Kurser i Åbent it-værksted

Transkript

1 Kurser i Åbent it-værksted IT på brugerniveau Kom i gang med brug af it Vi afklarer hvad du kan (IKV) Brug af pc på arbejdspladsen 3 dage Tekstbehandling med 10 fingre Tastaturbetjening til indskrivning af tekst 3 dage Indskrivning og formatering af mindre tekster 3 dage Grafiske virkemidler til layout i tekst 2 dage Styresystem, Windows XP Jobrelateret brug af styresystem på pc 2 dage Tekstbehandling Indskrivning og formatering af mindre tekster 3 dage Grafiske virkemidler til layout i tekst 2 dage Fletning af dokumenter til masseproduktion 1 dag Standardisering af virksomhedens tekster 1 dag Regneark Anvendelse af regneark til talbehandling 3 dage Præsentation af tal i regneark 1 dag Database Databasevedligeholdelse til jobbrug 1,5 dag Oprettelse af database til jobbrug 2 dage Internet og e-post Effektiv internetsøgning på jobbet 2 dage Online kommunikation til jobbrug 2 dage Effektiv anvendelse af og kalendersystem 1 dag Præsentation Anvendelse af præsentationsprogrammer 2 dage Videre med IT Tekstbehandling Effektive individuelle brugerfalder - 1 dag Udarbejdelse og bearbejdning af store tekster - 1 dag Dynamiske beregninger og diagrammer i etb 1 dag Samarbejde om dokumenter 1 dag Regneark Design og automatisering af regneark 2 dage Store datamængder i regneark 1 dag Anvendelse af pivot-tabeller 1 dag Database Oprette brugerflade og udskrifter i database 2 dage Grafiske programmer DtP i virksomheden - Publisher 3 dage DtP i virksomheden - InDesign 3 dage Billedredigering i medarbejderens jobfunktion 2 dage Tekstbehandling, regneark m.m Integration af administrative systemer 3 dage Håndtering af data i virksomheden 2 dage Web - konstruktion af hjemmesider Anvendelse af principper og værktøjer til webopbygning i virksomheden 2,5 dage Praktisk web-opbygning og vedligeholdelse af virksomhedens webside 3 dage CMS-forløb (hjemmesider) Design af hjemmesider med CMS Webkommunikation - tekster til nettet Billedredigering i medarb. jobfunktion - i alt 6 dage

2 Anvendelse af regneark til talbehandling Side 2 erfa

3 Anvendelse af regneark til talbehandling Indholdsfortegnelse 10. nov Formålsbeskrivelse Deltagerinformation Hvorfor bruge Excel? Hvad bruges et regneark til? Grundbegreber i Excel Projektmappen Skærmbilledet i Excel Titellinje Office-knappen Hurtig adgang Båndet Kontekstværktøjer Programfaner Tips til båndet Kolonner, rækker og celler Den aktive celle Brug musen Brug tastaturet Oversigt over tastaturkommandoer Budget tekst, tal og formler Indtastning af data Tekst Tal Opbygning af formler Sådan indtastes formler Fejlkontrol Test af formler Ændring af indtastninger Kopiere eller flytte data Fremgangsmåde ved klip og kopiér Kopiering med mus Kopiere og flytte formler erfa Side 3

4 Anvendelse af regneark til talbehandling Kopiering af formler relative celleadresser Flytning af formler Gem regnearket Hvad skal regnearket hedde? Hvilket drev skal det gemmes på? Hvilken mappe skal regnearket gemmes i? Gem Gem som Opgaver Rejseafregning - Talformatering Formateringskommandoer Procedure ved formatering Sådan formaterer du celler Talformater Sådan formateres tal til en anden visning Fjerne formater Kopiere formater Sådan bruges Formatpensel Opgaver Formatering, udseende Fremhævelse af tekst Sådan ændres tekstens udseende Placering af data (justering) Vandret og lodret justering samt retning Sådan ændres justering Flet og centrer Sådan centreres på tværs af kolonner Tekst i flere linjer Brug af streger, mønstre og farver Sådan indrammes celler med streger Kanter via knapper Autoformatering Sådan bruges autoformat Side 4 erfa

5 Anvendelse af regneark til talbehandling 7.5 Ændring af kolonnebredde Sådan ændres kolonnebredden Indsætte eller slette kolonner og rækker Sådan indsættes rækker eller kolonner Sådan slettes rækker eller kolonner Opgaver Budget Sideopsætning, Autosum Fyld serie Brug musen til Fyld serie Sådan bruges Fyld serie Brug af Autosum Sådan bruges SUM Udskriv regnearket Udskrift med sidehoved og sidefod Centrere vandret og lodret Papirretning Tilpasse størrelsen på regnearket Margener Udskrift med viste formler Hvad skal udskrives Før du udskriver Opgaver Hjælp Hvad indeholder Hjælp? Hvis du ikke ved, hvor du skal starte Hjælp til den aktuelle opgave Opgaver Valgresultater - Funktioner Spar tid med indbyggede funktioner Brug af funktioner Sådan bruges en funktion Hjælp til funktioner Statistiske funktioner MIN, MIDDEL og MAKS erfa Side 5

6 Anvendelse af regneark til talbehandling Sådan bruges MIN, MAKS, MIDDEL Opgaver Valutaberegning Absolut reference Absolutte cellereferencer Brug F4 til at skabe absolutte referencer Opgaver Adresseliste - Sortering Sortering af data Sortér data efter en enkelt kolonne Sortér data efter flere kolonner Frys ruder Opgaver Beskyttelse af celler og celleområder Sådan beskyttes dine formler Sådan fjernes beskyttelsen Opgaver Datapræsentation - Diagram Diagrammer Diagrammets opbygning Oprettelse af diagram Sådan oprettes et diagram Formatering af et diagram Sådan ændres diagramtypen Sådan indsættes en diagramtitel Sådan ændres udseende af serierne Sådan udskrives et diagram alene Sådan udskrives diagram og data på samme side Gode råd ved arbejde med diagrammer Diagramtyper Opgaver Familiens budget Afsluttende opgave Oversigt over genvejstaster Flytte cellemarkeringen Side 6 erfa

7 Anvendelse af regneark til talbehandling 16.2 Markér tekst Andre genvejstaster Stikordsregister erfa Side 7

8 Anvendelse af regneark til talbehandling Side 8 erfa

9 Anvendelse af regneark til talbehandling 1 Formålsbeskrivelse Deltageren kan opbygge mindre modeller i et regneark, løse enkle simuleringsopgaver og beregne konsekvenser ved ændringer i tal, som er en del af et større talmateriale, f.eks. opstilling af budgetter. Endvidere kan deltageren præsentere et mindre talmateriale visuelt ved brug af enkle former for grafikpræsentation, som kan fremme forståelsen af talmaterialet. Deltageren har opnået viden om regnearksprogrammets opbygning og anvendelsesmuligheder og kan åbne, gemme og udskrive regnearksmodeller samt opstille enkle grafiske præsentationer af et talmateriale. Desuden kender deltageren konsekvenser for beregninger, når der er brug for at arbejde med både tekst, tal og formler i regnearket og kan ændre i en færdig regnearksmodel, så denne bliver mere overskuelig ved hjælp af flytte-, kopiere- og redigerefunktioner. Deltageren har opnået viden om sorteringsmuligheder af data i regnearket og viden om foruddefinerede formler, som kan benyttes i beregninger. Målet er, at deltagerne selvstændigt kan opbygge mindre regnearksmodeller og får forståelse for, at et regneark skal indeholde så få tal som muligt og så mange sammenhænge mellem de enkelte celler/tal som muligt. Endvidere er målet, at deltagerne får en forståelse for, at parametre, der har indflydelse mange steder i et regneark, samles ét sted, så ændringer er lette at foretage og iagttage. 2 Deltagerinformation Dette kapitel forklarer om materialets opbygning og anvendelse. Det grundlæggende princip for materialet er: Du lærer, når du er aktiv. Derfor tager materialet udgangspunkt i arbejdsopgaver og løsningen af dem. Materialet er sammensat i denne rækkefølge: En beskrivende del 1. Du præsenteres for et problem/emne, du skal sætte dig ind i 2. Problemet/emnet deles op i mindre dele, og du lærer fagudtrykkene 3. Der vil eventuelt være en beskrivelse af rækkefølgen/fremgangsmåden til at løse problemet/emnet (overordnet opskrift) 4. Oplæg til opgaver Bagest er der et stikordsregister, hvor du kan slå fagudtryk og mere dagligdags udtryk op. En oversigt over tastaturet kan du få ved at henvende dig til underviseren. erfa Side 9

10 Anvendelse af regneark til talbehandling En opgavedel Normalt vil der være en bestemt opgave, du skal løse plus nogle valgfrie opgaver. Du skal vælge de opgaver, der er mest nærværende for dig. Det er ikke meningen, at du skal løse alle opgaver. På hver opgave kan du se, hvilket problemfelt opgaven tilhører: Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem Huskesedler Til støtte ved løsning af opgaverne kan du bruge huskesedlerne, som er placeret særskilt. For de fleste vil det være en god idé at tage huskesedlerne ud af mappen, så det er muligt at se opgave og huskesedler samtidigt. Hvis du sidder fast, skal du kalde på din underviser og få forklaret problemet, så du kan komme videre i din opgaveløsning. Fordelene ved at arbejde på den måde er, at du: vælger at løse opgaver, der ligger tæt op ad dine daglige opgaver - dermed får du lært det rigtige for dig lærer programmets fagudtryk, så du kan anvende den elektroniske Hjælp-funktion lærer selv at dele en opgave op i mindre dele er meget aktiv og dermed bevidst om, hvad der skal til for at løse et problem I den beskrivende del vil der være henvisninger til relevante huskesedler - på følgende måde. Udskriv Huskesedlerne er opbygget efter følgende retningslinjer: Betegnelsen Vælg betyder, at du skal bruge båndet (nogle gange vil resultatet blive det samme ved et højreklik med musen). Navne på faner, knapper, dialogbokse m.v. er angivet med kursiv skrift, f.eks. Vælg Officeknappen, Udskriv. Når du skal trykke på to taster samtidig, er det f.eks. angivet sådan: Tryk på Ctrl + S. Det betyder, at du trykker Ctrl-tasten ned, samtidig med at du trykker på S-tasten. Derefter slipper du igen begge taster. Ofte vil der på huskesedlerne være angivet flere måder at udføre funktionen på, men ikke alle måder. Hvis du vil bruge genvejstaster, kan du se metoden på oversigten over genvejstaster. Side 10 erfa

11 Anvendelse af regneark til talbehandling Hvis metoden ved hjælp af båndet er beskrevet, kan du holde Alt-tasten nede og trykke på det understregede bogstav der kommer frem ved fanen eller den knap der skal bruges på den måde kan du se/gætte en masse tastaturgenveje. Hvis der i opgaverne er vist billeder, skrifttyper m.v., som du ikke har installeret på din pc, så vælger du blot en af de muligheder, som du har til rådighed. Brug den indbyggede hjælpefunktion flittigt, hvis der er ting, du er i tvivl om. erfa Side 11

12 Anvendelse af regneark til talbehandling 3 Hvorfor bruge Excel? Excel er et program et regneark som kan erstatte din blyant, dit papir og din lommeregner som værktøj ved beregninger og analyser. Et regneark kan opfattes som et gigantisk stykke kvadreret papir men selvfølgelig elektronisk. I Excel består hvert ark af godt 16 millioner kvadrater. Fuldstændig som med et almindeligt stykke kvadreret papir kan du skrive i det. Men du behøver ikke at gribe ud efter regnemaskinen for at udføre beregninger og skrive dem ind på dit papir. Regnemaskinen er nemlig indbygget i enhver af de mange kvadrater. Og hvis du ændrer på et af de tal, der indgår i din beregning, ændres det skrevne resultat straks. Ud over at være et meget fleksibelt værktøj til beregninger og modelbygning, så kan du også præsentere dine data grafisk og derved få en bedre oversigt over dine data. 3.1 Hvad bruges et regneark til? I dag bruges regneark af mange forskellige mennesker til mange forskellige opgaver, som f.eks. kunne være: Bogholdere bruger det til lave beregninger på tværs af regnskaber. Økonomer bruger f.eks. regneark til budgetkontrol, budgettering, og investeringsplanlægning. Regneark bruges også til produktionsplanlægning og kalkulation af salgspriser. Forskere bruger bl.a. regnearket til statistiske formål som for eksempel til at afgøre, om der er sammenhæng mellem dataene i en datamængde eller ej. Dette er kun nogle enkelte eksempler på de mange forskelligartede opgaver, som regneark bruges til. Man kan sige, at de fleste af de forretningsmæssige, finansielle, statistiske og videnskabelige problemer, der kan løses ved brug af papir og blyant, er regnearksproblemer. Side 12 erfa

13 Anvendelse af regneark til talbehandling 4 Grundbegreber i Excel Inden du går i gang med at arbejde med regnearket, er der lige et par ting, du skal introduceres til såsom skærmbilledets opbygning o.l. 4.1 Projektmappen Et dokument i Excel kaldes en Projektmappe. En projektmappe kan opfattes som et ringbind, der kan gemme al vigtig information om et projekt, en salgsrapport, et budget eller alle mulige andre data, som du har brug for at holde styr på og gemme. Ligesom et almindeligt ringbind består hver projektmappe af mange forskellige enkeltark. Hvert ark kan indeholde tal, tekst og diagrammer eller andre former for grafik. 4.2 Skærmbilledet i Excel Excel er opbygget efter samme skabelon som de øvrige programmer i Microsoft-pakken med brug af Office-knappen, båndet med knapper osv. Skærmbilledet i Excel ser således ud: Titellinje Office-knappen Båndet Knapper Navneboks Formellinje Cellemarkør Rulleskakter Arkfaner Statuslinje erfa Side 13

