Indstilling. Indstilling om organisationsændring af Borgmesterens Afdeling. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Brgmesterens Afdeling Den 31. juli 2007 Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Århus Kmmune IT g Organisatinsafdelingen Brgmesterens Afdeling 1. Resume Brgmesterens Afdeling ønsker at etablere en ny rganisering af afdelingen. Frmålet med frandringen er at tilpasse Brgmesterens Afdelings rganisering til ændrede vilkår g aktuelle udfrdringer, herunder blandt andet ny rganisering af magistratsafdelingerne, strukturrefrmen, samt øget behv fr invlvering i byens udvikling. Frandringen skal ske fr at styrke afdelingens indsats g resultater g fr at danne grundlag fr etablering af en mere mderne arbejdsplads. Organiseringen ønskes i større udstrækning rettet md afdelingens primære interessenter: Den plitiske ledelse, Bysamfundet Århus g Organisatinen Århus Kmmune. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2007/00278 Sagsbehandler Birgitte Knudsen Telefn Direkte telefn Telefax Epst it@aarhus.dk Epst direkte bk@it.aarhus.dk Brgmesterens Afdeling vægter, at rganiseringen skal understøtte en helhedsrienteret pgaveplanlægning g ressurcefrdeling fr Brgmesterens Afdeling under èt, g at rganiseringen giver mulighed fr en smidig tilpasning til udviklingen i krav, ønsker g pririteringer. Brgmesterens Afdeling ønskes rganiseret uden traditinelle rganisatriske enheder sm afdelinger g kntrer. Der etableres således et antal pgavemråder, sm fastlægges ud fra indbyrdes sammenhæng i pgaverne samt ud fra pgavernes interessenter. Pr. 1. januar 2008 etableres 27 pgavemråder. Ansvaret fr alle pgaver frankres entydigt i Afdelingsledelsen, der efter aftale med stadsdirektøren frdeler pgaveansvaret entydigt imellem sig, således at der sikres et klart ledelsesmæssigt fkus på følgende hvedinteressentgrupper: Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling

2 Den plitiske ledelse Bysamfundet Århus Organisatinen Århus Kmmune Det indstilles, at Byrådet gdkender Brgmesterens Afdelings verrdnede rganisering. 2. Tidligere beslutninger Byrådet vedtg d. 7. september 2005 Ad Hcudvalgets betænkning vedr. principper fr styring g rganisering af magistratsafdelingerne. Magistratsrefrmens udmøntningsprjekt fr Brgmesterens Afdeling blev gdkendt af Byrådet d. 30. nvember Brgmesterens Afdelings rganisatin blev sm følge heraf tilpasset pr. 1. januar 2006 uden egentlige rganisatriske frandringer. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Baggrund fr ændring af Brgmesterens Afdelings rganisatin. Brgmesterens Afdelings verrdnede rganisering har strt set været uændret siden Brgmesterens Afdeling har dg tilpasset sig ændringer igennem årene. Der er således fretaget nyrganiseringer internt i de enkelte afdelinger i Brgmesterens Afdeling, etableret nye samarbejdsfrmer, ændret afvejning af kntrl/knsulentrllen, sket en markant udvikling på ITmrådet g erhvervsmrådet samt gennemført en lang række udviklingsprjekter, herunder indført en mere prjektrienteret arbejdsfrm. Afdelingen er i dag struktureret, sm det fremgår nedenfr: Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 2 af 9

3 Brgmesterens Afdeling iværksatte i februar 2007 en analyse af afdelingens rganisatin efter gdkendelse af kmmissrium ved Brgmesteren g Afdelingens HvedMED. Analyseprjektet blev igangsat fr at belyse mulighederne fr at tilpasse Brgmesterens Afdelings rganisering til ændrede vilkår g aktuelle udfrdringer. Sm eksempler på frandrede vilkår g aktuelle udfrdringer kan nævnes følgende: Omgivelserne ændrer sig med stadig stigende fart. Der er derfr behv fr en rganisatinsstruktur g virksmhedskultur, der på fleksibel måde kan tilpasse sig disse ændringer. Der er et stigende ønske m g behv fr at kunne arbejde i helheder på tværs af Kmmunen, således at brgerne tilbydes en service, der afspejler, at Kmmunen er én rganisatrisk enhed under ledelse af Byrådet. Der er i stigende grad fkus på, at Kmmunen ikke blt er ansvarlig fr de traditinelle frvaltningsmæssige pgaver; men gså fr en række pgaver, der vedrører byens udvikling i bred frstand. Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 3 af 9

