklusioner og behov for opfølgning. Hvis revisionens gennemgang har givet et påbud, en anmærkning eller på anden vis afstedkommet væsentlige bemærkninger, skal der udarbejdes en skriftlig plan, som beskriver: Side 2 af 5

3 - Hvad der skal gøres - Hvordan det gøres og af hvem - Hvornår og hvem der er ansvarlig for opfølgningen Fagchef og chefgruppen i Beskæftigelse og Sundhed orienteres om eventuelle opfølgningsplaner. 3. Eventuelle indsatser med henblik på kvalitetsudvikling implementeres Hvis revisionens gennemgang har givet anledning til konkrete indsatser for at udvikle kvaliteten, igangsættes en implementering. Centerchefen inddrager afdelingslederne og andre relevante medarbejdere efter behov. 4. Opfølgning Centerchefen sikre at der følges op på effekten af de indsatser, som er gennemført. Har indsatserne løst det problem, der blev påpeget ved revisionens gennemgang? Er der behov for yderligere indsatser? Der udarbejdes skriftlig redegørelse herfor indeholdende beskrivelse af de behov der er for yderligere indsatser. Redegørelsen skal forelægges fagchefen og chefgruppen. Den ansvarlige centerchef sikrer iværksættelse af yderligere indsatser, der kan medfører, at udfordringerne løses. Den konkrete handleplan meldes tilbage til revisionen i forbindelse med revisionens tilbagemelding på sagsrevisionen. 4. Ledelsestilsyn i det daglige arbejde Ud over de beskrevne arbejdsgange vedrørende kvalitetsarbejdet og revisionens gennemgang ligger der altid en tilsynsforpligtelse i administrationens daglige samarbejde og dialog med samarbejdspartnere. Denne forpligtelse vedrører både kontrol, kvalitetssikring og kvalitetsudvikling. Der tages bl.a. udgangspunkt i det ledelsestilsyn der udarbejdes løbende af Sekretariatet i Beskæftigelse og Sundhed. Fra de respektive centerchefer er der tillige en initiativforpligtelse i det daglige samarbejde med afdelingslederne, såfremt ledelsestilsynet påpeger væsentlige bemærkninger til kvaliteten i opgaveløsningen. I Beskæftigelse og Sundhed udarbejdes der løbende tilsyn. Tilsynet udføres i 4 faser på følgende områder Økonomisk Personsagsgennemgang Ydelsesudbetaling Mobil og Ipad Løn Retningslinjer for udtagelse af faglige ledelsestilsynssager Kvalitetskontrol foretages med udgangspunkt i de risici, der vurderes at være på de enkelte områder. Dette betyder, at det ikke nødvendigvis er alle sociale områder og alle forhold i de enkelte sager der kontrolleres. Udvælgelsen af kontrolindsatsen skal tage udgangspunkt i: Revisionsberetninger, Ændringer i lovgivningen Ændringer i organisation (opgaveflytning) Nye medarbejder Risikovurdering af områderne omfatter: Ny lovgivning/kompleks lovgivning Nye medarbejdere Side 3 af 5

4 Organisatoriske ændringer Ny kompetenceplan/nye forretningsgange Nye IT-værktøjer Udviklingen i udgifterne på området Politisk fokus Andet Fase 1 Tilsyn Tilsynet udføres af områdeansvarlig medarbejder på det antal sager og fokusområder der er vedtaget i retningslinjer for det pågældende år. Tilsynet på personsager og ydelsesudbetalinger udarbejdes i de skabeloner der er indkøbt fra revisionen. Fase 1 skal være udført senest den 31. i den pågældende måned. Områdeansvarlig medarbejder sender resultatet videre til ansvarlige for fase 2. Fase 2 Handling mv. i afdelinger Faglig koordinator på de respektive udtrukne sager, skal notere handling i forhold til de uoverensstemmelser der er fundet i ledelsestilsynets fase 1. Der skal endvidere ske en konkret vurdering af, hvorvidt uoverensstemmelserne kræver en særlig handleplan for at sikre, der sker forbedringer på området. Fase 2 skal senest være udført den 15. i næste måneden. Fase 3 Leder godkender udført tilsyn og handling Afdelingsleder modtager hver måned skriftlig status på det gennemførte ledelsestilsyn fra faglig koordinator, der er ansvarlig for fase 2. Afdelingslederen er ansvarlig for, at der sker opfølgning på de tiltag, som ledelsestilsynet har påpeget. Endvidere skal ledelsestilsynet godkendes i en samlet oversigt. Fase 3 skal være udført inden den 25. i måneden. Fase 4 Afrapportering til Chefgruppe Afdelingsleder i Sekretariatet er ansvarlig for fase 4. Der skal ske opsamling på tilsynet og handlingerne fra fase 2. Der bliver lavet en overordnet afrapportering til chefgruppen hvert kvartal på, hvad tilsynet har vist og om der er nogle opmærksomhedspunkter, som der skal handles på. 5. Ledelsestilsynet og læring Ledelsestilsynet er tilrettelagt for at sikre forbedring og kvalitetsudvikling med henblik på at understøtte, at der sker læring af den løbende sagsbehandling og opgaveløsning. Foruden opfølgning på kvaliteten i opgaveløsningen har chefgruppen en handleforpligtelse i forhold til tværgående kvalitetstemaer. Her kan peges på, at den systematik, som ledelsestilsynet beskriver, i sig selv vil bidrage til en synliggørelse af fælles udfordringer på tværs. På baggrund af resultaterne og erfaringerne fra ledelsestilsynet udarbejdes og godkendes retningslinjerne for ledelsestilsynet for det Side 4 af 5

5 kommende år i december måned af chefgruppen. Der skal heri tages stilling til, hvilke områder der skal være særligt fokus på i det kommende år, samt tages stilling til hvor mange sager der skal udtages til kontrol på hvert område. Der skal endvidere tages stilling til antallet af sager der skal udtages i forhold til de udvalgte særlige fokusområder. Sekretariatet er ansvarlig for at dette udarbejdes. Der tilføjes fokusområder fra revisionsgennemgangen, når denne foreligger cirka i første kvartal. Side 5 af 5