TeamShare 2.1 Versionsnoter Oktober 2009

Transkript

1 TeamShare 2.1 Versionsnoter Oktober 2009 TeamShare version Denne version af TeamShare har fået mange nye funktioner, samt forbedringer på eksisterende. Hver ny feature er gennemgået i hvert sit selvstændige afsnit. En del af den mulige funktionalitet kræver, at den enkelte kunde får opdateret data og konfigureret indstillinger, og kræver derfor konsulent assistance fra Lector. Hvor dette er aktuelt, er det klart markeret. Indhold Nyt i TeamShare... 2 Forbedringer i Office integrationen... 2 Forbedringer til Øvrige informationer... 2 Kundedefinerede genveje... 4 Opdateringer af dokument egenskaber... 5 Dokument referencer... 6 Skjul felter der ikke bruges Default værdier ved oprettelse og søgning Kunde specifikke tekster i Web Rettigheder på genvejsdokumenter Søg dokument på beskrivelse og afdeling Automatisk retning for e mails Visning af låst status på arbejdsområde og dokument Nye i skannermodulet Rapportmodul Fejlrettelser Ændringsønsker Side 1 af 15

2 Nyt i TeamShare Forbedringer i Office integrationen Se separat dokument: TS2 Office Release Special.pdf der udsendes sammen med disse release notes. Derudover findes der et dokument, der behandler forhold og indstillinger for klient og server ifm. Outlook integrationen. Dokumentet kan rekvireres hos Lector support som dokument nr Bemærkninger om Outlook integration.pdf Forbedringer til Øvrige informationer Øvrige informationer er kraftigt forbedret, så der bedre kan defineres forskellige datatyper. Hidtil har TeamShare understøttet fri tekst, dato og ja/nej felter. Nu er der også understøttelse for valglister, for brugere, afdelinger, grupper og kontakter og for eksternt data der fx kan komme fra ERP eller CRM system. Opsætningen af disse sker via Administrator Modul, men kan for de mere specielle typer (brugere, etc, samt eksternt data) kræve konsulent assistance fra Lector. Det er samtidig kommet understøttelse for validering af input, fx indtastning af CVR skal være med korrekt dato og være på i alt 10 cifre. Der er dog ikke understøttelse for eksterne valideringer af data mod andre systemer eller komplekse beregninger. Eksempel på indtastning med krav til formatet: Når data knyttes til et arbejdsområdetype eller dokumenttype, kan der nu defineres om: 1) Data er påkrævet. Hvis ja, skal det udfyldes inden data gemmes 2) Data har default værdi, som automatisk udfyldes 3) Data er låst, dvs ikke kan redigere Opret arbejdsområde er ændret til at medtage Øvrige Informationer, hvis der på arbejdsområdetypen er defineret øvrige informationer. Side 2 af 15

3 Eksempel på data ved oprettelse af arbejdsområde: Ikonerne i listen betyder flg.: Påkrævet og ikke udfyldt Påkrævet og udfyldt Låst På arbejdsområde eller på dokument egenskaber, hvor Øvrige Informationer håndteres, er der kun knapper til at: 1) Låse data der kræves administrationsrettigheder på arbejdsområdet, for at kunne låse data. Låst data kan ikke redigeres 2) Låse data op der kræves administrationsrettigheder på arbejdsområdet, for at kunne låse data op igen. Ved tilføj nyt data til Øvrige Informationer, der er indeholdt i listen over mulige data, en masse system felter som TeamShare benytter internt. Disse er nu skjult, så kun organisationens egne data vises. Side 3 af 15

4 Kundedefinerede genveje Hidtil er TeamShare kommet med en række standard genveje på forsiden, der giver adgang til de mest almindelige standard lister. Med den nye version kan organisationer definere nye genveje, der viser andet data, fx afdelingens sager eller lign. Kravet er dog, at listen skal kunne holdes inden for en standard TeamShare søgning. Opsætningen sker med konsulenthjælp fra Lector. Eksempel med to kundespecifikke genveje: Side 4 af 15

5 Opdateringer af dokument egenskaber Der er sket et par mindre opdateringer af dokument egenskaber, så det er nemmere at tilgår arbejdet med et dokument, hvor indgangsvinklen er dokumentes egenskaber: Det er nu muligt at flytte og kopiere dokumentet, direkte fra egenskaberne. Der er nu angivet placering på egenskaberne, så det tydeligt fremgår, hvilket arbejdsområde eller kontakt eller arkiv dokumentet er anbragt på. Side 5 af 15

