Genopretning og vedligehold af Aarhus Kommunes bygninger

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Teknik og Miljø Dato 19. april 2017 Genopretning og vedligehold af Aarhus Kommunes bygninger Fremlæggelse af Bygningsrapport 2016 og godkendelse af principper for anvendelse af tværgående genopretningsmidler samt afrapportering af regnskab 2016 for Teknik og Miljø, Ejendommes genopretning og vedligehold af Aarhus Kommunes bygninger. 1. Resume Det fremgår af bygningsrapport 2016, at der er et stort genopretningsbehov og -efterslæb på Aarhus Kommunes bygninger. Dette resulterer i, at genopretningsaktiviteter i en vis udstrækning prioriteres frem for vedligeholdelsesaktiviteter, idet genopretning ofte opretholder sikkerhedsmæssige forhold og forhindrer følgeskader. Bygningsrapport 2016 viser en positiv balance mellem afsat budget og registreret genopretningsbehov over fem år. Dette skal dog ses i lyset af stor datausikkerhed (ikke opdaterede vedligeholdelsesplaner), hvorfor det registrerede genopretningsbehov vurderes ufuldstændigt. Opprioritering af digitalisering og datagrundlag er en nødvendighed fremadrettet for at sikre et solidt beslutningsgrundlag for kunne budgettere, planlægge og prioritere midler til vedligehold og genopretning, så værdien af Aarhus Kommunes fysiske aktiver fastholdes og bygningsdelenes levetider ikke reduceres. Der har endvidere været behov for et entydigt grundlag for håndtering af genopretningsmidlerne på tværs af bygningsmassen. En analyse omfattende genopretningsmidlernes historik har resulteret i principper for hvilke bygnin- Side 1 af 10

2 ger, bygningsdele og aktiviteter, der fremadrettet er omfattet af genopretningsmidlerne. Desuden er der foreslået principper for prioritering af genopretningsmidler, herunder at en mindre del af midlerne kan bruges til opbygning og udvikling af systemunderstøttelse af bygningsvedligehold og genopretning på tværs af Aarhus Kommunes bygningsportefølje. Regnskabet for genopretning og vedligehold i 2016 viser et samlet mindreforbrug på godt 9 mio. i forhold til budget på knapt 156 mio. kr., svarende til 5,8 %. Ikke forbrugte midler overføres til samme formål i Mindreforbruget skyldes, at der ikke har været personaleressourcer nok til at anvende alle genopretningsmidler, idet budget for genopretning og vedligehold fra 2014 til 2016 er steget med 32,6 %. Stigningen ligger primært fra 2015 til 2016 og er et resultat af udmøntningen af anlægsreserven i budget , hvor der blev indarbejdet et beløb på knap 82 mio. kr. i 2016 og Beslutningspunkter At 1) Bygningsrapport 2016 tages til efterretning. At 2) bygningsrapporter fremadrettet opgør både genopretnings- og vedligeholdelsesbehov. At 3) principper for hvilke bygninger, bygningsdele og aktiviteter, der er omfattet af tværgående genopretningsmidler godkendes. At 4) principper for prioritering af genopretningsmidler godkendes, herunder at en mindre del af midlerne kan bruges til opbygning og udvikling af systemunderstøttelse af bygningsvedligehold og genopretning på tværs af kommunens bygningsportefølje. At 5) afrapportering af regnskab 2016 for Teknik og Miljø, Ejendommes genopretning og vedligehold af kommunale bygninger tages til efterretning. At 6) regnskab for Teknik og Miljø, Ejendommes genopretning og vedligehold af kommunens bygninger fremadrettet Side 2 af 10

