Budgetvejledningen indeholder retningslinjerne for udarbejdelse af budget 2015 og overslagsårene

Transkript

1 Budgetvejledning 2015 Indledning Budgetvejledningen indeholder retningslinjerne for udarbejdelse af budget 2015 og overslagsårene Budgetprocessen arbejder med 3 spor: et politisk- administrativt spor et spor for brugerbestyrelser, råd og nævn (brugerspor) et spor for MED-organisation (medarbejderspor). Budgetvejledning indeholder: 1. Rammer for budget Politisk - administrativt spor for budgetproces 2015 herunder tidsplan 3. Brugerspor med høring herunder tidsplan 4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde herunder tidsplan 5. Teknisk udarbejdelse af budget Rammer for budgetlægningen for 2015 Generelt om processen Budgetprocessen tager overordnet afsæt i tilgangen, som er anvendt ved budgetlægningen de seneste år, idet den på enkelte punkter er præciseret og tilpasset. Processen kan opdeles i tre overordnede faser: Fase 1: Teknisk, administrativ fase I perioden fra januar og frem til marts er budgetprocessen af teknisk, administrativ karakter, indtil de første budgetrammer for 2015 fremlægges i marts. I denne proces foretages tekniske korrektioner som fremskrivning af budget, omplaceringer inden for og mellem udvalg samt korrektion af eventuelle fejl. (se afsnit 5). Fase 2: Politisk, administrativ fase De første budgetrammer forelægges Økonomiudvalget i marts. Økonomiudvalget vil på baggrund heraf opstille målene for budgetlægningen, herunder mål for eventuelle nødvendige reduktioner. Denne fase strækker sig fra udmeldingen af de første budgetrammer i marts til budgettemadagen i august, hvorefter budgetlægningsprocessen frem til budgetvedtagelsen primært bliver politisk. Fase 3: Politisk fase Den afsluttende fase i budgetlægningen fra august og frem til budgetvedtagelsen i oktober er overvejende en politisk proces. Budgetprocessen er i hovedtræk skitseret i nedenstående to figurer. Figur 1 viser det administrativt-politiske spor og figur 2 viser, hvornår de enkelte aktører er involveret i processen. V. 1 Side 1 af 12

2 Figur 1 Budgetlægningens årshjul November Teknisk vedtagelse af budget Budgetbemærkninger færdiggøres Oktober Vedtagelse af budgettet Godkendelse af takster December Januar Februar erhverv og udvikling udarbejder befolkningsprognose Administrationen udarbejder et teknisk budgetoplæg September Borgermøde 16. sept. Afsluttende budgetforhandlinger 1. behandling af budget Marts Økonomiudvalget behandler rammerne for næste års budget samt budgetvejledning August Budgettemadag 14. august ØK drøfter budgetforslag April Der udarbejdes forslag til budget Beregning af demografi Forslag til anlægsplan Juli Juni 1. budgettemadag 18. juni Regeringsaftale Fagudvalg drøfter budgetforslag Maj Der arbejdes med forslag til budget Direktionen udarbejder forslag til anlægsplan Figur 2 Aktører i budgetprocessen Medarbejdere Brugere Politikere ØK Byråd Byråd Administration Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2. Politisk-administrativt spor for budgetproces 2015 Det politiske spor for budgetprocessen omfatter de økonomiske beregninger og de politiske drøftelser. Formål: Fastlæggelse af kommunens budget V. 1 Side 2 af 12