6 Dokument referencer Det er nu muligt at opsætte referencer mellem dokumenter, fx "Henvendelse Svar". En reference opsættes på egenskaberne for et dokument, og er en to vejs reference, dvs det kan ses på begge dokumenter, at der er en reference. Referencen indeholder et link til det dokument der linkes til, samt et link til den placering dokumentet har (dvs det arbejdsområde, den kontakt eller det arkiv som dokumentet er placeret på). Nye typer af referencer oprettes via Administrator Modulet. For hvert sætter man en tekst, samt angiver om de må bruges ved oprettelse, og om de må slettes, når de først er oprettet. TeamShare kommer med tre system referencer: 1) Bilag til hoveddokument 2) Genvej til andet dokument 3) Svar på henvendelse Disse tre system typer må ikke slettes fra systemet. De tre system reference typer sættes automatisk af TeamShare i flg. tilfælde: Side 6 af 15

7 1) Bilag til hoveddokument Når et dokument tilføjes som bilag til et andet dokument, så oprettes der automatisk en dokument reference, således at det både fremgår af dokument listen og af dokument egenskaberne, at der er denne relation mellem de to dokumenter: Side 7 af 15

8 2) Genvej til andet dokument Når der oprettes en genvej til et andet dokument, oprettes samtidig en reference mellem hoveddokumentet og genvejen. Derved fremgår det tydeligt på genvejen, hvor hoveddokumentet er, samt på hoveddokumentet, hvilke genveje der er til det: Side 8 af 15

9 3) Svar på henvendelse Når man højreklikker på et dokument, så er der kommet et nyt punkt på menuen: Opret svar Når man vælger dette punkt, gennemgår man en standard dokument oprettelse, dog sker der automatisk flg.: 1) Afsenderen af det valgte dokument bliver modtager på det nye 2) Der oprettes automatisk en reference mellem henvendelsen og det nye svar Side 9 af 15

10 Skjul felter der ikke bruges Hvis man har valgt aldrig at benytte enkelte felter i TeamShare, er det nu muligt at skjule disse, så de ikke fremkommer i grænsefladen. Flg. felter kan skjules: På arbejdsområde Status Fristdato Øvrige informationer Søgeord På dokument Status Fristdato Retning Øvrige informationer Søgeord Opsætning af felter der ønskes skjult sker via konfigurationsfiler, og udføres som konsulentarbejde i samarbejde med Lectors support. Default værdier ved oprettelse og søgning Ved oprettelse af nyt arbejdsområde, kan der nu sættes default værdier for en række felter. Dette betyder, at hvis størstedelen af arbejdsområder der oprettes er ensartet, spares en del klik. Flg. felter kan sættes: Type Status Fristdato Arkiv Tilsvarende kan der sættes default for dokument på felterne: Type Status Fristdato Endelig kan man sætte default arkiv på søgning. Ideen er, at hvis man et aktivt arkiv, og et eller flere historiske arkiver, så kan man vælge default kun at søge i det aktive. Dermed sikres, at søgningen kun returnerer dokumenter for den aktive periode, uden brugeren skal tage stilling til dette. Opsætning af dette sker via konfigurationsfiler, og udføres som konsulentarbejde i samarbejde med Lectors support. Side 10 af 15

11 Kunde specifikke tekster i Web Hvis man som kunde ønsker at benytte andre betegnelser end dem som TeamShare har som standard, fx Sag eller Projekt i stedet for arbejdsområde, var det før kun muligt at opdatere dette for Office integrationen. Med den nye version, er det muligt også at tilpasse ledetekster for TeamShare Web. Opsætning af nye ledetekster og betegnelser sker i form af et XML dokument, der er nemt at vedligeholde. Ved opdateringer af TeamShare bibeholdes disse, således at de opdaterede tekster også vil være på plads ved fremtidige TeamShare versioner. Opsætning af dette sker som konsulentarbejde i samarbejde med Lector support. Rettigheder på genvejsdokumenter Hidtil var det muligt at sætte eksplicitte rettigheder på et genvejsdokument, som kun påvirkede genvejens informationer, idet hoveddokumentets rettigheder bestemte over selve dokumentet. Den nye version af TeamShare er ændret, så det altid er hoveddokumentets rettigheder, der er gældende for alle genveje til det. Hvis man tilgår rettigheder via fanebladet fås flg. information: Søg dokument på beskrivelse og afdeling Det er nu muligt at søge efter dokumenter ud fra beskrivelsesfeltet og afdeling der ejer dokumentet. Der er i den forbindelse ændret lidt på rækkefølge af felterne: Side 11 af 15