14 Anvendelse af regneark til talbehandling Excel styres fra Office-knappen og båndet. Alt, hvad du kan foretage dig i programmet, kan findes på en af fanerne i båndet. Bare klik på en af fanerne og vælg en knap. Båndet tilbyder dig de mest brugte funktioner, der er begravet flere menuer eller dialogbokse nede i dialogboksstarteren. Ved at lade musemarkøren hvile på en knap et øjeblik kommer knaphjælpen frem. Det er en lille boks, der kort fortæller, hvilken funktion knappen har Titellinje Titellinjen ses øverst i skærmbilledet og viser dig den aktuelle projektmappes navn. I eksemplet herover er projektmappen endnu ikke gemt. Teksten (uændret) fortæller, at der ikke er foretaget ændringer i arket siden det sidst blev gemt på disken Office-knappen Her er de mest almindelige funktioner placeret. Det er her du finder ting som Åbn, Gem og Udskriv. Det er også her, du under Excel-indstillinger kan ændre de almindelige indstillinger Hurtig adgang Hurtig adgang er placeret lige til højre for Office-knappen. Som standard er der Gem og fortryd knapperne. Du kan selv tilpasse den ved at klikke på den lille pil yderst til højre Båndet Båndet består af faner, som er opdelt inden for bestemte områder. Under fanerne er der igen opdelt i grupperinger inden for bestemte områder. Under disse grupperinger er der knapper, som kan udføre handlinger. I nogle grupper kan der være en dialogboksstarter. Når der klikkes på den, kommer der flere muligheder frem for den gruppe. Side 14 erfa

15 Anvendelse af regneark til talbehandling Kontekstværktøjer Kontekstværktøjer er værktøjer, der kommer frem til højre for de almindelige faner i båndet. Det kan være en enkelt fane, eller flere faner som vist ovenfor. Hvis du har lavet f.eks. et diagram, og markerer det igen, vil kontekstværktøjerne komme frem igen Programfaner Programfaner erstatter standardfanerne. Det sker når du f.eks. skifter til Vis udskrift Tips til båndet Tips Hvis du vil vise/fjerne båndet vise båndet midlertidigt se dialogbokse have hurtig adgang til de ikoner, du bruger mest så dobbeltklik på en fane enkeltklik på en fane klik på dialogboksstarteren i højre side af hver gruppe tilføj dem til værktøjslinjen Hurtig adgang ved at klikke på den lille pil yderst til højre, og vælg så hvad du vil have tilføjet have hjælp klik på i højre side eller F1 se hvor kommandoerne fra 2003 er placeret i 2007 tryk F1 i et program Nyheder Oversigt: Placering af 2003-kommandoer i erfa Side 15

16 Anvendelse af regneark til talbehandling 4.3 Kolonner, rækker og celler Arket består af et gitter af kolonner og rækker (se figuren herunder). Kolonnerne løber lodret og er navngivet alfabetisk, startende med A. Rækkerne løber vandret og er navngivet med tal (1, 2, 3 og så videre). Kolonner Aktiv celle Rækker I toppen af arket kan du se, hvilken kolonne markøren står i f.eks. A, B osv. Tilsvarende findes rækkenummeret ved at kigge i arkets venstre side. Skæringen mellem en kolonne og en række kaldes en Celle. I Excel (og alle andre regneark) foregår det meste af arbejdet i cellerne. Hver celle er navngivet efter den kolonne og den række, som danner den. Dette kaldes celleadressen eller cellereferencen. I figuren ovenfor har den aktive celle den celle der er peget ud adressen C5.! Hver celle udgør en selvstændig enhed, som f.eks. kan formateres uafhængig af de andre celler Den aktive celle Celle A1 er den aktive celle, når du første gang åbner et regneark en projektmappe. Du kan kende den aktive celle på dens mørke kant. Den aktive celle (eller celler) er den, der påvirkes af, hvad du indtaster eller af hvilke kommandoer du måtte vælge (f.eks. en formatkommando). De data, du indtaster, gemmes i den aktive celle og kun i den aktive celle. Side 16 erfa

17 Anvendelse af regneark til talbehandling Den aktive celle er A2 Når du vælger en anden celle, bliver den til den aktive celle. Du kan markere celler både med musen og med tastaturet Brug musen Hvis du vil gøre en anden celle aktiv, så skal du bare klikke på den. Hvis du vil flytte til en del af regnearket, som du ikke kan se på skærmen, så bruger du rulleskakterne Brug tastaturet I stedet for musen kan du med fordel bruge tastaturet, når du bevæger dig rundt i regnearket. I dette tilfælde bruger du hovedsagelig piletasterne og de 2 taster PageUp og PageDown. Cellemarkøren flytter i den retning, som piletasten viser. Hvis du bliver ved med at holde piletasten nede, så fortsætter cellemarkøren med at flytte i piletastens retning, indtil du slipper tasten igen. Når markøren kommer til kanten af skærmen, så fortsætter arket med at rulle i pilens retning, med cellemarkøren synlig på skærmen Oversigt over tastaturkommandoer! Tastenavne, der adskilles af et plustegn (+), betyder, at du skal holde den første tast nede, trykke på den anden tast og derefter slippe begge taster. Tastenavne, der adskilles af et mellemrum, betyder, at du først skal trykke og slippe den første tast, hvorefter du skal trykke og slippe den anden tast. Tryk på eller eller Ctrl+ Ctrl+ Enter Home End End End End Ctrl+Home Ctrl+End PG UP PG DN For at Flytte cellemarkøren en række op eller ned Flytte cellemarkøren en kolonne mod venstre eller højre Flytte cellemarkøren til: Den første udfyldte celle, hvis der startes i en tom celle Den sidste udfyldte celle, hvis der startes i en fyldt celle Flytte cellemarkøren en række ned Flytte cellemarkøren til kolonne A i den aktive række Som Ctrl+ og Ctrl+ Som Ctrl+piletaster blot i lodret retning Flytte cellemarkøren til celle A1 i det aktuelle ark Flytte cellemarkøren til nederste, højre hjørne af det udnyttede arkområde Flytte cellemarkøren det antal rækker op eller ned, som aktuelt kan ses i vinduet erfa Side 17

18 Anvendelse af regneark til talbehandling Side 18 erfa

19 Anvendelse af regneark til talbehandling 5 Budget tekst, tal og formler Excel er jo designet til at lave alle mulige beregninger. Det kan f.eks. være, at du vil: lave en beregning over, hvor meget din bil kører pr. liter have overblik over, hvor mange penge der er tilbage på din bankkonto undersøge, hvor meget løn du har til gode beregne, hvor mange procent rabat du får ved en prisnedsættelse lave en kort oversigt over firmaets resultatopgørelse foretage andre simple beregninger, hvor du normalt ville bruge en lommeregner Indtastet tekst januar februar marts april Indsat af Mogens Indsat af Karin I alt indsat Udgifter Husleje Indtastet tal Beregnet ved hjælp af formler Når du vil lave en beregning i Excel, er der en procedure du kan følge (punkt 1-3 er de vigtigste): 1. Indtast tekster 2. Indtast tal 3. Lav formler 4. Formatér eventuelt 5. Test modellen for at se om formlerne virker 6. Gem projektmappen og udskriv evt. arket! Du kan evt. starte med at gemme regnearket, for så gemmer Excel det som standard hvert 10. minut, så du ikke mister for meget, hvis computeren skulle gå ned. Det første, der skal gøres, er at oprette et nyt regneark en ny projektmappe for overhovedet at kunne arbejde. En ny projektmappe oprettes ved at starte Excel - eller, hvis Excel allerede er startet, ved at vælge menuen Office-knappen, Ny. Når arbejdet er færdigt, skal projektmappen gemmes og lukkes. Vil du arbejde i en eksisterende projektmappe, kan en sådan naturligvis åbnes. Projektmappe erfa Side 19

20 Anvendelse af regneark til talbehandling 5.1 Indtastning af data Et regneark opbygges, som allerede nævnt, ved at indtaste data f.eks. tal, tekst og formler. Du kan indtaste data på to måder i regnearket. Du indtaster data direkte i cellen (kan også gøres i formellinjen). Når du indtaster data vises annuller- og bekræftelsesknappen. Formellinjen Når du er færdig med indtastningen i en celle, skal indtastningen bekræftes. Det fortæller Excel, at indtastningen er færdig, og at du er klar til at udføre den næste handling. En indtastning kan bekræftes på en af følgende måder: Tryk på Enter Tryk på eller klik uden for cellen. Klik på bekræftelsesknappen. Når du bekræfter en indtastning, gemmes dataene i cellen ikke før. Der kan selvfølgelig også ske det, at du fortryder din indtastning. Så skal den annulleres. Når du annullerer en indtastning, fjernes indtastningen, så cellen er tom (eller har det tidligere indhold). Mens du indtaster data, kan du annullere en indtastning på en af følgende måder: Tryk på Esc Klik på annuller knappen,.! Mens du indtaster data i en celle, kan du ikke udføre andre opgaver, før du har bekræftet eller annulleret indtastningen. Hvis du vil fortsætte med noget andet, skal du enten annullere eller bekræfte indtastningen Tekst Tekst i et regneark har et beskrivende formål. Tekster bruges f.eks. som overskrifter til kolonner eller rækker eller til at beskrive indholdet af en enkelt celle. Når du starter din indtastning i en celle med et bogstav, betragter Excel indtastningen som tekst, og denne venstrestilles i cellen. Hvis du ønsker et tal behandlet som en tekst, f.eks. et årstal der skal stå som en overskrift, kan du anvende en apostrof, inden du indtaster årstallet i cellen. Indtastning af tal og tekst Side 20 erfa

21 Anvendelse af regneark til talbehandling Tal Da et regneark, som navnet antyder, er designet til at regne, er det selvfølgelig tal og regneformler, der er det vigtigste i et regneark. Og det er uhyre vigtigt, at tal og formler indtastes korrekt. Ellers regnes der forkert. Tal og formler - numeriske indtastninger - kaldes værdier. Værdier kan være tal, formler eller funktioner. Formler beregner eller kombinerer tal og tekst. Funktioner er indbyggede formler, som udfører beregninger med tal og tekst. Tal indtastes simpelthen ved at indtaste dem. Tal anbringes (justeres) altid til højre i cellen.! Hvis du senere ønsker at regne med de tal, du har indtastet, er det vigtigt, at du ikke selv skriver f.eks. kr. sammen med tallet. Senere lærer du at formatere tallet, så det vises med f.eks. kr. Indtastning af tal og tekst Opbygning af formler For at gøre opstillingen færdig og funktionsdygtig skal der tilføjes de formler, der skal beregne. Du kan selv opbygge dine formler ved brug af de fire regnearter addition (+), subtraktion ( ), multiplikation ( ) og division (/) samt parenteser. Ved opbygning af formler følger Excel de normale regneregler og reglerne for rækkefølge for beregninger. Først udregnes parenteser Dernæst udregnes udtryk med multiplikation og division Til slut trækkes fra og lægges til Et eksempel: 3*(2+3)-1=14 Parentesen udregnes som 5, 3*5 udregnes som 15 og endelig udregnes 15-1=14. For at få Excel til at regne skal du altid starte din indtastning i cellen med et lighedstegn. Der er flere muligheder se evt. i hjælpen men et godt råd er altid at starte med lighedstegn =. Du indtaster en formel i en celle på samme måde, som du indtaster data i arket. Når du har indtastet formlen, vises formlen i inputlinjen, og resultatet af beregningen ses i selve cellen. erfa Side 21

22 Anvendelse af regneark til talbehandling Formlen Resultatet Fordelen ved at bruge formler i regnearket er, at dine data bliver dynamiske. Når du ændrer de data, som formlen refererer til, genberegnes resultatet med det samme. Men det kræver, at formlerne opbygges, så de arbejder på indholdet af celler. Det gøres ved at bruge cellens adresse, f.eks. A2 i formlen i stedet for dens værdi, som f.eks. kunne være 220. Et godt råd er, at du klikker i cellen A2, herved vises referencen i formlen. EKSEMPEL! Det er vigtigt altid at bruge celleadresser (cellereferencer) i dine formler Sådan indtastes formler Markér den celle, hvori du vil indtaste formlen Indtast regnefunktionen (=) for at begynde på formlen Indtast celleadresser, regnefunktioner (+, -,, /) og om nødvendigt parenteser Tryk på Enter for at afslutte indtastningen af formlen Hvis der i cellen kun vises #####, må du udvide kolonnen for at kunne se resultatet! Hvis programmet ikke accepterer formlen, må du kontrollere din indtastning, rette i formlen eller skrive formlen på ny Fejlkontrol Når du har lavet din formel, kan du opleve, at Excel sætter en lille grøn trekant i hjørnet af cellen. Det sker, når Excel mener, at der KAN være en fejl i formlen. Excel har foretaget fejlkontrol. Når du klikker i den pågældende celle med markøren, viser Excel et I-mærke (lille gul firkant). Klik på dette og Excel vil oplyse, hvad der eventuelt kan være en fejl ved den pågældende formel: Side 22 erfa

23 Anvendelse af regneark til talbehandling Opbygning af formler Test af formler Når du er færdig med at udforme din model, og har indtastet de relevante formler, er det tid til at teste modellen, for at se om den fungerer korrekt. Du undersøger dine formler ved at placere markøren på cellen og aflæse formlen i formellinjen. Ved mindre komplicerede modeller foregår testen simpelthen ved at ændre nogle af tallene i regnearket, og iagttage om de resultater, som formlerne skal beregne, ændrer sig tilsvarende. Hvis det ikke er tilfældet, må du korrigere i de relevante formler og derefter indsætte nye værdier osv.! Når du er færdig med at teste, så husk at indtaste de originale data igen Ændring af indtastninger Som nævnt er det vigtigt at indtaste data korrekt. Men hvis (når) du laver en fejl, så er det selvfølgeligt også muligt at rette den. Du har 3 muligheder Erstatte hele indholdet Rette en del af indholdet Slette hele indholdet Markér cellen og tast den nye værdi Markér cellen og tast F2 (eller klik i formellinjen) og foretag redigering med brug af piletaster, Delete og/eller Backspace Markér cellen og tast Delete Indtastning af tal og tekst 5.2 Kopiere eller flytte data Når du har indtastet tekst, tal eller formler, kan det jo være, at du skal bruge de samme et andet sted i regnearket. Du har mulighed for at kopiere eller flytte data fra én celle til en anden, eller du kan kopiere eller flytte et helt område af celler til et andet område. Der er jo ingen grund til at indtaste de samme data eller formler igen og igen, når de blot kan kopieres. erfa Side 23

24 Anvendelse af regneark til talbehandling Når du flytter eller kopierer et område af celler, kan du vælge den nye placering ved blot at markere en enkelt celle. Denne celle er områdets øverste venstre celle. Programmet udfylder det nye område ud fra denne celle.! Det gamle indhold i disse celler erstattes med det nye. Der er mange muligheder for at flytte eller kopiere data m.m. Du kan bruge musen, tastaturet, fanen Startside og knapperne i gruppen Udklipsholder I forbindelse med flytning / kopiering bruger Excel Udklipsholderen. Denne er der adgang til via dialogboksstarteren Hvad enten du ønsker at flytte eller kopiere, så er princippet det samme: Fremgangsmåde ved klip og kopiér Markér kildedata Vælg klip eller kopiér Markér destinationen*) Vælg Sæt ind *) hvis kildedataene består af en blok af celler, er destinationen den celle, der skal være øverste, venstre hjørne i destinationsområdet. Flyt og kopiér Side 24 erfa

