ACUBIZ EXPENSE MANAGEMENT AFREGNING PÅ DEN NEMME MÅDE

Transkript

2 RELEASE-PRÆSENTATION ACUBIZ EMS R6.7 Lars de Nully, CEO Mandag den 30. oktober 2017 // Søhuset Konferencecenter / Hørsholm Tirsdag den 31. oktober 2017 // Skanderborg Park / Skanderborg 2 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

6 // Organisation CEO Lars de Nully FINANCE MARKETING Henrik Malling Tina Birkeslund Jeanette Steenstrup Cecilie Forsberg Andersen Christina Nilsson Lone Tjustrup Olufsen NEW BIZZ Kim Pawrup INSTALLED BASE Kristian Norrbohm SALES CONSULTING BUSINESS DEVELOPMENT CUSTOMER RELATIONS DEVELOPMENT MINSK Kim Pawrup Dorthe Gotthold Nielsen Kasper Brøckner Anders Holm Petersen Kim Lentz-Greve Alan Lustü Team Leader Palle Rothmann 6 ansatte i projektteam Lars de Nully Konsulent Puk Askøe Bak Thomas Jeppson Michael Bek Ewa Halling Bjarne Hersom Susanne Perlman Kim Valentin Andersen Netta Gottlieb Merete Hjelmer Kvist Anette Olsen Naoko Takakura Vivi Sejrsen Peter Salling René Elgaard Maiken Mikkel Due Kreditkort Pedersen Garbov 6 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

8 // Persondataforordningen og ISAE 3402 // ISAE3402 (I + II) Processer og procedure i Acubiz ISAE 3402 type I og 3402 type II er en lidt længere erklæring, hvor en lang række kontrolområder gennemgås forholder sig til alle forretningsgange omkring it-funktionen, som kan have indflydelse på den finansielle rapportering: Udvikling, drift, beredskab, assets, dokumentation mv. // Persondataforordningen Grænseflader ml. kunde og Acubiz 8 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

9 // Persondataforordningen Forordningen gælder for alle og træder i kraft pr. 25. maj 2018 Pligt til at efterleve og dokumentere overholdelse af reglerne i forordningen. Som Dataansvarlig i forhold til ansatte, leverandører og kunder Som Databehandler i forhold til vores kunder (ISAE3402, kontrakter og databehandleraftaler) 9 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

10 // Persondataforordningen Fordele for Acubiz - og især Acubiz kunder Sikring af kundedata Sikring af driftssikkerhed Sikring af udviklingsprocedure (Change Management) Gennemsigtighed over Acubiz procedure Juridisk sikring af samarbejde (Databehandleraftale) 10 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

11 // Databehandleraftale til underskrift Inden udgangen af november 2017 vil alle Acubiz kunder få fremsendt Acubiz databehandleraftale til underskrift. HUSK! Returnering af underskrevet kontrakt senest den 31. december COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

15 // Acubiz One Udgifter Udlæg og køb på kreditkort Kørsel Automatisk eller manuelt Tidsregistrering Timer og fravær Diæter Rejsegodtgørelse Godkendelse Single transaktioner og rejseafregninger 15 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

16 // Acubiz One Hvad kan Acubiz One også? Liste med ubehandlede transaktioner Brugervenligt dashboard med grafisk oversigt for udestående og detaljer for udgifter, kørsel og tidsregistrering Mulighed for individuelle settings ift. behov og præferencer - fx genveje 16 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

17 // Acubiz One Hvad kan Acubiz One også? Fortsat Oversigt med historik for alle transaktioner herunder procesikoner (godkendt / afventer godkendelse) Mulighed for filtrering på transaktionstype Adgang til alle features via menuen 17 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

20 // Acubiz One - ubehandlede Visning af ubehandlede transaktioner (som I kender det fra EMS web back-end) eller Antallet af ubehandlede angives klik på Ubehandlede og se en liste med alle ubehandlede transaktioner Vælg pilen og se alle ubehandlede ved at swipe mod venstre 20 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

