Oplæg til DNV-Gødstrup flytteorganisation 1

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Staben Strategi og Plan Projektsekretariatet DNV Gødstrup Oplæg til DNV-Gødstrup flytteorganisation 1 Gl. Landevej 61, Bygn 08 DK-7400 Herning Tel post@vest.rm.dk 1. Baggrund Opgavebeskrivelse og afgrænsning Overordnet mål Flytteorganisationen skal Flytteorganisationen skal ikke Overordnet opgavedeling Overordnede principper for organisering Forslag til organisering Ressourcer Tidsplan...8 Dato Ole Teglgaard Tel ole.teglgaard@vest.rm.dk J.nr Side 1 1 Godkendt på hospitalsledelsesmøde

2 1. Baggrund Hospitalsenheden Vest og Regionspsykiatrien Vest flytter til DNV-Gødstrup i perioden medio 2017 til Der er tale om en meget stor og kompleks opgave, som planlægningsmæssigt bør opstartes i god tid inden flytning og som først vil være færdig, når alle afdelinger er flyttet til DNV- Gødstrup og de fraflyttede matrikler er ryddet. Der vil dermed være tale om et langsigtet projekt af 5-6 års varighed. Der er i løbet af foråret 2014 udarbejdet forslag til en udflytningsplan til DNV-Gødstrup 2. Forslaget vil blive politisk behandlet på regionsrådsmødet den Udflytningsplanen indebærer blandt andet, at en række afdelinger/funktioner skal flytte midlertidigt til en anden matrikel inden den endelige udflytning til DNV-Gødstrup. Ud fra erfaringer fra tilsvarende projekter er det hensigtsmæssigt at etablere en flytteorganisation som minimum 2 år før første flytning. I Hospitalsenheden Vest er det vurderingen, at beslutning om flytteorganiseringen gerne skal tages op mod 3 år før første flytning/mellemflytning. Derved vil der være passende tid til at få etableret og forankret flytteorganisationen, så den vil være klar til at håndtere de mange og store opgaver i de kommende år. Det bemærkes, at især første flytning medio 2017 vil være en meget stor og kompleks opgave, hvor omkring m2 ibrugtages på DNV-Gødstrup samtidig med, at der foretages mellemflytninger mellem Regionshospitalet Holstebro og Regionshospitalet Herning samt flytning af opgaver til Center for Sundhed i Holstebro og Akuthuset i Lemvig. Staben og DNV-Projektsekretariatet har løbende holdt møder med flytteorganisationen på Aarhus Universitetshospital med henblik på erfaringsudveksling og samarbejde. Dette samarbejde forventes at fortsætte og blive yderligere udbygget hen over projektperioden. 2 Udflytningsplan til DNV-Gødstrup, Side 2

3 2. Opgavebeskrivelse og afgrænsning 2.1. Overordnet mål Flytteorganisationens overordnede mål er at sikre en effektiv planlægning, gennemførsel og evaluering af alle flytninger i relation til ibrugtagning af DNV-Gødstrup. Dette omfatter både de endelige flytninger til DNV-Gødstrup, de nødvendige mellemflytninger mellem de eksisterende matrikler samt flytning af aktiviteter til akut-/sundhedshuse Flytteorganisationen skal + Planlægge og sikre gennemførsel af flytninger til DNV-Gødstrup + Planlægge og sikre gennemførsel af midlertidige flytninger mellem eksisterende matrikler og akut-/sundhedshuse + Koordinere de involverede processer og interessenter + Sikre fornøden intern og ekstern information i relation til flytteprocessen + Koordinere økonomien ved flytningerne med DNV-Projektsekretariatet og Stabens Økonomifunktion 2.3. Flytteorganisationen skal ikke Håndtere effektiviseringsopgaven på de 8% i relation til kvalitetsfondsprojektet. Denne opgave er forankret i Stabens Økonomi-funktion. Der vil løbende være behov for at koordinere en række snitflader mellem flytteprocessen og effektiviseringsopgaven. Håndtere de personalepolitiske spilleregler og processer. Denne opgave er forankret i Stabens HR-funktion. Det bemærkes, at HMU i maj 2014 besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe med fire medarbejderrepræsentanter og fire lederrepræsentanter, der har til opgave at skabe klarhed om de personalepolitiske spilleregler. Håndtere den nødvendige træningsindsats i forhold til ibrugtagning af nye lokaler. Flytteenheden og DNV-Projektsekretariatet søger at etablere fornødne træningsfaciliteter/referencerum på DNV-Gødstrup, således at træningen kan finde sted i realistiske omgivelser. Træningsopgaven forankres overordnet i Stabens HR-funktion, idet den enkelte afdeling vil få ansvar for at sikre gennemførelse af træningen. Side 3