3 afrapporteres for to år ad gangen, og følger fremlæggelsen af Bygningsrapporten. 3. Baggrund Bygningsrapport 2016 er udarbejdet i et tværmagistratsligt samarbejde i regi af Bygningskoordineringsgruppen. Bygningsrapporterne har siden 2006 været udarbejdet hvert andet år, dels som status ift. genopretningsbehov, dels til brug for Byrådets beslutninger vedrørende genopretning af Aarhus Kommunes bygningsmasse. Der er behov for et entydigt grundlag for prioritering af genopretningsmidlerne. Det har resulteret i en analyse, udarbejdet i samarbejde med Bygningskoordineringsgruppen. Analysen omfatter genopretningsmidlernes historik og foreslår principper for hvilke bygninger, bygningsdele og aktiviteter, der fremadrettet er omfattet af genopretningsmidlerne. Desuden foreslås principper for prioritering af genopretningsmidler, herunder at en mindre del af midlerne kan bruges til opbygning og udvikling af systemunderstøttelse af bygningsvedligehold og genopretning på tværs af kommunens bygningsportefølje. På baggrund af en drøftelse i Økonomiudvalget er det besluttet, at der fremadrettet udarbejdes særskilte orienterende indstillinger blandt andet om regnskab for genopretning og vedligehold i Ejendomme. Baggrunden er, at indstillingen om årsregnskabet vurderes at indeholde så meget information, at budskaberne ikke træder tilstrækkelig tydeligt frem. Regnskabet for genopretning og vedligehold i Ejendomme har tidligere været afrapporteret som en integreret del af Teknik og Miljøs regnskabsaflæggelse. Der afrapporteres som tidligere med en overordnet fremstilling af henholdsvis korrigeret budget og forbrug samt en samlet oversigt over de største gennemførte genopretningsprojekter. Kommentarer fra Bygningskoordineringsgruppen er indarbejdet i indstilling og bilag. 4. Effekt Side 3 af 10

4 Overordnet set vil godkendelse af denne indstilling resultere i, at der fremadrettet opnås et ensartet og kvalitetssikret data- og prioriteringsgrundlag for genopretning og vedligehold af Aarhus Kommunes bygninger. 5. Ydelse 5.1 Bygningsrapport 2016 Bygningsrapport 2016 (bilag 1) viser et markant genopretningsefterslæb med et akkumuleret genopretningsbehov på ca. 500 mio. kr. i 2017 stigende til 600 mio. kr. i Det samlede genopretningsbehov, som det er registreret for nuværende for de kommende fem år, kan løses inden for det genopretningsbudget, der er afsat fordelt over årende Genopretningsbehovet er i perioden reduceret med ca. 3 kr./m 2. Det skal bemærkes, at det er vurderingen, at der aktuelt er en stor usikkerhed om data på grund af et efterslæb på ajourføring af vedligeholdelsesplaner, hvorfor det registrerede genopretningsbehov vurderes ufuldstændigt. Da der ikke er budget svarende til genopretningsbehovet i 2017 eller personaleressourcer til at håndtere aktiviteterne, vil efterslæbet videreføres til efterfølgende år. Dette indebærer en risiko for accelererende forfald af de kommunale bygninger. Grundet den tætte sammenhæng mellem vedligehold og genopretning er der som noget nyt medtaget en oversigt over vedligeholdelsesbudget og forbrug i Bygningsrapport Aarhus Kommune har ikke et fastlagt niveau for den ønskede vedligeholdelsesstand for de kommunale bygninger. Genopretnings- og vedligeholdelsesaktiviteter i Aarhus Kommune gennemføres dermed ikke med en ejendomsporteføljestrategisk tilgang. Den gensidige sammenhæng mellem genopretning og vedligehold betyder, at man ideelt bør prioritere både genopretning og vedligehold. Grundet det store genopretningsefterslæb prioriteres genopretning pt. i en vis udstrækning Side 4 af 10

5 frem for vedligehold, således at sikkerhedsmæssige forhold er opretholdt, og følgeskader er forhindret. Opgørelsen af udviklingen i forhold til sammenhæng mellem vedligehold og genopretning stiller skærpede krav til datagrundlaget. Opbygning og kvalificering af datagrundlag udgør et væsentligt strategisk indsatsområde i Ejendomme. Det fremgår af Bygningsrapport 2016, at datagrundlag er behæftet med stor usikkerhed. Opprioritering af digitalisering og datagrundlag er en nødvendighed for at kunne budgettere, planlægge og prioritere midler til vedligehold og genopretning, så værdien af Aarhus Kommunes fysiske aktiver fastholdes, og bygningsdelenes levetider ikke reduceres. Her ud over sikrer et validt datagrundlag nøgletal og muligheder for benchmark. Det bidrager til et bedre overblik over bygningsmassen og synliggør potentialer for besparende indsatser på tværs af porteføljen. Eksempelvis forventes driftsmæssige effektiviseringspotentialer ved etablering af et samlet overblik over serviceaftaler. Valide og kvalitetssikrede data understøtter stordriftsfordele som eksempelvis pulje-udbud og tværmagistratslige indsatser. På denne måde kan man sikre mest værdi for pengene, da der vil være et solidt beslutningsgrundlag at prioritere ud fra. Teknik og Miljø foreslår i regnskabsbemærkningerne for 2016, at ca. 5,4 mio. kr. uforbrugte midler i Ejendomme disponeres til opprioritering af digitalisering og datagrundlag. Indsatsen forventes at omfatte ekstern registrering af tekniske anlæg. Samtidigt ønskes et projekt med registrering af serviceaftaler igangsat for at sikre grundlag for effektivisering. 5.2 Tværgående genopretningsmidler Efter etableringen af Ejendomme i 2013 forestår Ejendomme prioritering inden for de samlede bevillinger til vedligeholdelse og genopretning af klimaskærm og tekniske installationer på kommunens bygninger. Side 5 af 10

