Forretningsorden. Partnerskab for vidensopbygning om virkemidler & arealregulering. September 2014

Transkript

1 Forretningsorden Partnerskab for vidensopbygning om virkemidler & arealregulering September

2 2

3 Indhold 1: Baggrund : Partnerskabets sammensætning : Koordineringsgruppe : Sekretariat : Faglige netværk : Møder i koordineringsgruppen : Koordineringsgruppens rettigheder og pligter : Finansiering & økonomi

4 Forretningsorden Partnerskab for vidensopbygning om virkemidler & arealregulering, september : Baggrund Denne forretningsorden fastsættes af koordineringsgruppen. Forretningsordenen har til formål at fastlægge de nærmere regler for koordineringsgruppen, de faglige netværk og sekretariatets opgave, herunder fordelingen mellem koordineringsgruppe, de faglige netværk og sekretariatet. Denne forretningsorden supplerer Kommissorium for Partnerskab for vidensopbygning om virkemidler og arealregulering. I tilfælde af modstrid mellem forretningsordenen og kommissoriet, har kommissoriet forrang i forhold til forretningsordenen. 2: Partnerskabets sammensætning Erhvervet, de grønne organisationer, innovationsnetværk, forskningsinstitutioner og kommunerne er inviteret til at indgå i partnerskabet. Dertil indgår Miljøministeriet og Fødevareministeriet i partnerskabet, herunder Miljøstyrelsen, Naturstyrelsen og NaturErhvervstyrelsen. På møder afholdt i 1. halvdel af 2014 og på et fælles orienteringsmøde den 13. maj 2014 har parterne tilkendegivet opbakning til partnerskabet. Af bilag 1 til kommissoriet fremgår listen over deltagere i partnerskabet. Partnerskabet organiseres i en koordineringsgruppe, faglige netværk og et sekretariat. 4

5 3: Koordineringsgruppe 3.1 Generelt Der nedsættes en koordineringsgruppe med henblik på at sikre opfyldelsen af partnerskabets målsætning, sikre fremdrift i partnerskabet samt sikre en overordnet koordinering af vidensdeling og udvikling af ny viden mellem projekter. 3.2 Opgave Koordineringsgruppen varetager den overordnede og strategiske ledelse af partnerskabet. Koordineringsgruppen kan nedsætte faglige netværk til støtte for partnerskabets arbejde, samt finde repræsentanter til de faglige netværk. Dertil har koordineringsgruppen til opgave at sikre, at viden om faglige resultater fra de forskellige faglige netværk og projekter synliggøres, således at projekter, der har sammenfaldende fokusområder, kan drage nytte af hinandens resultater. Koordineringsgruppen vil årligt, med bidrag fra de faglige netværk, fremlægge en redegørelse for igangværende projekter og pege på forslag til områder, hvor der mangler viden m.v. i forhold til at styrke det reguleringsmæssige samspil mellem miljø-, natur- og erhvervsinteresser. Koordineringsgruppens formand og sekretariatet holder løbende indbyrdes kontakt med henblik på afklaring af, om der er forhold som bør forelægges koordineringsgruppen. I tvivlstilfælde afgør formanden for koordineringsgruppen, om et forhold skal forelægges koordineringsgruppen, om dette skal ske til beslutning eller til orientering. Koordineringsgruppen vil årligt holde mindst to møder, én gang per halvår. 3.3 Medlemmer Koordineringsgruppen omfatter repræsentanter fra interessenter, organisationer, forskningsinstitutioner, kommunerne og styrelserne. Hver interessent, organisation, forskningsinstitut, samt kommunerne og styrelserne i partnerskabet kan være repræsenteret med et medlem. De deltagende parter udpeger selv et medlem til koordineringsgruppen. Med henblik på at varetage opgaven med at nedsætte faglige netværk og finde repræsentanter hertil, skal medlemmerne af koordineringsgruppen have et koordinerende eller ledelsesmæssigt ansvar i den organisation, som medlemmerne repræsenterer. Af bilag 1 til kommissoriet fremgår listen over interessenter, organisationer, forskningsinstitutioner, kommunerne og styrelserne i partnerskabet. Det påhviler koordineringsgruppen at tage stilling til, om 5

