Disponent Godkend ordre

Transkript

1 Disponent Godkend ordre Versionsnummer Dato Forfatter Kommentarer KTH V.0.9

2 1. Login Personlige forside Behandling af ordre til godkendelse gennemgå og behandle ordre Kontering på ordrelinjer Opsplitte ordrelinje Redigere i opsplittede linjer Send ordre linje til godkendelse hos anden disponent

3 1. Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.1 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. 3

4 Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 2. Behandling af ordre til godkendelse Når du modtager en ordre fra en indkøber, som kræver din godkendelse, så vil du modtage en E mail notifikation. I E mailen vil der være et link, som sender dig til IndFak login siden. Når du er logget ind, vil du komme direkte ind på den ordre, som du skal godkende. Ordren vil du også kunne finde på din personlige forside. 4

5 2.1 gennemgå og behandle ordre Når du åbner en ordre vil den blive præsenteret for dig, som ovenstående skærmbilleder viser. Du skal bl.a. være opmærksom på følgende ting når du gennemgår ordren: Datoer Fakturerings og leveringsadresse 5

6 Som Disponent er din opgave og ansvar, at ordren er rigtig konteret. I IndFak er der muligt at angive en hovedkontering, som gælder for alle ordrelinjerne, medmindre der er angivet en linjekontering. Det er også muligt, at lave en linjekontering for den enkelte ordrelinje. Vær opmærksom på, at når en linjekontering er påbegyndt, så skal obligatoriske linjer udfyldes. Se hvordan der konteres på en ordrelinje i næste afsnit 2.2 Kontering på ordrelinjer. 6

7 I bunden af ordren har du følgende navigerings muligheder: Send til en anden disponent Du har mulighed for, at sende hele ordren til godkendelse hos en anden bruger med disponent rolle, hvis du mener denne er bedre egnet til at godkende ordren. Gem ordre Du kan gemme ordren, hvis du fx bliver forstyrret. Du vil kunne finde den gemte ordre på din forside. Ordren vil forsvinde, når du godkender eller afvise ordren. Godkend Godkend ordren, når du har udfyldt alle påkrævede felter, og kontrolleret hoved og linjekonteringen. Såfremt du har påført en disponent på ordren linje, så vil ordrelinjen blive sendt til denne, når du trykker Godkend. Se hvordan du påføre en linje disponent i Afsnit 2.3 Send ordre linje til godkendelse hos anden disponent. Afvis Afvis ordren hvis du ikke mener, at købet kan retfærdiggøres. 7

8 2.2 Kontering på ordrelinjer Hvis du ønsker, at der skal konteres på en enkelte ordrelinje, så skal du trykke på ikonet ud for den pågældende linje. Herved vil du få nedenstående skærmbillede, og det vil være muligt for dig, at kontere på linjen. Når du har udfyldt linje konteringen, skal du trykke på ikonet for at gemme. Du skal huske på, at når linjekonteringen er påbegyndt, så skal alle påkrævede felter udfyldes. Du kan kende de påkrævede felter ved, at de er markeret med en lyseblå farve. Når du har trykket får du den oprindelig linje frem igen. Hvis der er angivet et ud for linjen betyder det, at der er påført en kontering på linjen. 8

9 2.3 Opsplitte ordrelinje I IndFak er det muligt at opsplitte en ordrelinje, og på denne måde gøre det muligt, at fx fordele udgifterne på forskellige afdelinger. Hvis du ønsker at splitte en linje, så skal du trykke på split ikonet ud for den linje, du ønsker at splitte. I det markerede felt ser du den linje, som du ønsker at opsplitte. Nederst i højre hjørne af det markerede felt ser du split knappen, samt et felt hvor det er muligt at angive hvor mange linjer, du ønsker at splitte linjen i. Som udgangspunkt vil der altid stå 3, men det du ændrer til det, du ønsker. Når du har angivet det ønskede tal, så skal du trykke Split. 9

10 Når du har trykket split vil du se, at linjen nu at delt sig det ønskede antal. Som udgangspunkt vil linjer altid blive opdelt i lige store dele. Du har dog mulighed for, at redigere i opdelingen. Se næste afsnit Redigere i opsplittede linjer Ved at trykke på ikonet ud for den pågældende linje vil du få mulighed for at redigere i opdelingen. Du skal huske på, at antallet skal stemme overens med den oprindelige linje. Når du er færdig med, at redigere linjen, så tryk for at gemme. Når du er færdig med opsplitningen, så tryk Gem nederst i højre hjørne af skærm billedet. Du har også hele tiden mulighed for at trykke Fortryd, hvis du alligevel ikke ønsker at splitte. 2.4 Send ordre linje til godkendelse hos anden disponent I IndFak er det muligt, at sende en enkelt ordrelinje til godkendelse hos en anden bruger med disponent rollen. Ved at trykke på ikonet ud for den pågældende linje får du ovenstående skærmbillede, hvor det vil være muligt for dig, at vælgende en anden disponent til at godkende den pågældende linje. Det er 10

11 ligeledes muligt at vælge en leveringsadresse for ordrelinjen. For at afslutte handlingen, skal du trykke på ikonet for at gemme. 11