25 Anvendelse af regneark til talbehandling EKSEMPEL Kildeområde Øverste, venstre hjørne af destinationsområdet Destinationsområdet Kopiering med mus I Excel har du også mulighed for at bruge din mus i forbindelse med kopiering af data. Det er dog en betingelse, at cellen med kildedata og de celler, der skal kopieres til, ligger lige ved siden af hinanden. Dette er meget anvendeligt, når du har brug for at udfylde et antal celler med det samme tal eller den samme tekst. Funktionen er også meget anvendelig, når du skal beregne totalen for et antal rækker eller kolonner. Fremgangsmåden er følgende: 1. Vælg cellen, der indeholder de data, der skal kopieres 2. Placér musemarkøren i det nederste højre hjørne af cellen. Markøren bliver til et lille, fedt kryds 3. Træk og markér de celler, som dataene skal kopieres til. Flyt og kopiér erfa Side 25

26 Anvendelse af regneark til talbehandling EKSEMPEL Formlen til total 1. kvartal skal kopieres til de andre kolonner Placér markøren i nederste højre hjørne af cellen. Hold musetasten nede og træk til de celler der skal kopieres til Flyt og kopiér 5.3 Kopiere og flytte formler Kopiering af formler relative celleadresser I regnearket herunder vises beregningen af salgsprisen for en spegepølse og en rullepølse. Salgsprisen fremkommer ved at lægge materialeudgifterne, arbejdslønnen og fortjenesten sammen. Mens udgifterne er forskellige for de to pølser, så er den formel, der bruges til at beregne salgsprisen, den samme. Den eneste forskel på formlerne er, at spegepølsens salgspris beregnes ved formlen =B4+C4+D4, mens rullepølsens salgspris beregnes ved formlen =B5+C5+D5. Når du kopierer formlen fra E4 til E5 ændres formlen automatisk fra =B4+C4+D4 til =B5+C5+D5. At Excel giver dig mulighed for at kopiere formlen fra E4 til E5, og stadig opnå det korrekte resultat, skyldes måden Excel opfatter formlen på. Side 26 erfa

27 Anvendelse af regneark til talbehandling Excel opfatter i virkeligheden formlen som læg de 3 celler sammen, som er til venstre for denne formel. Så når du kopierer formlen til andre celler, hvor du vil have foretaget den samme type beregning, så tilpasser Excel cellereferencerne, så de passer til den aktuelle placering af formlen. Denne funktion vil vi bruge, når budgettet skal udvides til at dække hele året. Formler kopieres og flyttes på samme måde som andre data enten ved brug af menuen Rediger og så den passende funktion eller ved brug af musen. Når du kopierer en formel, der indeholder celleadresser, justeres adresserne til de nye positioner på arket. Adresser, der justeres, når du kopierer dem, kaldes relative referencer. En relativ reference kan være en adresse, som f.eks. B Flytning af formler Når du flytter en formel eller de data, den refererer til, foretages de nødvendige ændringer automatisk i Excel, så formlen stadig refererer til de samme data. Hvis jeg, som vist herunder, har min formel stående i celle A4 og flytter den til B4, så tilpasses den automatisk, så den stadigvæk lægger A2 og A3 sammen. Flyt og kopiér 5.4 Gem regnearket Når modellen er færdig, er det på tide at få gemt regnearket. De data, du indtaster i et regneark, er kun midlertidigt gemt i computerens interne hukommelse, indtil du gemmer dem. Hvis strømmen til computeren afbrydes - eller du laver en fejl, således at regnearket slettes/ødelægges - vil arbejdet med dette regneark være spildt, hvis ikke du har gemt det. Dette sker kun, hvis du ikke har gemt det fra start. Det er derfor en god idé, at når du vil oprette et nyt regneark, så starter du med at gemme det. Så vil det automatisk blive gemt hvert 10. minut som standard. Første gang du gemmer et regneark, skal du tage stilling til 3 ting: Hvad skal regnearket hedde? Hvilket drev skal det gemmes på? Hvilken mappe skal det gemmes i? erfa Side 27

28 Anvendelse af regneark til talbehandling Hvad skal regnearket hedde? Du kan give dine regneark beskrivende navne, f.eks. Privatbudget Hansen. Du kan bruge alle kombinationer af bogstaver, tal, -(bindestreg), mellemrum og _(understregning) i et filnavn Hvilket drev skal det gemmes på? C:\ = harddisken på den computer du arbejder ved. D:\ = CD-rom drev på den computer du arbejder ved. Der kan ikke automatisk gemmes her. Hvis din computer er koblet til et netværk, vil der desuden være drev, der henviser til andre drevbogstaver f.eks. H:\ eller F:\. Antallet af drev og deres betegnelse afhænger af, hvordan netværket er sat op Hvilken mappe skal regnearket gemmes i? Til slut skal du vælge, hvilken mappe dit regneark skal gemmes i. Vælg enten en eksisterende mappe eller opret en ny Gem Når du vil gemme et regneark, der ikke har været gemt før, anvendes Office-knappen, Gem eller. Regnearket gemmes og bliver stående på skærmen.! Hvis man anvender denne funktion på et allerede lagret regneark, vil regnearket uden varsel blive gemt under samme navn. Hvis regnearket allerede er lagret, og man vælger gem-funktionen, vil den eneste ændring på skærmen være et timeglas. Hvor længe timeglasset kan ses vil afhænge af regnearkets størrelse. For at sikre sig mod tab af data ved f.eks. strømafbrydelse bruges denne fremgangsmåde undervejs i arbejdet Gem som Når du vil gemme et tidligere lagret regneark under et nyt navn, skal du bruge Office-knappen, Gem som. Regnearket vil også her blive på skærmen efter lagringen.! Det kan være en fordel at gemme filen i et tidligere filformat, hvis man arbejder sammen med nogle, som ikke har Office 2007 Projektmappe! Som standard er Excel opsat til at gemme hvert 10. minut. Hvis du ønsker, at der skal gemmes hyppigere, kan dette ændres under Office-knappen, Excel-indstillinger, Gem. Side 28 erfa

29 Anvendelse af regneark til talbehandling EKSEMPEL Her vælges placeringen af filen Her skrives filnavnet erfa Side 29

30 Anvendelse af regneark til talbehandling 5.5 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Budget Resultatopgørelse Resultatopgørelse fortsat Elforbrug Indeholder bl.a. Indskrivning af tekst, tal og formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem Åbn fil, indskrivning af formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem Åbn fil Indskriv tekst og formler Gem under andet navn Indskrivning af tekst, tal og formler Hvis du har lavet noget, der ser galt ud så brug fortryd knappen. Den kan jo fortryde flere handlinger tilbage Husk altid at starte en formel med et lighedstegn = I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Projektmappe Indtastning af tal og tekst Opbygning af formler Flyt og kopiér Side 30 erfa

31 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler. Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem. Budget Opstillingen er en del af et budget for en lille familie. Tallene er frit opfundne, og de kan måske virke urealistiske. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket (start i celle A1). Lav formlerne, der beregner indbetaling til I alt indsat, Udgifter i alt og Overskud. Det er i de grå områder. Du skal ikke sætte kanter/streger omkring eller andet, men udelukkende koncentrere dig om indtastning af tekst, tal og formler. Gem regnearket under filnavnet Budget og luk det. erfa Side 31

32 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Indskriv formler. Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem. Resultatopgørelse Åbn projektmappen Resultatopgørelse Lav formler der kan udføre de relevante beregninger. Formelhjælp: Bruttofortjeneste = Nettoomsætning minus vareforbrug Indtjeningsbidrag = Bruttofortjeneste minus kontante kapacitetsomkostninger Resultat før renter = Indtjeningsbidrag minus afskrivninger Årets resultat = Resultat før renter minus renteomkostninger Aktiver i alt = Anlægsaktiver + omsætningsaktiver Test formlerne ved at aflæse dem i formellinjen. Gem projektmappen og luk den. Side 32 erfa

33 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Indskriv tekst og formler. Gem under andet navn. Resultatopgørelse fortsat.. Åbn filen resultatopgørelse som du lavede i sidste opgave Indskriv teksten i rækkerne 20, 21 og 22 Lav formler der kan udføre de relevante beregninger. Formelhjælp: Afkastningsgrad = Resultat før renter gange 100 og divideret med Aktiver i alt Overskudsgrad = Resultat før renter gange 100 og divideret med Nettoomsætning Aktivernes omsætningshastighed = Nettoomsætning divideret med Aktiver i alt Test formlerne ved at aflæse dem i formellinjen Gem projektmappen som resultatopgørelse ny og luk den. erfa Side 33

34 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indskriv tekst og formler. Elforbrug i virksomhed Opret en ny projektmappe. Opstil regnearket som vist herover. Der er formler i kolonnen med forbrug kw. Lav kolonnerne bredere ved at trække med musen mellem kolonnebogstaverne øverst. Bevæg markøren så den peger direkte på den linje, der adskiller kolonnen fra den næste. Musemarkøren skifter udseende til, når du rammer rigtigt. Det er vigtigt, at du indtaster i kolonnerne A, B,C, D og ikke springer nogen over. Indtast tekst og tal. Lav formler der kan udføre de relevante beregninger. Formelhjælp: forbrug kw = Slut måler Start måler Test formlerne ved at aflæse dem i formellinjen. Gem projektmappen som Elforbrug og luk den. Side 34 erfa

35 Anvendelse af regneark til talbehandling 6 Rejseafregning - Talformatering Nu har du arbejdet med det vigtigste i regnearket, nemlig formler. Dine opstillinger har opfyldt formålet, som var at regne noget ud. Du skal nu arbejde med talformatering som gør, at det bliver nemmere at arbejde med og aflæse dine regnearksopstillinger. Det kan f.eks. gøre det nemmere for læseren, hvis der er vist om tallene er angivet i kroner, $ eller Euro, eller det kan være, at et bestemt antal decimaler eller måske separatortegn (tusindtalsseparator) gør tallene nemmere at læse. I dette afsnit vil der blive sat fokus på tallene og deres fremtræden. Desuden vil vi se på, hvordan man kan genbruge en formatering ved at kopiere den fra én celle til en anden. Her er vist en rejseafregning, som er formateret med datoformat, decimaler, separatortegn og kroneangivelse: Dato indtastet som og formateret 2 decimaler og separatortegn og typografien Revision kr. formateret ind i cellen med typografien Revision 6.1 Formateringskommandoer Al formatering foretages ved hjælp af Båndet og fanen Startside. Her er bl.a. knapper til skilletegn, antal decimaler, valutaformatering m.v. Du kan også klikke på dialogboksstarter, her kan du foretage alle indstillinger under et. Og så får du følgende billede (den aktive fane afhænger af, under hvilken del du klikker på dialogboksstarteren). erfa Side 35

36 Anvendelse af regneark til talbehandling Faneblade 6.2 Procedure ved formatering Generelt kan man sige, at forløbet i arbejdet med et regneark kan opdeles i to faser. Første fase omfatter selve indholdet på arket. Den grundlæggende struktur i regnearket er f.eks., hvor mange kolonner og rækker opstillingen skal gå over. Endvidere indtastning af de variable data, og hvor og hvordan regnearket skal lave forskellige udregninger. Anden fase omfatter udseendet af regnearket - formateringen Sådan formaterer du celler Markér de celler du vil formatere Vælg faciliteterne til formatering Foretag ændringerne til formatet! Alt arbejde med formatering foregår efter princippet: MARKÉR - AGÉR 6.3 Talformater Ofte vil du have forskellige slags tal i et regneark. Det kan f.eks. være, at nogle tal i regnearket er udtryk for procentsatser, andre tal angiver et kronebeløb, og atter andre viser et antal enheder, måske sofaer. For at gøre tallene mere beskrivende formateres de med hver sit talformat, som vist i nedenstående eksempel: Side 36 erfa

37 Anvendelse af regneark til talbehandling EKSEMPEL Et tal kan således se anderledes ud end den faktiske værdi, som er indtastet i cellen, afhængig af det valgte talformat. F.eks. gemmer regnearket talværdien 0,15 i celle C5, men viser tallet som 15%. Ved at bruge talformater sikrer du konsistens i hele regnearket. Samtidig kan du spare dig selv for mange indtastninger af symboler, såsom krone-tegn, punktummer, parenteser osv. sammen med tallene. Der findes forskellige typer af talformater i Excel. Inden for den enkelte type kan der findes undertyper, som også skal vælges. Herunder er vist en oversigt over de mest almindelige talformater sammen med en beskrivelse af, hvorledes de virker. I eksempelfeltet vises tallet 1234,567 formateret på de forskellige måder. Format Eksempel Sådan virker det Standard 1234,567 Viser tallet som du taster det. Hvis du skriver et stort decimaltal med formatet Standard, afrunder Excel enten tallet, så det passer til kolonnebredden, viser det med videnskabeligt format (se nedenfor) eller viser ### (nummertegn), indtil du gør kolonnen bredere. Formatet Standard er standard-formatet for tal. Tal 1234,57 Viser et fast antal decimaler og evt. tusindtals punktum, alt efter dit valg. Kan vise op til 30 decimaler, og kan vise negative tal på 4 forskellige måder. Valuta Kr ,57 Som Tal tilføjet en valuta umiddelbart foran tallet Revision Kr ,57 Som Valuta, dog vil valutasymbolet stå venstrejusteret i cellen. Negative tal vises med parentes: (1.234,57) Videnskabeligt 1,23E+03 Viser tallet som en eksponent af 10. Tallet til venstre er lig med 1,23 x 10 3 Procent ,70% Viser tallet som en procent med %-symbolet. Når et tal formateres som procent, ganges det med 100 og %-symbolet tilføjes erfa Side 37