6 koordineringsgruppens medlemmer til enhver tid tilsammen har de fornødne kompetencer til aktivt at fremme partnerskabets formål, herunder den fornødne faglige, tekniske og økonomiske indsigt samt en bred indsigt i regulering af landbruget samt natur- og miljøhensyn. Hvis dette ikke er tilfældet, skal koordineringsgruppen tage initiativ til ændring af gruppens sammensætning. Der gennemføres en gang årligt en vurdering af partnerskabets fremdrift. 3.4 Formandskab Koordineringsgruppen ledes af en formand, som styrelserne udpeger. Formanden vil for første periode være fra Aarhus Universitet. Første periode vil have en varighed på to år. Ved formandens forfald varetager sekretariatet for partnerskabet, efter aftale med formanden, de opgaver og beføjelser, som tilkommer formanden. 4: Sekretariat 4.1 Generelt Der nedsættes et sekretariat, der varetager den løbende ledelse af partnerskabet. 4.2 Opgave Sekretariatets hovedopgave er at varetage planlægnings- og koordineringsopgaver, herunder at: - Bistå koordineringsgruppen. - Bistå de faglige netværk, primært i kontakten til koordineringsgruppen. - I samarbejde med formanden at forberede og forestå møderne i koordineringsgruppen. - I samarbejde med de faglige netværk forestå gennemførelse af workshops og/eller døgnseminarer. - Modtage og videreformidle projektbeskrivelser fra aktører i projekter til koordineringsgruppen og de faglige netværk. - Formidling af partnerskabets virksomhed og resultater fra møder, workshops og døgnseminarer. Formidling af partnerskabet kunne være i form af webbaseret information og evt. publicering af artikler. 4.3 Medlemmer Sekretariatsfunktionen varetages i et samarbejde af NaturErhvervstyrelsen, Naturstyrelsen og Miljøstyrelsen. NaturErhvervstyrelsen varetager sekretariatslederfunktionen. Sekretariatet varetages i sammenspil med interessenter, organisationer og forskningsinstitutioner. 6

7 5: Faglige netværk 5.1 Generelt De nedsatte faglige netværk vil være partnerskabets faglige arbejdsgrupper og kernen i selve partnerskabet. 5.2 Opgave Der kan etableres flere faglige netværk med hver deres fokusområder, som hver især vil have til opgave at drøfte faglige projekter samt bistå med faglig rådgivning og idéudvikling, - også på tværs af projektområder. De faglige netværks sammensætning og opgave defineres konkret for hvert enkelt faglig netværk. Ved nedsættelsen af et fagligt netværk fastsætter koordineringsgruppen et kommissorium, der indeholder følgende: - Det faglige netværks konkrete opgave, - Det faglige netværks sammensætning, herunder tovholder, - Opgavens varighed. De faglige netværk fastlægger selv antallet af møder og antallet af afholdte workshops/døgnseminarer. I de enkelte tilfælde, besluttes det, hvordan det faglige netværk skal understøttes af f.eks. sekretariatet. De faglige netværk afsluttes med en rapportering til koordineringsgruppen. De faglige netværks vidensdeling kan ske gennem workshops, eksempelvis ved døgnseminarer, med præsentationer af projekter, midtvejsevalueringer samt skriftlig afrapportering. Tovholderen for et fagligt netværk sørger for, at der udarbejdes referat af møder og af workshop/døgnseminarer. Referatet sendes til sekretariatet for partnerskabet til orientering senest 14 dage efter mødet og/eller arrangementets afholdelse. 5.3 Medlemmer De faglige netværk sammensættes således, at de har de fornødne kompetencer i forhold til det faglige netværks konkrete opgaver. Medlemmerne i de faglige netværk vil være aktører fra interessenter, organisationer og forskningsinstitutioner. Herudover kan der ad hoc inviteres repræsentanter fra styrelser, kommuner, konsulentvirksomheder, virksomheder med særlige kompetencer m.v. 6: Møder i koordineringsgruppen 6.1 Indkaldelse Formanden for koordineringsgruppen sørger for, at koordineringsgruppen holder møder mindst to gange årligt (én gang 7