6 I Notat om tværgående genopretningsmidler i Aarhus Kommune (bilag 2), udarbejdet af Bygningskoordineringsgruppen, er der opstillet hvilke bygninger, der er omfattet af midler til tværgående vedligeholdelse og genopretning, og ligeledes en liste over omfattede bygningsdele. Overordnet set betyder det, at der med vedtagelse af principperne sker en forøgelse af de bygningsarealer der er omfattet af midlerne svarende til ca. 6,8 %. Heraf dækkes de 5,4 % kun med 50 % tilskud fra de tværgående genopretningsmidler, mens de resterende 1,4 % er fuldt omfattet. På baggrund af Bygningskoordineringsgruppens notat foreslås, at Byrådet vedtager følgende principper for hvilke bygninger, der er omfattet af tværgående genopretningsmidler: Alle Aarhus Kommunes bygninger omfattes af genopretningsmidlerne, undtaget: Bygninger eller tilbygninger, der er mindre end 5 år gamle og derfor fortsat er omfattet af projektansvar. Bygninger, som er omfattet af særskilte byrådsbevillinger til hhv. vedligeholdelse og genopretning. Bygninger hvor drift, vedligeholdelse og genopretning er dækket af huslejer eller takster. Bygninger, hvor der er indgået langvarige brugsaftaler med selvejende institutioner, som selv forestår bygningsdrift, vedligeholdelse og genopretning, og Aarhus Kommune som udlejer om, at større renoveringsopgaver, der kan henføres til bygnings eller bygningsdels høje alder mv., skal aftales fordelt mellem driftsherre og kommune. Fra 2018 ydes 50 % tilskud til genopretning af selvejende idrætsbygninger efter en i forvejen udarbejdet/opdateret genopretningsplan. Bygningssynene er hidtil gennemført af eksterne rådgivere. Fremover gennemføres bygningssynene finansieret af den afsatte pulje til private/selvejende idrætsbygninger. Genopretningsbehovene skal indgå i bygningsrapporterne. Bevillingerne prioriteres til vedligeholdelse eller 1:1 genopretning (dagens standard) af eksisterende bygningsdele. Side 6 af 10

7 Midlerne kan ligeledes bruges til systemudvikling af bygningsdatabase, herunder til ekstraordinære interne ressourcer til systemmæssig håndtering. Der kan ligeledes afholdes udgifter til bygningssyn og opgørelse af genopretningsbehov for selvejende idrætsanlæg, hvor der gives 50 % tilskud til gennemførelse af genopretningsprojekter. Selvejende idrætsanlæg udgør ca. 5,4 % forøgelse af det samlede bygningsareal, som er omfattet af genopretningsmidlerne. Midlerne kan ikke bruges til moderniseringer eller funktionsforbedringer, opfyldelse af skærpede lovkrav, indvendig vedligeholdelse og genopretning af overflader, inventar og udenomsarealer, boldbaner og udendørs idrætsanlæg mv. Såfremt magistratsafdelingerne indgår bygningslejemål, skal det sikres i aftalerne, at udvendig vedligeholdelse og genopretning af klimaskærm og vedligeholdelse og genopretning af tekniske installationer samt udenomsarealer skal varetages af udlejer, som også skal afholde udgiften hertil. I modsat fald skal Ejendomme tilføres midler fra pågældende magistratsafdeling til indfrielse af forpligtelsen. For så vidt angår udendørs idrætsanlæg herunder boldbaner er disse omfattet af en særskilt bevilling i Kultur og Borgerservice. Bevillingen løber til og med Kultur og Borgerservice har indtil dannelsen af Ejendomme haft bemyndigelse til at se bevillinger til genopretning af bygninger og bevillinger til udendørs idrætsanlæg i én sammenhæng, så de væsentligste genopretningsopgaver blev prioriteret højest. Ved dannelsen af Ejendomme pr. 1. august 2013 blev bevillinger til vedligeholdelse af klimaskærm og tekniske installationer samt genopretning af samme overført til Ejendomme, mens den ophørende bevilling til genopretning af udendørs idrætsanlæg og boldbaner forblev i Kultur og Borgeservice. Kultur og Borgerservices bygninger medtages i de løbende bygningsrapporter med dertil hørende løbende udmøntnin- Side 7 af 10