4 2.4. Overordnet opgavedeling Ud fra ovenstående kan opgavefordelingen illustreres som følger: Både flytteproces, effektivisering, personaleprocesser og træning er formelt forankret i Hospitalsledelsen. Det understreges, at det er vigtigt at sikre tværgående koordinering mellem disse opgaver. Side 4

5 3. Overordnede principper for organisering De overordnede principper for etablering af en effektiv flytteorganisation er at: Sikre entydige ansvars- og kompetenceforhold. Sikre tæt sammenhæng mellem Hospitalsledelsen, afdelingerne og byggeprojektet (DNV-Projektsekretariatet). Så vidt muligt koble flytteprocessen på eksisterende organisatoriske strukturer i Hospitalsenheden Vest og i byggeprojektet. Så vidt muligt trække på eksisterende personaleressourcer. Sikre løbende sammenhæng med MED-systemet. Sikre mulighed for løbende tilpasning af flytteorganisationen, da flytteprocessen vil kræve forskellige kompetencer og ressourcer på forskellige tidspunkter. I forhold til psykiatrien skal det afklares, hvorledes flytteorganiseringen i givet fald skal involveres i psykiatriens flytteproces. Side 5

6 4. Forslag til organisering På baggrund af omstående opgavebeskrivelse samt de overordnede principper for organisering foreslås der etableret følgende flytteorganisation. Figur 1: Flytteorganisation for DNV-Gødstrup Hospitalsledelse HMU Strategi & Plan DNV Gødstrup DNV flytteenhed Koordinationsgruppe (udvidet dialogmøde) Tværgående Intern Tværgående Intern Tværgående Intern Rollerne kan kort beskrives som følger: - Hospitalsledelsen er overordnet ansvarlig for flytteprocessen for somatikken. Hospitalsledelsen sikrer, at HMU inddrages i relevante aspekter af flytteprocessen. - Afdelingsledelserne har ansvar for flytning af deres egen afdeling. Som støtte til de enkelte afdelingsledelser etableres DNV Flytteenheden og koordinationsgruppen. Desuden etableres en tværgående for hver enkelt afdeling med deltagelse af nødvendige ressourcepersoner fra relevante funktioner i Hospitalsenheden Vest og Region Midtjylland. - Koordinationsgruppen foreslås at tage udgangspunkt i dialogmødets deltagerkreds 3. Derudover vil Indkøb&Medico-teknik samt IT blive involveret i koordinationsgruppen. - Strategi og Plan er organisatorisk reference for Projektsekretariatet for DNV-Gødstrup. Strategi og Plan stiller planlæggerbistand til rådighed for de tværgående r. 3 HL, Strategi- og Planchef, klyngeformænd samt repræsentanter fra DNV-Projektsekretariatet Side 6