3 Indhold: Tilvejebringe de grundlæggende forudsætninger for budgetlægning og sikre forståelse heraf Udarbejdelse og vedtagelse af budgettet Input: Budgetgrundlag (korrigeret budgetoverslag 2015 fremskrevet med KL s p/l) Aftale om kommunernes økonomi (Økonomiaftalen) Faxe Kommunes befolkningsprognose Anlægsplan Planstrategien Mål/reduktionskrav/ønsker Høringssvar Politiske ændringsforslag Output: Budgetoplæg Prioriteringskataloger Budgetversioner Budgettemadage Budget Bidrage til KL s faseopdelte budgetlægning Indmelding til KL, Økonomi- og Indenrigsministeriet og Danmarks Statistik Politiske målsætninger Roller og ansvar: koordinerer budgetprocessen Budget 2015 Budgettet udarbejdes i forhold til de fastsatte målsætninger for økonomien samt kommunens overordnede økonomiske politik. Udgangspunktet for budget 2015 er det korrigerede budgetoverslag 2015 fremskrevet med KL s skøn for pris og lønudvikling (p/l). Direktionen drøfter i slutningen af februar de overordnede rammer for Det sker på baggrund af på baggrund af relevante nøgletal og det foreløbige regnskabsresultat for 2013 samt en første balance for budget 2015 (administrativt oplæg). Balancen udarbejdes af på baggrund af KL s seneste bud på kommunernes økonomi, eventuelle nye politiske beslutninger samt fremskrivning af pris og lønudgifter (p/l). Det samlede administrative oplæg behandles på Økonomiudvalgets møde primo marts og indeholder et samlet overblik over forventninger til både udgifts- og indtægtssiden, herunder beskrivelse af eventuelle særlige udfordringer. V. 1 Side 3 af 12

4 Efter Økonomiudvalgets behandling af de første budgetrammer fastlægger direktionen det videre budgetarbejde, herunder det videre arbejde med at finde de nødvendige driftsreduktioner samt et forslag til anlægsplan. Direktionen udarbejder forslag til anlægsplan for årene , som forelægges på 1. budgettemadag i juni. Befolkningsprognosen udarbejdes i slutningen af februar af Erhverv og udvikling. Der beregnes demografisk udvikling på baggrund af de demografimodeller, som blev besluttet i forbindelse med budgetlægningen for I perioden april, maj og juni udarbejdes forslag til budget 2015 og status fremlægges på 1. budgettemadag i juni. Der udarbejdes et skøn for overførselsudgifterne i 2015, som skal indgå i materialet til 1. budgettemadag. koordinerer budgetmaterialet og sikrer en samlet ensartet fremstilling til brug for den politiske behandling. inddrages løbende af centrene i forbindelse med udarbejdelsen af budgetmaterialet, herunder drifts- og anlægsforslag. Direktionen udstikker de overordnede rammer for udarbejdelsen af de administrative bidrag og sikrer koordinering og helhed samt dialog på tværs af organisationen. gennemgår alle budgetforslag og medvirker til den faglige koordinering, inden de indgår i den politiske behandling. Rammerne omkring et prioriteringskatalog vil blive fastsat i forhold til det konkrete behov. KL afholder borgmestermøde 13. maj. Den 18. juni afholdes 1. budgettemadag for Byrådet, på baggrund af økonomiaftalen og det foreliggende budgetmateriale. Derudover indgår regnskab 2013 og en status for Herefter udsender fagcentrene høringsmaterialet (se afsnit 3 vedrørende brugerspor). Fagudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag på møderne i slutningen af juni og Økonomiudvalget medio august. Direktionen udarbejder i august et samlet budgetoplæg, som omfatter: - Et samlet oplæg vedrørende nedprioriteringsforslag - Et samlet oplæg vedrørende eventuelle budgettilpasninger og nye tiltag - Et skøn for udgifterne på beskæftigelsesområdet - Et forslag til en flerårig anlægsplan - Et forslag til demografisk regulering på baggrund af befolkningsprognose V. 1 Side 4 af 12

5 Den 14. august afholdes 2. budgettemadag, hvor målet er at skabe en fælles forståelse for budgetoplægget til 1. behandling. Den 15. august er der deadline for høringssvar. Centrene sammenskriver et resumé af høringssvarene og sender kopi af høringssvarene til fagudvalgsmøderne i slutningen af august. Høringssvar samt resumé af høringssvarene indgår som bilag til Økonomiudvalgets møde i september samt ved Byrådets 1. behandling af budget Den 20. august indberettes prognosetal for budget 2015 samt forventet regnskab 2014 til KL, som anvendes på borgmestermøde den 1. september, hvor der er en drøftelse og koordinationen af budgetlægningen mellem kommunerne. Borgmesteren fremsætter budgetoplægget til 1. behandling. Den 3. september behandler Økonomiudvalget budgetoplægget og fremsender budget til 1. behandling. Den 11. september er der 1. behandling af budgettet i Byrådet på baggrund af det samlede budgetoplæg. Den 11. september indberettes igen prognosetal for budget 2015 til brug for borgmestermøde den 18. september, hvor der foretages de afsluttende drøftelser af budget Den 16. september afholdes der borgermøde. Den 22. september er der deadline for politiske ændringsforslag. Her kan de enkelte grupper fremstille ændringsforslag til budget Ændringsforslagene fremsendes til Den 1. oktober drøfter Økonomiudvalget budget 2015 og laver indstilling til 2. behandling. Budgettet 2. behandles i Byrådet den 9. oktober. Takster for 2015 behandles samtidig med 2. behandlingen af budgettet det vil i Økonomiudvalget den 2. oktober og i Byrådet den 9. oktober. V. 1 Side 5 af 12