12 Automatisk retning for e mails Når en e mail journaliseres, kan der nu sættes retning på e mails ud fra flg. regler: 1) Hvis afsenderen er ekstern 2) Hvis afsenderen er intern og alle modtagere er interne 3) Hvis afsenderen er intern og mindst en modtager er ekstern Man kan via konfigurationsfiler sætte hvilke e mail adresser og domæner, der skal betragtes som interne, samt hvilken retning der skal påsættes ved hver af de tre regler. Opsætningen af dette sker som konsulentarbejde i samarbejde med Lector support. Visning af låst status på arbejdsområde og dokument For at gøre det mere tydeligt om et arbejdsområde eller dokument er låst, fremgår det nu at det er låst, samt af hvem og hvornår det er låst: Arbejdsområde: Dokument: Nye i skannermodulet TeamShare's skannermodul er udvidet med et nyt faneblad der tillader en ny måde at benytte skanningen på. Flg. er nyt: Skanneren kan nu overvåge undermapper til hovedmappen. Dvs de skannede filer kan nu leveres og præsenteres i et hierarki til skannermodulet. Det kan fx være organisatorisk opdelt. Skanneren kan så levere data til hver afdeling (som er repræsenteret ved hver sin undermappe) ud fra stregkoder i batchhåndteringen af dagens post. Posten kan så behandles afdelingsvist i skannermodulet, frem som en stor helhed. Eksempel: Ingen undermapper I stifinder I TeamShare skanning klient Side 12 af 15

13 Eksempel: Med undermapper Til hver undermappe, i eksemplet hver afdeling, kan der knyttes standard værdier til forskellige TeamShare felter, fx type, status, retning, øvrige informationer og rettigheder. Dermed kan de skannede dokumenter kvalificeres med opmærkning, allerede i skanningen, ud fra standard værdier. Flg. dokument metadata kan indstilles, enten via default data for mappen, eller via skannermodulet: Titel Placering Retning Type Arkiveringsform Ansvarlig Status Fristdato Rettigheder Øvrige Informationer Opsætning af default data, samt evt. konfigurering af Kofax Skanner software, sker som konsulentarbejde i samarbejde med Lector support. Side 13 af 15

14 Rapportmodul TeamShare Rapport Modul er et selvstændigt moduler der tillader brugerne at udskrive informationer om arbejdsområder, dokumenter og søgninger, samt udtrække statistik om brugen af TeamShare. Rapportmodulet er beskrevet i selvstændigt dokument TS2 Rapport Modul.pdf. Side 14 af 15

15 Fejlrettelser Flg. fejl er rettet: Nr. Beskrivelse 3544 Fejl ved scannermodul hvis dokument ikke findes 3902 Kan ikke se afsender på e mails i Office integrationen 3690 'Back' knap ikke aktive ved Save As i Office 3844 Hvis bruger ikke har adgang til dokument der er sendt som link, gives ingen fejlmeddelelse 3867 Gem Som fra Office med fil extension betød dokumentet ikke kunne åbnes 3929 Fejl ved tilføjelse af grupper på arbejdsområder 'Save As' viser ingen mapper / Se mapper på andres arbejdsområder ved gem Punktum i filnavn giver problemer 4118 Rettigheder på adressbook kan ikke sættes i Admin modul 4125 PDF dokumenter journaliseres via Office fik "ukendt type" 4134 Gem på disk har "%20" i stedet for mellemrum 4137 Hvis et vedhæftet dokument checkes ud, vises det ikke i "Mine udcheckede dokumenter" 4142.NET fejl Background worker aktiv i Office 4155 Fritekst mangler ved søg i "kun i dette arbejdsområde" 4167 Word crasher ved gem i TeamShare Ændringsønsker Flg. ønsker er medtaget: Nr. Beskrivelse Mulighed for at vedhæfte til kalender aftale Mulighed for vedhæft og link i Office 3692 Mulighed for at åbne flere dokumenter samtidig i Office 3693 Mulighed for 'Open read only' i Office 3826 Mulighed for Save As PDF i Office 2007 SP Vis afsender i Outlook visningen 4135 Senest åbne dokumenter i Office 4136 Vis Modtagetdato i Outlook visningen Side 15 af 15