38 Anvendelse af regneark til talbehandling! Ændring af talformatet påvirker kun den måde, tallene vises på, ikke måden de gemmes eller bruges i beregninger på Sådan formateres tal til en anden visning Markér de celler med tal, du vil ændre udseendet af. Vælg fanen Startside, gruppen Tal, og dropdownboksen Vælg så det udseende som du ønsker skal gælde. Det kan f.eks. være formatet dato for at vise en dato på den ønskede måde. Accepter med Enter.! Når du formaterer tal, kan der efter formateringen ske det, at cellen er udfyldt med ####### i stedet for tal. Det sker, hvis kolonnen er for smal til at vise indholdet. Så må kolonnen gøres bredere. 6.4 Fjerne formater Når du arbejder med formater, vil du ind imellem få brug for at komme af med dem igen. Du har måske formateret nogle celler til procentformatering, og når du så skriver i dem igen, bliver indholdet stadig ganget med 100 og % indskrevet i cellen. Eller du har haft datoformatering slået til, og når du skriver et tal i cellen, bliver det regnet om til en dato. Som du lærte i afsnittet om Ændring af indtastninger, slettes en celles indhold ved at markere cellen og derpå trykke Delete. MEN dette fjerner kun celleindhold og bevarer eventuelle formateringer intakte, selvom cellen ser tom ud. For at fjerne en celles formatering bruger du fanen Startside, gruppen Redigering, knappen Ryd og Ryd formater. Formatering 6.5 Kopiere formater Næsten alt kan kopieres i den elektroniske verden billeder, cd er, film, spil osv. Vi har tidligere set på, hvordan data kopieres fra et celleområde til et andet. Men også formater kan kopieres. Det betyder, at hvis du har brugt tid og kræfter på at formatere en celle eller et celleområde, så kan du genbruge formateringen. Det foregår ved hjælp af faciliteten Formatpensel. Med musen er du i stand til at kopiere formatet fra én celle og derefter male det ind i andre celler Sådan bruges Formatpensel Markér området, som har den formatering også kaldet typografi - du vil kopiere Klik på knappen Formatpensel, som er under fanen Startside, gruppen Udklipsholder. Musemarkøren ændres til en pensel Side 38 erfa

39 Anvendelse af regneark til talbehandling Markér ( mal ) det område, som du vil formatere! Du kan også dobbeltklikke på Formatpenslen. Så forbliver den aktiv, indtil du slår Formatpenslen fra igen (ved at klikke på knappen igen eller trykke på Esc). Så længe musemarkøren ser ud som en pensel, er Formatpensel slået til. Det betyder, at alle de celler, du markerer, formateres. Flyt og kopiér erfa Side 39

40 Anvendelse af regneark til talbehandling 6.6 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om rejseafregning. Opgavenavn Rejseafregning Valutaomregningstabel Produktsalg Formelforståelse Indeholder bl.a. Du skal løse den sidste opgave om formler Husk at markere de celler du vil formatere Åbn fil Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse og datoformat Åbn fil Formatering med decimaler, valuta og revision Åbn fil Indsæt formler. Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse, fjern formater. Gem under andet navn VIGTIG OPGAVE Skal løses i hånden. Formelforståelse Vælg de forskellige formater under menuen Formater Celler Brug funktionen RYD for at komme af med uønsket formatering i en celle I dette afsnit om rejseafregning har du arbejdet med følgende huskesedler: Flyt og kopiér Formatering Side 40 erfa

41 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse, datoformat og kanter. Rejseafregning Åbn projektmappen Rejseafregning Formater regnearket som ovenstående Datoerne formateres Kronebeløbene formateres, så der står kr. i cellerne Separatortegn og 2 decimaler Kolonneoverskrifterne centreres og formateres med fed skrift Gem regnearket under filnavnet Uge 33 og luk det. erfa Side 41

42 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse og datoformat. Valuta omregningstabel Herunder ses en omregningstabel, som viser hvor meget fremmed valuta man får for det viste antal danske kroner. Åbn regnearksfilen valutatabel Formatér de danske kroner med formatet Revision kr. Formatér US Dollars med formatet Valuta $ og 2 decimaler Formatér Euro beløbene med formatet Revision eurotegn og 2 decimaler Gør dig klart, hvad forskellen er på revision og valutaformatering Gem dokumentet efter endt arbejde Side 42 erfa

43 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Indsæt formler. Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse, fjern formater. Gem under andet navn. Produktsalg Færdiggør regnearket med formler i de grå områder Formelhjælp: Fortjeneste pr. enhed = Salgspris pr. enhed minus Omkostning pr. enhed Fortjeneste i alt = Fortjeneste pr. enhed * Antal enheder Lagerværdi = Omkostning pr. enhed * Antal enheder Fjern format Ved en fejl i filen er der formateret med valutaformat i første kolonne. Dette skal fjernes. Formatér tallene som vist ovenfor: De fem af kolonnerne skal have tallene formateret med kroneangivelse De fem af kolonnerne skal have 2 decimaler De seks kolonner skal have separatortegn Gem filen under navnet Fortjeneste Fortjeneste pr. produkttype Produktnummer Antal Salgspris Omkostning Fortjeneste enheder pr. enhed pr. enhed pr. enhed Fortjeneste i alt Lagerværdi kr 12,85 kr 8,60 kr 4,25 kr ,00 kr , kr 16,25 kr 10,97 kr 5,28 kr 2.376,00 kr 4.936, kr 32,85 kr 26,45 kr 6,40 kr ,20 kr , kr 49,55 kr 26,89 kr 22,66 kr ,80 kr , kr 63,60 kr 32,76 kr 30,84 kr ,16 kr , kr 52,40 kr 34,17 kr 18,23 kr ,00 kr , kr 85,75 kr 45,90 kr 39,85 kr ,60 kr , kr 78,90 kr 41,32 kr 37,58 kr ,98 kr , kr 92,80 kr 47,80 kr 45,00 kr ,00 kr , kr 120,30 kr 56,90 kr 63,40 kr ,40 kr , kr 126,70 kr 54,23 kr 72,47 kr ,46 kr , kr 56,80 kr 23,87 kr 32,93 kr ,59 kr , kr 136,20 kr 63,70 kr 72,50 kr ,00 kr , kr 47,85 kr 18,52 kr 29,33 kr ,02 kr ,88 kr ,21 kr ,09 Åbn projektmappen produktsalg og færdiggør opstillingen erfa Side 43

44 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Skriv formler i hånden. Måske på et separat papir. Spørg din underviser. Skal IKKE løses på pc en, men med blyant. Formelforståelse Skriv ned hvordan de manglende formler vil se ud. F.eks. vil formlen i den første opstilling i D4 se således ud: =C4-C3 Dækningsbidrag 1 = Omsætning minus vareforbrug Dækningsbidrag 2 = Dækningsbidrag 1 minus omkostninger Indtjeningsbidrag = Dækningsbidrag 2 minus faste omkostninger Side 44 erfa

45 Anvendelse af regneark til talbehandling 7 Formatering, udseende Du har nu haft fokus på indtastning, formelopbygning og formatering af tal. For yderligere at underbygge dine regnearksopstillinger skal du arbejde videre med formatering. Du kan sagtens udforme et helt igennem acceptabelt regneark til dit eget personlige brug ved at starte med et tomt regneark, og så kan du nøjes med at bruge standardindstillingerne for skrifttype, størrelse og talformater osv. Og selvom ingen er uenig i, at et regnearks primære formål er at udføre talbehandling, så er det faktisk ikke helt ligegyldigt, hvordan tallene præsenteres. For de uendelige ens rækker og kolonner har en uhyggelig tendens til at skjule enkel information i et ocean af celler. Du kan bruge kanter/streger eller farver til at fremhæve resultatet, overskriften kan centreres over kolonnerne, skrifttypen kan ændres og tallene/teksten kan placeres på forskellige måder i cellerne. Alt dette kaldes under et at formatere regnearket eller bare formatering. EKSEMPEL Her er et privatbudget der har fået et pift rent layoutmæssigt. Så efter formatering kunne det se sådan ud: Titlen Privatbudget er formateret med skrifttypen Comic Sans MS, og størrelsen ændret til 24 punkt. Kolonneoverskrifterne januar december har fået tilføjet attributten fed og er højrejusteret. Teksterne Indkomst i alt og Udgifter i alt har fået tilføjet attributterne fed og kursiv. Teksterne Indtægter og Udgifter er ændret til fed og størrelsen 14 punkt. Endelig har tallene for Indkomst i alt, Udgifter i alt og Balance fået grå baggrundsfarve, og der er sat rammer ind. 7.1 Fremhævelse af tekst Ændring af tekstens udseende bruges, som nævnt ovenfor, til at gøre regnearket mere læsevenligt eller til at fremhæve vigtige celler eller celleområder. F.eks. kan det være en god idé at ændre kolonneoverskrifternes udseende til FED for at fremhæve dem. erfa Side 45

46 Anvendelse af regneark til talbehandling Mulighederne for at ændre udseende på teksten omfatter fed, kursiv og understreg, som med et fælles ord kaldes tekstens attributter. Desuden er der mulighed for at ændre på skrifttype også kaldet font, f.eks. Wide Latin eller Brush Script. Du kan også ændre på skriftstørrelsen punktstørrelsen for at skabe opmærksomhed, f.eks. kan teksten ændres til en punktstørrelse på 24 punkt i stedet for den normale 12 punkt, som denne tekst er skrevet med. Endelig kan teksten fremstå med en hvilken som helst farve, du måtte ønske.! Brug farver med omtanke. Det er ikke et maleri du skaber, men et regneark. Desuden kan det være svært at forudsige farvers udseende på en sort/hvid printer. Uanset hvad du vælger, er proceduren den samme: Sådan ændres tekstens udseende Markér de celler, du vil ændre udseende af Vælg fanen Startside, området Skrifttype Vælg den ønskede skrifttype, størrelse og effekt Når du foretage ændringerne, vil du kunne se det med det samme.! Dele af teksten i en celle kan formateres selvstændigt ved at markere den pågældende tekstdel og tilføje ønsket format Formatering 7.2 Placering af data (justering) fed og alm. skrift i samme celle hævet skrift Når du indtaster data i cellerne, bliver tekst automatisk anbragt i venstre side af cellen, og værdier (tal og beregninger) bliver anbragt i højre side. Både værdier og tekst bliver placeret nederst i cellen. Det, at bestemme hvor i cellen data skal placeres, kaldes at justere data. Det er ikke sikkert, at programmets standardjustering af data er den bedste, og derfor har du mulighed for selv at bestemme, hvor i cellen data skal placeres. Justering kan ske via fanen Startside under området Afsnit. Du kan også foretage ændringerne via højreklik og den lille lynmenu som fremkommer. Side 46 erfa

47 Januar Februar Marts April Maj Juni Anvendelse af regneark til talbehandling Vandret og lodret justering samt retning Du har følgende muligheder for vandret og lodret justering: Vandret justering Venstrejusteret (fast forkant): Højrejusteret (fast bagkant): Centreret: Centreret over kolonner: Indryk: Lodret justering Top: Total Total Total Total Total Total Centreret: Bund: Total Total Retning Her er eksempelvis månedernes navne placeret lodret. Herved kan kolonnerne blive smallere, og der kan være flere på arket (såfremt tallene i kolonnen kan være i den smallere kolonne): Sådan ændres justering Markér de celler du vil ændre udseende af Vælg fanen Startside, området Justering. Klik på knapperne for at få den ønskede justering eller retning. Formatering Flet og centrer Ud over den vandrette og lodrette justering har du også mulighed for at centrere f.eks. en tekst på tværs af flere kolonner. Denne funktion er særdeles nyttig, når du har brug for f.eks. at anbringe regnearkets titel centreret oven over hele regnearket. Det kan se således ud: Teksten Årstotaler er indtastet i celle A1 og flettet og centreret på tværs af kolonne A-D. erfa Side 47

48 Anvendelse af regneark til talbehandling Sådan centreres på tværs af kolonner Indtast teksten i en celle Markér denne celle og cellerne i de tilstødende kolonner, som teksten skal centreres på tværs af Vælg fanen Startside, gruppen Justering, knappen Flet og centrér! Du har også mulighed for at flette og centrere teksten over cellerne, både vandret og lodret. Formatering Tekst i flere linjer Nogle gange er det nødvendigt at have en længere tekst i en celle, men du vil måske ikke have, at teksten løber hen over flere celler. I stedet ønsker du, at teksten fortsætter linje for linje (ombrydes) i den enkelte celle i stedet for at fortsætte ud over de tilstødende celler. I dette tilfælde bruger du knappen Ombryd tekst på fanen Startside og området Justering I de tilfælde hvor du selv vil bestemme, hvor ombrydningen skal finde sted, skal dette ske under indtastningen. Når du vil skifte linje i en celle, skal du holde Alt-tasten nede samtidig med at du trykker Enter. Formatering 7.3 Brug af streger, mønstre og farver Som det fremgår af de foregående afsnit, kan regnearkets udseende forbedres, og vigtige data fremhæves ved brug af forskellige skrifttyper og -størrelser, forskellige attributter og ved at bruge mulighederne for justering. Men du har også mulighed for at bruge streger, mønstre og baggrundsfarver til at fremhæve og tydeliggøre celleområder. Du kan anbringe kanter omkring celler eller omkring et helt regneark Du kan farve baggrunden i udvalgte celler Du kan skravere (med forskellige mønstre) celler eller celleområder Side 48 erfa

49 Anvendelse af regneark til talbehandling Proceduren for disse formateringsmuligheder er helt den samme som for anden formatering: MARKÉR - AGÉR Her vil kun blive gennemgået, hvordan du sætter kanter omkring udvalgte celler. Hvis du vil anvende farver og skraveringer, skal du vælge fanerne Kant og Mønstre Sådan indrammes celler med streger Markér cellerne, der skal indrammes Vælg fanen Startside, området Skrifttype, dialogboksvælgeren og fanen Kant Afslut med OK Kanter fjernes igen ved at vælge Ingen kant Kanter via knapper Du kan finde knappen til at sætte streger under fanen Startside og området Skrifttype. Et klik på knappen giver dig følgende valgmuligheder: Fremgangsmåden er: Markér de celler, der skal have kant Klik på knappen og vælg den ønskede stregtype. Formatering erfa Side 49

50 Anvendelse af regneark til talbehandling 7.4 Autoformatering Frem for at lave al formateringen manuelt kan du også bruge Excels autoformatering Sådan bruges autoformat Markér de celler du vil ændre udseende af Vælg fanen Startside, området Typografier og knappen Formater som tabel Klik på den ønskede typografi. Læg mærke til, at der nu er en kontekstafhængig fane som hedder Design, og at der er sorterings knapper i kolonnerne. Formatering 7.5 Ændring af kolonnebredde Hvis du indtaster en tekst, der er bredere end cellens bredde, så vises teksten henover de blanke celler til højre for cellen. Dataene udfylder rent faktisk ikke disse celler, men løber hen over dem. F.eks. løber teksten Privatbudget 1. halvår, som er indtastet i celle A1, også hen over cellerne B1 og C1 Hvis cellen til højre for ikke er tom, så skæres teksten af ved cellekanten. Excel gemmer stadig hele indtastningen og viser hele teksten i formelinjen, når du aktiverer cellen For at løse dette kan du ombryde teksten og derved få rækkehøjden forøget. Vil du ikke det, skal du gøre kolonnen bredere. Kolonnebredden kan sættes: til en bestemt angivet bredde (målt i antal cifre) Side 50 erfa