6 Tabel 1: Tidsplan for politisk-administrativt spor budgetproces Tid Handling Ansvarlig Ult. februar erhverv og udvikling udarbejder befolkningsprognose for 2015 erhverv og 5. marts Økonomiudvalget behandler Budgetvejledning 2015 herunder tidsplan for budgetproces, dialogmøder og høring. Kommunaldirektør Centerchefer og direktion 11. marts Direktionen drøfter budget 2015 og fastlægger den videre proces Marts/april/- maj Der udarbejdes konkrete budgetforslag og budgetanalyser på udvalgte områder Direktionen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan udvikling 5. marts ØK behandler de første rammer for budget På den baggrund udstikker ØK rammerne for den videre budgetproces 13. maj Borgmestermøde Borgmester Medio juni Forventet resultat af forhandlingerne om kommunernes KL/regering økonomi i 2015 (økonomiaftale) 13. juni Materiale til 1. budgettemadag 18. juni Byrådets 1. budgettemadag på baggrund af: Fremlæggelse af nyeste budgetbalance Anlægsplan Orientering om den økonomiske situation som følge af økonomiaftale mv. Regnskab 2013 og status juni Fagcentre udsender budgetmateriale i høring hos Direktører/- centerchefer brugerbestyrelser, råd og nævn juni Fagudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag Direktører/- centerchefer 11. august Materiale til 2. budgettemadag 13. august Økonomiudvalg drøfter budgetforslag fra 1. budgettemadag 14. august Byrådets 2. budgettemadag 15. august Deadline for høring 20. august Prognosetal for budget 2015 til KL 26. august KL afholder borgmestermøde om koordination af budgetlægningen Borgmester 3. sept. Økonomiudvalget behandler budgettet budget til 1. behandling 11. sept. Byrådets 1. behandling af budget sept. Prognosetal for budget 2015 til KL 15. sept. Budgetforhandlinger Borgmester 16. sept. Borgermøde V. 1 Side 6 af 12

7 Borgmestermøde vedrørende budget 2014 Borgmester 18. sept. Budgetforhandlinger Borgmester 18. sept. Borgmestermøde 22. sept. Deadline for fremsendelse af politiske ændringsforslag til De enkelte budget Forslag fremsendes til Økonomi grupper og HR 1. oktober Økonomiudvalget drøfter budget 2015 og laver indstilling Borgmesteren til 2. behandling Økonomiudvalget behandler takstbladet 9. oktober Byrådets 2. behandling af budget 2015 Byrådet behandler takstbladet 15. oktober Lovpligtig deadline for vedtagelse af budget Medio Budget 2015 skal være teknisk vedtaget. november Medio Udmelding af budgettet til centre og decentrale enheder november 3. Brugerspor med høring Brugersporet for budgetprocessen omfatter høring af og dialog med brugerbestyrelser, råd og nævn. Formål: At skabe lydhørhed over for synspunkter og input fra brugerbestyrelser, råd og nævn At skabe gensidig forståelse for de overordnede rammer samt or dilemmaer bag prioriteringsforslagene, herunder de givne økonomiske og politiske rammer Indhold: Dialogmøde med fagudvalg og repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn. Her søges det at kvalificere de høringssvar, som der efterfølgende er deadline for. Input: Høringsvar og evt. input til prioriteringsforslag Prioriteringsforslag Output: Information til de politiske fagudvalg om faglige ønsker, behov og ideer fra brugerne og interessenter Feedback til de politiske fagudvalg om prioritering af prioriteringsforslag Fagudvalgenes kvittering for de indkomne høringssvar Resumé af høringssvar Roller og ansvar: Fagudvalgene styrer processen med assistance fra de respektive direktører og centre V. 1 Side 7 af 12

