Digitalisering - hvordan håndterer vi det i SU?

Transkript

1 Digitalisering - hvordan håndterer vi det i SU? Nye IT-systemer, digital kontakt til borgerne, mere selvbetjening, digitale redskaber integreret i ens arbejde. Den offentlige sektor er i rivende udvikling mod stadig mere digitalisering og automatisering. Og de fleste arbejdspladser må forholde sig til den digitale udvikling. SU er oplagte fora, til at diskutere udviklingen. Når der er omstillinger på arbejdspladsen drøfter vi det i SU, og SU bruges til at udvikle arbejdspladserne i fællesskab. Digitaliseringsprojekter skal ses som organisationsforandringer. Det er ikke bare IT-systemer eller teknologi, der sættes strøm til, og så fungerer det. De digitale forandringer kræver, at medarbejderne er klædt på til at håndtere dem, de skal gøre anderledes. Både med den rigtige viden om formålet bag de digitale løsninger, og med de rigtige kompetencer til at bruge dem. Medinddragelse er en hjørnesten i at få værdi ud af digitaliseringen. Medarbejderne og brugere giver vigtig viden om arbejdsgange og brugernes forventninger til det, de laver. De kan sige, hvad behovene er, og hvad der virker og ikke virker i praksis. Og de kan være ambassadører for de nye løsninger. For at hjælpe til med at lave en succesfuldt digital forandring, der giver værdi, kan repræsentanter i SU stille en række spørgsmål i digitaliseringsprojektets forskellige faser. Spørgsmålene kan også bruges, hvis I skal drøfte en digitaliseringsstrategi eller, I i fællesskab vælger at udarbejde procedureretningslinjer ved indførsel af ny teknologi.

2 Initiativ Ide - Opstart Driver digitaliseringen servicen, eller er det omvendt? Hvilken gavn skal digitaliseringen gøre for brugerne? Hvilket behov skal det dække? Hvilke gevinster ønsker vi? Hvis økonomiske, hvad bruger vi så overskuddet til? Høstes gevinsterne før de er skabt? Hvilken viden skal vi bruge fra medarbejderne og brugerne? Og hvordan kan de inddrages? Hvordan påvirkes vores service og opgaveløsning af digitaliseringen? Har digitaliseringen konsekvenser for arbejdsgange og samarbejde? Er der opgaver, der opstår, ændres eller forsvinder? Implementere Er organisationen klar til den digitale forandring? Har medarbejderne de rigtige kompetencer? Påvirkes det fysiske og psykiske arbejdsmiljø? Hvordan skaber vi den bedste forståelse, forankring og opbakning til forandringen? Hvordan undersøges det om digitaliseringen virker? Og hvordan sikres mulighed for at tilpasse løsningen, hvis den ikke virker?

3 Situation: MED/SU drøfter i idefasen et digitaliseringstiltag eller en digitaliseringsstrategi. Initiativ Ide Opstart Driver digitaliseringen servicen, eller er det omvendt? Hvilken gavn skal digitaliseringen gøre for brugerne? Hvilket behov skal det dække? Hvilke gevinster ønsker vi? Hvis økonomiske, hvad bruger vi så overskuddet til? Høstes gevinsterne før de er skabt? Implementering Skal arbejdspladsen rykke sig, er det vigtigt at være åben for digitaliseringens muligheder, og tænke digitalisering ind i løsningen af arbejdspladsens opgaver. Digitaliseringen bør starte med et behov eller et ønske for jeres organisation eller for opgaveløsning. Lad det styre digitaliseringen, frem for at digitaliseringen bliver et mål i sig selv. Ønsket kan være at lette arbejdsgange, flere og bedre servicemuligheder eller bedre brug af ressourcer. En digital løsning skal ikke blot være udviklet af IT-afdelingen men i et samspil med organisationens faglige mål og medarbejdernes viden. Sørg for at få forventningsafstemt, hvilke gevinster, der forventes at komme ud af digitaliseringen. Hvis det er økonomiske gevinster, hvad skal overskuddet så bruges til? Det kan blive dyrt, hvis man tager besparelser ind, før man kan se, at de et opnået. Det er ikke sikkert at projektet, når i mål med det man ønsker, og står arbejdspladsen uden de nødvendige hænder eller tid, fordi de er sparet væk på forhånd kan det sænke kvaliteten i opgaveløsningen.

4 Initiativ Ide - Opstart Hvilken viden skal vi bruge fra medarbejderne og brugerne? Og hvordan kan de inddrages? Hvordan påvirkes vores service og opgaveløsning af digitaliseringen? Har digitaliseringen konsekvenser for arbejdsgange og samarbejde? Er der opgaver, der opstår, ændres eller forsvinder? Situation: I har besluttet eller også har andre på højere niveau besluttet at sætte en digitaliseringsindsats i gang, men projektets form er endnu ikke på plads. I den fase gælder det om at sikre, at digitaliseringen får den rigtige værdi for arbejdspladsen. Digitaliseringen bør udvikles med inddragelse af dem, der skal bruge den. Det giver i sidste ende en bedre løsning og samtidig ejerskab og forankring. Som faglige bannerførere kan I diskutere, hvad den digitale løsning gør ved arbejdspladsens opgaveløsning og sørge for hele tiden at holde fokus på, hvordan den digitale løsning skal forbedre løsningen af kerneopgaven. Hvis vi f.eks. have et Skype-system til at kontakte vores borgere, betyder det så mere tid til andre opgaver, der gavner borgerne eller betyder det, at vi mister en vigtig relation? Implementering Vær opmærksomme på, om den digitale løsning ændrer arbejdsgange, opgaver eller kræver mere samarbejde. Måske skal flere faggrupper arbejde med ét system, og derfor have øget forståelse for hinandens arbejde.

5 Situation: Digitaliseringstiltaget er besluttet og udviklet, men endnu ikke implementeret. Initiativ Ide - Opstart Implementere Er organisationen klar til den digitale forandring? Har medarbejderne de rigtige kompetencer? Påvirkes det fysiske og psykiske arbejdsmiljø? Hvordan skaber vi den bedste forståelse, forankring og opbakning til forandringen? Hvordan undersøges det om digitaliseringen virker? Og hvordan sikres mulighed for at tilpasse løsningen, hvis den ikke virker? I implementeringsfasen har I en vigtig opgave. I er linket til medarbejderne på gulvet, og ved hvad der rør sig hos dem. Er medarbejderne er klædt på til omstillingen? Ligger den oven i en masse andre forandringer? Passer løsningen til dem, der skal bruge den? Er der nogen, der skal lære noget nyt, eller noget I skal blive bedre til? Diskuter også timingen af eventuel kompetenceudvikling. Det nytter f.eks. ikke at lære et system et halvt år inden det tages i brug. Vær opmærksom på, at arbejdsmiljøet kan påvirkes af en ny digital virkelighed. Mange tekniske fejl kan eksempelvis belaste medarbejdernes arbejdspres. Og der kan opstå nye ergonomiske situationer. I implementeringen skal der være en proces, der får medarbejderne med på vognen i forandringen. Det kræver f.eks. at formålet kommunikeres klart ud, at der bliver koblet kernemedarbejder på projektet, og at der er regnet oplærings- og omstillingstid med i implementeringsplanen. Det er vigtigt, at der bliver systematisk fulgt op på, om systemet virker efter hensigten. Fejl og mangler skal rettes, og det kræver, at der er mulighed for at melde dem tilbage.