8 ger af anlægsreserver til genopretning. Dette sker i samarbejde mellem Bygningskoordineringsgruppen og Borgmesterens Afdeling. 5.3 Regnskab 2016 for genopretning og vedligeholdelse af kommunens bygninger. Tabel 1 [P/L 2016 i kr.] Bygningsejer Ajourført budget Forbrug Rest overført til 2017 Sociale Forhold og Beskæftigelse Teknik og Miljø Sundhed og Omsorg Kultur og Borgerservice Børn og Unge Total: Noter: Budget/forbrug vedrører kun bygninger omfattet af bygningsrapporten Ajourført budget er inkl. tildeling af tværgående genopretningsmidler (bevilling i 2016) Budgettet for genopretning og vedligeholdelse består af flere elementer. I forbindelse med sammenlægning af bygningsfunktionerne i 2013 fik Ejendomme overført budgetter fra magistratsafdelingerne til hhv. bygningsvedligehold og genopretning (budgetår 2013 samt overslagsår ). I genopretningsmidlerne for 2014 og 2015 indgik midler fra anlægsbufferen. Herudover har Ejendomme fra 2016 fået en bevilling til tværgående genopretning. Regnskab 2016 fremgår af ovenstående tabel og viser et samlet mindreforbrug på godt 9 mio. kr. i 2016 som overføres til Heraf er mindreforbruget til vedligeholdelse på ca. 3,5 mio. kr., og for genopretning er der et mindreforbrug på ca. 5,5 mio. kr., hvilket samlet set svarer til et mindreforbrug på 5,8 % i forhold til budget. Mindreforbruget skyldes primært manglende sammenhæng mellem et stigende budget for vedligehold og genopretning og interne ressourcer. Forbruget i 2016 er disponeret på baggrund af en prioriteringsrunde, hvor registrerede behov på bygningerne gennemgås og prioriteres af bygningskonsulenterne i Bygninger, hvorefter den endelige disponering og prioritering af indsatser aftales med bygningsejerne. Overførte midler fra Side 8 af 10

9 2016 disponeres sammen med de øvrige afsatte midler i 2017 efter samme princip. I 2016 har der blandt andet været fokus på nedbringelse af behovet for genopretning på tekniske installationer i svømmehaller, hvilket er lykkedes. Af bilag 3 fremgår en oversigt over de største genopretningsprojekter gennemført i Efter aftale med Borgmesterens Afdeling indstilles det, at denne afrapportering sker sammen med bygningsrapporten hvert andet år og fremover for to år ad gangen dvs. næste gang med Bygningsrapport 2018 for årene 2017 og Organisering I forlængelse af evaluering af den fælles bygningsfunktion i Ejendomme (2015) er der etableret en funktion for informations- og kommunikationsteknologi (IKT), som skal understøtte implementering af ensartet struktur og systemanvendelse samt håndtering af informations- og kommunikationsteknologi. Opprioriteringen af datakvalitet og systemunderbyggelse har i 2016 været afholdt indenfor Teknik og Miljøs driftsbudget. Kristian Würtz / Erik Jespersen Bilag Bilag 1: Bygningsrapport 2016 Bilag 2: Notat: Tværgående genopretningsmidler i Aarhus Kommune inklusive bilag om hvilke bygninger, der er omfattet af midler til tværgående vedligeholdelse og genopretning, samt liste over omfattede bygningsdele. Bilag 3: Oversigt over genopretningsprojekter i 2016 større end 1 mio. kr. Sagsnummer: 16/ Antal tegn: Side 9 af 10

10 Administration og Ejendomme E-post: Sagsbehandlere: Finn Nathan/Louise Pedersen Tlf.: / E-post: fna@aarhus.dk / louipede@aarhus.dk Side 10 af 10