8 Byrådet afholder 1. budgettemadag den 18. juni. Herefter sendes budgetmaterialet i høring i brugerbestyrelser, råd og nævn. Fagcentrene udsender den 20. juni høringsmaterialet i høring til de relevante parter. Centrene inviterer efter behov på vegne af fagudvalgene repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn til dialogmøder i perioden 23. juni til 12. august, så det kan nå at indgå i materialet til den politiske behandling af budget 2015 i september. Brugerbestyrelser, råd og nævn kan afgive skriftlige høringssvar til Byrådet. Fristen for skriftlige høringssvar er den 15. august. Fagcentrene sammenskriver et resumé af høringssvarene og sender senest den 20. august en kopi af høringssvarene til fagudvalgene. Høringssvarene medsendes til Økonomiudvalgets 1. behandling af budget 2015 den 3. september og Byrådets 1. behandling 11. september. Tabel 2: Tidsplan for brugerspor høring Tid Handling Ansvarlig 20. juni Høringsmaterialet i forbindelse med budget 2015 sendes til høring i brugerbestyrelser, råd og nævn. Disse opfordres samtidig til at komme med input til budgetprocessen. Juni-august Fagudvalg afholder dialogmøde med repræsentanter for brugerbestyrelser, råd og nævn. 15. august Frist for afgivelse af skriftlige høringssvar til Byrådet fra brugerbestyrelser, råd og nævn. 20. august - Fagcentrene fremsender kopi af høringssvar samt resumé af høringssvar til fagudvalg - Høringsmateriale er klar til udsendelse sammen med budgetmaterialet til 1. behandling af budgettet Centerchefer Direktører/ centerchefer Høringsparter Direktører 4. Medarbejderspor med budgetdialogmøde Medarbejdersporet for budgetprocessen omfatter høring og dialog med MEDorganisationen. Formål: At give politikerne indblik i de faglige udfordringer, glæder og bekymringer centrene finder vigtige i forhold til budgetlægningen for det næste år At give de ansatte indblik i de dilemmaer og udfordringer politikerne oplever, når der skal prioriteres i forhold til helheden Indhold: Personalemøder Møder i centerudvalg Input: Budgetmateriale V. 1 Side 8 af 12

9 Prioriteringsforslag Output: Budgetdialogmøder Tilbagemelding vedrørende budget og budgetdialog Roller og ansvar: styrer processen Der afholdes et dialogmøde mellem Økonomiudvalget og hovedudvalget på Økonomiudvalgets møde den 13. august. Hovedudvalget deltager i budgettemadagene for at sikre dialog mellem MEDstrukturen og den politiske proces. Tabel 3: Tidsplan for medarbejderspor med budgetdialogmøde Tid Handling Ansvarlig 19. februar Hovedudvalget drøfter udkast til budgetvejledning 2014 (drøftes på ØKU 5. marts) økonomi og HR 11. juni Hovedudvalget behandler budgetforudsætninger Kommunaldirektør og faglige udfordringer på medarbej- derområdet 18. juni Hovedudvalget deltager i budgettemadagen Kommunaldirektør august Mulighed for dialogmøder mellem fagudvalg Direktører og centerudvalg 6. august Hovedudvalget udarbejder høringssvar til budget august Dialogmøde mellem Økonomiudvalg og Kommunaldirektør hovedudvalget 14. august Hovedudvalget deltager i budgettemadag Kommunaldirektør 15. august Høringssvar til budgettets 1. behandling Efter 2. behandling Tilbagemelding til organisationen om budgetdialog. Økonomi og HR V. 1 Side 9 af 12