7 - DNV-Projektsekretariatet vil være faglig reference for Flytteenheden og vil indtil videre også være fysisk base for Flytteenheden. På sigt må det overvejes, om Flytteenheden skal placeres i Strategi og Plan på grund af tættere sammenhæng med driftsorganisationen. Uanset hvilken organisering eller fysisk placering der besluttes, skal der sikres en meget tæt koordinering mellem byggeprojektet, hospitalsdriften, Projektsekretariatet og Flytteenheden. - DNV flytteenheden har til opgave at planlægge, koordinere og evaluere mellemflytninger og den endelige udflytning til DNV-Gødstrup. Flytteenheden vil arbejde tæt sammen med DNV-Projektsekretariatet. Flytteenheden vil få et meget tæt samspil med blandt andet Teknisk Afdeling, Staben og Driftsafdelingen omkring planlægning og praktisk gennemførsel af flytningerne. Flytteenheden ledes af en projektleder og består i udgangspunktet desuden af en planlægger. Der knyttes desuden nødvendig sekretær-, kommunikations- og økonomibistand til Flytteenheden. Flytteenheden vil udarbejde oplæg til koordinationsgruppen og til Hospitalsledelsen og vil sikre videndeling og koordination i forhold til de tværgående r. - De tværgående r har til opgave at koordinere flytteprocessen for den enkelte afdeling. Den pågældende afdelingsledelse er formand for den tværgående. Den tværgående trækker på navngivne medarbejdere fra involverede afdelinger og funktioner i Hospitalsenheden Vest og Region Midtjylland. Der tages udgangspunkt i deltagerkredsen i afdelingens kontaktpersonordning med Staben og dertil suppleres med repræsentanter fra blandt andet Indkøb&Medico-teknik og IT. - De interne r har til opgave at tage vare på de mangeartede konkrete opgaver, der opstår i en afdeling i forbindelse med en flytteproces. Mange af opgaverne forventes at blive genereret i den tværgående og skal efterfølgende udføres konkret i den afdelingsinterne. Den pågældende afdelingsledelse er formand for den interne. Ud fra de erfaringer, der fremadrettet gøres med flytteorganiseringen i andre hospitalsprojekter samt internt i DNV-Gødstrup-projektet, vil organiseringen løbende blive justeret i forhold til bedst muligt at kunne løse opgaven. Det bemærkes, at psykiatrien ikke er medtaget i nærværende oplæg. Det vil være hensigtsmæssigt at få drøftet med psykiatrien, hvordan de eventuelt ønsker at blive involveret i den her beskrevne flytteorganisation samt hvordan der bedst muligt kan skabes synergi mellem flytningen af somatikken og psykiatrien. Side 7

8 5. Ressourcer Der afsættes nødvendige økonomiressourcer til DNV Flytteenheden, eksempelvis til projektstyringsværktøj, kurser, studieture, etc. DNV flytteenheden udarbejder et oplæg hertil i efteråret Der afsættes nødvendige personaleressourcer til bemanding af Flytteenheden, herunder projektleder, planlægger samt nødvendig sekretær-, kommunikations- og økonomibistand. Derudover må der prioriteres de nødvendige personaleressourcer fra de bidragende afdelinger til at indgå i flytteprocessen. Dedikeret personale fra en række tværgående afdelinger, herunder Teknisk Afdeling, Staben og Driftsafdelingen, vil blive en helt essentiel ressource for at få flytteopgaven til at lykkes. Der afsættes et budget til ekstern bistand til flytteprocessen. Behovet for ekstern bistand vil blive vurderet i løbet af efteråret Økonomien hertil koordineres med Stabens Økonomifunktion. 6. Tidsplan Neden for er nævnt nogle milepæle i flytteprocessen. Medio 2014: Hospitalsledelsen træffer beslutning om flytteorganisation Medio 2014: Konkret bemanding af flytteorganisation afklares Efterår 2014: Etablering af flytteorganisation : Planlægning af flytteproces Medio 2017: Indflytning i etape 1, mellemflytninger mellem Regionshospitalet Holstebro og Regionshospitalet Herning samt flytning af aktiviteter til Center for Sundhed i Holstebro Primo 2019: Indflytning i etape 2 og : Rømning af fraflyttede matrikler 2019: Evaluering af flytteproces samt opfølgning herpå Når flytteorganisationen er blevet etableret, vil der blive udarbejdet en detaljeret tids- og handlingsplan. Side 8