51 Anvendelse af regneark til talbehandling tilpasset til det bredeste i kolonnen eller i det markerede område til en standardbredde (8,43 cifre) Bredden ændres enten ved hjælp af musen eller ved at anvende formateringsmenuen. Det gøres lettest ved at bruge musen og trække kolonnen til den ønskede bredde. Du kan ændre for flere kolonner/rækker ad gangen ved at markere dem Sådan ændres kolonnebredden Flyt musemarkøren til kolonnenavnet i toppen af kolonnen Bevæg markøren så den peger direkte på den linje, der adskiller kolonnen fra den næste. Musemarkøren skifter udseende til, når du rammer rigtigt Træk kolonnen til den ønskede bredde eller dobbeltklik på stregen.! Rækkehøjden kan ændres på nøjagtig samme vis som beskrevet for kolonnebredde. Kolonner og rækker 7.6 Indsætte eller slette kolonner og rækker Ud over at indsætte og slette data har du også mulighed for at indsætte nye kolonner eller rækker i dit regneark eller selvfølgelig slette eksisterende rækker eller kolonner. At indsætte blanke kolonner eller rækker giver dig mulighed for at tilføje manglende data eller at udvide et eksisterende regneark. Og du skaffer dig af med overflødige data ved at slette rækker eller kolonner. Uanset om du indsætter eller sletter, er proceduren den samme Sådan indsættes rækker eller kolonner Markér en eller flere rækker eller kolonner (antallet af markerede rækker/kolonner afgør, hvor mange nye rækker/kolonner der indsættes) Vælg fanen Startside, gruppen Celler og knappen Indsæt.! Nye rækker indsættes oven over den eller de markerede. Nye kolonner indsættes til venstre for den eller de markerede kolonner Sådan slettes rækker eller kolonner Markér en eller flere rækker eller kolonner (antallet af markerede rækker/kolonner afgør, hvor mange rækker/kolonner der slettes) Vælg fanen Startside, gruppen Celler og knappen Slet. Kolonner og rækker erfa Side 51

52 Anvendelse af regneark til talbehandling 7.7 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Mejeri Grantræer Fahrenheit og Celsius Fedtindhold Indeholder bl.a. Husk at markere de rækker/kolonner du vil formatere Åbn fil. Formatering med decimaler, skilletegn, skrift, kanter, justering og farver. Indsæt rækker, slet rækker og kolonner, kolonnebredde. Gem under andet navn Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, ombryd tekst, kanter, justering og farver Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, skriftstørrelse, kanter, justering og farver Åbn fil. Indskrivning af formler. Formatering med decimaler, procenter, ombrydning af tekst, farver og kanter. Indsæt rækker Har du markeret flere kolonner/rækker, når du ændrer, vil ændringen ske for dem alle Vil du ændre kolonnebredden på nogle kolonner, der ikke er ved siden af hinanden, bruger du Ctrl tasten til at markere dem I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Formatering Kolonner og rækker Side 52 erfa

53 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Formatering med decimaler, skilletegn, skrift, kanter, justering og farver. Indsæt rækker, slet rækker og kolonner, kolonnebredde. Gem under andet navn. Tallene er frit opfundne. Mejeri Åbn projektmappen mejeri og formatér den efter nedenstående anvisninger: Udvikling i. Øvrige overskrifter Alle tal (også årstal) Skemaets rækker Kolonnebredde Kanter/farver Totalkolonnen Arial, 18 pkt., fed, centreret over kolonnerne A-G Arial, 12 pkt., fed Centreret Højde 23. Teksten placeret lodret centreret i cellerne Kolonnerne B til og med G skal være lige brede Sorte kanter, grå udfyldningsfarve Separatortegn, ingen decimaler Slet kolonnerne H, I, J som er lavet ved en fejl samt rækkerne Gem regnearket efter endt formatering som mejeri, med formatering erfa Side 53

54 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, ombryd tekst, kanter, justering og farver Grantræer En plantageejer sælger grantræer til produktion af kraftige stolper. Han kan kun sælge træer, der har en diameter på mellem 16 og 23 centimeter. I skoven synes han, det er nemmest at måle træernes omkreds med et målebånd. Han behøver derfor en omregningstabel, så han ved, om træet har den rigtige diameter. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket (start i celle A1) Lav de relevante formler, kopiér så vidt det er muligt Formelhjælp: Radius i cm = Diameter i cm divideret med 2 ( Diameter i cm / 2) Omkreds i cm = Radius i cm gange 2 og gange 3,14 ( Radius i cm *2 * 3,14) Formatering: Der skal sættes lilla kanter i forskellige tykkelser (se eksemplet) Overskriften centreres over kolonnerne A, B og C Tekst, tal og formler formateres centreret i cellerne Tallene i kolonnerne med Radius og Omkreds formateres med 2 decimaler Kolonneoverskrifterne er formateret med Ombryd tekst og centreret Gem regnearket under filnavnet Grantræ og luk det. PS! Resultatet ud for 20 cm diameter er radius 10 cm og omkreds 62,80 cm. Side 54 erfa

55 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, skriftstørrelse, kanter, justering og farver. Gem. Fahrenheit og Celsius Du er inviteret en tur til USA for at besøge din rige onkel. Han bor i et område, hvor temperaturen svinger mellem 75 og 88 grader Fahrenheit i den periode du skal være på besøg! Skal du have sommer- eller vintertøj med? Lav nedenstående opstilling. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket Lav formlen der beregner grader Celsius. Kopiér så vidt det er muligt. Formelhjælp: Celsius =( Fahrenheit minus 32) gange med 5 og divideret med 9. Det er vigtigt, at du husker parenteserne (Fahrenheit 32) * 5 / 9 Formatering: Der skal bruges grå og sort farve Overskriften centreres over kolonnerne A og B Overskriften skrives med en lidt større skriftstørrelse. Vælg selv. Tekst, tal og formler formateres centreret i cellerne. Tallene i Celsius kolonnen formateres til at have én decimal. Brug Ombryd tekst eller Alt+Enter til de to kolonneoverskrifter Gem regnearket under filnavnet Celsius og luk det. PS! Resultatet ud for 84 grader Fahrenheit er 28,9 grader Celsius. erfa Side 55

56 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Indskrivning af formler. Formatering med decimaler, procenter, ombrydning af tekst, farver og kanter. Indsæt rækker Fedtindhold Du er blevet interesseret i madens indhold af fedt og undersøger nu den mad, du har i køkkenskabet. Åbn projektmappen Fedt Lav de manglende formler, kopiér så vidt muligt Formelhjælp: Fedtkalorier = Antal fedtgram gange med 9 Fedtkalorie % = Fedtkalorier divideret med Kalorier pr. 100 gram Formatering: Hver anden kolonne er gul Overskriften indskrives og centreres over kolonnerne Overskriften skrives med en lidt større skriftstørrelse. Vælg selv Kolonnen med Fedtkalorie % skal formateres med procent Ingen decimaler i kolonnen Fedtkalorier og 1 decimal i kolonnen Fedtkalorieprocent Bordeauxfarvede rammer efter eget valg Brug Ombryd tekst eller Alt+Enter til de fire kolonneoverskrifter Gem regnearket og luk det. Side 56 erfa

57 Anvendelse af regneark til talbehandling 8 Budget Sideopsætning, Autosum Efterhånden som du opbygger større modeller, kan du få brug for Excels fyldfunktion, hvor du næsten automatisk får fyldt data ind i cellerne. Arbejder du meget med sammentællinger, kan du frem for selv at skrive formlerne bruge Excels indbyggede funktion Autosum, der hurtigt foretager sammentællinger. Excels håndtering af udskrifter og sideopsætning med sidehoved og sidefod vil også vise sig at være næsten uundværlig. Sidehoved Fyldfunktionen er brugt til at udfylde månedsnavnene i de enkelte celler Autosum til sammentællingerne Budgettet er placeret midt på arket mellem top, bund, venstre og højre margen Sidefod 8.1 Fyld serie Når du arbejder med regneark, vil du ofte have nogle overskrifter, der udgør en bestemt rækkefølge. Det kan f.eks. være månederne januar til december, ugedagene mandag til søndag, årstal 2003 og fremefter osv. Sådanne serier/lister er oprettet i Excel som standard. Sammen med disse lister er indlagt faciliteten Fyld serie, som bruges til automatisk at udfylde et område. Excel kan automatisk udfylde et celleområde med tal, datoer, klokkeslæt eller tekst. Et område kan udfyldes med en udfyldningsrækkefølge som programmet opretter, eller med en tilpasset rækkefølge som du selv opretter Brug musen til Fyld serie Med Fyld serie kan musen bruges til at udfylde et område med en rækkefølge af data. Programmet udfylder området ud fra de data og formater, der allerede er i området. Ved at markere en celle med f.eks. ordet januar og derefter trække med musen, udfyldes området med februar, marts, april osv. Det eneste du skal gøre er at udfylde de første data i serien og så trække med musen. erfa Side 57

58 Anvendelse af regneark til talbehandling Sådan bruges Fyld serie Markér den celle eller det område, der indeholder de data, som udfyldningen skal baseres på Peg med musemarkøren i nederste højre hjørne af cellen eller området, indtil den bliver til et fedt kryds Træk for at markere det område, der skal udfyldes Slip musetasten Flyt og Kopiér EKSEMPEL B2 er trukket til øvrige celler i række 2 med -markøren 8.2 Brug af Autosum I stedet for at opbygge formler trin for trin, så kan du bruge. Det er indbyggede forud definerede formler, der automatisk udfører almindelige matematiske, statistiske og finansielle beregninger. Den vel nok mest anvendte funktion er SUM, som beregner summen af en liste, en række eller kolonne af celler. I første omgang vil vi nøjes med at anvende SUM og så kigge på nogle af de andre funktioner senere Sådan bruges SUM Placér markøren det sted hvor sammentællingen skal være Klik på knappen funktionen på fanen Startside og området Redigering for at tilføje Der vises en markering af, hvilke celler Excel tror, du vil have lagt sammen. Hvis dette ikke er korrekt, skal du selv markere de celler, det drejer sig om Tryk Enter for at acceptere når du er tilfreds Hvis der i cellen kun vises ### (amr. nummertegn), må du udvide kolonnen for at kunne se resultatet Side 58 erfa

59 Anvendelse af regneark til talbehandling Funktioner EKSEMPEL Når du klikker på Autosum lægges tallene straks sammen, og formlen vises i inputlinjen 8.3 Udskriv regnearket Ofte skal regnearket udskrives på papir således, at det efterfølgende kan anvendes, uden at man sidder ved en skærm. Du kan udskrive det aktuelle ark, hele projektmappen eller et markeret område. Du kan udskrive arbejdet hurtigt ved at bruge standardindstillingerne, eller du kan forbedre udskriften ved at bruge faciliteter til at tilpasse udskrivnings- og sideindstillinger. Måske har du brug for at indsætte en tekst øverst eller nederst på samtlige sider, få centreret teksten på siden vandret og lodret samt forstørre regnearket, så det fylder mere på siden. erfa Side 59

60 Anvendelse af regneark til talbehandling EKSEMPEL Sidehovedtekst Liggende A4. Opstillingen er centreret lodret og vandret på siden -> lige store margener Række- og kolonne- overskrifter Gitterlinjer Sidefodstekst, hhv. venstre, midt og højre sektion Udskrift med sidehoved og sidefod Sidehoved og sidefod er faste tekster øverst eller nederst på papiret, som du indtaster én gang, men teksterne vises på alle sider. I top/bund kan der desuden indsættes forskellige koder. F.eks. kan der indsættes en kode til automatisk sidenummerering, automatisk dato m.m. Når der er valgt at indsætte sidehoved eller sidefod, så kommer der en kontekstafhængig fane Design, her kan du foretage dit valg. Ved knapperne Sidehoved og Sidefod, kan du vælge nogle færdige opsætninger. Side 60 erfa

61 Anvendelse af regneark til talbehandling Under fanen kan du se, hvordan det ser ud, eller du kan selv indskrive dit sidehoved. Vær opmærksom på, at sidehoved/fod er inddelt i 3 områder, venstre, midt og højre side. Du skifter til dem ved at klikke dér, hvor du ønsker at skrive Centrere vandret og lodret Centreret lodret Centreret vandret Centreret vandret OG lodret Papirretning Stående papirretning Liggende papirretning erfa Side 61

62 Anvendelse af regneark til talbehandling Tilpasse størrelsen på regnearket Hvis du vil have dit regneark forstørret /formindsket for at udnytte pladsen på siden, kan du skalere op/ned procentvis Margener Margener er den ramme af hvidt papir, der omkranser skriveområdet. Rammen består af: Top, Bund, Venstre og Højre margen. Når du åbner et nyt dokument i Excel, og får et helt nyt blankt papir, er margenerne indstillet til en standardindstilling. Topmargen Dette her er det område du har til Venstre margen rådighed til at lave dine beregninger og talopstillinger. Dette her er det område du har til rådighed til at lave dine beregninger og talopstillinger. Højre margen Dette her er det område du har til rådighed til at lave dine beregninger og talopstillinger. Bundmargen Disse indstillinger kan bruges til mange af dine almindelige opgaver, men ved nogle opgaver er du nødt til at tage stilling til, hvor brede dokumentets margener skal være. Det kommer an på, hvor stor din opstilling er. Måske skal du have plads til 12 måneders kolonner og har derfor brug for at gøre venstre og højre margenområde lidt mindre. Du kan ændre indstillingerne for margenerne enten på linealerne i vis udskrift eller i dialogboksen Sideopsætning.! Vær opmærksom på, at du får den mest præcise indstilling i dialogboksen Sideopsætning og udskriv Side 62 erfa