10 5. Teknisk udarbejdelse af budget Budgetlægningen på de forskellige områder håndteres administrativt på nedenstående måde: Serviceudgifter Det korrigerede budget for 2015 og de korrigerede budgetoverslagsår for Faxe Kommunes fremskrives og udgør udgangspunktet for budget Forslag til budget Direktionen og alle centre udarbejder administrative budgetforslag i perioden apriljuni. Forslagene udarbejdes som et prioriteringskatalog indeholdende forslag til både budgettilpasninger samt reduktionsforslag og indgår som en del af det samlede budgetoplæg, som fremlægges på budgettemadagene. Budgetforslagene indgår i Byrådets 1. og 2. behandling af budgettet samt på budgettemadagene. Budgetforslagene vedrører forhold, som ikke er dækket af demografi, indkomstoverførsler eller lov- og cirkulæreprogrammet, idet disse forhold beregnes administrativt. Budgetforslagene udarbejdes af fagcentrene og med inddragelse af Tekniske korrektioner Tekniske korrektioner omfatter korrektioner som følge af indberetningsfejl, effekter af allerede trufne beslutninger, omplaceringer mellem udvalg og lignende. Der udarbejdes en samlet oversigt over tekniske korrektioner, som vil blive drøftet i direktionen samt indgå i budgetmaterialet. Anlægsudgifter Direktionen udarbejder forslag til flerårig anlægsplan, som indgår i det samlede budgetoplæg og fremlægges på 1. budgettemadag. Indkomstoverførsler De budgetterede udgifter til indkomstoverførsler i budget 2015 og budgetoverslagsårene fremskrives og udgør udgangspunktet for budget ved 1. budgetbalance i marts. Der udarbejdes et administrativt skøn for indkomstoverførslerne for 2015, så et første oplæg kan indgå i direktionens budgetoplæg samt på 1. budgettemadag i juni. Finansiering (skatter, udligning, renter, afdrag, låneoptagelse og forskydninger) Udgangspunktet er budgetoverslagsår 2015 i budget De budgetterede udgifter/indtægter i budget 2015 (korrigeret) og budgetoverslagsårene (korrigeret) udgør udgangspunktet for budget ved fremlæggelse af den 1. budgetbalance i marts. V. 1 Side 10 af 12

11 Efter indgåelse af økonomiaftalen udarbejdes nyt/endeligt endeligt skøn for skatter og udligning for Renter og afdrag baseres på kommunens gæld samt forventninger til renteniveau mv. Demografi I grundlaget for budgetrammerne for 2015 indarbejdes konsekvenserne af den seneste befolkningsprognose. Der indarbejdes demografi henhold til de demografimodeller, der blev anvendt ved budgetlægningen for Lov- og cirkulæreprogram Konsekvenserne af Lov- og cirkulæreprogrammet indarbejdes som en teknisk korrektion til budgettet i august inden 2. budgettemadag. Beløbene tildeles de områder, som ændringerne omfatter. Der fordeles ikke beløb under Budgetbemærkninger Centrene er ansvarlige for bemærkninger på eget område vedrørende både drift og anlæg. Budgetbemærkninger vedrørende budget 2015 udarbejdes i august, således at de kan indgå i budgetmaterialet til 1. behandling. Efter budgetvedtagelsen tilrettes budgetbemærkningerne i forhold til de politisk vedtagne ændringer. Bevillingsoversigten i bind 1 udarbejdes på funktion 3. niveau. Budgetmateriale Der laves en elektronisk budgetmappe på kommunens hjemmeside, som vil være tilgængelig for politikere, borgere, presse og medarbejdere. Heri vil alt relevant budgetmateriale ligge, herunder materiale til de to budgettemadage. Alt materiale vil således være elektronisk og udsendes ikke i papirform. Information om budgettet Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag gøres tilgængelige for kommunens borgere på kommunens hjemmeside. Budgetbalancer Balance 1 (marts) Teknisk fremskrivning af budgetoverslagsårene Balance 2 (budgettemadag 1) Balance 1 + demografi + skøn over indkomstoverførsler V. 1 Side 11 af 12

12 + kommuneaftale + lov- og cirkulæreprogram + budgetforslag drift + anlægsplan + tekniske korrektioner + ændret P/L Balance 3 (budgettemadag 2) Balance 2 + samlet budgetoplæg + endeligt skøn over finansiering + budgetforslag + andre ændringer + eventuelt ændret P/L Balance 4 (budgetforhandlinger) Balance 3 + evt. låneoptagelse + evt. nye informationer Balance 5 (1. behandling) Balance 4 + nye informationer + evt. nye eller ændrede budgetforslag Balance 6 (2. behandling) Balance 5 + politiske ændringsforslag V. 1 Side 12 af 12