21 // Acubiz One - dashboard Brugervenligt dashboard med mulighed for valg af features ift. individuelle behov og præferencer for relevant overblik eller Vælg præferencer Visning af præferencer i dashboard Vælg præferencer Visning af præferencer i dashboard 21 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

23 // Acubiz One - historik Under Al historik vises alle dine transaktioner Ikoner angiver status: afventer godkendelse (timeglas) godkendt (flueben) All historik Eksempel: afventer godkendelse og godkendt 23 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

24 // Acubiz One - filtrering Mulighed for filtrering på transaktionstype i historik Vælg tragten for at filtrere på transaktionstype Markér transaktionstype(r) for visning af udvalgte typer 24 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

25 // Acubiz One - menu Via menuen kan du vælge features, som du har adgang til (fx udgifter, kørsel og diæter). Eller anvend genveje i Dock en for at få adgang til dine features. eller Menu findes øverst til venstre Vælg ønsket feature for registrering af udgifter, kørsel, timer eller diæt Eller anvend dine genveje 25 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

26 // Acubiz One - udgifter Send kvittering til udlæg eller køb på kreditkort til godkendelse Vælg kamera for at tage billede af en kvittering (eller benyt Tag billede under Udgifter i menuen) Tag billede af kvittering Vælg at gemme, hvis billedet opfylder alle krav Vælg Udlæg (eller Firmakort ) for at sende til godkendelse Flueben bekræfter, at udlæg er sendt til godkendelse 26 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

28 // Acubiz One - diæt Registrer diæter ved at bruge genvejstasten eller gå i menu og tilføj ny under Diæter Vælg genvejstasten for diæter (eller vælg Tilføj ny under Diæter i menuen) Indtast detaljer for rejsen Afkryds relevante måltider Vælg herefter Overfør for at sende til godkendelse Flueben bekræfter, at registrering er sendt til godkendelse 28 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

30 // Acubiz One - kørsel og timer Registrering af kørsel (automatisk eller manuelt) tid (timer eller fravær) Vælg menuen for at registrere kørsel (manuel og automatisk) eller timer og fravær. Eller benyt genvejstasterne 30 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

31 // Acubiz One - udestående Udestående vises med diagram/grafik og under Udestående nederst, hvor der også kan filtreres på transaktionstyper Vises med diagram og letlæselig grafik Og vises i en liste med mulighed for filtrering på transaktionstyper 31 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

32 // Acubiz One - godkender Godkend nemt og enkelt single transaktioner herunder udlæg, kreditkort, diæter, kørsel og rejseafregninger i Acubiz One. Som godkender ser dit dashboard sådan ud: 32 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

33 // Acubiz One - godkender Vælg Afventer godkendelse for at se, hvad du har til godkendelse Liste med transaktioner til godkendelse. Godkend (eller afvis) enkeltvis eller alle på én gang Vælg pilen og godkend (eller afvis) transaktioner enkeltvis Swipe mod venstre for at godkende eller afvise transaktioner 33 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

37 // Acubiz EMS - nyheder Manuelt skift af kodeord Administrator kan manuelt ændre kodeord til brugere (enkeltvis) på brugerens opfordring Optimering af statusmail Kan vælge om statusmail skal indeholde information om løse kvitteringer eller ej. 37 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

39 // Acubiz EMS - nyheder Søgerapport Generel optimering af søgemulighederne Flere kolonner - op til 50 kolonner i søgeresultaterne Kolonneoverskrifter indgår i fil med søgeresultater Flere muligheder for parametervalg i rapport 39 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

44 // Opgradering - timing Opgradering er planlagt til opstart 1. november 2017 forventes afsluttet pr. 31. december Detaljer med tidspunkt for opgradering udsendes i takt med opgradering af de enkelte kunder. NB. Acubiz One app en er først tilgængelig efter jeres løsning er opgraderet. 44 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