63 Anvendelse af regneark til talbehandling Udskrift med viste formler Dette bruger du, hvis du vil have dokumentation for, hvorledes du har lavet dine formler. Måske fordi du har nemmere ved at overskue dem, når de er printet ud, eller fordi du vil diskutere dem med en kollega. Sideopsætning og udskriv Hvad skal udskrives Inden du udskriver, skal du vælge hvilke dele af projektmappen, du vil udskrive. Du har tre muligheder: De aktive ark Vælger du aktive ark, udskrives det/de ark, der er markeret. Hele projektmappen En projektmappe kan indeholde flere ark. Når du vælger Hele projektmappen udskrives alle projektmappens ark (selvfølgelig kun de udfyldte). Markeringen Udskriften begrænses til det eller de (celle-)områder, du markerer Før du udskriver Det er altid en god idé at se udskriften på skærmen, før du sender den til printeren. Det sparer ofte papir, toner og ikke mindst tid. Du kan finde og rette mange små fejl, før du udskriver, hvis du bruger den indbyggede mulighed Vis udskrift (Office-knappen, Udskriv og Vis udskrift). Her kan du se, hvordan Excel fordeler et stort regneark på flere sider, hvordan flere markerede områder placeres på en eller flere sider, om de opsatte margener er passende osv. Sideopsætning og udskriv erfa Side 63

64 Anvendelse af regneark til talbehandling 8.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet dette afsnit. Opgavenavn Privatbudget Ferieregnskab Skoldninger Årsregnskab Omkostningsbudget Indeholder bl.a. Åbn fil. Indskrivning af formler. Lodret tekst, kolonnebredder, fyldfunktionen, kopiering af formler, sidehoved/fod, sideopsætning Indskrivning af tekst, tal og formler. Fyldfunktionen Formatering med decimaler, skriftstørrelse, kanter, justering og farver Indskrivning af tekst, tal og formler. Sidehoved, sidefod, sideopsætning Formler, sidehoved, udskriv formler, fyldfunktionen Indskrivning af tekst, tal og formler. Fyldfunktion, separatortegn Husk at bruge fyldfunktionen til at lave fyldserier med eksempelvis januar, februar, marts m.v. Brug Autosum når du skal lægge tal sammen,der står ved siden af hinanden, men ellers ikke Lav sidehoved og fod på alle dine dokumenter for at øve det I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Flyt og kopiér Funktioner Sideopsætning og udskriv Side 64 erfa

65 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Indskrivning af formler. Lodret tekst, kolonnebredder, fyldfunktionen, kopiering af formler, sidehoved/fod, sideopsætning. Privatbudget Åbn projektmappen Privatbudget. Tilpas udseendet til ovenstående Brug kopiér til at få de manglende tal fyldt i cellerne (løn, husleje, fritidshjem) Lav de relevante formler. Brug Autosum til i alt kolonnen og de 3 i alt rækker Formelhjælp: Udgifter i alt = Faste udgifter + Forbrugsudgifter Overskud = Indtægter i alt minus Udgifter i alt Indsæt kolonneoverskrifterne Januar - I alt. Formater centreret og lodret i cellerne Tilpas kolonnebredder Indsæt overskriften centreret over kolonner Lav kanter og farver Sideopsætning: Tilpas opstillingen i størrelse så den lige netop kan være på et liggende A4 ark Centrer opstillingen vandret og lodret på arket Sidehoved og sidefod indeholdende dit navn, dato, filnavn m.v. erfa Side 65

66 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Indskrivning af tekst, tal og formler. Formatering med decimaler, ombryd tekst, kanter, fyldfunktionen, justering og farver Ferieregnskab Åbn projektmappen Ferie. Tilpas udseendet til ovenstående Lav de relevante formler. Brug Autosum til i alt kolonnen og de 3 i alt rækker Formelhjælp: Afholdt = Sum-funktion af månederne Rest = Optjent minus Afholdt Indsæt overskriften Afholdte feriedage centreret over månedskolonnerne Indsæt kolonneoverskrifterne Maj - April. Formatér centreret og lodret i cellerne Tilpas kolonnebredder Lav kanter (også den skrå) i en farve efter eget valg Sideopsætning: Tilpas opstillingen i størrelse så den lige netop kan være på et liggende A4 ark Centrér opstillingen vandret og lodret på arket Sidehoved og sidefod indeholdende dit navn, dato, filnavn m.v. Prøv nogle af de forskellige muligheder Redigér: Inger har glemt at oplyse 2 feriedage i maj og 1 i april. Tilføj disse og tjek at resultatet ændrer sig Side 66 erfa

67 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler. Sidehoved, sidefod, sideopsætning Skoldninger Følgende data stammer fra en epidemiologisk undersøgelse af skoldninger hos børn under 5 år, indlagt på Hvidovre Hospitals brandsårsafdeling i perioden : Årsag/alder 0 år 1 år 2 år 3 år 4 år Total Varmt vand The Kaffe Andet Total Opret en ny projektmappe Indtast ovenstående data i regnearket og lav formler i de grå områder, der beregner antal patienter i de enkelte aldersgrupper og summen af patienter i de enkelte årsagsgrupper. Brug fyld serie/kopiering, hvor det er muligt Gem regnearket under filnavnet skold Indsæt teksten Skoldninger i sidehovedets venstre sektion, dit navn og dato i sidefodens venstresektion og filnavn i højre sektion Centrer udskriften på siden både lodret og vandret Udskriv regnearket erfa Side 67

68 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Formler, sidehoved, udskriv formler, fyldfunktionen. Årsregnskab Herunder er vist årsregnskabet for Bredgades El-Service Bredgades El-service i 1000 kr. 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Total Indtægter Salg Servicekontrakter Leasing-indtægter Indtægter i alt Direkte omkostninger Materialer Udgifter til leasingudstyr Omkostninger i alt Overskud Åbn projektmappen Bredgade Cellerne med Omkostninger i alt er formateret med procentformatering (du kan prøve at indtaste i en af cellerne). Fjern denne Indtast de manglende tekster og tal. Brug fyld serie og kopiering, hvor det er muligt Lav de manglende formler. Brug Autosum til sammentællingerne Formelhjælp: Materialer = en tredjedel af salget (=salg/3) Overskud = Indtægter minus Omkostninger Alle tallene skal vises uden decimaler Indsæt dit navn i sidefoden Gem regnearket under filnavnet elservice Udskriv regnearket med formlerne vist Side 68 erfa

69 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indskriv tekst, tal og formler. Fyld serie. Omkostningsbudget Opstil regnearket. Brug fyld serie og kopiering, hvor det er muligt Kolonnen I alt skal laves som en formel, der lægger de 3 udgifter sammen Den sidste række skal ligeledes sammentælles via en formel Formater tallene med separatortegn og ingen decimaler Gem regnearket under navnet omkostningsbudget erfa Side 69

70 Anvendelse af regneark til talbehandling Side 70 erfa

71 Anvendelse af regneark til talbehandling 9 Hjælp Du kan få brug for hjælp til arbejdet med Excel i forskellige sammenhænge. Hjælpefunktionen er en slags minimanual, som altid er lige ved hånden. Du kan bruge online hjælp til at finde oplysninger om bestemte emner eller opgaver. Der findes hjælp til alle funktioner og meddelelser i Excel. Du kan søge hjælp til overordnede funktioner eller værktøjer, hvor du arbejder fra et overordnet niveau af problemstillingen og søger ind til mere konkrete problemer, a la et kinesisk æskesystem. Du kan også bruge hjælp direkte til helt specifikke små problemer inden for et område. Alle aktiveres de fra Hjælp-knappen. Det er også muligt at aktivere hjælp ved brug af funktionstasten F Hvad indeholder Hjælp? Hjælp indeholder oversigter, procedurer, tekniske detaljer, eksempler og demoer, der kan lære dig om brugen af regneark. Når du har fundet de oplysninger, du har brug for, kan du udskrive dem eller lade Hjælp-vinduet være åbent, mens du arbejder. Hjælp-vinduet forbliver øverst i vinduet, så du kan følge en procedure, samtidig med at du udfører opgaverne i Excel. 9.2 Hvis du ikke ved, hvor du skal starte Skriv et spørgsmål i indtastningsfeltet, skriv celler. erfa Side 71

72 Anvendelse af regneark til talbehandling Nu fremkommer søgeresultaterne nedenfor. Det fremgår også, at der er 100 resultater til din søgning. Klik på Formater celler. Fandt du ikke det du søgte, kan du få hjælp til at gøre din søgning bedre. Det kan ske ved at du søger online. Side 72 erfa

73 Anvendelse af regneark til talbehandling Her er resultatet af dit klik. Der er pile, hvor du kan klikke frem og tilbage, til de sider du har haft vist. Og så kan du selvfølgelig også udskrive dem. Hvis en tekst er markeret med blå skrift, kan du klikke på denne, så fremkommer hjælpen til lige netop det punkt. Du har også mulighed for at søge på kategorier, når du har valgt hjælp, du kan klikke på ikonet for Vis indholdsfortegnelse. Dette er en indholdsfortegnelse, hvor du ved at klikke på det ønskede område, igen kan klikke dig videre ind i emnet. Når der foran en tekst er følgende symbol, så betyder det, at dette er selve hjælpen. Og når du klikker på symbolet, så vises hjælpen til emnet i højre side. Nedenfor er der vist et udsnit af indholdsfortegnelsen, som den ser ud til start. erfa Side 73

74 Anvendelse af regneark til talbehandling 9.3 Hjælp til den aktuelle opgave Når du arbejder i dialogbokse eller infobokse: Klik på Hjælp, tryk på F1 (HJÆLP) eller klik på knappen med spørgsmålstegnet. Ved brug af knapperne på båndet: Anbring musemarkøren på et ikon eller et faneblad for at få vist en kort beskrivelse. Ved anvendelse af funktioner: Markér den ønskede funktion på oversigten over funktioner og tryk Hjælp til denne funktion i nederste venstre hjørne Hjælp Side 74 erfa

75 Anvendelse af regneark til talbehandling 9.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om hjælp. Opgavenavn Indeholder bl.a. Hjælp Søg Hjælp Søg Hjælp Udskriv Hjælp Afprøv I dette afsnit om hjælpefunktionen har du arbejdet med følgende huskesedler: Hjælp Opgave Hjælpefunktionen Hjælp Hjælp Find hjælp til at indsætte et sidehoved på siderne Under indholdsfortegnelse skal du finde noget om formler Om funktion Oprette formler Om formler Hjælp Udskriv Søg og udskriv vejledningen til funktionen Min Hjælp afprøv Søg efter Genvejstaster Afprøv trin til trin forklaringen erfa Side 75

76 Anvendelse af regneark til talbehandling Side 76 erfa

77 Anvendelse af regneark til talbehandling 10 Valgresultater - Funktioner Når du vil arbejde med statistiske oplysninger som f.eks. valgresultater, produktionsstatistikker eller salgsopgørelser, får du brug for formler, der kan mere end de fire regnearter addition, subtraktion, division og multiplikation. Typisk er talmængderne store, og det bliver for besværligt at skulle lægge tal sammen og dividere resultatet med for at få gennemsnittet. Det kan selvfølgelig godt lade sig gøre, men hvis der kommer flere tal til, så det nu er tal, skal man jo huske at ændre i formlen for at få det rigtige gennemsnit. I stedet for at bygge formler op trin for trin kan du bruge de indbyggede funktioner i Excel. Her er brugt funktionerne Minimum og Maksimum 10.1 Spar tid med indbyggede funktioner Disse funktioner er indbyggede formler, der udfører specialiserede beregninger automatisk. Du har tidligere stiftet bekendtskab med SUM-funktionen (side 58). Det er en forholdsvis enkel funktion, der kan sammentælle værdierne f.eks. i området fra E6 til E10, og som er lettere at indtaste end formlen der omfatter E6+E7+E8+E9+E10. I Excel er der næsten 300 indbyggede funktioner, men vi vil her kun beskæftige os med nogle ganske få. Funktionerne er inddelt i forskellige kategorier. Der findes funktioner til matematiske beregninger, finansielle mv. erfa Side 77

78 Anvendelse af regneark til talbehandling 10.2 Brug af funktioner En funktion består at to dele: 1. Funktionens navn 2. Funktionens argumenter (de oplysninger, funktionen skal bruge, f.eks. det celleområde, omkranset af parenteser, som funktionen skal beregne) For eksempel vil funktionen MIDDEL(A1:A9) returnere gennemsnittet af celleområdet A1 til A9. MIDDEL er funktionens navn og (A1:A9) er det celleområde, som gennemsnittet skal beregnes af. Funktioner finder du under menupunktet Indsæt eller ved formellinjen med knappen Indsæt funktion Sådan bruges en funktion Placér markøren i den celle, hvor funktionen skal indsættes Vælg knappen Indsæt funktion i formellinjen. En guide startes Vælg den ønskede funktionskategori eller vælg ALLE Klik på det ønskede funktionsnavn og klik på OK Hvis boksen ligger oven i din opstilling, trækker du den lidt væk med musen (træk med musen når den er i et tomt, gråt område af boksen) Udfyld den boks der vises, med de ønskede oplysninger Herunder skal du typisk markere de celler i regnearket som du vil undersøge. Funktioner Side 78 erfa

79 Anvendelse af regneark til talbehandling Hjælp til funktioner Når du vælger en bestemt funktion i listen over funktioner, vises en kort beskrivelse af den valgte funktionen nederst i dialogboksen. Yderligere hjælp Hvis du har brug for yderligere hjælp til den valgte funktion, klikkes på Hjælp for at få mere detaljerede oplysninger om funktionen. Det er her en god idé at se hjælpefunktionens eksempler Statistiske funktioner MIN, MIDDEL og MAKS De funktioner vi vil beskæftige os med i dette afsnit er minimum, gennemsnit og maksimum. Gennemsnittet MIDDEL =MIDDEL(A1:A77) Returnerer middelværdien af en talrække Maksimum MAKS =MAKS(A1:A77) Returnerer den maksimale værdi af en talrække Minimum MIN =MIN(A1:A77) Returnerer det mindste tal af en talrække Disse funktioner fungerer på samme måde som SUM-funktionen, som er gennemgået tidligere Sådan bruges MIN, MAKS, MIDDEL Placer markøren det sted, hvor sammentællingen skal være Klik på knappen Indsæt funktion Vælg den funktion du vil anvende Markér nu hvilke celler du vil have funktionen til at undersøge Klik OK til funktionsboksen Funktioner erfa Side 79