4 Mediernes rlle er i dagligdagen stigende sm følge af tilkmsten af en række nye lkale medier, der skal knkurrere m den samme mængde nyheder. Der er et stadigt stigende infrmatinsbehv g kmmunikatinsbehv i frhld til brgerne. De øvrige magistratsafdelinger er mrganiseret g fremstår i dag med direktør, ledelsessekretariat m.v. Strukturrefrmen sætter en ny dagsrden. Dels har Kmmunen fået en række nye pgaver, der medfører nye styringsprblemer, dels er der kmmet en lang række reginale pgaver til. Den stigende anvendelse af IT g gennemførelsen af en række prjekter har medført ratinalisering af en række arbejdsgange g et væsentligt frhøjet serviceniveau. Ikke mindst på grund af vennævnte frandrede vilkår har der været behv fr at gennemføre et grundigt serviceeftersyn af Brgmesterens Afdelings rganisering. Analyseprjektet er gennemført med en høj grad af medarbejderinddragelse g infrmatin i prcessen. 3.2 Frslag til ny rganisering Det ny frslag til rganisering skal understøtte Brgmesterens Afdelings missin g visin. Missinen angiver, hvad der er meningen med Brgmesterens Afdeling. Den præciserer således Afdelingens eksistensberettigelse idégrundlag, herunder hvrdan Brgmesterens Afdeling frstår sin rlle i frhldet til Byråd, bysamfundet Århus g Århus Kmmune. Brgmesterens Afdelings missin: Vi hjælper den plitiske ledelse med: at realisere visinen Århus en gd by fr alle/århus en by i bevægelse at udvikle bysamfundet Århus at lede g udvikle rganisatinen Århus Kmmune Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 4 af 9

5 Visinen er en beskrivelse af, hvrdan Afdelingen skal pleves af vre mgivelser g af Afdelingen selv. Visinen er endvidere et pejlemærke fr Afdelingens udvikling. Brgmesterens Afdelings visin: Vi er en fremsynet, veldrevet g fleksibel rganisatin, der arbejder på et højt fagligt niveau. Vi fremstår sm en samlet rganisatin med helhedsrienteret ledelse g en stærk fælles virksmhedskultur. Vi løser vre pgaver i tæt kntakt med plitikere, bysamfund g magistratsafdelinger. Vi er åbne g henter inspiratin både natinalt g internatinalt. Vi står fr trværdighed, respekt g engagement. Vi er en attraktiv arbejdsplads. Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 5 af 9

6 Brgmesterens Afdeling ønsker fremver at rganisere sig, sm det fremgår af følgende figur: Mdel fr pgavernes rganisering Afdelingsledelse Brgmester Stadsdirektør: Ledelsesansvar i frhld til eksterne interessenter: Plitisk ledelse Bysamfundet Århus Organisatinen Århus Kmmune: Ledelsesansvar i frhld til interne interessenter: Brgmester Brgmesterens Afdeling Prjekt A Opgavemråde 1: Opgavemråde 2: Prjekt B Opgavemråde 3: Opgavemråde 4 Prjekt C Prjekt D Opgavemråde 5: Opgavemråde 6: Opgavemråde 7: Opgavemråde 9: Opgavemråde 11: Opgavemråde 8: Opgaemråde 10: Opgavemråde 12: sv. Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 6 af 9

7 3.3 Bemærkninger til rganisatinsfigur. Den ny rganisering af Brgmesterens Afdeling rettes md vre interessenter. Dvs. md betjening af den plitiske ledelse, md bysamfundet Århus samt md ledelse g udvikling af Århus Kmmune. Brgmesterens Afdeling vil gså fremtidigt kunne kendes på høj kvalitet i pgaveløsning g høj faglighed. Brgmesterens Afdeling ønsker at etablere en rganisering, sm underbygger mere fleksible strukturer g mulighed fr løbende tilpasning af rganiseringen. Brgmesterens Afdeling vil derfr blive rganiseret uden traditinelle rganisatriske enheder, sm afdelinger g kntrer. Kendetegn ved afdelingens nye rganisering: Opgaverne bestemmer rganiseringen Organiseringen er rettet md interessenterne Organiseringen er fleksibel Der benyttes en helhedsrienteret pgaveplanlægning g ressurcepriritering Der benyttes en entydig ansvarsplacering Brgmesterens Afdeling er en attraktiv arbejdsplads Der er flere medarbejder g lederrller Brgmesterens Afdelings interne styring g udvikling fretages fra ét fælles pgavemråde Brgmesterens Afdeling vægter således, at rganiseringen skal understøtte en helhedsrienteret pgaveplanlægning g ressurcefrdeling fr Brgmesterens Afdeling under et, samt at rganiseringen skal give mulighed fr en smidig tilpasning til udviklingen i krav, ønsker g pririteringer. Det findes i øvrigt væsentligt, at rganiseringen sikrer, at beslutninger kan træffes hurtigt, g at ansvars g kmpetencefrdelingen er klar g så decentralt frankret sm muligt. Her til kmmer, at alle medarbejdere skal have en entydig persnaleledelsesmæssig reference, g at Brgmesterens Afdeling skal være en attraktiv arbejdsplads med et gdt arbejdsmiljø. Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 7 af 9