8 per halvår). Første møde holdes 2. halvår i Formanden for koordineringsgruppen skal påse, at samtlige medlemmer i koordineringsgruppen indkaldes, og at medlemmerne træffer beslutninger på et informeret grundlag. Indkaldelsen skal ske skriftligt og som udgangspunkt med 3 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden for mødet i koordineringsgruppen samt være vedlagt rapporter, undersøgelser og andet skriftligt materiale, som skal behandles på mødet. 6.2 Sted Koordineringsgruppens møder holdes som udgangspunkt hos NaturErhvervstyrelsen. Formanden for koordineringsgruppen kan beslutte, at mødet i koordineringsgruppen i stedet holdes et andet sted, hvis dette vurderes mest hensigtsmæssigt i det enkelte tilfælde. 6.3 Dagsorden Bruttoliste af punkter på dagsordenen for møder i koordineringsgruppen: 1. Godkendelse og underskrivelse af referat fra forrige møde i koordineringsgruppen. 2. Status fra formanden om partnerskabets aktiviteter, herunder aktiviteter i de faglige netværk. 3. Drøftelse af projekter og initiativer som har ført til handling. 4. Beretning fra koordineringsgruppens medlemmer om nye projekter, som har relevans for partnerskabet. 5. Beslutning om, hvilke faglige netværk der skal nedsættes. 6. Fastlæggelse af møde- og arbejdsplan for koordineringsgruppen og de faglige netværk. 7. Beslutning om, hvilken information der skal videregives til offentligheden, samt hvorledes dette skal ske. 8. Eventuelt. Herudover suppleres dagsordenen med andre punkter, som koordineringsgruppens formand eller øvrige medlemmer i koordineringsgruppen ønsker behandlet og som ligger inden for kommissoriet for partnerskabet. Disse punkter skal meddeles formanden seneste 6 dage før mødet i koordineringsgruppen. Snarest muligt herefter udsender formanden revideret dagsorden. 6.4 Referat Sekretariatet fungerer som sekretariat for koordineringsgruppen og sørger for, at der udarbejdes referat af koordineringsgruppens møder. Referatet skal angive koordineringsgruppens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger som ikke fremgår af det skriftlige materiale. Et medlem af koordineringsgruppen, der ikke er enig i koordineringsgruppens beslutning, har ret til at få sin mening tilført referatet. 8

9 Udkast til referat sendes snarest muligt og normalt inden 8 dage efter mødet til koordineringsgruppens medlemmer til godkendelse. 6.5 Fastlæggelse af aktiviteter i partnerskabet Koordineringsgruppen træffer beslutning om, hvilke aktiviteter som skal indgå i partnerskabet, under hensyntagen til kommissoriet for partnerskabet. Koordineringsgruppen kommer med anbefalinger om, hvorledes der følges op på aktiviteter tilknyttet partnerskabet. 7: Koordineringsgruppens rettigheder og pligter 7.1 Kompetence Koordineringsgruppens formand varetager de særlige opgaver, som fremgår af forretningsordenen. Der er kun formanden, som offentligt kan udtale sig på vegne af koordineringsgruppen. 7.2 Vederlag Koordineringsgruppens medlemmer er ikke berettiget til vederlag for arbejde i forbindelse med partnerskabet. Koordineringsgruppens medlemmer aflønnes af egne organisationer. 7.3 Rejseudgifter Rejseudgifterne dækkes af medlemmernes egne organisationer. 8. Finansiering og økonomi Sekretariatet er i 2014 tildelt en driftsbevilling til finansiering afholdelse af koordineringsgruppens møder, afholdelse af møder i de faglige netværk, afholdes af workshops og afholdelse af døgnseminarer. Dertil tryk af materiale til møder og tryk af publicering af artikler. Der er i partnerskabet ikke afsat midler til forskningsprojekter, som indgår i partnerskabets aktiviteter. De enkelte projekter, som indgår i partnerskabets aktiviteter, har forsat ophæng i de respektive ministerier, organisationer eller forskningsinstitutioner, som står for finansiering og styring. 9

10 10