80 Anvendelse af regneark til talbehandling EKSEMPEL Vi har fundet følgende tal for trafikken over Storebælt på Storebæltforbindelsens hjemmeside og ønsker at se lidt nærmere på trafiktallene for 2. halvår af 2006, altså tallene fra juli til december. Vi vil undersøge, hvor meget trafik der i gennemsnit passerer broen hver måned. Desuden hvad det mindste henholdsvis største antal køretøjer er, der passerer i en måned i 2. halvår. For let og hurtigt at foretage denne undersøgelse overføres tallene til et regneark, hvor der bruges de relevante funktioner, nemlig MIDDEL (gennemsnittet), MAKS (det største antal) og MIN (det mindste antal). De kendte tal indtastes i regnearket, der tilføjes relevante tekster, sum-formler til beregning af i alt og endelig lidt formatering for et syns skyld: Markøren placeres i celle B13. Her indsættes funktionen MIDDEL for at beregne det gennemsnitlige antal personbiler pr. måned i de 6 måneder. 1. Placer markøren i B13 2. Klik på funktionsvælgeren 3. Vælg funktionen MIDDEL 4. Klik på OK Side 80 erfa

81 Anvendelse af regneark til talbehandling I det næste skærmbillede angives det område, der skal beregnes gennemsnit for. Excels forslag, som du kan rette Områdets værdier Formelresultat 5. Markér området, der skal beregnes. Du kan: a. flytte boksen (peg et sted i den grå baggrund, hold musetasten nede og træk boksen væk, så du kan se dine tal) eller b. klikke på i boksen. Vælger du det sidste, skal du klikke på igen efter du har markeret, for at komme tilbage. 6. Klik på Udfør, og formlen er indsat i cellen På samme måde indsættes funktionerne til beregning af maksimum og minimum i cellerne B14 og B15. Endelig kopieres formlerne, så regnearket kan gøres færdigt. erfa Side 81

82 Anvendelse af regneark til talbehandling Side 82 erfa

83 Anvendelse af regneark til talbehandling 10.4 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om valgresultater. Opgavenavn Arbejdsulykker Seertal Temperaturer Indeholder bl.a. Åbn fil. Funktionerne SUM, MIN, MAKS, MIDDEL Sideopsætning Åbn fil. Funktioner Åbn fil. Funktioner Husk at placere markøren det sted, hvor funktionens resultat skal være Hvis dialogboksen Funktioner står i vejen så flytter du den ved at trække den væk med musen I dette afsnit om valgresultater har du arbejdet med følgende huskesedler: Funktioner erfa Side 83

84 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Funktionerne SUM, MIN, MAKS, MIDDEL. Sideopsætning. Arbejdsulykker Åbn regnearket Arbejdsulykker, som angiver antallet af arbejdsulykker, fordelt geografisk (tallene er frit opfundet) Jylland Sjælland Fyn Norge I alt mar-maj jun-aug sep-nov dec-feb Total Minimum Maksimum Gennemsnit Beregn totaler, maksimumværdier, minimumværdier samt gennemsnit. Til beregningen kan det oplyses, at funktionsnavnene for ovenstående funktioner er : Total: Minimum: Maksimum: SUM(værdier) MIN(værdier) MAKS(værdier) Gennemsnit: MIDDEL(værdier) Sideopsætning: Tilpas opstillingen i størrelse så den lige netop kan være på et liggende A4 ark Centrér opstillingen vandret og lodret på arket Sidehoved og Sidefod indeholdende dit navn, dato, filnavn m.v. Gem regnearket under navnet arbejdsulykker Side 84 erfa

85 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Funktioner. Seertal Herunder ser du et udsnit af seertallene på TV 2, DR1 og TV3, som opgøres hver dag for alle programmer, der sendes på de 3 kanaler. Åbn regnearksfilen seertal for at se alle tallene for de 3 tv-kanaler Hvor mange seere havde hver af de 3 kanaler i gennemsnit til deres tv-programmer denne mandag? Hvad var det højeste antal seere til et program denne mandag og hvad var det for et program? (NB! Du har p.t. ingen mulighed for at lade Excel finde programmets navn) Indskriv svarene i regnearket og gem det med dine tilføjelser under navnet seertal erfa Side 85

86 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Funktioner. Temperatur Herunder ser du temperaturer for januar måned et tilfældigt valgt år. Åbn regnearksfilen Temperatur Hvad var den højeste temperatur (indsæt formlen i den blå celle) Hvad var den laveste temperatur (indsæt formlen i den blå celle) Hvad var månedens gennemsnit (indsæt formlen i den blå celle) Gem regnearket med dine tilføjelser under navnet Januar Side 86 erfa

87 Anvendelse af regneark til talbehandling 11 Valutaberegning Absolut reference I de tilfælde, hvor der i flere af vores formler indgår et bestemt tal, er det en fordel at placere dette tal ét sted i regnearket, og så få formlen til at referere til den pågældende celle. Et eksempel på dette er nedenstående regneark, som omregner danske kroner til Euro ud fra Nationalbankens eurokurs. Her skal cellen med nationalbankens kurs på 756,45 (celle B16) indgå i samtlige celler, der viser værdien i Euro (cellerne D5-D12). Formlen i celle D5 = B5*100/B16 Formlen i celle D6 = B6*100/B16 Ved at placere kursen i én celle er det også nemt at ændre kursværdien, når den ændres i Nationalbanken. Formlen i celle D5 = B5*100/B Absolutte cellereferencer Det at vi sætter et tal, der indgår i flere formler, ét sted i regnearket, giver desværre nogle ulemper, når vi forsøger at kopiere formlen. Fortsætter vi eksemplet ovenfor, ville vi kopiere formlen nedad og formlen i D6 vil blive = B6*100/B17, hvilket jo ville være forkert. At B5 har ændret sig til B6 er korrekt, men at B16 har ændret sig til B17, er ikke det vi ønsker. Vi vil have, at selvom vi kopierer formlen nedad, vil kun B5 ændre sig til B6, B7 osv. mens B16 ikke ændres. Dette gøres ved at sætte $ tegn foran B og foran 16: Når vi nu kopierer formlen nedad, vil B5 blive til B6, og B16 vil ikke ændre sig. Vi har lavet cellereferencen til en absolut reference. En absolut reference henviser altid til samme celle eller område. Det sker ved, at der sættes $ (dollartegn) foran kolonnebogstavet og/eller rækkenummeret ($A$4), når du skriver formlen. Absolutte cellereferencer erfa Side 87

88 Anvendelse af regneark til talbehandling Brug F4 til at skabe absolutte referencer Når du under indtastning af en formel har brug for at gøre en cellereference absolut, så er den hurtigste måde at bruge funktionstasten F4. $-tegnet indsættes enten ved at taste det ind (AltGr+4) eller ved at benytte tasten F4, der ved fortsat tastning skifter mellem 1. tastetryk $B$3 (både kolonne og række fastholdes) 2. tastetryk B$3 (alene rækkenr. fastholdes) 3. tastetryk $B3 (alene kolonne fastholdes) 4. tastetryk B3 (tilbage til udgangspunktet)! Hvis en celle ikke viser det ønskede resultat så tryk F2 og følg farvemarkeringerne, så du kan se, hvilke celler formlen refererer til. Side 88 erfa

89 Anvendelse af regneark til talbehandling 11.2 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om valutaberegning. Opgavenavn Firmakørsel Valutaomregning Bamsefabrikken Kapsejlads Formelforståelse Indeholder bl.a. Åbn fil. Absolutte referencer. Formatering Indskriv tal, tekst og formler. Absolutte referencer. Formatering Åbn fil. Absolutte referencer Åbn fil. Absolutte referencer VIGTIG OPGAVE Skal løses i hånden. Formelforståelse. Du skal løse den sidste opgave om formler Brug funktionstasten F4 til at lave absolutte referencer Du kan kopiere både formater og formler I dette afsnit om valutaberegning har du arbejdet med følgende huskesedler: Absolutte cellereferencer erfa Side 89

90 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Absolutte referencer, formatering. Firmakørsel Herunder ser du en del af Olsens kørselsregnskab. Olsen får en kørselstakst fra firmaet på kr. 3,30 for al sin firmarelaterede kørsel. Åbn regnearksfilen Firmakørsel Færdiggør modellen Formelhjælp: Antal km = Km tæller ultimo minus Km tæller primo Til udbetaling = Antal km * Kørselstakst. Anvend absolut reference Udregn også det samlede beløb til udbetaling Formater med brug af funktionen Autoformater Formater tallene så de står med tusindtalsseparator Prisen angives med kr. Gem regnearket til slut. Kørselstaksten stiger med 30 øre. Hvad bliver den samlede udgift nu? (9.500,40). Side 90 erfa

91 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indskriv tekst, tal og formler. Absolutte referencer, formatering. Valutaomregning Til brug for ferieturen skal du opstille et regneark, som kan beregne, hvad et givet beløb i en fremmed valuta svarer til i danske kroner. Regnearket skal se således ud: US Dollars omregnet til Danske kroner Euro omregnet til Danske kroner Norske kroner omregnet til Danske kroner Opret en ny projektmappe Indtast ovenstående regneark Omregningen fra fremmed valuta til danske kroner kan ske ved følgende formel: Beløb i danske kroner = beløb i fremmed valuta* valutakurs / 100. Brug absolut reference, så din formel kan kopieres nedad Formater med kroneangivelse Teksten Beløb i fremmed valuta skal stå i én celle. Teksten Værdi i Dkk skal væres placeret centreret over kolonnerne Turen skal til sommer også gå til Canada. Tilføj en kolonne, der kan omregne fra canadiske dollar, når kursen er 531,10 Gem regnearket til slut som VALUTAOMREGNING erfa Side 91

92 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Absolutte referencer. Bamsefabrikken Herunder ser du årsopgørelsen for Bamsefabrikken. Åbn regnearksfilen Bamsefabrikken Gør årsregnskabet færdigt ved at indsætte de manglende formler i området med Omsætning! Husk at formler kan kopieres Gem regnearket Side 92 erfa

93 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Absolutte referencer. Kapsejlads I denne opgave skal du føre regnskab over et sejlerarrangement. Resultaterne var som vist herunder A B C D E F 1 Sejladser 2 Points Vundet 2 3 Uafgjort Team Sejladser Vundne Uafgjorte Tabte Points 6 Thomas Jette Oluf Leif Viggo Mikkel Åbn filen Kapsejlads Beregn teamenes points, lav formlen så den kan trækkes nedad Formelhjælp: Tabte = Sejladser minus Vundne minus Uafgjorte Points = (Vundne sejladser * Vundet point) + (Uafgjorte sejladser * Uafgjort point) Ved revision af startlisterne finder man ud af, at Team Lilli også har deltaget i sejladserne med resultaterne 7 sejladser, 2 vundne og 2 uafgjorte Indsæt Team Lilli efter Team Leif Formater overskriften Sejladser til 16 pkt. Times New Roman Gem regnearket erfa Side 93

94 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Skriv formler i hånden. Måske på et separat papir. Spørg din underviser. Skal IKKE løses på pc en, men med blyant. Formelforståelse Skriv ned hvordan de manglende formler vil se ud. Side 94 erfa

95 Anvendelse af regneark til talbehandling 12 Adresseliste - Sortering Når du bruger Excel til at håndtere mængder af data, vil du ofte få brug for at sortere disse data. En sortering kan hjælpe dig til at finde bestemte data. Det er nemmere at finde Laila Nielsen på en liste med flere hundrede navne, hvis dataene står i alfabetisk orden efter for- eller efternavn Sortering af data Her en adresseliste hvor navne og adresser står hulter til bulter: Overskrifterne kan fryses, således at de altid er synlige på skærmen Kan sorteres efter hver enkelt af overskrifterne Et lyspunkt er det dog, at adresselisten ligger i et Excel regneark. Det betyder nemlig, at listen kan ordnes i forhold til de forskellige behov man har. Listen kan sorteres alfabetisk efter efternavn eller for eksempel postnummer. I Excel bruges funktionen sortering til at foretage disse forskellige måder at ordne samlinger af data på, også kaldet databaser. Du har mulighed for at sortere data i stigende (A til Å, 0 til 9) eller faldende (Å til A, 9 til 0) rækkefølge, og du kan vælge at sortere efter indholdet af én kolonne eller efter flere kolonner. Sortering efter flere kolonner vil du typisk have brug for i en liste som ovenstående, når du vil sortere posterne efter fornavn. Da der sikkert er flere, der hedder det samme til fornavn, kunne du bede om, at der dernæst sorteres efter efternavn. Er der flere, der hedder det samme til både for- og efternavn, kunne det tredje sorteringskriterium være adresse. erfa Side 95

96 Anvendelse af regneark til talbehandling Sortér data efter en enkelt kolonne Placér markøren et sted i kolonnen med de data, du vil sortere efter (det er vigtigt at du ikke markerer noget) Klik på Sorter og filtrer knappen, som er placeret på fanen Startside, området Redigering. Når du klikker på den lille pil får du flere valgmuligheder Sortér data efter flere kolonner Placer markøren et vilkårligt sted listen Vælg Brugerdefineret sortering når du har klikket på knappen Sorter og filtrer. Hvis der skal sorteres efter flere felter, klikkes der her. Vælg feltet du vil sortere efter. Tag stilling til måden der skal sorteres på. Afslut med OK! Ved sortering i en kolonne med ugedage eller månedsnavne kan du i Rækkefølge vælge Brugerdefineret liste. Sortering 12.2 Frys ruder Under arbejdet med et regneark, som fylder mere end det aktuelle skærmbillede, kan det være en fordel at kunne beholde ledeteksterne (kolonne- og rækkeoverskrifter) på skærmen under rulning horisontalt og vertikalt. Her er kolonneoverskrifterne fastholdt øverst på skærmen, mens resten af opstillingen er synlig fra række 118. Hvis funktionen frys ruder ikke var slået til, ville vi ikke have kunnet se, hvad overskriften var til de enkelte kolonner. Side 96 erfa

97 Anvendelse af regneark til talbehandling Frys ruder erfa Side 97

98 Anvendelse af regneark til talbehandling 12.3 Opgaver Her finder du de opgaver, der er tilknyttet afsnittet om adresseliste Opgavenavn Indeholder bl.a. Adresseliste Åbn fil. Sortering af data Biler Åbn fil. Sortering af data, funktioner, frys ruder Karakterer Åbn fil. Sortering af data, funktioner Husk at du ikke skal markere noget, før du sorterer. Du skal bare have markøren placeret i det område, hvor dine data er Funktionen frys ruder er næsten uundværlig, når du arbejder med mange data I dette afsnit om adresseliste har du arbejdet med følgende huskesedler: Sortering Frys ruder Side 98 erfa

99 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Sortering af data. Adresseliste Åbn filen adresseliste Udfør forskellige sorteringer på listen: Sortér i rækkefølge efter efternavn således at A kommer øverst Sortér i rækkefølge efter postnummer således at det største tal står øverst Slå funktionen Frys ruder til Sortér i rækkefølge efter adresse Sortér efter (hvad du nu har lyst til at øve bliv ved indtil du har forstået systemet) Gem regnearket til slut erfa Side 99