8 Organiseringen g pgaveløsningen skal understøttes af målrettet kmpetenceudvikling, ptimal ITunderstøttelse samt en hensigtsmæssig lkalefrdeling g lkalefaciliteter. Sm det fremgår af mstående figur er Afdelingen rganiseret med Brgmesteren sm øverste ansvarlige fr Brgmesterens Afdeling. Stadsdirektøren har reference til Brgmesteren. Afdelingsledelsen rganiseres frtsat med stadsdirektøren g 6 chefer. Ansvaret fr alle pgaver frankres entydigt i Afdelingsledelsen, der efter aftale med stadsdirektøren frdeler pgaveansvaret entydigt imellem sig i frhld til eksterne hvedinteressenter sm følger: Den plitiske ledelse Bysamfundet Århus Organisatinen Århus Kmmune Desuden fastlægges ledelsesansvar i frhld til følgende interne interessenter: Brgmesteren Brgmesterens Afdeling Der etableres et antal pgavemråder, sm fastlægges ud fra indbyrdes sammenhæng i pgaverne samt ud fra pgavernes interessenter. Et pgavemråde mfatter de permanente pgaver, der henhører til mrådet, samt prjekter g ad hc pgaver. Opgavemråderne kan have frskellig størrelse g tyngde, sm tilpasses g varierer ver tid. Pr. 1. januar 2008 etableres 27 pgavemråder. Fr Brgmesterens Afdeling sm helhed etableres g vedligehldes en prtefølje af strategiske prjekter, hvr prjektejerskabet placeres entydigt i Afdelingsledelsen. Opgavemråderne/persnaleledelsen vil sm udgangspunkt blive ledet af afdelingens nuværende kntrchefer. Ngle vil have ansvar fr flere pgavemråder. Alle medarbejdere får en persnaleleder, sm blandt andet får ansvar fr MUSsamtaler g andre persnalemæssige pgaver. Det er hensigten, at der løbende kan fretages ændringer i medarbejder g lederrller, sådan at mulighederne fr faglig g persnlig videndeling samt frnyelse frbedres. Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 8 af 9

9 3.4 Prces g høring Analyseprcessen er gennemført med høj grad af medarbejderinddragelse g infrmatin, herefter har et knkret frslag været til høring i afdelingens lkale MEDudvalg. Der har været bred pbakning til den ny rganisatinsfrm. Rapprt g høringssvar blev drøftet i Brgmesterens Afdelings HvedMEDudvalg d. 27. juni Udvalget gav pbakning til principperne fr den nye rganisatin, g det aftaltes, hvrdan repræsentanter fr medarbejderne inddrages i implementeringsarbejdet. 4. Strategi fr brgerinddragelse Ingen. 5. Øknmiske knsekvenser Indstillingen har ingen budgetmæssige knsekvenser, idet rganisatinsfrandringen g de deraf afledte budgetmæssige mplaceringer finansieres inden fr Brgmesterens Afdelings samlede budgetrammer. 6. Miljømæssige knsekvenser Ingen. 7. Knsekvenser i frhld til mål Brgmesterens Afdeling frventer mere effektivt at kunne arbejde fr efterlevelse af Byrådets visiner fr Århus Kmmune. Desuden vil den nye rganisatinsfrm bidrage til at udvikle Brgmesterens Afdeling sm en attraktiv arbejdsplads, sm er i stand til at tiltrække, udvikle g fasthlde velkvalificerede medarbejdere. 8. Beslutningspunkter At 1) Det indstilles, at Byrådet gdkender Brgmesterens Afdelings verrdnede rganisering. Niclai Wammen / Niels Vad Sørensen Indstilling m rganisatinsændring af Brgmesterens Afdeling Side 9 af 9