100 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Sortering af data, funktioner, frys ruder. Biler Åbn filen Biler Der er to ark i filen Biler. Du ser dem forneden på skærmen: Klik på arket Læs spørgsmålene her for at se, hvilke spørgsmål du skal besvare Klik på arket Biler for at finde svarene i biloversigten Inden du går i gang med at svare på spørgsmålene, skal du bruge funktionen Frys ruder under menuen Vindue, således at kolonneoverskrifterne fastholdes. Spørgsmålene er delt op i 2: - Første del går ud på at øve sortering - Anden del går ud på at repetere funktioner Besvar både første og anden del Side 100 erfa

101 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Sortering af data, funktioner. Karakterer Åbn filen Karakter: Indsæt de manglende formler for gennemsnit samt højeste og laveste værdi Gennemsnit angives med én decimal Sortér karakterlisten så eleverne står sorteret efter opnået gennemsnit Gem som Karakterliste sorteret efter gennemsnitskarakter Sortér listen i navneorden Gem resultatet som Karakterliste i navneorden erfa Side 101

102 Anvendelse af regneark til talbehandling Side 102 erfa

103 Anvendelse af regneark til talbehandling 13 Beskyttelse af celler og celleområder Når du har opbygget en model, som skal bruges igen og igen, er det vigtigt at få indbygget en sikkerhed i modellen, der bevirker, at muligheden for at ødelægge formler og formatering m.v. minimeres mest muligt. Beskyttelse foregår på 3 niveauer: Den enkelte celle kan være beskyttet (låst) eller ulåst. Låsen virker dog kun hvis Arket er beskyttet Projektmappens struktur kan beskyttes (uden for dette pensum) Som standard er alle celler låst, dersom man beskytter arket. Det vil sige, at celler, hvori der skal kunne indtastes, skal låses op, inden arket beskyttes. Forsøger du at indtaste i en låst celle i et beskyttet ark, får du en fejlmeddelelse: En beskyttelse af modellen foretages for hvert enkelt ark. Skal du senere ændre i dine formler, må du først slå beskyttelsen fra.! I forbindelse med beskyttelsen har du mulighed for at angive en adgangskode, som vil blive afkrævet, hver gang du ønsker at ophæve beskyttelsen af modellen. Denne adgangskode kan frit opfindes, men det er vigtigt at kunne huske den, da muligheden for at foretage ændringer i modellen ellers er forsvundet!! Ved indtastning af adgangskode skal du være opmærksom på, om du anvender store eller små bogstaver, da programmet skelner herimellem Sådan beskyttes dine formler Markér de celler, hvori der må indtastes Fjern låsen Aktivér beskyttelsen af arket Beskyttelse erfa Side 103

104 Anvendelse af regneark til talbehandling Sådan fjernes beskyttelsen Gør arket aktivt Fjern arkbeskyttelsen Beskyttelse EKSEMPEL Ubeskyttede områder (indtastningsfelter)! Skal arket benyttes af andre, er det en god idé at give indtastningsceller en lys baggrundsfarve. Så ved de, at her må der indtastes. Side 104 erfa

105 Anvendelse af regneark til talbehandling 13.2 Opgaver Her følger 2 opgaver, der knytter sig til dette kapitel. Benzinregnskab Åbn projektmappen BENZINREGNSKAB Opret formler i det grå område Beskyt arket, så der kun kan indtastes ny literpris samt nye datoer og antal liter Afprøv om beskyttelsen virker Gem og luk projektmappen erfa Side 105

106 Anvendelse af regneark til talbehandling Valutaomregning Åbn projektmappen VALUTAOMREGNING Valuta omregningstabel 0, , Beløb i fremmed valuta US Dollars Euro NOK Kurs 852,63 743,87 97,52 Værdi i Dkk 10,00 kr 85,26 kr 74,39 kr 9,75 20,00 kr 170,53 kr 148,77 kr 19,50 25,00 kr 213,16 kr 185,97 kr 24,38 50,00 kr 426,32 kr 371,94 kr 48,76 100,00 kr 852,63 kr 743,87 kr 97,52 150,00 kr 1.278,95 kr 1.115,81 kr 146,28 200,00 kr 1.705,26 kr 1.487,74 kr 195,04 Opret formler i det grå område Beskyt arket, så der kun kan indtastes nye kurser Afprøv om beskyttelsen virker Gem og luk projektmappen Side 106 erfa

107 Anvendelse af regneark til talbehandling 14 Datapræsentation - Diagram Hvis du skal præsentere indholdet i et regnearksdokument for andre, kan det i visse situationer være en fordel at anvende en grafisk illustration - et diagram - i stedet for en talopstilling. Hvis læseren af informationen har brug for et overblik eller for at kunne vurdere en udvikling uden at skulle kende de detaljerede tal, er anvendelsen af et diagram en god idé Diagrammer I Excel findes der mange diagramtyper, og valget af diagramtype afhænger af, hvad og hvor meget du ønsker at vise med diagrammet. I Excel er diagrammer integreret i regnearket, sammenkædet med regnearksdokumentet. Det betyder, at når du ændrer i de data, som er grundlaget for diagrammet, så opdateres diagrammet automatisk, så det afspejler ændringerne. EKSEMPEL Tallet for varme i januar er ændret til , og søjlen har med det samme ændret højde erfa Side 107

108 Anvendelse af regneark til talbehandling 14.2 Diagrammets opbygning Inden vi går i gang med at fremstille diagrammer, skal vi lige se på diagrammets grundlæggende opbygning. Herover er vist et diagram, som er opbygget således: Diagramtitel Y-akse Y-aksetitel Forklaring Dataserie Aksemærke X-akse Diagrammet er et søjlediagram Alle diagrammer (undtagen lagkagediagrammer) har en x-akse (den vandrette linje i bunden) og en y-akse (den lodrette kant i venstre side). Excel deler akserne med aksemærker og tilpasser tallene på y-aksen, så de fordeles jævnt mellem minimum- og maksimumtallet i den afbildede talmængde Et diagram består af en eller flere dataserier, som hver især viser en kategori ( i figuren er serierne hhv og 1998). Alle diagramtyper, undtagen cirkel- og kransediagrammer, kan vise op til 30 dataserier. Cirkel- og kransediagrammer viser kun én serie Der tilføjes en forklaring, som fortæller, hvad hver enkelt dataserie repræsenterer 14.3 Oprettelse af diagram Når Excel opretter et diagram, følger programmet disse regler: Hver kolonne af værdier opfattes som separate serier. Indholdet i den øverste celle i hver kolonne bruges som forklaring, og indholdet i den yderste venstre celle i hver række bruges som akseetiket Sådan oprettes et diagram Inden du opretter et diagram, skal du have besluttet, hvilke data der skal afbildes, og hvilke data der skal bruges som titler og forklaringer m.m. i diagrammet. Når det er besluttet, gør du sådan: Side 108 erfa

109 Anvendelse af regneark til talbehandling Markér det område eller den samling, der indeholder de data, der skal afbildes Vælg fanen Indsæt, i gruppen Diagrammer vælges hvilken type der ønskes. Så er diagrammet på siden i en standardudgave. Nu kan du begynde at lave dine tilføjelser. Så længe diagrammet er markeret, har du adgang til kontekststyrede faner. De er placeret under en overskrift Diagramværktøjer! Hvis diagrammet dækker over data i arket, kan du flytte det og ændre dets størrelse. Dataene i cellerne bag diagrammet er der stadig. Diagram 14.4 Formatering af et diagram Efter oprettelsen af et diagram, eller når et diagram markeres, kan det redigeres. Dette gøres via de faciliteter, der er tilgængelige i det øjeblik, diagrammet er markeret. Du har mulighed for at ændre og formatere alle dele af diagrammet, f.eks. Tilføje titler og forklaringer Ændre skrifttype og størrelse på samme Ændre farve på søjler og kurver samt på diagrammets baggrund Ændre skrifttype, størrelse, skala og talformat på akserne Det eneste du behøver at gøre er at markere diagrammet, så har du adgang til fanerne Design, Layout og Formater. Du kan også klikke med højre musetast på diagrammet eller et objekt i diagrammet og vælge handlinger fra lokalmenuen Sådan ændres diagramtypen Det kan ofte være hensigtsmæssigt at vælge en anden diagramtype end søjlediagrammet. Det gøres ganske enkelt via fanen Design Markér diagrammet Vælg Skift diagramtype Foretag valg Afslut med OK erfa Side 109

110 Anvendelse af regneark til talbehandling! Du kan også vælge nogle færdiglavede layout til dit diagram og nogle typografier. Når du klikker på et af valgene, vil dit diagram ændre sig. Diagram Sådan indsættes en diagramtitel Hvis du ikke fik indsat en diagramtitel, da diagrammet blev oprettet eller titlen måske er blevet slettet ved en fejl, har du altid mulighed for at tilføje eller ændre en diagramtitel senere via fanen Layout Markér diagrammet Vælg Diagramtitel Vælg en af mulighederne Skriv teksten Diagram Sådan ændres udseende af serierne Hvis du ønsker at ændre udseendet af dine serier, har du altid mulighed for at ændre det via fanen Formater. Markér diagrammet Vælg området Figurtypografier Vælg en af Typografierne eller prøv at klikke på en af knapperne til højre i gruppen. UDSKRIVNING AF DIAGRAMMER Selvom det er let at se diagrammer på skærmen, så vil du ofte have brug for at kunne udskrive dine diagrammer, så de kan deles med andre. Du får vist en skærmudskrift og udskriver et diagram på stort set samme måde, som du normalt udskriver et regneark.! Det er altid en god idé, at tage et Vis Udskrift først. Så har du mulighed for at kontrollere udskriften, før du bruger papir. Side 110 erfa

111 Anvendelse af regneark til talbehandling Ved udskrivning af diagrammer har du 2 muligheder for at udskrive, enten 1. Udskrive diagrammet alene Eller 2. Udskrive diagram og data på samme ark papir Sådan udskrives et diagram alene Markér diagrammet Vælg Office-knappen, Udskriv Klik på OK Sådan udskrives diagram og data på samme side Markér det ark, der skal udskrives Vælg Office-knappen, Udskriv Klik på OK Udskrive diagrammer 14.5 Gode råd ved arbejde med diagrammer Når du opretter diagrammer, skal du vælge at vise enten detaljerne eller totalerne Aldrig begge dele, idet størrelsesforholdet mellem totaler og detaljer vil gøre informationsværdien af detaljerne meget ringe. erfa Side 111

112 Anvendelse af regneark til talbehandling EKSEMPEL Overskrift og forklaringer. Bør hhv. rettes og fjernes Diagram over totaler. Områderne A4:A9 og F4:F9 er markeret ved oprettelsen. Ved markering af flere forskellige områder, skal områderne indeholde samme antal rækker eller kolonner, ellers kan Excel ikke danne diagrammet. Du må f.eks. her ikke nøjes med A5:A9 og F4:F9. Diagram med både detaljer og totaler. Det er ikke specielt informativt. Det, at totalerne er en sammenlægning af de andre søjler gør, at det er svært at se noget ud af kvartalerne.! Vil du øge eller mindske et dataområde til et diagram, markér da diagrammet og peg på håndtaget i nederste, højre hjørne af dataområdet så du får en pil og træk så området til den ønskede størrelse. Side 112 erfa

113 Anvendelse af regneark til talbehandling Diagramtyper De forskellige diagramtyper benyttes i forskellige sammenhænge: Søjlediagram Et søjlediagram viser dataændrin- kr kr kr kr kr kr kr. - Diagramtitel Nord Syd Øst ger over en tidsperiode, eller illustrerer sammenligninger af elementer. Kategorier organiseres vandret, værdier lodret, for at fremhæve variation gennem tiden. Vest Kurvediagram Diagramtitel Et kurvediagram viser datatendenser med lige store intervaller. Benyttes eksempelvis til at vise rente- eller kursudvikling. Cirkeldiagram Et cirkeldiagram viser den propor- Diagramtitel tionale størrelse af elementer, der udgør en dataserie, i forhold til Nord summen af elementerne. Det viser altid kun én dataserie og kan være Syd nyttigt, når du ønsker at fremhæ- Øst ve et bestemt element. Vest erfa Side 113

114 Anvendelse af regneark til talbehandling 14.6 Opgaver Her finder du de opgaver, der er knyttet til afsnittet om diagrammer: Opgavenavn Indeholder bl.a. Omkostningsfordeling Åbn fil. Søjle og cirkeldiagram Mejeri Åbn fil. Diagram Skattefordeling Indtast. Cirkeldiagram Forskellige diagramtyper Åbn fil. Søjle-, kurve- og cirkeldiagram Effektivitet Åbn fil. Diagram Det er vigtigt, hvilke områder du markerer, før du laver grafen Skal du markere områder, der ikke står ved siden af hinanden, skal du bruge Ctrl tasten I dette afsnit har du arbejdet med følgende huskesedler: Diagram Side 114 erfa

115 Kr. Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Diagram Omkostningsfordeling Åbn omkostningsbudget Udarbejd følgende diagrammer: lønninger I % af samlede omkostninger 5% 1% lønninger husleje telefon 94% Gem som Omkostningsbudget med diagram. erfa Side 115

116 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Åbn fil. Diagram Mejeri Du har tidligere lavet ovenstående regneark, og gemt det som mejeri, med formatering. Åbn det igen Lav et søjlediagram med udgangspunkt i Mejeriselskabets opgørelse. Diagrammet skal vise mælkebesætningernes fordeling på regioner og år Prøv at skifte imellem forskellige diagramtyper, og se hvilke typer der er hensigtsmæssige Gem regnearket under filnavnet Mejeri med diagram Udskriv diagrammet Side 116 erfa

117 Anvendelse af regneark til talbehandling Opgave Indtast tekst og tal. Procentformatering, diagram Skattefordeling Arrildsen bor i Gram Kommune, der har denne fordeling af skatteprocenterne: Kommuneskat: 21,9% Amtsskat: 12,0% Kirkeskat: 1,0% Øvrige skatter: 16,4% For at få et overblik over fordelingen af skatteprocenterne, opstilles følgende regneark og udformes det viste lagkagediagram: Opret en ny projektmappe Opstil modellen, som vist herover Fremstil diagrammet, så det ser ud som vist herover Gem projektmappen som skattefordeling Udskriv alene diagrammet, så det fylder en hel side erfa Side 117